Как правильно оформить ответ на запрос налоговой инспекции по валютному контролю и какие документы необходимо предоставить

Подготовка документов для ответа на запрос налоговой инспекции по валютному законодательству

Анализ ситуации

Налоговая инспекция запросила документы, подтверждающие соблюдение валютного законодательства. Необходимо сформировать пакет документов, который продемонстрирует наличие действенной системы валютного контроля в организации.

Применимые нормативные требования

Требования к оформлению документов

"Документы, оформляемые в соответствии с настоящей Инструкцией юридическим лицом - резидентом, подписываются лицом (лицами), наделенным (наделенными) правом подписи, заявленной в карточке с образцами подписей и оттиска печати, и заверяются оттиском печати юридического лица (при ее наличии). Документы, оформляемые в соответствии с настоящей Инструкцией юридическим лицом - резидентом, могут быть подписаны сотрудником юридического лица - резидента, в случае его наделения правом подписания указанных документов на основании распорядительного акта, доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации." (Источник: Инструкция Банка России от 16.08.2017 N 181-И, пункт 15.6)

Обязанности резидентов

"Резиденты и нерезиденты, осуществляющие в Российской Федерации валютные операции, обязаны: представлять органам и агентам валютного контроля документы и информацию в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом; вести в установленном порядке учет и составлять отчетность по проводимым ими валютным операциям, обеспечивая сохранность соответствующих документов и материалов в течение не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора; выполнять предписания органов валютного контроля об устранении выявленных нарушений актов валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования." (Источник: Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ, статья 24, часть 2)

Рекомендации по формированию пакета документов

1. Приказ о назначении ответственных лиц

• Укажите дату издания и номер приказа
• Четко определите ответственных сотрудников с указанием ФИО и должностей
• Распределите полномочия по видам валютных операций
• Установите порядок замещения ответственных лиц на время их отсутствия
• Зафиксируйте право подписи валютных документов

2. Должностные инструкции ответственных лиц

Включите следующие обязанности:

• Контроль за соблюдением валютного законодательства
• Ведение учета валютных операций
• Подготовка и представление отчетности в уполномоченные банки
• Взаимодействие с банками по вопросам валютного контроля
• Контроль сроков репатриации валютной выручки
• Мониторинг изменений валютного законодательства

3. Внутренние регламенты по валютным операциям

Разработайте регламент, включающий:

• Порядок проведения валютных операций
• Процедуры оформления паспортов сделок
• Правила ведения досье валютного контроля
• Сроки представления документов в уполномоченные банки
• Порядок хранения документов в течение установленного срока

4. Дополнительные подтверждающие документы

Подготовьте:

• Копии договоров с уполномоченными банками
• Образцы заполнения справок о подтверждающих документах
• Реестры валютных операций
• Документы по обучению сотрудников вопросам валютного контроля

Риски и последствия неправильного оформления

"Резиденты и нерезиденты, нарушившие положения актов валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации." (Источник: Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ, статья 25)

"Непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, либо представление таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде влечет предупреждение или наложение административного штрафа на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей." (Источник: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 19.7)

Выводы и рекомендации

1. Срочно подготовьте полный пакет документов в соответствии с запросом налоговой инспекции
2. Убедитесь в полноте и соответствии всех документов требованиям валютного законодательства
3. Проверьте актуальность приказов и должностных инструкций
4. Организуйте систему хранения документов по валютным операциям на срок не менее 3 лет
5. Назначьте ответственных сотрудников с четким разграничением полномочий
6. Разработайте и внедрите внутренние регламенты по проведению валютных операций

При возникновении сложностей с подготовкой документов рекомендую обратиться к адвокату, специализирующемуся на валютном законодательстве, для минимизации рисков привлечения к административной ответственности.