Помощь с формой согласия на трансграничную передачу данных для получения копии аттестата

Добрый день. Ознакомившись с вашей ситуацией, могу сказать, что требования вуза понятны, но их реализация в вашем случае не вполне корректна с точки зрения закона. Вы попали в ситуацию, когда излишний бюрократизм создает препятствие для реализации вашего законного права. Давайте спокойно разберем, что происходит и как грамотно заполнить эту форму, а если потребуется — и аргументированно возразить вузу.

Анализ правовой ситуации

Прежде всего, нужно четко разделить два процесса: обычную обработку данных по запросу их владельца и отдельную процедуру трансграничной передачи данных иностранному лицу.

1. Вы запрашиваете свои собственные данные. Ваш аттестат и информация из личного дела — это ваши персональные данные. У вас есть безусловное право на доступ к ним. Это прямо предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных».

   "Субъект персональных данных имеет право на получение сведений, указанных в части 7 настоящей статьи... Оператор обязан... предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных..." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статьи 14 и 20).

2. Кому вуз отправляет копию? Ключевой вопрос — кто является «получателем» по замыслу вуза. Вуз хочет предоставить копию документа вам, а не какому-то казахстанскому органу или компании. Отправка файла по электронной почте напрямую субъекту данных — это способ исполнить ваше законное требование. Строго говоря, это не является трансграничной передачей в том смысле, который закладывает в этот термин закон.

3. Что такое трансграничная передача? Закон определяет этот термин очень конкретно.

   "...трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 3, пункт 11).
   То есть, ключевой признак — это передача данных другому лицу. Возврат данных их владельцу (субъекту) под это определение не подпадает, даже если владелец находится за границей. Вуз в этом случае применяет нормы, предназначенные для другой ситуации.

Как заполнить форму: пошаговая инструкция

Хотя требование вуза спорно, самый быстрый способ получить документ — пойти им навстречу и заполнить бланк. Главное — сделать это так, чтобы обезопасить себя и дать вузу понять, что вы действуете в рамках закона. Заполняйте поля, исходя из следующей логики:

• Цель обработки:
  Предоставление субъекту персональных данных (мне) по моему запросу цифровой копии аттестата об основном общем образовании, хранящегося в личном деле, для реализации моего права на доступ к своим персональным данным и их использование для подтверждения наличия образования перед третьими лицами.

• Правовые основания:
  Обработка необходима для осуществления прав и законных интересов оператора (вуза) и субъекта персональных данных при условии, что не нарушаются права и свободы субъекта, а также для исполнения обязанностей оператора, возложенных на него законом (основание: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", пункт 7 части 1 статьи 6, статьи 14 и 20).
  Здесь мы используем основание, которое не требует вашего отдельного согласия — вуз обязан предоставить вам ваши данные по закону.

• Категории данных:
  Общие персональные данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения, сведения о документе об образовании: серия, номер, дата выдачи, наименование учебного заведения, оценки, период обучения). Специальные категории, биометрические персональные данные не обрабатываются.
  В аттестате нет расовой, политической, религиозной принадлежности, данных о здоровье или отпечатков пальцев. Это исключительно «общие» данные.

• Получатель и страна назначения:
  Страна назначения: Республика Казахстан. Получатель: [Ваши полные ФИО, адрес электронной почты и/или почтовый адрес в Казахстане].
  Это самый важный пункт. Вы указываете себя, так как являетесь конечным получателем информации. Вы — не иностранная организация и не орган власти, а субъект данных, реализующий свое законное право.

• Сроки хранения:
  Здесь можно указать два варианта, один из которых более правильный по сути.

  • До достижения цели обработки с последующим уничтожением/обезличиванием переданной информации. (Это соответствует принципу ст. 5 закона 152-ФЗ).
  • Или, чтобы упростить: В течение всего периода востребованности аттестата как документа, подтверждающего образование.

• Меры защиты:
  Организационные (ограничение круга лиц, имеющих доступ), технические (парольная защита электронной почты и устройства хранения, использование лицензионного антивирусного ПО, шифрование данных при необходимости) и правовые (настоящее согласие) меры по обеспечению безопасности и конфиденциальности персональных данных в соответствии со статьей 7 и статьей 19 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
  Вы описываете базовые и разумные меры, которые вы как ответственное лицо принимаете для защиты собственных данных.

Выводы и рекомендации

Ваша ситуация — это классический пример, когда право субъекта на доступ к своим данным облекается в избыточные бюрократические требования. Форма, которую вам прислали, предназначена для случаев, когда данные передаются другому лицу в другую страну, а не вам самим.

Если вуз будет настаивать на избыточных трактовках или откажется принимать заполненную таким образом форму:
Вы должны аргументированно сообщить им, что:

1. Вы не просите о трансграничной передаче данных третьему лицу, вы просите предоставить их вам. Это разные понятия по закону.
2. Ваше право на получение этих данных не зависит от вашего местоположения и основано напрямую на законе (ст. 14, 20 ФЗ-152), а не на вашем согласии на трансграничную передачу. Отказ в предоставлении вам ваших же документов на основании того, что вы физически находитесь за пределами РФ и не заполнили форму для другого случая, будет неправомерным.

В случае отказа вы можете направить в вуз мотивированную претензию, а в крайнем случае — жалобу в Роскомнадзор на неправомерное ограничение вашего права на доступ к персональным данным. Однако надеюсь, что предложенный вариант заполнения будет принят и позволит получить копию аттестата без эскалации конфликта. В случае продолжения спора рекомендую обратиться к адвокату, специализирующемуся на информационном праве, для защиты ваших интересов.