Может ли нотариус принять заявление о вступлении в наследство без свидетельства о смерти и как не пропустить срок

Вправе ли нотариус отказать в приёме заявления о принятии наследства до выдачи свидетельства о смерти

Нет. Закон связывает принятие наследства именно с подачей письменного заявления, а не с представлением свидетельства о смерти. Приём и регистрация заявления — обязанность нотариуса, а не его право, и основанием для начала производства по наследственному делу служит сам первый документ заявителя.

Нотариус по месту открытия наследства в соответствии с законодательством Российской Федерации принимает заявления о принятии наследства или об отказе от него. Заявление о принятии наследства или об отказе от него должно быть сделано в письменной форме.
— ст. 62 Основ законодательства РФ о нотариате

Заявление должно быть сделано в письменной форме — ничего более закон для его принятия не требует:

Заявление о принятии наследства или об отказе от него должно быть сделано в письменной форме.
— ст. 62 Основ законодательства РФ о нотариате (полный)

Ключевое — Правила нотариального делопроизводства прямо называют заявление о принятии наследства первым документом, «свидетельствующим об открытии наследства», с которого начинается наследственное дело:

Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом от заинтересованного лица первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, претензия кредитора и прочее). 109. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу в форме бумажного документа или электронного документа на личном приеме, по почте, другим лицом, а также с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей или ЕИС. 11. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка. Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО". 110.
— п. 108 Правил нотариального делопроизводства, утв. Приказом Минюста России от 14.12.2022 № 394

Такие документы, включая заявление о принятии наследства, нотариус обязан принять на личном приёме, по почте или через представителя и зарегистрировать «в день поступления»:

Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу в форме бумажного документа или электронного документа на личном приеме, по почте, другим лицом, а также с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей или ЕИС. 11. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ ("нотариус", "временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса"), личная подпись и ее расшифровка. Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО". 110. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа. 111. Для начала производства по наследственному делу нотариус регистрирует наследственное дело в реестре наследственных дел ЕИС. В случае отсутствия возможности регистрации наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС по техническим причинам нотариус незамедлительно регистрирует наследственное дело после устранения таких причин. 112. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел ЕИС.
— п. 109 Правил нотариального делопроизводства, утв. Приказом Минюста России от 14.12.2022 № 394

Показательно и то, что закон прямо предписывает регистрировать в книге учёта наследственных дел даже заявления, «оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков»:

Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел в ЕИС регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие в период производства по наследственному делу, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, уникальный регистрационный номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа. 116. Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им, которая ведется в электронной форме в ЕИС. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, уникальный регистрационный номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа. Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследства и управлению им содержит следующие сведения: 1) о порядковом номере, начиная с единицы, всех поручений, поступивших в текущем календарном году; 2) о дате поступления поручения; 3) о фамилии и инициалах нотариуса, направившего поручение, о наименовании его нотариального округа; 4) о фамилии, имени, отчестве (при наличии) наследодателя; 5) о месте нахождения наследственного имущества;
— п. 115 Правил нотариального делопроизводства, утв. Приказом Минюста России от 14.12.2022 № 394

Это означает: нотариус не вправе «не принять» заявление, сославшись на отсутствие у вас свидетельства о смерти. Дата подачи фиксируется регистрацией наследственного дела в ЕИС именно в день поступления заявления — независимо от того, когда вы донесёте недостающие документы. Для подтверждения факта смерти и даты открытия наследства нотариус, по смыслу Регламента, вправе и обязан использовать сведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС), а не только «бумажку» на руках у наследника — факт смерти проверяется нотариусом по реестру:

При обращении заявителя за получением дубликата завещания нотариус устанавливает дополнительную информацию о смерти завещателя из представленного документа органа записи актов гражданского состояния и (или) по сведениям Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния. 113. При обращении заявителя за получением дубликата договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, нотариус устанавливает дополнительную информацию о принадлежности указанного имущества заявителю по сведениям Единого государственного реестра недвижимости, а в случае отсутствия сведений в Едином государственном реестре недвижимости - по документам, подтверждающим принадлежность указанного имущества. 114. Информация, предусмотренная пунктами 111 - 113 Регламента, фиксируется в реестре нотариальных действий ЕИС в порядке, установленном Требованиями . (В редакции Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 № 230 ) XX. Объем информации, необходимой при совершении прочих нотариальных действий, удостоверяющих бесспорные факты, и порядок ее фиксирования 115. Информацию о наличии соответствующего факта при совершении нотариальных действий по свидетельствованию и удостоверению бесспорных фактов нотариус устанавливает лично и непосредственно и фиксирует в тексте удостоверительной надписи или свидетельства. К таким фактам относятся: верность копии документа и выписки из документа;
— п. 112 Регламента, утв. Приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156

В подтверждение того, что факт смерти устанавливается не исключительно свидетельством, а в том числе сведениями ЕГР ЗАГС, служит перечень источников информации нотариуса, куда входят документы органов ЗАГС и информационные ресурсы (государственные реестры):

Источниками информации, необходимой для совершения нотариальных действий, являются: 1) документы органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, в том числе судебные акты, органов местного самоуправления, компетентных органов и должностных лиц иностранных государств, нотариусов, в том числе в электронной форме; 2) информационные ресурсы (федеральные, государственные, муниципальные реестры, банки данных и иные информационные ресурсы), в том числе находящиеся в открытом доступе; (В редакции Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 24.11.2021 № 223 ) 3) единая информационная система нотариата (далее - ЕИС); 4) заявления лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий (далее - заявитель), и иных лиц, участвующих в совершении нотариального действия; 5) документы и сведения, исходящие от физических и юридических лиц, в том числе информационные ресурсы. 20. Информация о юридическом лице и его органе, действующем без доверенности, фиксируется в реестрах ЕИС и (или) бумажных реестрах в порядке, установленном Требованиями и Порядком. (В редакции Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 № 230 ) V. Объем информации о представителях физических и юридических лиц, действующих на основании доверенности, договора, решения собрания, и порядок ее фиксирования 21. Полномочия представителя нотариус устанавливает на основании: доверенности; договора (соглашения) , если это следует из его содержания;
— п. 2 Регламента, утв. Приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156

Вывод: отказ нотариуса принять заявление о принятии наследства только потому, что у наследника ещё нет свидетельства о смерти, законом не предусмотрен. Нотариус обязан принять письменное заявление и зарегистрировать его, начав наследственное дело; факт и дату смерти он вправе подтвердить по сведениям ЕГР ЗАГС. Справка из больницы и копия медицинского свидетельства о смерти — документы, подтверждающие факт смерти, но не заменяющие документ о государственной регистрации смерти; тем не менее их отсутствие не может служить основанием для отказа в приёме заявления.

Как зафиксировать дату обращения, пока свидетельство о смерти не готово

Способ есть, и он прямо урегулирован: заявление о принятии наследства может быть подано не только лично, но и передано другим лицом либо переслано по почте — при этом подпись наследника должна быть нотариально засвидетельствована.

Принятие наследства осуществляется подачей по месту открытия наследства нотариусу или уполномоченному в соответствии с законом выдавать свидетельства о праве на наследство должностному лицу заявления наследника о принятии наследства либо заявления наследника о выдаче свидетельства о праве на наследство. Если заявление наследника передается нотариусу другим лицом или пересылается по почте, подпись наследника на заявлении должна быть засвидетельствована нотариусом, должностным лицом, уполномоченным совершать нотариальные действия (
— п. 1 ст. 1153 ГК РФ

Если заявление наследника передается нотариусу другим лицом или пересылается по почте, подпись наследника на заявлении должна быть засвидетельствована нотариусом, должностным лицом, уполномоченным совершать нотариальные действия (
— абз. 2 п. 1 ст. 1153 ГК РФ

В сочетании с обязанностью нотариуса регистрировать поступивший документ «в день поступления» (п. 112 Правил нотариального делопроизводства) это даёт вам два рабочих варианта:

1. Лично прийти и настоять на приёме заявления, сославшись на ст. 62 Основ и п. 108, 112, 115 Правил нотариального делопроизводства — заявление обязаны принять и зарегистрировать в тот же день.
2. Направить заявление по почте (ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении) либо передать через представителя — подпись на заявлении должна быть засвидетельствована нотариусом. Дата направления/вручения и будет датой, зафиксировавшей ваше обращение в пределах шестимесячного срока.

Срок, ради которого вы и беспокоитесь, установлен законом:

Наследство может быть принято в течение шести месяцев со дня открытия наследства. В случае открытия наследства в день предполагаемой гибели гражданина (
— п. 1 ст. 1154 ГК РФ

Он исчисляется со дня открытия наследства — то есть со дня смерти наследодателя:

Наследство открывается со смертью гражданина. Объявление судом гражданина умершим влечет за собой те же правовые последствия, что и смерть гражданина.
— ст. 1113 ГК РФ

Поскольку с момента смерти отца у вас ещё около трёх месяцев, времени достаточно, но затягивать не следует: даже если нотариус будет упорствовать, после фиксации даты вы сможете представить свидетельство о смерти дополнительно, уже после его получения, не опасаясь пропуска срока, — ведь подача заявления о принятии наследства сама по себе является актом принятия наследства (ст. 1153 ГК РФ).

Вывод: чтобы зафиксировать дату обращения сейчас, подай́те заявление о принятии наследства сегодня же — лично (и при отказе потребуйте письменное постановление об отказе, ст. 48 Основ) либо направьте по почте/через представителя с нотариально засвидетельствованной подписью. Регистрация заявления в ЕИС в день поступления фиксирует соблюдение шестимесячного срока.

Если нотариус всё же отказал — как добиться приёма заявления

Если нотариус отказывает в совершении нотариального действия, он отказывает только по закрытому перечню оснований, и по вашей просьбе обязан изложить причины в письменной форме:

Нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства; факты, изложенные в документах, представленных для совершения нотариального действия, не подтверждены в установленном законодательством Российской Федерации порядке при условии, что подтверждение требуется в соответствии с законодательством Российской Федерации; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 30.03.2015 № 67-ФЗ ) у нотариуса отсутствует возможность обеспечения сохранности движимых вещей, передаваемых нотариусу на депонирование на основании статьи 88 1 настоящих Основ; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 23.05.2018 № 119-ФЗ ) отсутствует технологическая возможность преобразования электронного документа посредством изменения его формата; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 27.12.2019 № 480-ФЗ ) не устранены причины, послужившие основанием для отложения совершения нотариального действия удаленно в случае, предусмотренном частью шестой статьи 41 настоящих Основ.
— ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате (основания отказа)

При этом по просьбе лица нотариус обязан оформить мотивированное постановление об отказе и разъяснить порядок обжалования:

Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия. Мотивированное постановление об отказе в совершении нотариального действия удаленно выносится нотариусом без просьбы заявителя не позднее чем через пять рабочих дней со дня получ
— ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате

Отсутствие свидетельства о смерти в перечне оснований для отказа отсутствует — а такой перечень в ст. 48 Основ является исчерпывающим. Более того, для регистрации заявления о принятии наследства и заведения наследственного дела никакого отказа вообще не требуется — это не «нотариальное действие», связанное с удостоверением сделки, а регистрационное действие по делопроизводству.

Отказ в совершении нотариального действия обжалуется в судебном порядке:

Отказ в совершении нотариального действия или неправильное совершение нотариального действия обжалуются в судебном порядке. Статья 33. Судебный контроль за совершением нотариальных действий Отказ в совершении нотариального действия или неправильное совершение нотариального действия обжалуются в судебном порядке. Статья 33 1 . Контроль за совершением нотариальных действий должностными лицами местного самоуправления Территориальный орган юстиции на основании информации о наличии нарушения законодательства Российской Федерации о нотариальной деятельности в действиях (бездействии) лиц, указанных в части четвертой статьи 1 настоящих Основ, проводит проверку в порядке, установленном федеральным органом юстиции. Предметом проверки является: 1) соблюдение органами местного самоуправления требований настоящих Основ при наделении должностных лиц местного самоуправления правом совершать нотариальные действия; 1 1 ) соблюдение должностными лицами местного самоуправления требований настоящих Основ о круге лиц, для которых они имеют право совершать нотариальные действия; (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 26.07.2019 № 226-ФЗ) 2) организация работы по совершению нотариальных действий; 3) исполнение уполномоченными должностными лицами местного самоуправления правил нотариального делопроизводства; 4) соблюдение уполномоченными должностными лицами местного самоуправления законодательства Российской Федерации при совершении нотариальных действий.
— ст. 33 Основ законодательства РФ о нотариате

Порядок обжалования — в порядке особого производства (гл. 37 ГПК РФ): заявление подаётся в районный суд по месту нахождения нотариуса:

Заинтересованное лицо, считающее неправильными совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать заявление об этом в суд по месту нахождения нотариуса или по месту нахождения должностного лица, уполномоченного на совершение нотариальных действий. Заявления о неправильном удостоверении завещаний и доверенностей или об отказе в их удостоверении должностными лицами, указанными в федеральных законах, подаются в суд по адресу соответственно госпиталя, больницы, санатория, другого стационарного лечебного учреждения; организации социального обслуживания, предоставляющей социальные услуги в стационарной форме; экспедиции, воинских части, соединения, учреждения и военной профессиональной образовательной организации, военной образовательной организации высшего образования, места лишения свободы. (В редакции федеральных законов от 02.07.2013 № 185-ФЗ, от 28.11.2015 № 358-ФЗ, от 28.11.2018 № 451-ФЗ) Заявление о неправильном удостоверении завещания или об отказе в его удостоверении капитаном морского судна, судна смешанного плавания или судна внутреннего плавания, плавающих под Государственным флагом Российской Федерации, подается в суд по месту порта приписки судна. 2. Заявление подается в суд в течение десяти дней со дня, когда заявителю стало известно о совершенном нотариальном действии или об отказе в совершении нотариального действия. 3.
— ч. 1 ст. 310 ГПК РФ

Решение суда, которым удовлетворено такое заявление, «обязывает совершить» требуемое нотариальное действие:

Решение суда, которым удовлетворено заявление о совершенном нотариальном действии или об отказе в его совершении, отменяет совершенное нотариальное действие или обязывает совершить такое действие. Глава 38. ВОССТАНОВЛЕНИЕ УТРАЧЕННОГО СУДЕБНОГО ПРОИЗВОДСТВА
— ст. 312 ГПК РФ

Вывод: при отказе нотариуса требуйте письменное постановление об отказе (он обязан вынести его не позднее 10 дней со дня обращения), а затем обжалуйте его в районный суд по месту нахождения нотариуса в порядке ст. 310–312 ГПК РФ. Такое требование — способ заставить нотариуса зарегистрировать ваше заявление и начать наследственное дело.

Защитная ветка: если срок пропустить — восстановление и фактическое принятие наследства

Даже если бы срок был пропущен, закон даёт несколько выходов, поэтому «страховки» от утраты квартиры частично уже есть.

Первое — фактическое принятие наследства. Если вы после смерти отца вступили во владение квартирой, проживаете в ней, оплачиваете ЖКУ и несли расходы на её содержание, вы считаетесь принявшим наследство в силу закона, пока не доказано иное:

Признается, пока не доказано иное, что наследник принял наследство, если он совершил действия, свидетельствующие о фактическом принятии наследства, в частности если наследник: вступил во владение или в управление наследственным имуществом; принял меры по сохранению наследственного имущества, защите его от посягательств или притязаний третьих лиц; произвел за свой счет расходы на содержание наследственного имущества; оплатил за свой счет долги наследодателя или получил от третьих лиц причитавшиеся наследодателю денежные средства. 3. Принятие наследства наследственным фондом осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 123 20-8 настоящего Кодекса. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 29.07.2017 № 259-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 01.07.2021 № 287-ФЗ)
— п. 2 ст. 1153 ГК РФ

Второе — судебное восстановление пропущенного срока, если причина пропуска уважительная (как в вашем случае — задержка выдачи свидетельства о смерти не по вашей вине), при условии обращения в суд в течение шести месяцев после того, как причина отпала:

По заявлению наследника, пропустившего срок, установленный для принятия наследства (статья 1154), суд может восстановить этот срок и признать наследника принявшим наследство, если наследник не знал и не должен был знать об открытии наследства или пропустил этот срок по другим уважительным причинам и при условии, что наследник, пропустивший срок, установленный для принятия наследства, обратился в суд в течение шести месяцев после того, как причины пропуска этого срока отпали. По признании наследника принявшим наследство суд определяет доли всех наследников в наследственном имуществе и при необходимости определяет меры по защите прав нового наследника на получение причитающейся ему доли наследства (
— п. 1 ст. 1155 ГК РФ

Третье — при необходимости факт смерти при отказе органа ЗАГС в регистрации устанавливается судом, как и факт принятия наследства:

Суд рассматривает дела об установлении: 1) родственных отношений; 2) факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении; 6) факта владения и пользования недвижимым имуществом; 7) факта несчастного случая; 8) факта смерти в определенное время и при определенных обстоятельствах в случае отказа органов записи актов гражданского состояния в регистрации смерти; 9) факта принятия наследства и места открытия наследства; 10) других имеющих юридическое значение фактов.
— п. 2 ст. 264 ГПК РФ

Наконец, право на квартиру как принятое наследство признаётся возникшим со дня открытия наследства, независимо от даты фактического принятия и от момента государственной регистрации права (то есть даже «задним числом»):

Принятое наследство признается принадлежащим наследнику со дня открытия наследства независимо от времени его фактического принятия, а также независимо от момента государственной регистрации права наследника на наследственное имущество, когда такое право подлежит государственной регистрации.
— п. 4 ст. 1152 ГК РФ

А свидетельство о праве на наследство выдаётся в любое время по истечении шести месяцев — спешки с получением самого свидетельства закон не создаёт, важно лишь вовремя заявить о принятии наследства:

Свидетельство о праве на наследство выдается наследникам в любое время по истечении шести месяцев со дня открытия наследства, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. 2. При наследовании как по закону, так и по завещанию свидетельство о праве на наследство может быть выдано до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, если имеются достоверные данные о том, что кроме лиц, обратившихся за выдачей свидетельства, иных наследников, имеющих право на наследство или его соответствующую часть, не имеется. 3. Выдача свидетельства о праве на наследство приостанавливается по решению суда, а также при наличии зачатого, но еще не родившегося наследника.
— п. 1 ст. 1163 ГК РФ

Вывод: даже в худшем сценарии пропуска срока вы не теряете квартиру безвозвратно — есть фактическое принятие (ст. 1153 п. 2 ГК), судебное восстановление срока (ст. 1155 ГК) и установление фактов (ст. 264 ГПК). Но основной и самый простой путь — не допускать пропуска вовсе, подав заявление о принятии наследства немедленно (лично, по почте или через представителя).

Достаточность справки из больницы и копии медицинского свидетельства

Справка из больницы и копия медицинского свидетельства о смерти подтверждают сам факт смерти и её причину, но не являются документом о государственной регистрации акта гражданского состояния. Документом, юридически удостоверяющим смерть для целей наследственного правопреемства, служит запись акта о смерти в ЕГР ЗАГС и выдаваемое на её основе свидетельство о смерти (либо справка о регистрации акта).

Результатом государственной регистрации акта гражданского состояния является именно составление записи в ЕГР ЗАГС и выдача свидетельства:

Государственная регистрация рождения, расторжения брака на основании решения суда, усыновления (удочерения) (далее - усыновление), смерти и выдача заявителю соответствующего свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (в случаях, установленных Федеральным законом № 143-ФЗ 2 , - справки о государственной регистрации акта гражданского состояния) установленной формы, которая утверждена приказом Минюста России от 01.10.2018 № 200 "Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния", зарегистрирован Минюстом России 02.10.2018, регистрационный № 52299) (далее - Приказ Минюста России № 200), производятся в день обращения заявителя при условии предъявления всех оформленных надлежащим образом документов. _______________ 2 Пункты 2 и 3 статьи 9, пункт 1 статьи 20 Федерального закона № 143-ФЗ . 12. Государственная регистрация заключения брака и выдача заявителю свидетельства производятся по истечении месяца и не позднее двенадцати месяцев со дня подачи совместного заявления о заключении брака в орган, предоставляющий государственную услугу.
— п. 11 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307

Регистрация смерти по общему правилу производится «в день обращения заявителя при условии предъявления всех оформленных надлежащим образом документов» — то есть задержка в две недели, о которой вам сообщили в ЗАГСе, связана не с самой регистрацией как таковой, а с истребованием/проверкой дополнительных документов:

Государственная регистрация рождения, расторжения брака на основании решения суда, усыновления (удочерения) (далее - усыновление), смерти и выдача заявителю соответствующего свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (в случаях, установленных Федеральным законом № 143-ФЗ 2 , - справки о государственной регистрации акта гражданского состояния) установленной формы, которая утверждена приказом Минюста России от 01.10.2018 № 200 "Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния", зарегистрирован Минюстом России 02.10.2018, регистрационный № 52299) (далее - Приказ Минюста России № 200), производятся в день обращения заявителя при условии предъявления всех оформленных надлежащим образом документов. _______________ 2 Пункты 2 и 3 статьи 9, пункт 1 статьи 20 Федерального закона № 143-ФЗ . 12. Государственная регистрация заключения брака и выдача заявителю свидетельства производятся по истечении месяца и не позднее двенадцати месяцев со дня подачи совместного заявления о заключении брака в орган, предоставляющий государственную услугу.
— п. 11 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307

Для нотариуса при работе по наследственному делу источником сведений о факте и дате смерти являются, помимо документа ЗАГС, сведения ЕГР ЗАГС (государственный реестр записей актов гражданского состояния):

При обращении заявителя за получением дубликата завещания нотариус устанавливает дополнительную информацию о смерти завещателя из представленного документа органа записи актов гражданского состояния и (или) по сведениям Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния. 113. При обращении заявителя за получением дубликата договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, нотариус устанавливает дополнительную информацию о принадлежности указанного имущества заявителю по сведениям Единого государственного реестра недвижимости, а в случае отсутствия сведений в Едином государственном реестре недвижимости - по документам, подтверждающим принадлежность указанного имущества. 114. Информация, предусмотренная пунктами 111 - 113 Регламента, фиксируется в реестре нотариальных действий ЕИС в порядке, установленном Требованиями . (В редакции Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 30.09.2020 № 230 ) XX. Объем информации, необходимой при совершении прочих нотариальных действий, удостоверяющих бесспорные факты, и порядок ее фиксирования 115. Информацию о наличии соответствующего факта при совершении нотариальных действий по свидетельствованию и удостоверению бесспорных фактов нотариус устанавливает лично и непосредственно и фиксирует в тексте удостоверительной надписи или свидетельства. К таким фактам относятся: верность копии документа и выписки из документа;
— п. 112 Регламента, утв. Приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156

Это значит: даже не имея на руках бумажного свидетельства, вы можете обратиться к нотариусу — факт регистрации смерти нотариус вправе проверить по ЕГР ЗАГС самостоятельно. А справка из больницы и копия медицинского свидетельства выполняют вспомогательную роль — они фиксируют факт смерти и позволяют нотариусу и (при необходимости) суду убедиться в том, что смерть действительно наступила, пока оформляется регистрация акта.

Вывод: имеющихся у вас документов (справка из больницы + копия медицинского свидетельства о смерти) достаточно, чтобы нотариус принял заявление о принятии наследства и начал наследственное дело, а факт и дату смерти подтвердил по ЕГР ЗАГС либо после представления вами свидетельства о смерти, когда оно будет выдано. Ни один из этих документов не обязателен к предъявлению именно в момент подачи заявления — принять и зарегистрировать заявление нотариус обязан в любом случае.