В данной ситуации ключевым обстоятельством является полная утрата самой доверенности как документа и отсутствие у пользователя сведений о конкретном нотариусе (фамилия, имя, отчество, адрес нотариальной конторы), который её удостоверял. Известен лишь примерный город оформления. Цель пользователя — получить заверенную копию доверенности, что влечет необходимость восстановления информации об удостоверившем её нотариусе.
Юридически значимыми являются несколько аспектов.
Во-первых, речь идет о правоотношении, возникшем по поводу совершения нотариального действия — удостоверения доверенности. Доверенность, как документ, является официальным письменным уполномочием (сделкой), которая в силу закона должна быть нотариально удостоверена для приобретения юридической силы (помимо случаев, прямо установленных законом). Сам факт её удостоверения зафиксирован в Единой информационной системе нотариата (ЕИС), которая ведет реестр всех совершенных нотариальных действий.
Во-вторых, утрата доверенности не влечет автоматической утраты её юридической силы (если она не была отменена), но делает невозможным непосредственное предъявление её или заверенной копии третьим лицам. Для восстановления документа требуется обращение к тому нотариусу, который совершал нотариальное действие, поскольку именно он хранит второй экземпляр доверенности (если нотариальное делопроизводство велось в бумажной форме) или имеет доступ к её электронному образу в ЕИС. Являясь хранителем нотариального архива, нотариус обязан выдать дубликат или копию документа уполномоченному лицу (в данном случае — лицу, выдавшему доверенность, или иному управомоченному лицу, в зависимости от обстоятельств). Проблема заключается в том, что пользователь не знает, к какому именно нотариусу обращаться.
В-третьих, возникает вопрос наличия и доступа к единым информационным ресурсам. Законодательство предусматривает ведение публичного реестра нотариусов, но он содержит сведения о действующих нотариусах, а не о конкретных совершенных действиях. Поиск по реестру нотариальных действий (по сделкам, доверенностям) для третьих лиц напрямую не предусмотрен: эти сведения являются конфиденциальной информацией, доступ к которой имеют только нотариусы, а также уполномоченные органы (суд, следствие) в рамках их полномочий. Пользователь не сможет «пробить» по ЕИС «все доверенности, удостоверенные в городе N» — это не является открытой услугой.
В-четвертых, принципиально важно установить, к какой категории лиц относится сам пользователь. Если пользователь является лицом, выдавшим доверенность (доверителем), то у него есть прямой доступ к информации — нотариальное дело ведется у нотариуса, зарегистрировавшего действие по месту жительства доверителя или месту нахождения юридического лица (по общему правилу). Если пользователь является представителем (лицом, на которое выдана доверенность), то его возможности получить копию или дубликат ограничены: он может обратиться к доверителю, либо, при наличии уважительных причин, в суд.
Таким образом, правовая квалификация ситуации — это необходимость восстановления утраченного нотариального документа (доверенности) при отсутствии идентифицирующих данных о нотариусе, совершившем соответствующее нотариальное действие. Основные затронутые правоотношения: нотариальное делопроизводство, документооборот, хранение нотариальных архивов и защита нотариальной тайны. Юридически значимым является факт наличия у пользователя статуса доверителя или представителя, а также то, что поиск нотариуса по единственному известному параметру (город) через публичные источники технически ограничен.
При решении вопроса о восстановлении информации о нотариусе, удостоверившем утраченную доверенность, в первую очередь необходимо обратиться к правилам о единой информационной системе нотариата (ЕИСН). Согласно ст. 34.4 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, Федеральная нотариальная палата обеспечивает свободный и прямой доступ неограниченного круга лиц к сведениям о доверенности, включающим данные о лице, её удостоверившем. Поскольку вы помните только город оформления, но не фамилию и адрес нотариуса, именно этот открытый реестр является ключевым инструментом: через официальный сервис проверки доверенностей на сайте Федеральной нотариальной палаты вы можете, зная приблизительную дату выдачи и ваши данные как представляемого, найти запись. Если доверенность была удостоверена после 29 декабря 2015 года (начала обязательного внесения сведений в ЕИСН), то данные о нотариусе (включая его ФИО и нотариальный округ) должны содержаться в реестре, так как в силу ст. 34.2 ЕИСН включает в себя реестр нотариальных действий, а ст. 34.3 обязывает нотариусов вносить сведения о совершении нотариальных действий в ЕИСН, а для доверенностей — ещё и электронный образ документа. Указание в ст. 5.1 на машиночитаемую маркировку с ФИО нотариуса не является препятствием: отсутствие оригинала с QR-кодом не лишает вас права воспользоваться сервисом проверки по иным реквизитам (дата, номер в реестре, если он сохранился в памяти, или даже по паспортным данным лица, выдавшего доверенность).
Федеральная нотариальная палата обеспечивает с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" ежедневно и круглосуточно свободный и прямой доступ неограниченного круга лиц без взимания платы к следующим сведениям, содержащимся в единой информационной системе нотариата: 1) сведения о доверенности (сведения о лице, удостоверившем доверенность, дате удостоверения доверенности, ее регистрационном номере в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата…)
— Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, ст. 34.4
Если через открытый сервис найти запись не удалось (например, доверенность выдана давно или не была своевременно внесена в электронную систему), следующим шагом должно стать обращение в нотариальную палату того региона, где расположен указанный вами город. В силу ст. 34.1 и ст. 34.2 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате единая информационная система нотариата включает в себя электронные образы нотариальных документов, а оператор системы принимает меры по обеспечению доступа к реестрам. Однако для получения выписки из реестра нотариальных действий вам потребуется подать письменное заявление. Поскольку ст. 50 Основ прямо предусматривает, что нотариус обязан выдавать выписки из реестра по заявлению лиц, указанных в ст. 5 и ст. 28 Основ (а в вашем случае вы, как лицо, от имени которого удостоверена доверенность, являетесь заинтересованным лицом, чьи права затрагиваются), вы имеете право запросить такую выписку.
Нотариусы обязаны вносить в единую информационную систему нотариата сведения: 1) о совершении нотариальных действий при их регистрации в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата... При регистрации в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата нотариального действия по удостоверению... доверенности нотариусы обязаны вносить в единую информационную систему нотариата электронный образ нотариального документа...
— Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, ст. 34.3
В части возможности получения заверенной копии (дубликата) утраченного документа ключевое значение имеет ст. 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. Она прямо предусматривает, что в случае утраты документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки (к коим относится и доверенность), экземпляр которого хранится в делах нотариальной конторы, выдается дубликат по письменному заявлению лица, от имени которого совершалось нотариальное действие. Таким образом, установив нотариуса или нотариальный архив, где хранится экземпляр доверенности, вы вправе получить её дубликат, который будет иметь силу оригинала. Однако сама ст. 52 не регламентирует процедуру поиска этого нотариуса — она лишь закрепляет последующее право на восстановление документа. Закон и не требует для получения дубликата обязательного судебного решения: после установления места хранения через ЕИСН вы обращаетесь к соответствующему нотариусу с заявлением, прикладывая документ, удостоверяющий личность.
В случае утраты лицом, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки... экземпляр которых хранится в делах нотариальной конторы в соответствии с частью второй статьи 44.1 настоящих Основ, по заявлению в письменной форме такого лица, его представителя или правопреемника выдается дубликат утраченного документа.
— Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, ст. 52
Что касается портала Росреестра — в предоставленном контексте норм, регулирующих его использование для поиска нотариуса, удостоверившего доверенность, не содержится. Росреестр ведет реестр сделок с недвижимостью, но доверенности (в том числе на распоряжение недвижимостью) регистрируются в ЕИСН, а не в реестрах Росреестра. Поэтому обращение на портал Росреестра в данном случае не даст результата — соответствующего правового механизма в вашей ситуации не предусмотрено.
Судебный запрос не является единственным или обязательным способом. Законодательство предоставляет два прямых административных механизма: бесплатный доступ к сведениям из реестра доверенностей через сайт ФНП (ст. 34.4) и обращение с письменным заявлением о выдаче выписки из реестра нотариальных действий (ст. 50) или о выдаче дубликата (ст. 52). Если эти способы не сработают (например, доверенность оформлена до 2015 года, и её нет в электронной системе), придётся обращаться в Федеральную нотариальную палату или нотариальную палату субъекта РФ с заявлением о предоставлении сведений из архива, и лишь при отказе — в суд в порядке особого производства для установления юридического факта. Но первоочередной и вполне законной процедурой является именно внесудебный поиск через ЕИСН.
