Згідно з українським законодавством, особисте звернення до нотаріуса є лише одним із способів прийняття спадщини, але не єдиним. За наявності поважних причин (зокрема, неможливості перетнути кордон через воєнний стан або закриті кордони) спадкоємець може діяти через представника або надіслати заяву поштою. Для цього необхідно, щоб справжність підпису на заяві була нотаріально засвідчена. Відповідне правило міститься в Порядку вчинення нотаріальних дій, який допускає подання заяви через представника:
Заява про прийняття спадщини подається спадкоємцем особисто. Якщо спадкоємець не може з'явитися особисто, заява може бути подана через його представника, повноваження якого мають бути належним чином оформлені, або надіслана поштою. У разі надсилання заяви поштою справжність підпису спадкоємця на заяві має бути нотаріально засвідчена.
— Порядок вчинення нотаріальних дій, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, п. 2.1 глави 10 розділу II
Оскільки ви маєте на руках оригінал українського свідоцтва про смерть і можете підтвердити свій статус спадкоємця (наприклад, копією свідоцтва про народження, якщо воно є), ви можете видати довіреність на особу, яка перебуває в Україні, для подання заяви про прийняття спадщини. Така довіреність може бути оформлена за кордоном, але потребує спеціального посвідчення, щоб бути визнаною в Україні.
Вимоги до довіреності, виданої в Російській Федерації
Закон України «Про нотаріат» встановлює, що іноземні офіційні документи приймаються за умови легалізації, проте робить виняток для довіреностей, посвідчених консульською установою України:
Довіреність, видана в іноземній державі, приймається нотаріусом за умови її легалізації, якщо інше не передбачено міжнародним договором України. Довіреність на ведення спадкової справи може бути посвідчена консульською установою України за кордоном.
— Закон України «Про нотаріат», стаття 75
Таким чином, якщо ви звернетеся до консульства України в Російській Федерації (наприклад, у Москві) та отримаєте від консула посвідчення довіреності, така довіреність не потребуватиме додаткової легалізації — вона буде чинною для українського нотаріуса. Якщо ж довіреність буде посвідчена російським нотаріусом, її доведеться легалізувати в консульстві України (проставлення апостиля в даному випадку недостатньо, оскільки Гаазька конвенція не застосовується в стосунках з РФ у зв’язку з агресією, але в контексті наявна норма про легалізацію). Відтак найпростіший шлях — саме консульське посвідчення.
Роль консульства України
Консульські установи України за кордоном мають широкі нотаріальні повноваження, зокрема щодо оформлення спадкових справ. Ви можете звернутися до консульства не тільки для видачі довіреності, але й безпосередньо для подання заяви про прийняття спадщини:
Консульські установи України за кордоном вчиняють такі нотаріальні дії: приймають заяви про прийняття спадщини, засвідчують справжність підпису на заяві про прийняття спадщини, посвідчують довіреності на ведення спадкових справ, вживають заходів до охорони спадкового майна.
— Закон України «Про нотаріат», стаття 38
Тобто ви можете особисто з’явитися до консульства України в Росії (за місцем свого проживання) і подати заяву про прийняття спадщини. Консул засвідчить ваш підпис, заяву буде надіслано до нотаріуса в м. Харків за місцем відкриття спадщини. Це повністю звільняє вас від необхідності їхати до України. Крім того, консульство може прийняти у вас оригінал свідоцтва про смерть, зняти з нього копію та надіслати нотаріусу, а потім повернути оригінал вам або залишити у справі.
Можливість подання заяви поштою
Якщо звернення до консульства ускладнене (наприклад, через відсутність консульства у вашому регіоні або його закриття), ви можете скористатися поштовим відправленням. Справжність вашого підпису на заяві має бути засвідчена нотаріально в Росії, після чого документ потребує консульської легалізації для використання в Україні. Однак у контексті є додаткове спрощення: поштове відправлення допускається навіть без особистого візиту, якщо дотримано вимог щодо засвідчення підпису:
Заява про прийняття спадщини, надіслана поштою, вважається поданою вчасно, якщо вона відправлена рекомендованим листом протягом строку для прийняття спадщини, а справжність підпису спадкоємця на заяві нотаріально засвідчена.
— Порядок вчинення нотаріальних дій, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, п. 2.2 глави 10 розділу II
Таким чином, ви можете звернутися до будь-якого нотаріуса в Росії, який засвідчить справжність вашого підпису на заяві (на українській мові або з перекладом), після чого направити заяву рекомендованим листом на адресу нотаріуса в Харкові. Однак така заява не буде прийнята без легалізації нотаріального акта. Контекст вказує, що в умовах воєнного стану нотаріуси України можуть приймати документи без легалізації за певних умов, але це здебільшого стосується внутрішнього переміщення. Тому надійніше використовувати консульське посвідчення.
Особливі строки та порядок через воєнний стан
Воєнний стан і закриті кордони є обставинами, які впливають на перебіг строку на прийняття спадщини. Законодавець передбачив його продовження, а також дозволив подання заяви до будь-якого нотаріуса України (не обов’язково за місцем відкриття спадщини) тимчасово. Це полегшує ситуацію, оскільки ви можете надіслати документи до нотаріуса в безпечнішому регіоні:
Тимчасово, на період дії воєнного стану, спадкоємець може подати заяву про прийняття спадщини незалежно від місця відкриття спадщини до будь-якого нотаріуса України. Строк для прийняття спадщини, встановлений статтею 1270 Цивільного кодексу України, продовжується на 4 місяці, якщо спадкоємець не мав можливості прийняти спадщину у зв’язку з воєнним станом.
— Постанова Кабінету Міністрів України від 28.02.2022 № 164 «Деякі питання нотаріального обслуговування в умовах воєнного стану», пункти 1, 2 (з наступними змінами)
Ця норма є виключенням із загального правила про строк у 6 місяців (ст. 1270 ЦК України). Якщо ви не встигли подати заяву через неможливість виїзду, строк автоматично продовжується на 4 місяці. Вам варто переконатися, що ви не пропустили загальний строк з урахуванням цього продовження.
Документи, необхідні для прийняття спадщини
Контекст містить перелік документів, які вимагає нотаріус. Найважливішим є свідоцтво про смерть, яке у вас є:
Для отримання свідоцтва про право на спадщину необхідно подати: свідоцтво про смерть спадкодавця; документи, що підтверджують родинні зв’язки (свідоцтво про народження, шлюб тощо); правовстановлюючі документи на спадкове майно; інші документи, необхідні для видачі свідоцтва.
— Інструкція про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, пункт 2.2 глави 10 розділу II
Ви маєте українське свідоцтво про смерть — це добре. Якщо ваш паспорт залишився в Україні, ви можете підтвердити особу іншими документами (наприклад, російським паспортом, але його копія має бути легалізована або засвідчена консульством). Також вам знадобиться документ про родинні зв’язки (свідоцтво про народження, якщо ви дитина спадкодавця). Якщо його немає на руках, можна отримати архівну копію в Україні або через консульство.
Відсутність спеціальної норми про особисте звернення
Нотариус у Харкові, який вимагає особистого звернення, керується загальним правилом. Однак, як показано вище, закон передбачає дієві альтернативи, зокрема через представництво або консульство. Ваша ситуація підпадає під виняток через воєнний стан, а також під дію статей, що дозволяють дистанційне прийняття спадщини. Тому наполегливо рекомендую не дотримуватися вимоги особистої присутності, а використати один із законних способів.
Практичний висновок
Найбільш надійним варіантом є звернення до консульства України в Росії (м. Москва або інше, якщо воно функціонує) для посвідчення довіреності або безпосередньо заяви про прийняття спадщини. Також можна надіслати заяву поштою після нотаріального засвідчення підпису з подальшою консульською легалізацією. Строк на прийняття спадщини продовжено на 4 місяці через воєнний стан, що дає додатковий час.
