Для признания смерти гражданки Российской Федерации, последовавшей в 2014 году на территории Италии, необходимо осуществить государственную регистрацию данной смерти в органах записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации. Ключевым документом, который позволит это сделать, является итальянское свидетельство о смерти, однако его юридическая сила на территории России напрямую зависит от выполнения требований о легализации.
Согласно статье 13 Федерального закона «Об актах гражданского состояния», иностранные документы, удостоверяющие акты гражданского состояния (в том числе смерть), признаются в России только при условии их легализации, если иное не установлено международным договором. Поскольку между Российской Федерацией и Итальянской Республикой действует Гаагская конвенция 1961 года, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, достаточным является проставление апостиля компетентным органом Италии (префектурой или прокуратурой). Имеющаяся у вас копия свидетельства о смерти с нотариально заверенным переводом не заменяет легализацию или апостиль: нотариус удостоверяет только верность перевода, но не подлинность самого иностранного документа. Таким образом, первым шагом вам необходимо обратиться в компетентный орган Италии (например, в префектуру провинции, где умерла родственница) для получения апостиля на оригинале свидетельства о смерти либо на его нотариально заверенной копии, предназначенной для представления в России.
Документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов территории Российской Федерации по законам соответствующих иностранных государств в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, признаются действительными в Российской Федерации при наличии их легализации, если иное не установлено международным договором Российской Федерации.
— Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст. 13
После того как на итальянском свидетельстве о смерти будет проставлен апостиль (либо если он уже имеется, чего из вашего описания не следует), вы вправе обратиться в любой орган ЗАГС на территории России для государственной регистрации смерти. Статья 6 указанного закона позволяет произвести регистрацию в любом органе ЗАГС по выбору заявителя — это может быть орган по месту вашего жительства или любой иной, удобный для вас. Регистрация осуществляется путём составления записи акта о смерти в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния. Именно на основании этой записи вам выдадут российское свидетельство о смерти.
Государственная регистрация акта гражданского состояния производится любым органом записи актов гражданского состояния по выбору заявителей (заявителя) посредством составления в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния соответствующей записи акта гражданского состояния, на основании которой выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
— Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст. 6
Основанием для такой регистрации, согласно статье 64 закона, является документ о смерти, выданный компетентным органом. В вашем случае таким документом выступает иностранное свидетельство о смерти. Рассматривая данную норму применительно к вашей ситуации: закон прямо не перечисляет иностранные документы в качестве самостоятельного основания, однако во взаимосвязи со статьёй 13 она позволяет использовать легализованное (апостилированное) иностранное свидетельство в качестве документа, на основании которого орган ЗАГС составляет запись акта о смерти. Таким образом, вам нужно предъявить сотруднику ЗАГСа оригинал (или заверенную копию с апостилем) и нотариально заверенный перевод.
Основанием для государственной регистрации смерти является: документ о смерти, выданный медицинской организацией, индивидуальным предпринимателем, осуществляющим медицинскую деятельность, или в случаях, предусмотренных федеральными законами, другим уполномоченным лицом; ... решение суда об установлении факта смерти или об объявлении лица умершим, вступившее в законную силу; документ, выданный компетентными органами, о факте смерти лица, необоснованно репрессированного и впоследствии реабилитированного на основании закона о реабилитации жертв политических репрессий.
— Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст. 64
Заявить о смерти в орган ЗАГС вправе вы как член семьи умершей. Статья 66 прямо закрепляет обязанность членов семьи или иных информированных лиц заявить о смерти. Это можно сделать устно или письменно — в вашем случае потребуется подать письменное заявление по установленной форме, приложив к нему апостилированное свидетельство и перевод. Орган ЗАГС, приняв документы, произведёт регистрацию смерти и выдаст вам свидетельство о смерти российского образца.
Заявить о смерти устно или в письменной форме в орган записи актов гражданского состояния или многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, на который возложены полномочия в соответствии с пунктом 2.2 статьи 4 настоящего Федерального закона, обязаны: супруг (супруга), другие члены семьи умершего, а также любое другое лицо, присутствовавшее в момент смерти или иным образом информированное о наступлении смерти.
— Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст. 66
Что касается паспортов умершей — российского общегражданского и заграничного, — то в предоставленном контексте норм, обязывающих сдавать эти документы в какой-либо орган или устанавливающих порядок их изъятия, не содержится. Вместе с тем, за рамками указанного Федерального закона действуют подзаконные акты: в частности, постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации» и постановление Правительства РФ от 18.11.2020 № 1868 «О порядке изъятия и уничтожения паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации». На практике после государственной регистрации смерти паспорт гражданина РФ подлежит сдаче в территориальный орган МВД России (бывший УФМС) по месту жительства умершей либо по месту регистрации смерти для последующего уничтожения. Заграничный паспорт, как правило, также сдается в МВД или, в некоторых случаях, в дипломатическое представительство. Поскольку точная процедура в вашем регионе может незначительно различаться, рекомендую уточнить её непосредственно в отделе по вопросам миграции территориального органа МВД по месту вашего проживания или по последнему месту жительства умершей. Обратиться туда следует в разумный срок после получения российского свидетельства о смерти, но ни в коем случае не позднее момента, когда паспорт станет недействительным из-за смерти владельца.
