Краткий ответ
Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут Рекомендуемые действия
- 1Немедленно подайте уведомление в Роскомнадзор, не дожидаясь проверок.
- 2Скачайте актуальную форму уведомления на официальном сайте Роскомнадзора.
- 3Изучите разъяснения по заполнению формы на сайте Роскомнадзора.
- 4Учитывайте, что за неподачу уведомления возможен штраф от 100 до 300 тысяч рублей.
- 5Обратитесь к адвокату для подготовки уведомления и проверки деятельности.
Документы и доказательства
- Уведомление о намерении обрабатывать персональные данные (форма Роскомнадзора)
- Документы, подтверждающие автоматизированную обработку данных (договоры, кадровые документы)
- Политика обработки персональных данных (для приведения деятельности в соответствие)
- Согласия сотрудников и контрагентов на обработку персональных данных
- Сведения о мерах по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке
- Разъяснения и инструкции по заполнению формы с официального сайта Роскомнадзора
Срочно: первые шаги
- Немедленно подайте уведомление в Роскомнадзор: вы обязаны это сделать, так как обрабатываете данные с использованием средств автоматизации.
- Не ждите крайнего срока: закон требует уведомить до начала обработки, поэтому подайте документ сейчас, чтобы снизить риск штрафа.
- Учитывайте, что за неподачу уведомления для вашей организации предусмотрен штраф от 100 000 до 300 000 рублей.
- Подготовьте сведения о категориях обрабатываемых данных сотрудников и контрагентов для корректного заполнения формы.
- Рассмотрите возможность обращения к адвокату для подготовки уведомления и приведения деятельности в соответствие с законом.
Сроки и риски
- Срок подачи уведомления был до начала обработки данных, поэтому вы уже нарушили закон.
- За неподачу уведомления вашей компании грозит штраф от 100 000 до 300 000 рублей.
- Рекомендуем обратиться к адвокату для подготовки уведомления и приведения деятельности в соответствие с законом.
Обязанность организации по уведомлению Роскомнадзора об обработке персональных данных
Анализ вашей ситуации
Ваша организация с штатом 10 человек осуществляет обработку персональных данных сотрудников (при найме, ведении расчетов) и контрагентов (как разовых, так и постоянных). Обработка ведется более года, уведомление в уполномоченный орган (Роскомнадзор) ранее не подавалось.
Применимые правовые нормы
Согласно Федеральному закону "О персональных данных", оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган о своем намерении осуществлять такую обработку.
"Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 22, часть 1)
Ключевой вопрос — подпадаете ли вы под исключения, когда уведомление не требуется. Закон предусматривает несколько исключений, но наиболее relevantное для вашего случая:
"Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: ... 8) в случае, если оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных исключительно без использования средств автоматизации" (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 22, часть 2, пункт 8)
Это означает, что если вы обрабатываете персональные данные только вручную (бумажные носители, без использования компьютеров, баз данных и т.д.), то уведомление подавать не нужно.
Однако из вашего описания следует, что вы ведете расчеты с сотрудниками, что с высокой вероятностью предполагает использование средств автоматизации (бухгалтерские программы, Excel и т.п.). В этом случае исключение на вас не распространяется, и уведомление подавать обязаны.
Сроки подачи уведомления и ответственность
Закон четко устанавливает, что уведомление должно направляться до начала обработки персональных данных. Поскольку вы уже осуществляете обработку более года, формально срок подачи уведомления вами пропущен.
За неподачу уведомления установлена административная ответственность:
"Невыполнение или несвоевременное выполнение оператором предусмотренной законодательством Российской Федерации в области персональных данных обязанности по уведомлению уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о намерении осуществлять обработку персональных данных - влечет наложение административного штрафа на юридических лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей." (Источник: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 13.11, часть 10)
Крайнего срока "легализации" в законодательстве не установлено. Риск привлечения к ответственности существует с момента начала обработки данных. Рекомендуется подать уведомление в кратчайшие сроки, чтобы минимизировать этот риск.
Где найти форму и разъяснения
Формы уведомлений устанавливаются самим уполномоченным органом — Роскомнадзором.
"Формы уведомлений, предусмотренных частями 1, 4.1 и 7 настоящей статьи, устанавливаются уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 22, часть 8)
Актуальные формы уведомлений, инструкции по их заполнению и порядок подачи (в том числе в электронной форме) размещены на официальном сайте Роскомнадзора (rkn.gov.ru) в соответствующем разделе, посвященном персональным данным.
Выводы и рекомендации
- Вы обязаны подать уведомление в Роскомнадзор, так как с высокой вероятностью обрабатываете персональные данные с использованием средств автоматизации (компьютеров, программного обеспечения).
- Срок подачи уведомления был до начала обработки данных. Поскольку вы уже обрабатываете данные, уведомление следует подать немедленно, чтобы снизить риск административного штрафа.
- Размер потенциального штрафа для юридического лица составляет от 100 000 до 300 000 рублей.
- Актуальную форму уведомления и разъяснения по ее заполнению необходимо искать на официальном сайте Роскомнадзора.
Учитывая, что законодательство в области персональных данных достаточно сложное и нарушение может повлечь существенные штрафы, для подготовки и подачи уведомления, а также для приведения всей деятельности по обработке персональных данных в соответствие с законом (политика, согласия, меры защиты), рекомендуется обратиться за консультацией к адвокату, специализирующемуся на этом вопросе.
Столкнулись с похожей ситуацией?
Подробно опишите детали,
и Нейроадвокат подберёт решение