Как передать заявление на больничный по БИР перед отпуском и отъездом в другой город

Правомерно ли подать заявление на больничный по БИР заранее и дистанционно

Предоставление отпуска по беременности и родам осуществляется по заявлению женщины на основании листка нетрудоспособности:

Женщинам по их заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном федеральными законами размере. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.
— ст. 255 ТК РФ

Из нормы следует: отпуск по БиР предоставляется по желанию (заявлению) женщины и на основании выданного листка нетрудоспособности. Закон не устанавливает, что заявление должно быть подано в день начала отпуска и лично — он определяет лишь основания предоставления. Поэтому подать заявление заранее — до дня выхода в отпуск по БиР и находясь в другом городе — допустимо, если к моменту подачи листок нетрудоспособности уже оформлен либо вы укажете, что подаёте заявление в связи с предстоящим отпуском, а номер ЭЛН представите в установленные работодателем сроки.

Гарантия ежегодного отпуска непосредственно перед декретом, которым вы воспользовались, прямо закреплена в ТК РФ:

перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.
— ст. 260 ТК РФ

Сам больничный листок при беременности и родах по общему правилу формируется в электронной форме и размещается в информационной системе страховщика (СФР):

Листок нетрудоспособности формируется в форме электронного документа 1 , а также выдается в форме документа на бумажном носителе лицам, определенным частью 28 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Федеральный закон № 255-ФЗ) 2 , по результатам проведения экспертизы временной нетрудоспособности в связи с заболеваниями, травмами, отравлениями и иными состояниями, связанными с временной потерей трудоспособности, лечением в санаторно-курортных организациях, при необходимости ухода за больным членом семьи, в связи с карантином, на время протезирования в стационарных условиях, в связи с беременностью и родами, при усыновлении ребенка
— п. 1 гл. II Условий, утв. Приказом Минздрава № 1089н от 23.11.2021

Из этих норм следует главное практическое следствие для вашей ситуации: физически нести и «передавать» листок нетрудоспособности руководителю не требуется — при электронном оформлении работодатель получает ЭЛН через оператора ЭДО в информационной системе СФР автоматически. Поэтому ваше переживание «как передать больничный, пока меня не будет» в основной части снимается самим механизмом электронного листка. От вас требуется лишь оформить у врача ЭЛН по БиР (выдаётся в 30 недель) и своевременно подать заявление на отпуск.

Вывод: Да, вы можете (и это правильно) подать заявление на отпуск по БиР заранее — до наступления даты отпуска, а при отъезде сделать это до выезда лично, либо направить почтой. Электронный листок нетрудоспособности работодатель получит сам через СФР, физическая передача больничного не обязательна.

Каким способом подать заявление и документы, находясь в другом городе: варианты и их условия

Порядок назначения государственных пособий гражданам, имеющим детей, прямо допускает подачу заявления и документов по почте — заверенными копиями, подлинники не направляются:

Лица, имеющие право на получение пособий, их законные представители или доверенные лица в целях получения пособий обращаются в организации, назначающие указанные пособия, с заявлением и документами (сведениями) , предусмотренными настоящим Порядком, необходимыми для получения пособий. (В редакции Приказа Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.12.2021 № 896н) Указанные заявление и документы могут быть направлены в организации, назначающие пособия, посредством почтовой связи. В этом случае направляются заверенные копии документов, подлинники документов не направляются. Направление заявления и документов посредством почтовой связи осуществляется способом, позволяющим подтвердить факт и дату отправления.
— п. 5 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 668н от 29.09.2020

Эта норма адресована организациям, назначающим пособия, и закрепляет общий принцип: заявление и документы можно направить по почте заверенными копиями способом, позволяющим подтвердить факт и дату отправления (ценное письмо с описью вложения). То есть дистанционная подача законодательно обеспечена.

Само пособие по БиР вам, как застрахованному лицу, назначает СФР, а не работодатель:

Назначение и выплата страхового обеспечения (за исключением пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств страхователя в соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 3 настоящего Федерального закона) осуществляются страховщиком. (В редакции Федерального закона от 25.12.2023 № 635-ФЗ) 2.
— ч. 1 ст. 13 ФЗ № 255-ФЗ

Обязанность работодателя своевременно передавать в СФР сведения, необходимые для назначения пособия, прямо установлена:

своевременно представлять в установленном порядке в территориальный орган страховщика сведения, необходимые для назначения и выплаты страхового обеспечения застрахованному лицу; (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ) 3) осуществлять в отдельных случаях, установленных настоящим Федеральным законом, выплату страхового обеспечения; (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ) 4) вести учет и отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам и расходам на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам , а также обеспечивать сохранность и учет документов, являющихся основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения ; (В редакции федеральных законов от 30.04.2021 № 126-ФЗ, от 14.07.2022 № 237-ФЗ) 5) выполнять требования территориальных органов страховщика об устранении выявленных нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; 6) предъявлять для проверки в территориальные органы страховщика по месту регистрации страхователя сведения и документы, связанные с назначением и выплатой страхового обеспечения; (В редакции федеральных законов от 30.04.2021 № 126-ФЗ, от 25.12.2023 № 635-ФЗ) 6 1 ) возмещать страховщику суммы излишне понесенных им расходов на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам в случае, если страхователем представлены недостоверные и (или) неполные сведения;
— п. 2 пп. 2¹ ст. 4.1 ФЗ № 255-ФЗ

Это означает: даже если вы находитесь в другом городе, вся цепочка «заявление → сведения → назначение и выплата» не требует вашего личного присутствия. Вы подаёте заявление любым доступным способом (лично до отъезда, почтой заверенными копиями, через представителя по доверенности, при наличии корпоративного ЭДО — электронно), а работодатель обязан передать на его основе сведения в СФР.

Развилки по способу подачи:

• Лично до отъезда — самый надёжный вариант: оформляете заявление на отпуск по БиР и заявление о назначении пособия, подаёте под подпись/регистрацию в кадровой службе.
• Почтой — направляете заявление заверенной копией (п. 5 Порядка № 668н) ценным письмом с описью вложения, что подтверждает факт и дату отправления.
• Через представителя — лицо действует по нотариальной или (для заявления работодателю) простой письменной доверенности; полномочия на подачу кадровых и пособийных заявлений должны быть прямо в ней указаны.
• ЭДО — только если в организации введён кадровый электронный документооборот, иначе электронная подача внутреннего заявления законного основания не имеет.

Ключевая тонкость: пособие по БиР сейчас назначается СФР проактивно, во многих случаях отдельное заявление о назначении пособия не требуется — но заявление на сам отпуск по БиР (работодателю) необходимо в любом случае, так как именно оно является основанием для предоставления отпуска и издания приказа (ст. 255 ТК РФ).

Вывод: Находясь в другом городе, вы вправе подать заявление дистанционно — почтой заверенной копией с описью вложения либо через представителя по доверенности. СФР назначит пособие по сведениям, которые работодатель обязан передать. Убедитесь, что отправка оформлена способом, подтверждающим факт и дату (ценное письмо с описью), а заявление датировано и подписано.

Сроки: когда обратиться за пособием и когда его выплатят — влияние на «заранее»

Предельный срок обращения за пособием по БиР составляет шесть месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам:

Пособие по беременности и родам назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня окончания отпуска по беременности и родам. 2 1 . Ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня достижения ребенком возраста полутора лет. (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.07.2009 № 213-ФЗ) 3. При обращении за пособием по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком по истечении шестимесячного срока решение о назначении пособия принимается территориальным органом страховщика при наличии уважительных причин пропуска срока обращения за пособием. Перечень уважительных причин пропуска срока обращения за пособием определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования. (В редакции Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ) Статья 13. Порядок назначения и выплаты страхового обеспечения 1. Назначение и выплата страхового обеспечения (за исключением пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств страхователя в соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 3 настоящего Федерального закона) осуществляются страховщиком. (В редакции Федерального закона от 25.12.2023 № 635-ФЗ) 2.
— ч. 2 ст. 12 ФЗ № 255-ФЗ

Пособие по БиР назначается и выплачивается страховщиком (СФР) в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня представления необходимых сведений:

Страховщик назначает и выплачивает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня представления страхователем или застрахованным лицом сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, а единовременное пособие при рождении ребенка - в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления сведений о государственной регистрации рождения, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния. 2. В случае отказа в назначении и выплате пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком страховщик выносит мотивированное решение об отказе в назначении и выплате страхового обеспечения, которое направляется страхователю и застрахованному лицу в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня вынесения указанного решения. Решение об отказе в назначении и выплате страхового обеспечения может быть обжаловано страхователем или застрахованным лицом в вышестоящий орган страховщика или в суд. 3. Назначенные, но не полученные своевременно застрахованным лицом пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачиваются за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих обращению за ними.
— ч. 1 ст. 15 ФЗ № 255-ФЗ

Из этих норм выводятся два важных следствия для вашей ситуации.

Во-первых, «заранее» безопасно и даже выгодно. Закон устанавливает только предельную (максимальную) границу обращения — 6 месяцев после окончания отпуска по БиР. Ранней границы, запрещающей подать заявление до дня начала отпуска, в законе нет. Подав заявление заранее (до отъезда или по почте до начала отпуска), вы гарантированно укладываетесь в срок и запускаете назначение пособия сразу после наступления страхового случая (начала отпуска по БиР), а не тогда, когда вернётесь и «вспомните про оформление».

Во-вторых, есть запас по времени при любых задержках. Даже если часть документов вы физически не успели передать до отъезда и направите их позже, у вас есть до 6 месяцев после окончания отпуска по БиР, чтобы уложиться. А 10-дневный срок назначения пособия начинает течь после поступления сведений в СФР — то есть выплату вы получите вскоре после того, как работодатель передаст сведения.

Если работодатель откажется принять заявление дистанционно — это не утрачивает вашего права: заявление отправляется почтой заверенной копией (п. 5 Порядка № 668н) с подтверждением даты отправления, что фиксирует соблюдение вами срока обращения. Отказ работодателя своевременно передать сведения в СФР образует нарушение им обязанности по п. 2 пп. 2¹ ст. 4.1 ФЗ № 255-ФЗ.

Вывод: Обратиться за пособием по БиР предельно нужно не позднее 6 месяцев со дня окончания отпуска по БиР; назначение — в течение 10 рабочих дней после представления сведений в СФР. Подача заявления заранее законом разрешена и защищает вас от риска пропуска срока, а 6-месячный запас делает оформление спокойным даже при дистанционной подаче.