Может ли бывший работодатель требовать справку 182н спустя 4 года после увольнения и пересчитать больничные задним числом?

Обязан ли бывший работник предоставлять бывшему работодателю справку после увольнения

Трудовой кодекс возлагает обязанность по выдаче документов на работодателя, а не на работника. По письменному заявлению работника (в том числе уже уволившегося) работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, включая справки о заработной плате и начисленных страховых взносах, — безвозмездно.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

Это означает: справка о сумме заработка за расчётные годы, которую работодатель выдал заявительнице при работе, — документ, который работник получает от работодателя, а не наоборот. Закон не устанавливает встречной обязанности бывшего работника сдавать работодателю какие-либо справки спустя 4 года после увольнения. У работника и работодателя после расторжения трудового договора сохраняются лишь те права и обязанности, которые прямо предусмотрены законом; требования «принесите справку» закон не содержит.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Запись в трудовую книжку и внесение информации в сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) об основании и о причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона. (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
— ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ

В день увольнения вся документация о работе должна была быть оформлена самим работодателем: он обязан выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности), расчёт и по заявлению — копии документов. Если работодатель утратил экземпляр выданной им же справки или подлинники заявлений о замене лет, это его собственный риск как держателя документов и страхователя, а не ущерб, перекладываемый на работника.

Вывод: бывший работник не обязан спустя 4 года после увольнения предоставлять бывшему работодателю справку о своих больничных и заработке. Такой обязанности закон не устанавливает; наоборот, именно работодатель обязан был выдать работнику все связанные с работой документы (ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Требование неправомерно; при необходимости работник вправе сам запросить у работодателя заверенные копии документов письменным заявлением.

Правомерность замены расчётных лет и «перерасчёта» пособий

Замена календарных лет — это право застрахованного лица, закреплённое законом, а не «вольность», за которую можно задним числом наказать. Если в расчётных годах работник находился в отпуске по беременности и родам и (или) по уходу за ребёнком, эти годы по заявлению работника заменяются предшествующими — при условии, что это увеличит пособие.

В случае, если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления указанных страховых случаев, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком либо если указанные календарные годы (календарный год) приходятся на период приостановления действия трудового договора в соответствии со статьей 351 7 Трудового кодекса Российской Федерации или приостановления государственной гражданской службы в соответствии со статьей 53 1 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" , соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению застрахованного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом) при условии, что это приведет к увеличению размера пособия. В случае, если заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде представлено застрахованным лицом после назначения или выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, производится перерасчет назначенного пособия за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих дню обращения застрахованного лица с таким заявлением.
— ч. 1 ст. 14 ФЗ № 255-ФЗ

Ключевое для ситуации: сам факт замены лет и её последствия поставлены законом в зависимость от заявления работника, а не от наличия у работодателя бумажной справки. При этом закон прямо допускает и последующий перерасчёт: если заявление подано после выплаты пособий, пособие пересчитывается, — но здесь речь идёт о перерасчёте в пользу работника, а не о взыскании с него. Срок «не более чем за три года» относится к периоду перерасчёта в интересах застрахованного лица.

В целях замены календарных лет (календарного года) в расчетном периоде в соответствии с частью 1 статьи 14 Закона застрахованное лицо после назначения или выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком вправе представить страхователю заявление о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде по форме, утверждаемой страховщиком . Сведения о замене календарных лет (календарного года) в расчетном периоде на основании такого заявления передаются страхователем страховщику в срок не позднее 5 рабочих дней со дня их получения.
— п. 14 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 2010

Порядок подтверждения замены лет тоже построен на заявлении работника: получив заявление, страхователь сам передаёт сведения о замене страховщику в течение 5 рабочих дней. То есть обязанность оформить и передать данные лежит на работодателе. Если заявительница в своё время написала заявления о замене лет и получила выплаты исходя из заменённых лет, расчёт был произведён правомерно.

Отдельно: справка о сумме заработка — не единственный и не главный источник данных для расчёта. Страховщик (СФР) исчисляет пособия на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учёта, а не «бумажной» справки работодателя.

Для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком страховщик использует сведения о заработной плате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу из состава сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного и обязательного социального страхования. В случае если на день назначения соответствующего пособия в составе сведений индивидуального (персонифицированного) учета отсутствуют сведения о заработной плате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу за расчетный период либо такие сведения учтены не в полном объеме, после поступления необходимых сведений о заработной плате и об иных выплатах и вознаграждениях в пользу застрахованного лица из Федеральной налоговой службы, в том числе уточненных сведений, и отражения их в индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и обязательного социального страхования для уточнения размера пособия используются вновь поступившие сведения о заработной плате и об иных выплатах и вознаграждениях в пользу застрахованного лица, отраженные в индивидуальном (персонифицированном) учете. Информация об уточненном размере пособия направляется в личный кабинет застрахованного лица на едином портале.
— п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 2010

Если ей выдавали справку о сумме заработка (форма 182н), такая справка — лишь подтверждающий документ, который работодатель был обязан выдать работнику при увольнении по его заявлению; права требовать эту справку от работника спустя годы у работодателя нет.

Вывод: замена расчётных лет и начисленные на её основе пособия были правомерны, поскольку основаны на заявлении работника и прямо разрешены ч. 1 ст. 14 ФЗ № 255-ФЗ. Утрата работодателем своей справки и заявлений не превращает законный расчёт в незаконный. Перерасчёт возможен лишь при наличии законных оснований и в установленном порядке; расчёт пособий СФР ведёт по сведениям персонифицированного учёта (п. 13 Правил № 2010), а не по справке, которую работник якобы должен принести.

Может ли работодатель взыскать с работника ранее выплаченные пособия

Пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством относятся к денежным суммам, предоставленным гражданину в качестве средства к существованию. Такие суммы не подлежат возврату как неосновательное обогащение при отсутствии недобросовестности со стороны гражданина и счётной ошибки.

заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки;
— п. 3 ст. 1109 ГК РФ

Добросовестность заявительницы презюмируется: она действовала по закону — писала заявления о замене лет на основании выданной работодателем справки. Её поведение не было недобросовестным, а несоответствие в документах возникло у работодателя (утрата справки, ошибки в оформлении), то есть это не «счётная ошибка» работника. Следовательно, оснований для взыскания с неё выплаченных пособий нет.

Правила Трудового кодекса о задержке и взыскании выплат дополняют этот вывод с другой стороны: излишне выплаченное работнику (кроме счётных ошибок, вины работника по решению органа по трудовым спорам и неправомерных действий, установленных судом) не может быть взыскано.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
— ст. 137 ТК РФ

Здесь нет ни счётной ошибки работодателя в смысле арифметики, ни вины работника, ни неправомерных действий с его стороны, установленных судом. Даже если работодатель считает расчёт неверным, взыскать с работника сумму без его согласия он не вправе.

Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.
— ч. 4 ст. 392 ТК РФ

Дополнительно: у работодателя как у стороны спора о возмещении ущерба, причинённого работником, есть лишь год на обращение в суд со дня обнаружения ущерба. Если проверка обнаружила «несоответствие» сейчас, спустя 4 года после увольнения, работодатель вышел за пределы этого срока — требование о возмещении ущерба с работника просрочено.

Вывод: работодатель не вправе взыскать с заявительницы ранее выплаченные пособия. Выплаченные пособия — средство к существованию, не подлежащее возврату при её добросовестности и отсутствии счётной ошибки (п. 3 ст. 1109 ГК РФ); излишне выплаченное по общему правилу не взыскивается (ст. 137 ТК РФ); годичный срок для требования о возмещении ущерба (ч. 4 ст. 392 ТК РФ) работодателем пропущен. Угрозы «пересчитаю и взыщу» юридической силы не имеют.

Кто отвечает за несоответствие при проверке: работодатель, а не работник

Ответственность за достоверность сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, несёт тот, кто эти документы выдаёт и представляет, — то есть работодатель-страхователь. Именно он отвечает за достоверность сведений, содержащихся в выдаваемых документах, а при выплате излишних сумм вследствие недостоверных сведений возмещает ущерб страховщику.

Физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими застрахованному лицу и необходимых для назначения, исчисления и выплаты страхового обеспечения. 2. В случае, если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм страхового обеспечения, виновные лица возмещают страховщику причиненный ущерб в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
— ст. 15.1 ФЗ № 255-ФЗ, п. 1

Это разворачивает ситуацию в обратную сторону: если при проверке организации СФР выявил несоответствие в оплате больничных, отвечать за него перед страховщиком должен работодатель, представивший недостоверные или неполные сведения. Ущерб возмещает страховщику виновное лицо (работодатель), а не взыскивается с бывшего работника. Перекладывание этой ответственности на заявительницу (требованием справки или пересчётом) неправомерно. Данные о заработке для расчёта пособий страховщик берёт из сведений персонифицированного учёта, а не из документов, истребуемых у бывшего работника.

Для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком страховщик использует сведения о заработной плате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу из состава сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного и обязательного социального страхования. В случае если на день назначения соответствующего пособия в составе сведений индивидуального (персонифицированного) учета отсутствуют сведения о заработной плате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу за расчетный период либо такие сведения учтены не в полном объеме, после поступления необходимых сведений о заработной плате и об иных выплатах и вознаграждениях в пользу застрахованного лица из Федеральной налоговой службы, в том числе уточненных сведений, и отражения их в индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и обязательного социального страхования для уточнения размера пособия используются вновь поступившие сведения о заработной плате и об иных выплатах и вознаграждениях в пользу застрахованного лица, отраженные в индивидуальном (персонифицированном) учете. Информация об уточненном размере пособия направляется в личный кабинет застрахованного лица на едином портале.
— п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 2010

За нарушение порядка выдачи документов, связанных с работой, и трудового законодательства в целом работодатель несёт административную ответственность.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— ч. 1 и ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Утрата работодателем выданной справки и заявлений о замене лет — это нарушение правил кадрового делопроизводства и хранения документов, за которое отвечает сам работодатель; на работника это не может быть возложено.

Вывод: за «несоответствие», выявленное на проверке, перед СФР отвечает работодатель как лицо, обязанное обеспечить достоверность сведений (ст. 15.1 ФЗ № 255-ФЗ). Именно к нему могут быть предъявлены требования о возмещении ущерба страховщику, а за нарушения трудового законодательства и порядка выдачи документов он подлежит административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Требования работодателя к бывшему работнику в этой связи беспочвенны.

Как действовать работнику: защита прав, сроки и органы

Спор между работником и работодателем (в том числе бывшим) — это индивидуальный трудовой спор, разрешаемый комиссией по трудовым спорам и судом. В суд за разрешением спора работник обращается в течение трёх месяцев со дня, когда узнал о нарушении права, а по спорам о невыплате (неполной выплате) причитающихся сумм — в течение года со дня установленного срока выплаты.

{c11}

Практический алгоритм для заявительницы:

• Не признавать долг и не передавать никаких оригиналов документов. Поскольку обязанности предоставлять справку после увольнения у неё нет (блок 1), любые «устные угрозы» следует зафиксировать письменно.
• Ответить письменно на требование работодателя (заказным письмом с уведомлением или по электронной почте с подтверждением) — изложить, что справка была выдана работодателем и утрачена им самим, заявления о замене лет поданы, перерасчёт правомерен; приложить сохранившиеся копии заявлений/справки, если они есть.
• Запросить у работодателя заверенные копии документов, связанных с работой (расчёты, справки, заявления), — по ст. 62 ТК РФ это его обязанность, а не любезность.
• Если работодатель подаст иск о взыскании — возражать по основаниям блоков 3 и 4 (добросовестность, отсутствие счётной ошибки, пропуск годичного срока для требований о возмещении ущерба).
• Обратиться с жалобой в территориальный орган СФР и в государственную инспекцию труда (через сайт Роструда / «онлайнинспекция.рф»), а также, при необходимости, в прокуратуру. Это особенно действенно, если работодатель пытается переложить на работника ответственность за нарушение, допущенное им самим.
• Если от работодателя поступят удержания из каких-либо причитающихся сумм — требовать выплаты и компенсации за задержку.

Если работодатель допустит задержку причитающихся работнику выплат, он обязан уплатить проценты (денежную компенсацию) — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки, независимо от наличия вины.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ст. 236 ТК РФ

Вывод: действовать нужно письменно и опираться на то, что обязанности предоставлять справку у заявительницы нет, а ответственность за несоответствие при проверке несёт работодатель. Работник вправе (1) письменно отклонить требование, (2) запросить у работодателя заверенные копии документов по ст. 62 ТК РФ, (3) при давлении — жаловаться в СФР, ГИТ (Роструд) и прокуратуру, (4) при предъявлении иска о взыскании — возражать по основаниям добросовестности, отсутствия счётной ошибки и пропуска годичного срока. Сроки обращения работника в суд по трудовому спору — три месяца (по денежным требованиям к работнику-ответчику роли не играют, а к работодателю — год по невыплатам). За задержку выплат работодатель обязан уплатить проценты по ст. 236 ТК РФ.

Риски работника и способы их минимизации

Основные риски сводятся к внесудебному давлению и возможному иску работодателя о взыскании. Судебный риск для работодателя низок: излишне выплаченное пособие не взыскивается при добросовестности работника и отсутствии счётной ошибки (п. 3 ст. 1109 ГК РФ, ст. 137 ТК РФ), а годичный срок для требования о возмещении ущерба (ч. 4 ст. 392 ТК РФ), как правило, уже истёк, поскольку увольнение состоялось около четырёх лет назад. Если иск всё же будет подан — работник заявляет возражения по этим основаниям.

Дополнительный риск связан с текущим трудоустройством заявительницы: если она сейчас работает, работодатель может попытаться направить ей требования или запросы по месту новой работы. Обязанности исполнять такие требования нет; при злоупотреблениях (разглашение сведений, давление) допустимы жалобы в ГИТ, Роструд, СФР и прокуратуру, а также требование компенсации морального вреда за нарушение трудовых прав.

Вывод: ключевой риск — судебное взыскание, но оно блокируется ссылками на ст. 137 ТК РФ, п. 3 ст. 1109 ГК РФ и пропуск годичного срока по ч. 4 ст. 392 ТК РФ. Спор о взыскании с работника рассматривает районный суд (по искам работодателя к работнику о возмещении ущерба — районный суд общей юрисдикции). Внесудебное давление (требования по месту новой работы, разглашение сведений) пресекается жалобами в ГИТ, СФР и прокуратуру. Действовать следует письменно и документировать все обращения.