Может ли заместитель директора подписать акт оказанных услуг, если директор в отпуске и акт оформлен на имя директора

Вправе ли заместитель директора, исполняющий обязанности по приказу, подписать акт

Ключевой вопрос — есть ли у заместителя полномочие действовать от имени организации. Основанием такого полномочия может быть доверенность, закон либо акт (в том числе локальный акт организации — приказ о возложении исполнения обязанностей руководителя):

1. Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). 2. Не являются представителями лица, действующие хотя и в чужих интересах, но от собственного имени, лица, лишь передающие выраженную в надлежащей форме волю другого лица, а также лица, уполномоченные на вступление в переговоры относительно возможных в будущем сделок. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 3. Представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев, предусмотренных законом. Сделка, которая совершена с нарушением правил, установленных в абзаце первом настоящего пункта, и на которую представляемый не дал согласия, может быть признана судом недействительной по иску представляемого, если она нарушает его интересы. Нарушение интересов представляемого предполагается, если не доказано иное. (Пункт в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 4.
   — п. 1 ст. 182 ГК РФ

Из этого следует: если на время отпуска директора издан приказ о возложении исполнения обязанностей директора на заместителя, то такой приказ является «актом», на котором основано полномочие заместителя действовать от имени организации по подписанию документов, включая акт оказанных услуг. В этом случае заместитель вправе и вправе подписать акт, даже если в его шапке указано «на имя директора», — адресация в шапке первичного документа не определяет, кто вправе его подписать; определяющим является наличие полномочия на подписание. Наиболее безопасно, чтобы полномочие было оформлено письменно (приказ о возложении обязанностей и/или доверенность) — это снимает любые споры исполнителя о наличии полномочий.

Однако, если действовать строго: приказ о возложении обязанностей является внутренним документом, и для совершения сделок и подписания документов контрагент может запросить подтверждение полномочий. Вместе с тем у заместителя полномочие может «явствовать из обстановки» (п. 1 ст. 182 ГК РФ) — он исполняет обязанности руководителя, что подтверждается документами организации. Надёжнее, чтобы к акту прилагалась копия приказа о возложении обязанностей.

Вывод: да, заместитель директора, на которого приказом возложено исполнение обязанностей директора на период его отпуска, вправе подписать акт оказанных услуг от имени организации, даже если акт адресован директору. Адресат в шапке документа не отменяет полномочие на подписание.

Как правильно оформить подпись заместителя и нужно ли переделывать акт

Требования к реквизитам подписи на первичном учетном документе (а акт оказанных услуг относится к таковым) прямо установлены законом:

1. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
   — п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»

Для фактов клиента это означает: подпись на акте должна содержать наименование должности лица, его подписавшего, собственно подпись и расшифровку (фамилию и инициалы). Поскольку заместитель исполняет обязанности директора, корректно указать «Заместитель директора, исполняющий обязанности директора» либо «И.о. директора». Закон не требует переделывать весь акт на имя заместителя: достаточно, чтобы в реквизите подписи была указана фактическая должность подписанта и его расшифровка.

Существенно, чтобы подписантом был указан именно тот, кто фактически подписывает документ, а не другое лицо. Если бы в акте была проставлена подпись за директора (исполнение его подписи другим лицом с указанием должности «директор»), это создавало бы ситуацию, когда документ подписан лицом, не являющимся тем, чья должность указана, — что порождает риск спора о надлежащем подписании и не должно допускаться исходя из того, что полномочие на подписание принадлежит конкретному лицу (действующему на основании приказа о возложении обязанностей), как следует из п. 1 ст. 182 ГК РФ, процитированного выше. Поэтому заместитель подписывает акт от своего имени как исполняющий обязанности, а не «за директора».

Вывод: правильно — заместитель подписывает акт с указанием своей должности («Заместитель директора / и.о. директора»), подписью и расшифровкой (фамилия и инициалы). Переделывать акт на имя заместителя не обязательно; достаточно корректно оформить реквизит подписи в соответствии с п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Риск: если полномочия на подписание не оформлены — применению ст. 183 ГК РФ и последующее одобрение

Развилка: если приказ о возложении исполнения обязанностей директора на заместителя не издан (или не охватывает подписание документов), подписание акта заместителем формально является действием лица без полномочий. Тогда действует специальная норма:

1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении. (Пункт в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. 3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков. Убытки не подлежат возмещению, если при совершении сделки другая сторона знала или должна была знать об отсутствии полномочий либо об их превышении. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Статья 184. Коммерческое представительство 1.
   — п. 1 ст. 183 ГК РФ

Применительно к фактам клиента это означает важную защитную ветку: даже если бы выяснилось, что полномочия заместителя не были должным образом оформлены, подписание акта не фатально. Сделка (приёмка услуг) считается заключённой от имени совершившего её лица (заместителя), однако директор — а в его отсутствие сама организация через иных уполномоченных лиц — может впоследствии одобрить эту сделку (п. 2 ст. 183 ГК РФ — последующее одобрение создаёт права и обязанности для представляемого с момента совершения). Одобрением может служить, например, подписание того же акта директором после выхода из отпуска, оплата услуг, подписание акта повторно или любой иной акт, исходящий от уполномоченного органа организации.

Поэтому на практике надёжнее всего одно из двух: (а) если приказ о возложении обязанностей издан и у заместителя есть полномочие — заместитель подписывает акт как и.о.; (б) если сомневаетесь в оформлении полномочий — либо дождаться директора и получить последующее одобрение, либо попросить исполнителя не переделывать акт, а оформить повторное подписание уполномоченным лицом. Тем не менее приказа о возложении обязанностей (составленного до подписания) достаточно, чтобы подписание было правомерным, — тогда необходимость в одобрении по ст. 183 ГК РФ отпадает.

Вывод: если исполнение обязанностей оформлено приказом — подписание заместителем правомерно уже сейчас; если полномочия не оформлены — сделку можно «спасти» последующим одобрением организации (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Ни в одном из вариантов переделывать акт на имя заместителя по требованию закона не требуется.

Гражданско-правовой пласт: чем именно является подписание акта и его последствия

Акт оказанных услуг фиксирует приёмку заказчиком выполненной работы. Порядок приёмки и юридические последствия подписания акта установлены в ГК РФ:

1. Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. (В редакции Федерального закона от 29.06.2015 № 210-ФЗ) Порядок образования и компетенция органов юридического лица определяются настоящим Кодексом, другим законом и учредительным документом, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или другим законом. (В редакции Федерального закона от 25.02.2022 № 20-ФЗ) Учредительным документом может быть предусмотрено, что полномочия выступать от имени юридического лица предоставлены нескольким лицам, действующим совместно или независимо друг от друга. Сведения об этом подлежат включению в единый государственный реестр юридических лиц. (Пункт в редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ) 2. В предусмотренных настоящим Кодексом случаях юридическое лицо может приобретать гражданские права и принимать на себя гражданские обязанности через своих участников. (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ) 3. Лицо, которое в силу закона, иного правового акта или учредительного документа юридического лица уполномочено выступать от его имени, должно действовать в интересах представляемого им юридического лица добросовестно и разумно. Такую же обязанность несут члены коллегиальных органов юридического лица (наблюдательного или иного совета, правления и т.п.). (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ) 4.
   — п. 1 ст. 53 ГК РФ

Применительно к фактам клиента это подтверждает общий принцип: юридическое лицо действует через свои органы, и подписание акта уполномоченным лицом (в том числе исполняющим обязанности руководителя на основании приказа) является действием организации. Решающим является не указание «директор» в шапке, а наличие полномочия у фактического подписанта.

Сам акт как документ приёмки порождает последствия: принявший работу заказчик (в лице подписавшего акт уполномоченного лица) по общему правилу лишается права ссылаться на явные недостатки результата, которые могли быть выявлены при обычной приёмке:

{cX}

Для заместителя, подписавшего акт за июль, это означает, что своей подписью он фиксирует факт приёмки услуг как представитель организации — и это служит основанием для оплаты и ограничивает претензии по явным недостаткам. Поэтому решение о подписании должно приниматься заместителем ответственно: прежде чем подписать акт, следует убедиться, что услуги действительно оказаны и акт отражает реальный факт хозяйственной жизни. Подписывать акт «задним числом» за неоказанные или неполные услуги нельзя — п. 1 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо запрещает оформлять первичными документами не имевшие места факты.

Вывод: подписание акта заместителем — это приёмка выполненных работ от имени организации, которая влечёт обязанность оплаты и (по общему правилу) лишает заказчика права ссылаться на явные недостатки. Подписывать следует только за фактически оказанные услуги.

Последствия подписания акта для заказчика: лишение права ссылаться на явные недостатки

Дополнительное гражданско-правовое последствие приёмки: принявший работу заказчик по общему правилу утрачивает право ссылаться на недостатки, которые могли быть выявлены при обычной приёмке:

1. Если иное не предусмотрено договором подряда, заказчик, принявший работу без проверки, лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки).
   — п. 3 ст. 720 ГК РФ

Для фактов клиента это значит: когда заместитель (исполняющий обязанности директора) подписывает акт за июль, он в момент подписания должен убедиться в фактическом оказании услуг и зафиксировать при подписании любые видимые недостатки либо оговорить возможность последующего предъявления требований об их устранении. После скрепления акта подписью ссылаться на явные недостатки (которые можно было заметить при обычной приёмке) уже нельзя, если иное не предусмотрено договором. Это усиливает ответственность подписанта и подтверждает, что подписание акта — не формальность, а юридически значимое действие приёмки, которое влечёт обязанность организации оплатить услуги.

Вывод: подписание акта исполняющим обязанности директора (при наличии приказа) законно и порождает для организации обязанность оплатить услуги за июль, но одновременно лишает заказчика права ссылаться на явные недостатки — поэтому перед подписанием следует проверить факт и полноту оказания услуг.

Сроки и денежные последствия: оплата услуг после подписания акта

Основание обязанности оплатить оказанные услуги закреплено в ГК РФ:

1. Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг.
   — п. 1 ст. 781 ГК РФ

Подписание акта исполняющим обязанности директора (при наличии приказа о возложении обязанностей) фиксирует факт приёмки услуг и влечёт для организации обязанность оплатить их в срок и в порядке, установленных договором. Акт за июль выставлен исполнителем 31.07.2024 и получен организацией 03.08.2024, поэтому срок приёмки и оплаты отсчитывается от момента получения акта, а не от даты его выставления.

При просрочке оплаты после подписания акта наступает гражданско-правовая ответственность за неисполнение денежного обязательства:

1. В случаях неправомерного удержания денежных средств, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате подлежат уплате проценты на сумму долга. Размер процентов определяется ключевой ставкой Банка России, действовавшей в соответствующие периоды. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором.
   — п. 1 ст. 395 ГК РФ

Для фактов клиента это означает: само подписание акта просрочку не создаёт, а лишь закрепляет факт приёмки и запускает обязанность оплаты. Дальнейшая оплата осуществляется в срок по договору; при его нарушении с организации могут быть взысканы проценты по ключевой ставке Банка России. Доказательством полномочий заместителя служат приказ о возложении обязанностей и/или доверенность, копию которых целесообразно приложить к акту для снятия возможных споров с исполнителем.

Вывод: подписание акта исполняющим обязанности директора влечёт обязанность организации оплатить услуги в срок по договору (п. 1 ст. 781 ГК РФ); при просрочке оплаты применяются проценты по ст. 395 ГК РФ. Доказательством полномочий служат приказ о возложении обязанностей и/или доверенность.

Обязательно ли переоформлять акт: исправления в первичном документе

Прямого требования переделывать акт на имя заместителя закон не содержит. Более того, если в акте указан неправильный адресат или требуется скорректировать реквизит, допускается внесение исправления в уже существующий первичный документ:

1. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
   — п. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»

Для фактов клиента это означает: просить исполнителя переделывать акт не нужно. Достаточно, чтобы акт подписало уполномоченное лицо — заместитель, исполняющий обязанности директора по приказу, — указав в реквизите подписи свою должность («Заместитель директора / и.о. директора»), подпись и расшифровку (фамилию и инициалы), как требует п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Указание «на имя директора» в шапке акта не является пороком, влияющим на действительность документа, поскольку обязательные реквизиты первичного документа (содержание факта хозяйственной жизни, должность и подпись фактически подписавшего лица) при этом соблюдаются. При необходимости в акт можно внести исправление с датой и подписями — либо заместитель просто подписывает его со своей должностью, что и будет корректным оформлением.

Вывод: переделывать акт на имя заместителя не требуется. Заместитель вправе подписать существующий акт, указав свою должность и расшифровку; при желании реквизиты корректируются через исправление, допускаемое п. 7 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».