В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 168
Однако главный вопрос — правомерность удержания аванса из зарплаты до того, как наступит срок его возврата. Здесь применяется ст. 137 ТК РФ, которая устанавливает исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель вправе удерживать суммы из заработной платы. В числе этих случаев — удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Ключевые условия: аванс должен быть именно не возвращен в установленный срок, и работник не оспаривает оснований и размеров. Если командировка началась 25-го числа и длится 15 дней, то ее окончание приходится на следующий месяц (примерно 8-9 число). Авансовый отчет обычно сдается в течение нескольких рабочих дней после возвращения. Таким образом, к моменту выплаты зарплаты за первый месяц (которая, как правило, производится в начале следующего месяца) срок возврата аванса еще не наступил, — а значит, аванс не может считаться «своевременно не возвращенным». Более того, работодатель вправе принять решение об удержании только не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Если зарплата за первый месяц выплачивается до этого срока, удержание из нее всей суммы аванса преждевременно и незаконно.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: ... для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой ... В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 137
Следовательно, удержание из зарплаты за первый месяц недопустимо, так как на момент выплаты этой зарплаты командировка еще не завершена, либо срок сдачи отчета не истек. Работодатель обязан сначала дождаться возвращения работника и представления авансового отчета, после чего произвести окончательный расчет. Если окажется, что работник израсходовал не все средства, он должен вернуть остаток; если же работник отказывается возвращать, то работодатель может удержать сумму в порядке ст. 137, но только из той зарплаты, которая будет выплачиваться после наступления срока возврата аванса, и при соблюдении месячного срока. Распределение удержания пропорционально дням в каждом месяце не требуется, поскольку удержание производится единовременно, но не из зарплаты за первый месяц, а из последующих выплат.
Отсутствие в положении о командировках правил об удержании не делает действия работодателя законными. Напротив, удержание без законного основания и до наступления срока возврата аванса нарушает ст. 137 ТК РФ. Если работодатель настаивает на единовременном удержании, это может быть оспорено в трудовой инспекции или суде. Дополнительно, ст. 167 ТК РФ гарантирует сохранение среднего заработка за дни командировки, что подчеркивает, что зарплата за эти дни выплачивается отдельно, а аванс на расходы — это самостоятельная подотчетная сумма, не подлежащая автоматическому вычету.
Таким образом, работодатель не вправе единовременно удерживать всю сумму аванса из зарплаты за первый месяц; такое удержание возможно только после окончания командировки и истечения срока сдачи авансового отчета, причем только если работник не вернет деньги добровольно и не будет оспаривать удержание. Закон не требует делить удержание по месяцам, но запрещает удерживать аванс до наступления срока его возврата.
