В описанной ситуации работника направляют в служебную командировку продолжительностью 15 дней, начиная с 25-го числа одного месяца. Таким образом, командировка захватывает два календарных месяца: часть дней (с 25-го по конец месяца) приходится на первый месяц, а оставшиеся дни — на следующий месяц. Работодатель выдает аванс на все 15 дней командировки, что соответствует общему правилу, установленному трудовым законодательством, согласно которому перед направлением в командировку работнику должен быть выдан аванс для покрытия расходов (суточные, проживание, проезд). Основная правовая проблема заключается в порядке последующего учета этого аванса при выплате заработной платы: работодатель уведомил работника, что вся сумма аванса будет «высчитана» (фактически — удержана или учтена) из зарплаты за первый месяц, то есть единовременно.
Юридически значимым здесь является следующее. Отношения сторон регулируются трудовым законодательством и локальными нормативными актами работодателя (в частности, Положением о командировках). Командировка носит длящийся характер, пересекающий границы расчетных периодов (месяцев). Аванс на командировку не является доходом работника и не подлежит налогообложению и страховым взносам, если он выдан в пределах норм; это целевая сумма, подлежащая авансовому отчету. После возвращения из командировки работник обязан в установленный срок (обычно три рабочих дня) представить авансовый отчет с подтверждающими документами. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам (неизрасходованный остаток возвращается работодателю, а перерасход возмещается работнику) производится после утверждения авансового отчета, а не до его сдачи.
В данной ситуации работодатель намерен произвести удержание (или зачет выданного аванса) за два месяца задним числом, причем из заработной платы только за первый месяц, до фактического завершения командировки и представления отчета по второй части дней. Это затрагивает право работника на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы за отработанное время. Суть спора сводится к квалификации действий работодателя: является ли такое единовременное удержание законным способом расчетов по зарплате или нарушением порядка начисления и выплаты заработной платы (статья 136 Трудового кодекса РФ), а также порядка расчетов по командировкам (статья 168 ТК РФ). Отсутствие в локальном акте (Положении о командировках) правил об удержании аванса из зарплаты не делает этот механизм автоматически незаконным, но заставляет проверить его на соответствие общим принципам трудового права и правилам исчисления среднего заработка за время командировки (статья 139 ТК РФ, Положение № 922). Юридически значимо также, как работодатель исчисляет средний заработок за дни командировки, приходящиеся на разные месяцы, и как учитывается выданный аванс при расчете зарплаты за эти месяцы.
Центральным вопросом в данной ситуации является правомерность единовременного удержания всей суммы выданного аванса на командировку из заработной платы за первый месяц, тогда как командировка захватывает часть следующего месяца. Для ответа необходимо последовательно применить нормы Трудового кодекса РФ, регулирующие как гарантии при командировках, так и основания и порядок удержаний из зарплаты.
Прежде всего, работодатель обязан выдать работнику аванс перед командировкой, чтобы покрыть предстоящие расходы. Сама выдача аванса не является удержанием из зарплаты, а представляет собой подотчетную сумму. В силу ст. 168 ТК РФ работодатель должен возместить работнику расходы по проезду, найму жилья, суточные и иные расходы. Конкретный порядок выдачи аванса и последующего отчета регулируется локальным актом, однако сам по себе аванс не может быть автоматически «удержан» из зарплаты до тех пор, пока работник не отчитается. В вашем положении о командировках сказано, что суточные и расходы на проживание считаются по дням — это означает, что возмещение должно соответствовать фактическому количеству дней в каждом из двух месяцев. Но это регулирует расчет при окончательном отчете, а не момент удержания.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 168
Однако главный вопрос — правомерность удержания аванса из зарплаты до того, как наступит срок его возврата. Здесь применяется ст. 137 ТК РФ, которая устанавливает исчерпывающий перечень случаев, когда работодатель вправе удерживать суммы из заработной платы. В числе этих случаев — удержание для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Ключевые условия: аванс должен быть именно не возвращен в установленный срок, и работник не оспаривает оснований и размеров. Если командировка началась 25-го числа и длится 15 дней, то ее окончание приходится на следующий месяц (примерно 8-9 число). Авансовый отчет обычно сдается в течение нескольких рабочих дней после возвращения. Таким образом, к моменту выплаты зарплаты за первый месяц (которая, как правило, производится в начале следующего месяца) срок возврата аванса еще не наступил, — а значит, аванс не может считаться «своевременно не возвращенным». Более того, работодатель вправе принять решение об удержании только не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Если зарплата за первый месяц выплачивается до этого срока, удержание из нее всей суммы аванса преждевременно и незаконно.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: ... для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой ... В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 137
Следовательно, удержание из зарплаты за первый месяц недопустимо, так как на момент выплаты этой зарплаты командировка еще не завершена, либо срок сдачи отчета не истек. Работодатель обязан сначала дождаться возвращения работника и представления авансового отчета, после чего произвести окончательный расчет. Если окажется, что работник израсходовал не все средства, он должен вернуть остаток; если же работник отказывается возвращать, то работодатель может удержать сумму в порядке ст. 137, но только из той зарплаты, которая будет выплачиваться после наступления срока возврата аванса, и при соблюдении месячного срока. Распределение удержания пропорционально дням в каждом месяце не требуется, поскольку удержание производится единовременно, но не из зарплаты за первый месяц, а из последующих выплат.
Отсутствие в положении о командировках правил об удержании не делает действия работодателя законными. Напротив, удержание без законного основания и до наступления срока возврата аванса нарушает ст. 137 ТК РФ. Если работодатель настаивает на единовременном удержании, это может быть оспорено в трудовой инспекции или суде. Дополнительно, ст. 167 ТК РФ гарантирует сохранение среднего заработка за дни командировки, что подчеркивает, что зарплата за эти дни выплачивается отдельно, а аванс на расходы — это самостоятельная подотчетная сумма, не подлежащая автоматическому вычету.
Таким образом, работодатель не вправе единовременно удерживать всю сумму аванса из зарплаты за первый месяц; такое удержание возможно только после окончания командировки и истечения срока сдачи авансового отчета, причем только если работник не вернет деньги добровольно и не будет оспаривать удержание. Закон не требует делить удержание по месяцам, но запрещает удерживать аванс до наступления срока его возврата.
