Неправильно начислили зарплату в 2024 году из-за ошибки в районном коэффициенте: как пересчитать отпускные после удержания излишне выплаченной суммы в июле 2025

Применимое право к описанной ситуации разбирается через анализ норм Трудового кодекса РФ, регулирующих удержания из заработной платы, порядок расчета среднего заработка и исправление ошибок в начислениях. Центральным вопросом является правомерность удержания излишне выплаченных отпускных, вызванных неправильным определением среднего заработка из-за ошибки в районном коэффициенте за сентябрь-октябрь 2024 года, а также необходимость перерасчета самого среднего заработка.

В силу ст. 137 ТК РФ удержание из заработной платы излишне выплаченной суммы вследствие ошибки в применении районного коэффициента (не счетная, а правоприменительная ошибка) допускается только в ограниченных случаях. Ключевое ограничение: заработная плата, излишне выплаченная работнику при неправильном применении трудового законодательства, не может быть с него взыскана, если только это не является следствием счетной (арифметической) ошибки. Поскольку ошибка в коэффициенте — это не счетная, а нормативная ошибка, удержание такой суммы в июле 2025 года (когда она уже была выплачена в 2024 году) противоречит данной норме. Более того, даже если бы речь шла о счетной ошибке, установлен месячный срок для принятия решения об удержании со дня окончания срока возврата неправильно исчисленных выплат. Фактическое удержание произведено почти через год после выплаты ошибочной зарплаты, что также нарушает требование ст. 137.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: ... для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок... Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; ... В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работни
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 137

Даже если допустить, что удержание излишне выплаченной зарплаты за 2024 год было произведено с нарушением ст. 137, необходимо оценить правомерность повторного удержания уже излишне выплаченных отпускных, которое требуют ревизоры. Здесь также применяется ст. 137 — излишне выплаченные отпускные (как часть среднего заработка) считаются излишне выплаченной заработной платой, и их возврат без согласия работника возможен только при счетной ошибке или если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое. Ошибка в расчете среднего заработка из-за некорректной базы (использование неисправленной зарплаты за 2024 год) — это не счетная, а методологическая ошибка, поэтому удержать отпускные по инициативе работодателя без согласия работника нельзя.

Отдельно ст. 138 ТК РФ устанавливает лимит удержаний при каждой выплате заработной платы — не более 20% (в некоторых случаях до 50%). Если работодатель уже произвел удержание излишне выплаченной зарплаты в июле 2025 года из той же выплаты (отпускных или зарплаты за июль), то совокупный размер удержаний не должен превышать 20%. Факт удержания в июле 2025 года, вероятно, уже исчерпал этот лимит, что делает дополнительное удержание (по требованию ревизоров) или даже само первоначальное удержание незаконным при превышении порога.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы. Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 проце
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 138

Теперь о порядке исправления ошибки в расчете среднего заработка. Согласно ст. 139 ТК РФ, средний заработок для оплаты отпуска исчисляется исходя из фактически начисленной заработной платы за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Поскольку за сентябрь-октябрь 2024 года заработная плата была начислена с завышенным районным коэффициентом, эта сумма не соответствует действительности. Следовательно, база для расчета среднего заработка — «фактически начисленная заработная плата» — должна быть исправлена путем сторнирования излишне начисленных сумм. После исправления бухгалтерского учета за 2024 год «фактически начисленной» будет считаться исправленная (уменьшенная) сумма. Поэтому работодатель обязан пересчитать отпускные за июль 2025 года с учетом исправленной зарплаты за сентябрь-октябрь 2024 года, а не оставлять ошибку для корректировки будущих отпусков. Утверждение работника, что записку-расчет не переделывают, ошибочно: законодательство требует перерасчета среднего заработка при обнаружении ошибок в расчетном периоде.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 139

Таким образом, правильный порядок действий: сначала исправить начисление зарплаты за сентябрь-октябрь 2024 года (уменьшить на сумму излишне начисленного районного коэффициента). Затем произвести перерасчет среднего заработка для отпуска июля 2025 года, определив сумму излишне выплаченных отпускных. После этого работодатель вправе предложить работнику добровольно вернуть переплату или, при отсутствии возражений, удержать ее с соблюдением лимитов ст. 138 и с учетом того, что удержание возможно только при согласии работника, так как ошибка не является счетной. Если работник отказывается, взыскание возможно только в судебном порядке. Корректировка базы для будущих отпусков (когда январь 2025 войдет в расчет) сама по себе не исправляет уже допущенную переплату, но может быть дополнительным механизмом, если работодатель решит не пересчитывать прошлый отпуск, а учесть исправленную зарплату в будущих расчетах — однако такой подход не соответствует требованиям ст. 139 о необходимости использования фактически начисленных (т.е. правильных) сумм за каждый месяц расчетного периода. Ревизоры правы в том, что перерасчет отпускных за июль 2025 года необходим, но неправы, полагая, что удержание можно произвести принудительно без соблюдения условий ст. 137.