Могут ли при увольнении удержать всю подотчётную сумму по командировке, если часть чеков и авансовый отчёт не сданы из-за больничного?

Правомерно ли удержать из расчёта при увольнении всю подотчётную командировочную сумму

Удержания из заработной платы допустимы только в случаях, прямо названных в ТК РФ и федеральных законах. Для командировочного аванса закон делает исключение, но только для той его части, которая действительно осталась неизрасходованной и своевременно не возвращена:

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
— ст. 137 ТК РФ

Из этой нормы прямо следует, что правовым основанием для удержания служит не сам факт выдачи аванса, а наличие у работника задолженности — неизрасходованного остатка. Ту часть аванса, которая израсходована на билеты и гостиницу, работник работодателю не «задолжал» — эти суммы считаются использованными по назначению (см. блок 2). Требование бухгалтерии удержать всю подотчётную сумму без учёта фактически произведённых и документально подтверждаемых расходов противоречит абзацу третьему ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

Второе ограничение — процедурное. Работодатель вправе принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, и при условии, если работник не оспаривает основания и размеры удержания:

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
— ст. 137 ТК РФ

Если вы возражаете против удержания (а вы как раз возражаете), то условие применения ч. 2 ст. 137 ТК РФ не выполнено — удержать «по распоряжению» работодатель не вправе, спор переносится в суд (см. блок 5). При этом срок для возврата аванса (3 рабочих дня по возвращении из командировки, п. 23 Положения) в вашем случае исчисляется с даты фактического возвращения, а не с даты, когда вы заболели за границей или в командировке.

Вывод: удержать из расчёта при увольнении работодатель может только неизрасходованный остаток аванса, который работник обязан был вернуть, но не вернул; всю подотчётную сумму целиком удерживать нельзя. Кроме того, если вы оспариваете основания и размер удержания, внесудебное удержание по ст. 137 ТК РФ недопустимо.

Что считается «неизрасходованным» авансом: расходы на билеты и гостиницу возмещаются работнику

Работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные согласованные расходы:

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
— ст. 168 ТК РФ

Эта обязанность прямо закреплена в ТК РФ, а обязательность возмещения этих затрат подкреплена нормой-гарантией:

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Направление инвалидов в служебные командировки допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. (Дополнение частью - Федеральный закон от 19.11.2021 № 372-ФЗ)
— ст. 167 ТК РФ

Это означает, что если вы потратили часть аванса на билеты и гостиницу, то соответствующая сумма не является вашим долгом — она представляет собой состоявшийся командировочный расход, подлежащий возмещению. Удержанию может подлежать лишь разница между выданным авансом и суммой подтверждённых и признаваемых расходов.

Это подкрепляется п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки: возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведённые с разрешения или ведома руководителя:

Работникам возмещаются расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководителя организации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации. Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 15 настоящего Положения. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем командирующей организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
— п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501

Отдельно важен вопрос о вашей болезни в командировке. Положение прямо предусматривает, что при временной нетрудоспособности командированного работника ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не может приступить к заданию или вернуться домой:

Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
— п. 22 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501

Это означает, что расходы на проживание за период болезни в командировке и суточные за эти дни — не «лишние» траты, а законно возмещаемые суммы. Даже если вы не успели сдать отчёт, а заболели, расходы на жильё (кроме стационарного лечения) и суточные за период нетрудоспособности подлежат возмещению, что лишь сокращает вашу возможную задолженность.

Вывод: поскольку ТК РФ (ст. 168) и Положение (п. 9) обязывают работодателя возмещать расходы по проезду и найму жилья, а п. 22 Положения — ещё и расходы на жильё и суточные за период болезни, эти подтверждённые суммы не могут быть квалифицированы как неизрасходованный аванс и удержанию не подлежат. Долгом (а значит, предметом удержания по ст. 137 ТК РФ) может быть только неподтверждённый и не признанный расход документами остаток.

Ограничение размера удержания из расчёта при увольнении

Даже если работодатель правомерно удерживает часть суммы, размер удержания ограничен законом — при каждой выплате не более 20 %, а в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами, — не более 50 %:

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.
— ст. 138 ТК РФ

Поскольку сама норма устанавливает этот предел применительно к удержаниям из заработной платы, а расчёт при увольнении является такой же выплатой заработной платы, списать всю подотчётную сумму «одним разом» из расчёта нельзя — удержание ограничено названными в ст. 138 ТК РФ 20 % (по общему правилу) от причитающейся вам суммы. Превышение лимита допустимо только в прямо перечисленных в самой статье случаях (исполнительные документы, возмещение вреда и т.п.), к удержанию командировочного аванса не относящихся.

Вывод: удержание из расчёта при увольнении по общему правилу не может превышать 20 % причитающейся вам суммы; списание всей подотчётной суммы «в счёт расчёта» не соответствует ст. 138 ТК РФ.

Порядок взыскания: согласие работника или суд

Если работодатель считает, что вы причинили ущерб (не вернули аванс), он обязан соблюсти порядок взыскания по ст. 248 ТК РФ. Взыскание суммы, не превышающей среднего месячного заработка, — по распоряжению работодателя в месячный срок; если работник не согласен добровольно возместить ущерб либо сумма превышает среднемесячный заработок — только через суд:

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.
— ст. 248 ТК РФ

Для вашей ситуации это ключевое: вы не согласны с удержанием — значит, работодатель не может взыскать спорную сумму «автоматически» из расчёта при увольнении. Он должен либо получить ваше письменное согласие, либо идти в суд с иском о возмещении ущерба. При этом удержание аванса из расчёта при увольнении происходит по тем же правилам, что и взыскание ущерба; произвольное удержание суммы больше среднемесячного заработка без суда недопустимо. У вас как работника есть право обжаловать действия работодателя в суд при несоблюдении порядка взыскания.

Вывод: при вашем несогласии работодатель может взыскать подотчётную сумму только в судебном порядке; при сумме больше среднемесячного заработка — тоже исключительно через суд. Удержание из расчёта при увольнении без вашего согласия и без суда неправомерно.

Куда и в какие сроки обращаться, если удержание уже произведено

Спор об удержании из расчёта при увольнении — индивидуальный трудовой спор. Работник вправе обратиться в суд, минуя комиссию по трудовым спорам:

В судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям работника, работодателя или профессионального союза, защищающего интересы работника, когда они не согласны с решением комиссии по трудовым спорам либо когда работник обращается в суд, минуя комиссию по трудовым спорам, а также по заявлению прокурора, если решение комиссии по трудовым спорам не соответствует трудовому законодательству и иным актам, содержащим нормы трудового права. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Непосредственно в судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям: работника - о восстановлении на работе независимо от оснований прекращения трудового договора, об изменении даты и формулировки причины увольнения, о переводе на другую работу, об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы, о неправомерных действиях (бездействии) работодателя при обработке и защите персональных данных работника , о компенсации морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями (бездействием) работодателя ; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 05.04.2021 № 74-ФЗ) работодателя - о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, если иное не предусмотрено федеральными законами. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Непосредственно в судах рассматриваются также индивидуальные трудовые споры: об отказе в приеме на работу;
— ч. 1 ст. 391 ТК РФ

По требованию о невыплаченных при увольнении суммах действует более длительный срок — один год со дня установленного срока выплаты:

За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.
— ч. 2 ст. 392 ТК РФ

По месту рассмотрения: иски о восстановлении трудовых прав, в том числе связанные с выплатами, могут предъявляться и по месту жительства работника:

Иски о восстановлении трудовых и пенсионных прав, а также иски, связанные с социальными выплатами и льготами, могут предъявляться также в суд по месту жительства истца. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ ) (В редакции Федерального закона от 12.06.2024 № 135-ФЗ ) 7. Иски о защите прав потребителей могут быть предъявлены также в суд по месту жительства или месту пребывания истца либо по месту заключения или месту исполнения договора , за исключением случаев, предусмотренных частью четвертой статьи 30 настоящего Кодекса . (В редакции Федерального закона от 18.07.2019 № 191-ФЗ ) 8. Иски о возмещении убытков, причиненных столкновением судов, взыскании заработной платы и других сумм, причитающихся членам экипажа судна за работу на борту судна, расходов на репатриацию и взносов на социальное страхование, взыскании вознаграждения за оказание помощи и спасание на море могут предъявляться также в суд по месту нахождения судна ответчика или порта приписки судна. (В редакции Федерального закона от 06.02.2012 № 4-ФЗ ) 9. Иски, вытекающие из договоров, в том числе трудовых, в которых указано место их исполнения, могут быть предъявлены также в суд по месту исполнения такого договора. (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ ) 10. Выбор между несколькими судами, которым согласно настоящей статье подсудно дело, принадлежит истцу.
— ч. 6.3 ст. 29 ГПК РФ

То есть вы не привязаны к месту нахождения работодателя — иск можно подать в суд по своему месту жительства, что удобно.

Вывод: обратиться за защитой нужно в районный суд; по спорам о невыплаченных при увольнении суммах срок составляет один год со дня установленного срока выплаты, иск можно подать по месту своего жительства. Одновременно можно подать жалобу в государственную инспекцию труда.

Денежные последствия незаконного удержания для работодателя

Если удержание незаконно, работодатель обязан вернуть удержанное с процентами (денежной компенсацией) не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки — начиная со дня, следующего за днём, когда сумма должна была быть выплачена при увольнении:

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ст. 236 ТК РФ

Обязанность выплатить эту компенсацию возникает независимо от вины работодателя. Дополнительно вы вправе требовать компенсации морального вреда:

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ст. 237 ТК РФ

Размер морального вреда определяется судом и не зависит от размера имущественного ущерба. Кроме того, незаконная невыплата (удержание) сумм при увольнении образует состав административного правонарушения:

Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, - (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 221-ФЗ ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
— ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Вывод: при незаконном удержании вы вправе взыскать удержанную сумму, проценты по ст. 236 ТК РФ от каждого дня просрочки и компенсацию морального вреда по ст. 237 ТК РФ; действия работодателя также могут повлечь административный штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.