Спор с работником: требует изменить дату приема на работу в трудовой книжке, чтобы не было перерыва в стаже

Чем определяется дата приёма на работу и что должно быть записано в трудовой книжке

Дата приёма на работу не определяется желанием работника «убрать перерыв» — она производна от заключённого трудового договора и изданного на его основании приказа. Трудовой договор по общему правилу вступает в силу со дня его подписания либо (при фактическом допуске) со дня допуска к работе:

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя.
— ч. 1 ст. 61 ТК РФ

Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ о приёме должен ему соответствовать:

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
— ч. 1 ст. 68 ТК РФ

Именно дата приёма по приказу переносится в графу 2 трудовой книжки, а в графу 4 — реквизиты этого приказа:

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
— п. 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021

Для вашей ситуации это означает: если трудовой договор о приёме на должность сторожа и приказ о приёме датированы 25 мая 2022 года и работник фактически приступил к работе 25 мая, то запись от 25 мая соответствует действительности и обязанности что-либо менять у работодателя нет. Требование работника внести дату «24 мая» задним числом не основано на законе: дату приёма нельзя изменить только потому, что работнику так удобнее «закрыть» перерыв, — для этого нет ни документа (приказа от 24 мая), ни фактического допуска к работе в этот день.

Вывод: дата приёма в трудовой книжке должна соответствовать дате приказа о приёме на работу и фактическому началу работы. Если работник 24 мая не работал и приказ о приёме датирован 25 мая, запись «25 мая» правильна, а менять её на «24 мая» работодатель не обязан.

Имеет ли однодневный «перерыв» правовое значение для стажа (довод работника о «перерыве стажа»)

Довод работника о том, что из-за перерыва «идёт перерыв стажа», основан на устаревшем и утратившем юридическое значение понятии «непрерывного трудового стажа». Современное законодательство для назначения пенсии и пособий оперирует страховым стажем, который исчисляется суммарно в календарном порядке, а не как непрерывный.

Для страхового стажа при назначении пенсии:

Исчисление страхового стажа производится в календарном порядке , за исключением случая, предусмотренного частью 10 настоящей статьи . В случае совпадения по времени периодов, предусмотренных статьями 11 и 12 настоящего Федерального закона, при исчислении страхового стажа учитывается один из таких периодов по выбору лица, обратившегося за установлением страховой пенсии.
— ч. 1 ст. 13 ФЗ-400 «О страховых пенсиях»

Для страхового стажа при определении размера пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам стаж формируется из периодов работы по трудовому договору, а исчисление также ведётся календарно, без требования непрерывности:

В страховой стаж для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (страховой стаж) включаются периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. 1 1 . В страховой стаж наравне с периодами работы и (или) иной деятельности, которые предусмотрены частью 1 настоящей статьи, засчитываются периоды прохождения военной службы, иной службы, предусмотренной Законом Российской Федерации от 12 февраля 1993 года № 4468-I "О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, войсках национальной гвардии Российской Федерации, органах принудительного исполнения Российской Федерации, и их семей" , период пребывания в добровольческом формировании, предусмотренном Федеральным законом от 31 мая 1996 года № 61-ФЗ "Об обороне" . (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.07.2009 № 213-ФЗ) (В редакции федеральных законов от 27.12.2018 № 536-ФЗ, от 01.10.2019 № 328-ФЗ, от 03.04.2023 № 98-ФЗ, от 25.12.2023 № 639-ФЗ) 1 2 .
— ст. 16 ФЗ-255, п. 1, 2

Это означает для вашей ситуации: страховой стаж работника не «обнуляется» и не «прерывается» из-за того, что 24 мая он не работал. Периоды работы по обоим договорам (машинист-кочегар до 23 мая и сторож с 25 мая) суммируются, а один нерабочий день между ними просто не включается в стаж, не разрывая его. Таким образом, у требования работника об изменении даты нет никакого правового основания с точки зрения пенсии и пособий — перерыв в один день на страховой стаж не влияет.

Вывод: понятие «перерыв стажа», на которое ссылается работник, к современному страховому стажу неприменимо: стаж суммируется календарно, а однодневный нерабочий промежуток не влечёт утраты ранее накопленного стажа.

Ветка фактического допуска к работе: когда дата «24 мая» могла бы быть законной

Единственный случай, когда в записи могла бы фигурировать более ранняя дата (в том числе 24 мая), — если работник фактически приступил к исполнению обязанностей сторожа 24 мая с ведома или по поручению работодателя. В этом случае трудовой договор считается заключённым со дня фактического допуска к работе:

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе
— ч. 2 ст. 67 ТК РФ

А день начала работы определяется договором; если день не определён — работник приступает на следующий рабочий день после вступления договора в силу:

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.
— ч. 2, 3 ст. 61 ТК РФ

Применение к вашей ситуации: если бы работник действительно вышел на смену сторожа 24 мая (например, принял объект под охрану с 24-го числа) и это подтверждалось бы документально (табель учёта рабочего времени, график смен, докладная о приёме объекта), то датой начала работы следовало бы считать 24 мая, а запись от 25 мая была бы неточной и подлежала исправлению. Но по вашему описанию 24 мая работник не работал — следовательно, оснований для даты «24 мая» нет.

Вывод: дата «24 мая» могла бы быть правомерной лишь при документально подтверждённом фактическом допуске работника к работе в этот день. При отсутствии такого факта запись «25 мая» корректна, а её изменение на «24 мая» означало бы внесение заведомо недостоверных сведений.

Риски работодателя при внесении недостоверной даты и порядок исправления записей

Изменение даты приёма на более раннюю при фактическом отсутствии работы в этот день означает внесение в трудовую книжку и в сведения о трудовой деятельности заведомо недостоверной информации. Правила ведения трудовых книжек запрещают произвольное зачёркивание и изменение записей; недействительной запись признаётся только в установленных случаях:

В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.
— п. 12 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021

В отношении сведений о трудовой деятельности (электронных) исправление возможно, но только если сведения действительно неверны или неполны, — и именно по заявлению работника работодатель обязан исправить неверные сведения:

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их
— ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ

Норма ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ направлена на исправление ошибочных сведений, а не на их подгонку под желаемую дату. Если работник фактически не работал 24 мая, то дата «25 мая» не является неверной, и обязанности исправлять её у работодателя нет.

Напротив, внесение недостоверной даты задним числом является нарушением трудового законодательства и порядка ведения трудовых книжек, что образует состав административного правонарушения:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Применение к вашей ситуации: у работодателя есть все основания отказать работнику. Отказ можно оформить письменно со ссылкой на то, что дата приёма определена трудовым договором и приказом, соответствует фактическому началу работы и не является ошибочной. Если бы возникла реальная ошибка, исправление оформлялось бы на основании подтверждающих документов, а не путём зачёркивания.

Вывод: работодатель не только не обязан, но и не вправе менять дату приёма на «24 мая» без подтверждающих документов о работе в этот день: такое исправление было бы внесением недостоверных сведений и влекло бы административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Отказ в удовлетворении требования работника правомерен.

Что делать работодателю: рекомендуемые действия и перспектива спора

Работник вправе защищать свои интересы в суде в пределах установленных сроков, о чём он может быть осведомлён, но это не делает его требование обоснованным:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Практические шаги для работодателя:

1. Проверьте документы приёма. Сверьте дату в трудовом договоре, приказе о приёме и табеле учёта рабочего времени за 23–25 мая 2022 года. Если везде стоит 25 мая и факта выхода на работу 24 мая нет — запись достоверна.

2. Дайте письменный мотивированный ответ работнику. Разъясните, что дата приёма определена договором и приказом, соответствует фактическому началу работы, а «перерыв стажа» в действующем законодательстве не предусмотрен (страховой стаж суммируется календарно). Отказ оформите письменно, чтобы зафиксировать позицию.

3. Не вносите изменения задним числом. Если возникнет спор, работодатель вправе доказывать достоверность записи документами приёма (договор, приказ, табель) — это его защита.

4. Проверьте локальные акты на предмет привязки доплат к «непрерывному стажу». Если у работодателя есть локальный акт о надбавках за непрерывный стаж именно в данной организации, однодневный перерыв может по таким актам учитываться — в этом случае вопрос решается локальным регулированием, а не изменением записи в трудовой книжке. По общему же правилу федерального законодательства (пенсия, пособия) перерыв значения не имеет.

Вывод: работодателю следует письменно и мотивированно отказать в изменении даты, не вносить недостоверных записей и опираться на документы приёма (трудовой договор, приказ, табель) как на доказательства корректности даты «25 мая». В случае обращения работника в суд оснований для удовлетворения его требования при подтверждённом отсутствии работы 24 мая нет: споры по таким требованиям рассматриваются судом с учётом ст. 392 ТК РФ, а требование о внесении даты задним числом не основано на нормах ТК РФ и Порядка № 320н.