Иконка поиска
Логотип Все адвокаты
Вопрос
Незаконные увольнения

Отдел кадров требует копию трудового договора при увольнении по собственному желанию: законно ли это?

Краткий ответ

Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут

Рекомендуемые действия

  1. 1
    Направьте работодателю письменное заявление о незаконности требования и об оформлении увольнения, оставив отметку о принятии на своем экземпляре.descriptionЗаявление работодателю о незаконности требования предоставить копию трудового договора и об оформлении увольнения по собственному желанию (свободная форма)
  2. 2
    Прекратите работу по истечении срока предупреждения, даже если увольнение не оформлено.
  3. 3
    Подайте жалобу в Государственную инспекцию труда и прокуратуру на незаконное требование и задержку увольнения.descriptionЖалоба в Государственную инспекцию труда (свободная форма)
  4. 4
    Обратитесь в суд с иском об обязании оформить увольнение, выдать трудовую книжку и взыскать расчет с процентами.
  5. 5
    Заявите в иске требование о компенсации морального вреда за неправомерные действия работодателя.
  6. 6
    Соблюдайте сроки обращения в суд: 1 месяц по спору об увольнении, 1 год — о невыплате сумм.

Документы и доказательства

  • Ваш экземпляр трудового договора — для личного хранения, не передавайте его в отдел кадров.
  • Письменное заявление работодателю о выдаче копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).
  • Копия заявления об увольнении по собственному желанию с отметкой о принятии.
  • Если отдел кадров дал письменный отказ: Письменный отказ отдела кадров в оформлении увольнения (при наличии) — доказательство нарушения.
  • Расчетный лист и документы о выплатах — для фиксации сумм при окончательном расчете.
  • Жалоба в ГИТ и/или прокуратуру на незаконное требование и задержку увольнения.

  • Срочно: первые шаги

    • Подайте письменное заявление об увольнении с отметкой о принятии, сославшись на ч. 1 ст. 67 ТК РФ.
    • Зафиксируйте отказ оформить увольнение и выдать трудовую книжку письменно, с подписью ответственного лица.
    • При задержке расчета и документов — немедленно обращайтесь в ГИТ и прокуратуру.
    • Помните: срок обращения в суд по спору об увольнении — 1 месяц, не пропустите его.

  • Чего не делать

    • Не приносите копию трудового договора: закон этого не требует, а обязанность хранить свой экземпляр лежит на работодателе.
    • Не соглашайтесь на перенос даты увольнения из-за отсутствия копии договора — это не законное основание.
    • Не подписывайте документы задним числом и не пишите объяснительные о «потере» вашего экземпляра договора.
    • Не угрожайте и не конфликтуйте с отделом кадров — фиксируйте их требование письменно, если возможно.
    • Не пропускайте срок обращения в суд по спору об увольнении — он составляет один месяц.

  • Когда нужен адвокат

    • Требование отдела кадров незаконно: работодатель обязан хранить свой экземпляр договора (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
    • Вы вправе отказаться предоставлять копию: перечень требуемых документов закрыт (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).
    • Адвокат нужен, если работодатель отказывается оформлять увольнение и выдать трудовую книжку в последний день работы.
    • Обращайтесь к юристу для взыскания процентов за задержку выплат (ст. 236 ТК РФ) и морального вреда (ст. 237 ТК РФ).
    • Помощь адвоката обязательна при пропуске срока: 1 месяц по спорам об увольнении, 1 год — о невыплате сумм (ст. 392 ТК РФ).
    • Юрист подготовит иск в суд, если потребуется обжаловать бездействие работодателя и взыскать неполученный заработок (ст. 234 ТК РФ).

Столкнулись с похожей ситуацией?

Подробно опишите детали, и Нейроадвокат подберёт решение

Развёрнутый ответ Нейроадвоката

Работник подал заявление об увольнении по собственному желанию; заявление согласовано директором, начальником участка и главным инженером. Отдел кадров обусловливает оформление увольнения представлением работником копии его экземпляра трудового договора, ссылаясь на отсутствие такой копии у работодателя. Работник располагает только своим экземпляром договора. Из этого следует, что работодатель ставит завершение процедуры увольнения в зависимость от исполнения работником обязанности, не предусмотренной трудовым законодательством, при том что обязанность хранить экземпляр договора возложена на самого работодателя.

Затронутые правоотношения:

  • Отношения по оформлению и хранению трудового договора — затронуты, поскольку трудовой договор заключается в двух экземплярах, один из которых остаётся у работодателя; это исключает правомерность требования к работнику восполнять отсутствующий у работодателя экземпляр.
  • Отношения по прекращению трудового договора — затронуты, поскольку увольнение оформляется приказом работодателя на основании заявления работника, а не представления работником копии договора; необоснованное требование кадров создаёт искусственное препятствие для завершения процедуры.
  • Отношения по окончательному расчёту и выдаче документов при увольнении — затронуты, поскольку по истечении срока предупреждения работник вправе прекратить работу, а работодатель обязан выдать трудовую книжку и произвести расчёт в день увольнения; затягивание этих действий влечёт материальную ответственность работодателя.
  • Отношения по защите трудовых прав работника — затронуты, поскольку неправомерное требование кадров и возможный отказ в оформлении увольнения дают работнику право на административно-правовую и судебную защиту.

Юридически значимые обстоятельства:

  • Трудовой договор заключён в письменной форме, и у работодателя должен храниться его собственный экземпляр.
  • Заявление об увольнении по собственному желанию подано и согласовано уполномоченными лицами работодателя.
  • Отдел кадров требует от работника копию его экземпляра договора, то есть возлагает на работника обязанность, не установленную законом.
  • Отсутствие у работодателя копии договора не входит в перечень оснований, препятствующих изданию приказа об увольнении.
  • По истечении срока предупреждения у работодателя возникает обязанность оформить увольнение, выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчёт.
  • Неисполнение этой обязанности влечёт проценты за задержку выплат, возмещение не полученного заработка при задержке выдачи трудовой книжки и компенсацию морального вреда.

Обязан ли работодатель хранить собственный экземпляр трудового договора и вправе ли он требовать его копию у работника

Работодатель по закону обязан хранить свой экземпляр трудового договора — договор составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику, а второй остаётся у работодателя:

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
— ч. 1 ст. 67 ТК РФ

Из этого следует, что требование отдела кадров, чтобы работник принёс копию своего экземпляра «для оформления увольнения», юридически необоснованно: у работодателя по закону уже должен быть свой экземпляр. Более того, трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника передавать или предоставлять работодателю копию договора ни при приёме на работу, ни при увольнении. Перечень документов, которые работодатель вправе требовать от гражданина, закрыт законом:

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
— ч. 3 ст. 65 ТК РФ

Роли здесь прямо противоположны: не работник обязан отдавать работодателю копии документов, а работодатель обязан по заявлению работника безвозмездно и в трёхдневный срок выдавать ему копии документов, связанных с работой (приказ о приёме, об увольнении, справки и др.):

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11.
— ч. 1 ст. 62 ТК РФ

Вывод: законно отказаться от требования принести копию трудового договора — работодатель обязан хранить собственный экземпляр (ч. 1 ст. 67 ТК РФ), а обязанности работника предоставлять работодателю такую копию ни закон, ни закрытый перечень документов (ч. 3 ст. 65 ТК РФ) не устанавливают. Напротив, именно работодатель обязан по заявлению работника выдавать ему копии документов (ст. 62 ТК РФ).

Является ли отсутствие копии договора у работодателя препятствием для увольнения и расчёта

Увольнение по собственному желанию оформляется приказом работодателя на основании письменного заявления работника — наличие у работодателя копии договора для издания приказа не требуется:

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
— ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ

Заявление уже подписано директором, начальником участка и главным инженером — то есть воля работника на расторжение договора зафиксирована и согласована. По истечении срока предупреждения работник вправе прекратить работу, а работодатель обязан выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчёт в день увольнения:

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя, выдать другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.
— ч. 5 ст. 80 ТК РФ

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
— ч. 1 ст. 140 ТК РФ

Отказ оформить увольнение «до принесения копии договора» — это затягивание работодателем увольнения и расчёта по обстоятельству, в котором виновен сам работодатель (не сохранил/не требует хранить свой экземпляр по ст. 67 ТК РФ). Такое затягивание влечёт для работодателя материальную ответственность: проценты за каждый день задержки выплат при увольнении (ст. 236) и возмещение не полученного заработка при задержке выдачи трудовой книжки (ст. 234):

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно.
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— абз. 4 ч. 1 ст. 234 ТК РФ

Помимо имущественной ответственности, неправомерные действия работодателя дают работнику право на компенсацию морального вреда, определяемую судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба:

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ч. 1–2 ст. 237 ТК РФ

Вывод: отсутствие у работодателя копии договора не является законным препятствием для увольнения: прекращение трудового договора оформляется приказом (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ), а по истечении срока предупреждения работник вправе прекратить работу, получив трудовую книжку и окончательный расчёт (ч. 5 ст. 80, ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Затягивание этого процесса работодателем влечёт для него проценты по ст. 236 ТК РФ, возмещение ущерба по ст. 234 ТК РФ и моральный вред по ст. 237 ТК РФ.

Административная ответственность работодателя и порядок защиты прав работника при отказе в оформлении увольнения

Действия отдела кадров, добавляющие к процедуре законно не установленное требование и тем самым затягивающие оформление увольнения и расчёта, — это нарушение трудового законодательства, которое влечёт административную ответственность:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Если работодатель после истечения срока предупреждения всё же не оформляет увольнение, не выдаёт трудовую книжку и не проводит расчёт, работник вправе защищать свои права: жалоба в Государственную инспекцию труда и/или прокуратуру (по факту нарушения ст. 5.27 КоАП РФ и задержки расчёта — ст. 140 ТК РФ), а также иск в суд. Срок исковой давности по спорам об увольнении — один месяц; по спорам о невыплате причитающихся при увольнении сумм — до одного года:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Вывод: требование кадров принести копию договора не основано на законе — это возложение на работника несуществующей обязанности, являющееся нарушением трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Рекомендуется: (1) письменно подтвердить, что свой экземпляр обязан хранить работодатель (ст. 67 ТК РФ), и потребовать оформить увольнение и расчёт в установленные сроки; (2) при отказе — жалоба в ГИТ/прокуратуру и суд (иск о признании бездействия нарушающим права, об обязании оформить увольнение, выдать трудовую книжку и взыскать расчёт с процентами по ст. 236 ТК РФ). Сроки обращения в суд — по ч. 1 ст. 392 ТК РФ (1 месяц по спорам об увольнении, 1 год по невыплатам).

Требование отдела кадров принести копию вашего трудового договора незаконно — работодатель обязан хранить свой экземпляр, и его отсутствие не может препятствовать оформлению увольнения.

Работодатель по закону обязан иметь собственный экземпляр трудового договора: договор составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику, а второй хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Требовать от вас копию договора работодатель не вправе — перечень документов, которые он может запрашивать у работника, является закрытым и не включает трудовой договор (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). Более того, именно работодатель обязан по вашему письменному заявлению выдавать вам копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), а не наоборот.

Отсутствие у отдела кадров копии договора не является законным препятствием для увольнения. Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ), для издания которого копия договора не требуется. По истечении срока предупреждения вы вправе прекратить работу, а работодатель обязан в последний рабочий день выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчёт (ч. 5 ст. 80 ТК РФ). Все причитающиеся суммы выплачиваются в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).

Если работодатель затягивает оформление увольнения и расчёт, он несёт материальную ответственность: проценты за каждый день задержки выплат в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ (ч. 1 ст. 236 ТК РФ), возмещение не полученного заработка при задержке выдачи трудовой книжки (абз. 4 ч. 1 ст. 234 ТК РФ), а также компенсацию морального вреда (ч. 1–2 ст. 237 ТК РФ). Кроме того, нарушение трудового законодательства влечёт административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пошаговые действия

  1. Письменно зафиксируйте свою позицию. Направьте работодателю письменное заявление (в двух экземплярах, на вашем — отметка о принятии) со ссылкой на ч. 1 ст. 67 ТК РФ: у работодателя должен храниться собственный экземпляр договора, а требование предоставить копию с вашей стороны законом не предусмотрено. Потребуйте оформить увольнение и произвести расчёт в установленный срок.

  2. Прекратите работу по истечении срока предупреждения. Согласно ч. 5 ст. 80 ТК РФ, вы вправе прекратить работу в последний день срока предупреждения, независимо от того, оформил ли работодатель увольнение.

  3. Если увольнение не оформлено и расчёт не произведён — подайте жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) и/или прокуратуру. Укажите на нарушение ст. 84.1, 140 ТК РФ и на незаконное требование, не предусмотренное ст. 65 ТК РФ. Это основание для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  4. Обратитесь в суд с иском. Требования: признать бездействие работодателя нарушающим ваши права, обязать оформить увольнение, выдать трудовую книжку, взыскать причитающиеся суммы с процентами по ст. 236 ТК РФ, а также компенсацию морального вреда по ст. 237 ТК РФ. Срок обращения в суд по спорам об увольнении — 1 месяц со дня вручения копии приказа об увольнении, по спорам о невыплате причитающихся сумм — 1 год (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).