Работодатель требует бумажную трудовую книжку при наличии электронной: законно ли требование восстановить бумагу или отказаться от стажа

Вправе ли работодатель требовать бумажную трудовую книжку, если записи ведутся в электронных сведениях о трудовой деятельности

Закон прямо разрешает работнику при заключении трудового договора предъявить вместо бумажной трудовой книжки именно сведения о трудовой деятельности — эти две формы перечислены как равнозначные через «и (или)»:

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; (В редакции Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
— абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ

Для вашей ситуации важно, что предъявление трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности — альтернатива, а не требование предоставить оба документа разом: кандидат вправе остановиться на одном из них. Это же подтверждает правило ст. 66.1 ТК РФ:

В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности: у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя); в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом; в Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
— ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ

Значит, работодатель не вправе настаивать на бумажной книжке, если вы предоставили полные сведения о трудовой деятельности (выписку СТД-Р / сведения из ИЛС). Ключевой вопрос лишь в том, ведутся ли вообще на вас записи о стаже в электронной форме с переходом на них, что удостоверяется фактом, зафиксированным переходными положениями:

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации . Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации
— ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019

Из приведённого правила следует: если вы не подавали работодателю письменное заявление о продолжении ведения на вас бумажной трудовой книжки, то законного основания вести её не было — при этом прекращение ведения бумажной книжки и переход на электронные сведения происходит тогда, когда работник выбрал вариант «сведения о трудовой деятельности». Если же на вашей прошлой работе вам заявили «бумага больше не нужна» без вашего письменного заявления — это было нарушением со стороны прежнего работодателя, и тогда бумажная книжка законно должна была продолжать вестись на вас и быть передана вам при увольнении.

Отдельная, более выгодная для вас ветка: лица, у которых бумажная трудовая книжка вообще не ведётся или не оформлялась вовсе (в том числе впервые поступившие на работу после 31.12.2020 и те, кто подал заявление о переходе на электронные сведения), представляют при приёме именно сведения о трудовой деятельности. Для впервые трудоустроенных после 31.12.2020 бумажная книжка не оформляется принципиально:

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации , а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются
— ч. 8 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019

Если же вы имели стаж до 31.12.2020, но по тем или иным причинам не подали одно из предусмотренных заявлений, вы вправе сделать это прямо при новом трудоустройстве, выбрав ведение на вас сведений о трудовой деятельности в электронной форме:

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся: 1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период: а) временной нетрудоспособности; б) отпуска; в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации , другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; 2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений
— ч. 6 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации , работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации . 4. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. 5. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации . 6.
— ч. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019

Вывод: требование работодателя одновременно предоставить «и электронную, и бумажную» трудовую книжку неправомерно — абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ и ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ допускают предъявление либо того, либо другого документа. Если бумажная книжка на вас не ведётся или утрачена, достаточным является полная выписка сведений о трудовой деятельности; при существовавшей ранее бумажной книжке и отказе выдать её вы вправе получить выписку СТД-Р, которая юридически равнозначна для подтверждения периодов работы. Ни в каком случае от вас не требуется «восстанавливать» бумажную книжку как условие приёма.

Юридическая ничтожность требования «отказаться от стажа»

Страховой (трудовой) стаж не является предметом, которым работник может распорядиться, «отказавшись» от него: он формируется у государства на основании страховых взносов и сведений персонифицированного учёта, а не воли работника или соглашения с работодателем. Это прямо закреплено в пенсионном законе:

При подсчете страхового стажа периоды, которые предусмотрены статьями 11 и 12 настоящего Федерального закона, после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ ) 3. При подсчете страхового стажа периоды работы на территории Российской Федерации, предусмотренные статьей 11 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно. В отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух и более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается.
— ч. 1 и 2 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Комментируя для вашей ситуации: периоды работы после регистрации в качестве застрахованного лица подтверждаются исключительно сведениями индивидуального (персонифицированного) учёта (ИЛС в СФР) — они накапливаются независимо от того, есть ли на руках бумажная книжка и «согласен» ли работник. Ваш стаж с 2021 года (как и более ранний, если вы зарегистрированы в системе ОПС) фиксируется в ИЛС и не может быть «аннулирован» никаким заявлением об отказе.

Более того, любое соглашение между работником и работодателем, которое ограничивает права или снижает уровень гарантий работника по сравнению с законом, юридически ничтожно и не подлежит применению — а «отказ от стажа» именно таковым и является:

трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению
— ч. 2 ст. 9 ТК РФ

Даже если бы работодатель заставил вас подписать документ об «отказе от стажа», он не имеет юридической силы и не лишает вас ни стажа, ни права на его учёт при назначении пенсии и оформлении трудовых отношений.

Это подтверждается и подзаконным порядком подсчёта стажа:

Периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. В случае если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, периоды работы подтверждаются документами, указанными в пунктах 11 - 17 1 настоящих Правил. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 24.10.2023 № 1772) 11. Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее - трудовая книжка). При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы
— п. 10 и 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 1015 от 02.10.2014

Для вас отсюда главное: трудовая книжка — лишь один из возможных подтверждающих документов, причём вторичный по отношению к сведениям персонифицированного учёта. Когда бумажной книжки нет, периоды подтверждаются записями ИЛС, а при их недостаточности — письменными трудовыми договорами, справками работодателя, выписками из приказов (п. 11 Правил № 1015). Поэтому отсутствие бумажной книжки само по себе не лишает вас стажа и не даёт работодателю основания предлагать вам «отказ от стажа» как условие оформления.

Вывод: предложение «отказаться от стажа» юридически ничтожно и не может лишить вас стажа. Стаж подтверждается сведениями персонифицированного учёта в СФР независимо от воли работника и работодателя (ч. 2 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ, п. 10-11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 1015), а любое соглашение, снижающее уровень ваших гарантий, «не подлежит применению» в силу ч. 2 ст. 9 ТК РФ. Подписывать такой документ не требуется, и правовых последствий он бы не имел.

Незаконность отказа в приёме на работу и способы защиты

Условие «восстанови бумажную книжку или откажись от стажа» — не связано с деловыми качествами работника и потому не может служить законным основанием для отказа в заключении трудового договора. Необоснованный отказ в приёме запрещён:

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 02.07.2013 № 162-ФЗ) Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.
— ч. 1 ст. 64 ТК РФ

Если работодатель при вашем отказе подписать «отказ от стажа» не оформляет вас на работу, это является необоснованным отказом в заключении трудового договора, обжалуемым в суд:

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 64 1 . Условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы имеют право замещать должности в организациях, если отдельные функции государственного управления данными организациями входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, только с согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных или муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов, которое дается в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
— ч. 5 ст. 64 ТК РФ

По письменному требованию работодатель обязан сообщить причину отказа письменно (ч. 4 ст. 64 ТК РФ) — с этим требованием стоит обратиться прежде всего, зафиксировав позицию работодателя. Отказ подлежит обжалованию в суд в трёхмесячный срок:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Нарушение трудового законодательства (в том числе требование документов, выходящих за пределы ч. 1 ст. 65 ТК РФ, и необоснованный отказ в приёме) влечёт административную ответственность работодателя:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— абз. 2 ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Требование заставить работника «отказаться от стажа» и последующий отказ в приёме могут также быть квалифицированы как лишение возможности трудиться со взысканием неполученного заработка по ст. 234 ТК РФ (обязанность возместить ущерб при незаконном отказе от заключения трудового договора, воспрепятствовавшем поступлению на работу), однако практика признаёт такой ущерб подлежащим взысканию прежде всего при уже возникших отношениях; для стадии приёма ключевым инструментом является обжалование отказа в суд и привлечение к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Вывод: работодатель не вправе отказать вам в приёме из-за отсутствия бумажной трудовой книжки при наличии полных электронных сведений и тем более принуждать к «отказу от стажа». Отказ в заключении трудового договора по этим мотивам незаконен (ст. 64 ТК РФ) и может быть обжалован: (1) письменное требование о сообщении причины отказа (ч. 4 ст. 64 ТК РФ — ответ в 7 рабочих дней), (2) жалоба в государственную инспекцию труда и прокуратуру — штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб., (3) иск в суд в течение 3 месяцев со дня, когда вы узнали об отказе (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).