Какие документы нужно предоставить при разбирательстве по увольнению, если часть из них осталась у работодателя?

Обязан ли работник нести в разбирательство приказы, должностные инструкции и документы об образовании

Общего правила «работник обязан предоставить любые документы по запросу органа» в трудовом законодательстве нет. Действует иной принцип: каждая сторона доказывает те обстоятельства, на которые она ссылается. Представлять доказательства — это право, а не безусловная обязанность стороны.

Каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается как на основания своих требований и возражений, если иное не предусмотрено федеральным законом
— ч. 1 ст. 56 ГПК РФ

Это значит, что принудительно «нести всё» вас никто обязать не может. Вы представляете суду те документы, на которые ссылаетесь в обоснование своих требований (в первую очередь — приказ об увольнении, трудовую книжку, трудовой договор), и вправе не представлять то, что не подкрепляет вашу позицию.

Ключевой практический вывод: по спору об увольнении доказывать правомерность увольнения должен не вы, а работодатель.

При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя
— п. 23 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2

Поэтому должностная инструкция (как доказательство того, входили ли спорные обязанности в вашу трудовую функцию) и приказы (о дисциплинарных взысканиях, о применении основания увольнения) — это документы, которые обязана собрать и представить именно организация-работодатель. Отсутствие их у вас на руках на исход дела по общему правилу не влияет.

Отдельно о документах об образовании: диплом относится к документам, предъявляемым при приёме на работу (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), и хранится в личном деле у работодателя. Норма о запрете требовать лишнее ориентирует на ограниченный перечень документов, связанных с работой:

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета. (В редакции федеральных законов от 01.04.2019 № 48-ФЗ, от 16.12.2019 № 439-ФЗ, от 14.07.2022 № 240-ФЗ) В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) . (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ ) (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)
— ч. 3 ст. 65 ТК РФ

У вас на руках есть приказ об увольнении, трудовая книжка с записью и трудовой договор — это полный «минимальный комплект» со стороны работника. Диплом и должностную инструкцию вы не обязаны воссоздавать или истребовать своими силами: если они нужны для дела, их представляет работодатель.

Вывод. Универсальной обязанности предоставить все перечисленные документы у вас нет. Вам достаточно представить то, что у вас есть фактически: копию приказа об увольнении, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и трудовой договор. Должностную инструкцию, приказы и документ об образовании доказывает и представляет работодатель, поскольку именно на него возложено бремя доказывания законности увольнения (п. 23 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Что делать, если нужных документов у вас нет — они остались у работодателя

Если документ объективно отсутствует у вас и находится у другой стороны, закон прямо даёт механизм: вы заявляете ходатайство, и суд истребует доказательство сам.

Суд вправе предложить лицам, участвующим в деле, представить дополнительные доказательства. В случае, если представление необходимых доказательств для этих лиц затруднительно, суд по их ходатайству оказывает содействие в собирании и истребовании доказательств
— ч. 1 ст. 57 ГПК РФ

Так что должностную инструкцию, спорные приказы, документ об образовании, табели, расчётные листки вы не «добываете» самостоятельно — вы просите суд истребовать их у работодателя. В ходатайстве нужно чётко обозначить, какой документ нужен, какие обстоятельства он подтвердит, почему вы не можете получить его сами (находится у работодателя) и где он находится.

В ходатайстве об истребовании доказательства должно быть обозначено доказательство, а также указано, какие обстоятельства, имеющие значение для правильного рассмотрения и разрешения дела, могут быть подтверждены или опровергнуты этим доказательством, указаны причины, препятствующие получению доказательства, и место нахождения доказательства. Суд выдает стороне обязательный для исполнения запрос для получения доказательства или запрашивает доказательство непосредственно. Лицо, у которого находится истребуемое судом доказательство, направляет его в суд или передает на руки лицу, имеющему соответствующий запрос, для представления в суд
— ч. 2 ст. 57 ГПК РФ

Здесь важный практический момент: работодатель не «соперник» по сбору доказательств, а их держатель, и именно суд направляет ему обязательный для исполнения запрос. Если должностной инструкции у работодателя вообще нет — это тоже факт, который суд установит и учтёт (отсутствие локального акта, закрепляющего обязанность, ослабляет позицию работодателя при увольнении за неисполнение обязанностей).

Вывод. Если документ нужен для дела, но его нет у вас, — заявите суду письменное ходатайство об истребовании доказательства у работодателя (ч. 2 ст. 57 ГПК РФ). Так вы закрываете вопрос без необходимости разыскивать документы самостоятельно. Что касается диплома: если он понадобится (например, для подтверждения соответствия должности), он также истребуется у работодателя, а не восстанавливается вами.

Что будет, если не предоставить запрошенное — риски и последствия

Последствия непредставления доказательств зависят от того, в каком статусе запрошен документ. Если это доказательство, которое суд обязал представить именно вас как участника дела, — закон говорит о процессуальных обязанностях и их последствиях в общем порядке.

Лица, участвующие в деле, несут процессуальные обязанности, установленные настоящим Кодексом, другими федеральными законами. При неисполнении процессуальных обязанностей наступают последствия, предусмотренные законодательством о гражданском судопроизводстве
— ч. 2 ст. 35 ГПК РФ

Строгих санкций «за то, что вы не принесли должностную инструкцию, которой у вас нет», не существует: обязанность представления доказательств лежит на стороне, которая ссылается на обстоятельство, а по увольнению это работодатель. Иной режим — для лиц, у которых документ реально находится и которые не исполняют судебный запрос: тогда возможен судебный штраф.

Должностные лица или граждане, не имеющие возможности представить истребуемое доказательство вообще или в установленный судом срок, должны известить об этом суд в течение пяти дней со дня получения запроса с указанием причин. В случае неизвещения суда, а также в случае невыполнения требования суда о представлении доказательства по причинам, признанным судом неуважительными, на виновных должностных лиц или на граждан, не являющихся лицами, участвующими в деле, налагается судебный штраф в порядке и в размере, которые установлены главой 8 настоящего Кодекса
— ч. 3 ст. 57 ГПК РФ

Это важно понимать разграничение: риск штрафа касается того, кто владеет документом и уклоняется от судебного запроса (то есть работодателя), а не работника, у которого документа физически нет. Чтобы не было вопросов к вам, достаточно прямо сообщить суду, что документ у вас отсутствует и находится у работодателя, и заявить ходатайство о его истребовании. Отсутствие у вас приказа об увольнении — не проблема: приказ у вас как раз есть, и его копия у вас на руках.

Вывод. Если вы представите имеющиеся у вас приказ об увольнении, трудовую книжку и трудовой договор, никаких неблагоприятных последствий за «непредставление» отсутствующих у вас должностной инструкции и диплома не будет. Достаточно письменно заявить суду, что эти документы у вас отсутствуют и находятся у работодателя, и ходатайствовать об их истребовании.

Встречное право работника: требовать документы у работодателя

Полезно знать, что у вас не только нет обязанности собирать документы — у вас есть встречное право требовать их от работодателя по письменному заявлению, и работодатель обязан выдать заверенные копии.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно
— ст. 62 ТК РФ

Приказ об увольнении прямо назван среди документов, копию которых работодатель обязан выдать; там же — справки о зарплате и периоде работы, которые нужны для расчёта среднего заработка за вынужденный прогул. Копии выдаются безвозмездно и в трёхдневный срок. Дублирую гарантию по приказу об увольнении:

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа
— ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ

Поэтому, если каких-то документов не хватает (например, справки о среднем заработке, копии приказа о дисциплинарном взыскании, расчётных листков), вы вправе подать письменное заявление работодателю и получить их в течение трёх рабочих дней, а затем представить суду.

Вывод. Ограничиться приказом об увольнении вы можете, но для полноценного расчёта и обоснования требований стоит письменно запросить у работодателя копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ): справку о среднем заработке, копии приказов, расчётные листки. Их обязаны выдать в течение трёх рабочих дней безвозмездно. Это ваше право, а не обязанность.

Ветка: разбирательство идёт не в суде, а в государственной инспекции труда

Если ваше «разбирательство» — это проверка/жалоба в государственную инспекцию труда (ГИТ), а не судебный процесс, картина по документам иная. ГИТ — надзорный орган, и она запрашивает документы у работодателя, а не собирает бумаги с работника.

запрашивает у федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, органов прокуратуры, судебных органов, работодателей и других организаций и безвозмездно получает от них информацию, необходимую для выполнения возложенных на нее задач
— абз. 11 ч. 1 ст. 356 ТК РФ

Аналогичное право закреплено и для государственных инспекторов труда:

запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, иных организаций и безвозмездно получать от них документы, включая материалы фотосъемки, аудио- и видеозаписи, информационные базы, банки данных и иные носители информации, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций
— абз. 2 ч. 1 ст. 357 ТК РФ

Это означает: в рамках проверки ГИТ документы (приказы, должностную инструкцию, документы об образовании) обязан представить именно работодатель по запросу инспектора. Вы как заявитель прикладываете к обращению то, что у вас есть, и не обязаны предоставлять то, чего у вас нет. Одновременно проверьте срок: если впоследствии придётся идти в суд, срок по спору об увольнении — один месяц со дня вручения копии приказа либо со дня выдачи трудовой книжки.

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Вывод. Если разбирательство ведёт ГИТ, документы истребуются у работодателя (ст. 356, 357 ТК РФ), и вам достаточно приложить к обращению имеющийся приказ об увольнении, трудовую книжку и трудовой договор. Если проверка не даст результата и вы обратитесь в суд, соблюдите месячный срок по спору об увольнении (ч. 1 ст. 392 ТК РФ); восстановление на работе и оплату вынужденного прогула присуждает суд при признании увольнения незаконным (ст. 394 ТК РФ).

Денежные последствия: средний заработок за вынужденный прогул и моральный вред

Спор о документах — лишь промежуточный этап; конечная цель — восстановление и компенсации. При признании увольнения незаконным орган, рассматривающий спор, присуждает работнику средний заработок за всё время вынужденного прогула.

Орган, рассматривающий индивидуальный трудовой спор, принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула или разницы в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы
— ч. 2 ст. 394 ТК РФ

Для расчёта этой суммы вам понадобится справка о среднем заработке — её вы вправе запросить у работодателя по ст. 62 ТК РФ (она выдаётся в трёхдневный срок), так что отсутствие её у вас на руках не препятствие: документ либо запрашивается письменным заявлением, либо истребуется судом. Параллельно требование о компенсации морального вреда:

В случаях увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения либо незаконного перевода на другую работу суд может по требованию работника вынести решение о взыскании в пользу работника денежной компенсации морального вреда, причиненного ему указанными действиями. Размер этой компенсации определяется судом
— ч. 9 ст. 394 ТК РФ

Это уточняет практический вывод: даже если вы «принесёте только приказ», это не влияет на право требовать и средний заработок, и моральный вред — их взыскание основано на факте незаконного увольнения, который доказывает работодатель, а не на том, какие бумаги вы представили.

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба
— ст. 237 ТК РФ

Моральный вред взыскивается независимо от имущественного ущерба, поэтому его можно заявлять и при восстановлении на работе, и при изменении формулировки увольнения.

Вывод. Денежные последствия (средний заработок за время вынужденного прогула и компенсация морального вреда) присуждаются по ст. 237 и 394 ТК РФ и не зависят от того, какие документы вы представили: законность увольнения доказывает работодатель. Справку о среднем заработке для расчёта получите у работодателя по письменному заявлению (ст. 62 ТК РФ) либо через судебное истребование (ст. 57 ГПК РФ).