Анализ ситуации
Сотрудник трудоустроен с сентября 2024 года. В июле 2025 года он намерен реализовать право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Общая нормативная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней основного отпуска и 7 календарных дней дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда. Однако отдел кадров работодателя ежегодно уменьшает полагающееся количество дней отпуска, аргументируя это тем, что сотрудник «фактически не отработал» расчетный период. В подтверждение приводится, например, что в прошлом году работник брал 3 дня отпуска без сохранения заработной платы и 5 дней находился на больничном, в связи с чем при расчете применяется понижающий коэффициент.
С юридической точки зрения, право на ежегодный отпуск возникает не с начала календарного года, а с момента трудоустройства — за каждый отработанный рабочий год (12 месяцев работы у данного работодателя). Для определения количества дней отпуска, на которое работник вправе претендовать за неполный рабочий год, используется понятие стажа работы, дающего право на отпуск. В этот стаж, по общему правилу, включаются периоды фактической работы, а также некоторые иные периоды, когда за работником сохранялось место работы (например, больничные). Отпуска без сохранения заработной платы включаются в стаж только в пределах 14 календарных дней за рабочий год.
Таким образом, юридически значимым является не «фактически отработанное время» как таковое, а стаж, дающий право на отпуск. Действия кадровой службы, выражающиеся в пропорциональном уменьшении количества дней отпуска со ссылкой на неполную отработку времени (из-за больничных и краткосрочных отпусков за свой счет), требуют проверки на соответствие правилам исчисления отпускного стажа. В частности, необходимо установить, были ли дни болезни и 3 дня за свой счет обоснованно исключены из подсчета стажа, либо они, напротив, подлежат включению (больничный — полностью, отпуск за свой счет — в пределах 14 дней за рабочий год). Если эти периоды ошибочно вычтены, то понижающий коэффициент и уменьшение дней отпуска могут быть неправомерными.
Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются не только время фактической работы, но и ряд периодов, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы. В вашей ситуации кадровик ссылается на 5 дней больничного и 3 дня отпуска за свой счет как на основания для уменьшения дней отпуска. Однако больничный лист — это период временной нетрудоспособности, в течение которого за работником сохраняется место работы (ст. 183 ТК РФ), а значит, в силу прямого указания ст. 121 ТК РФ он должен включаться в отпускной стаж. Отпуск за свой счет продолжительностью 3 дня (менее 14 календарных дней) также включается в стаж для основного отпуска, поскольку из него исключаются только дни такого отпуска, превышающие 14 дней в рабочем году. Таким образом, оба этих периода (5 дней больничного и 3 дня за свой счет) не дают основания для пропорционального уменьшения основного отпуска — они полностью входят в стаж, дающий право на полные 28 календарных дней.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются: время фактической работы; время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха; время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине; время предоставляемых
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст.121
Сам по себе ежегодный основной оплачиваемый отпуск, согласно статье 115 ТК РФ, предоставляется продолжительностью 28 календарных дней. Эта норма устанавливает минимальную гарантированную длину отпуска, и она не может быть уменьшена из-за того, что в рабочем году были периоды болезни или краткосрочных отпусков за свой счет, если эти периоды входят в стаж по ст. 121.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст.115
Что касается дополнительного отпуска за вредные условия труда (7 дней), статья 117 ТК РФ закрепляет его минимальную продолжительность, но не содержит прямого указания на порядок исчисления стажа для этого отпуска при неполном рабочем году. В предоставленном контексте отсутствует норма, регулирующая, какие именно периоды включаются в стаж для дополнительного «вредного» отпуска. По общему правилу (полный текст статьи 121 ТК РФ, который не был приведен в контексте), в стаж для дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях. Это означает, что дни болезни и дни отпуска за свой счет, если сотрудник в эти дни не работал во вредных условиях, из стажа для дополнительного отпуска исключаются. Таким образом, кадровик может быть прав в части пропорционального уменьшения именно дополнительного отпуска — но только если больничный и отпуск за свой счет пришлись на периоды, когда сотрудник должен был работать во вредных условиях, и он фактически в них не работал. Для проверки этого необходимо уточнить, совпадали ли дни отсутствия с днями работы во вредных условиях, и применить полный текст ст. 121 ТК РФ (в части, касающейся стажа для дополнительных отпусков), который не вошел в предоставленный контекст. Если же сотрудник во время болезни или за свой счет отсутствовал на работе, которая не связана с вредными условиями, либо если он работал во вредных условиях в оставшееся время полностью, то основания для уменьшения дополнительного отпуска также отсутствуют.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, указанным в части первой настоящей статьи, составляет 7 календарных дней. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска конкретного работника устанавливается трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов специальной оценки условий труда.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст.117
Таким образом, действия отдела кадров по уменьшению основного 28-дневного отпуска на основании больничного (5 дней) и отпуска за свой счет (3 дня) являются незаконными: эти периоды входят в стаж для основного отпуска, и понижающий коэффициент здесь не применяется. Для дополнительного отпуска за вредность ситуация сложнее: в предоставленном контексте отсутствует норма, детально регулирующая стаж для него, однако по смыслу полной ст. 121 ТК РФ (которую следует запросить или найти самостоятельно в актуальной редакции) в такой стаж входит только фактически отработанное во вредных условиях время. Следовательно, если дни отсутствия пришлись на дни работы во вредных условиях, пропорциональное уменьшение дополнительного отпуска допустимо, но не основного.
