Снимают дни отпуска пропорционально неотработанному времени: законно ли это, если я работаю официально с сентября 2024, а больничные и дни за свой счет вычитают?

Анализ ситуации

Сотрудник трудоустроен с сентября 2024 года. В июле 2025 года он намерен реализовать право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Общая нормативная продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней основного отпуска и 7 календарных дней дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда. Однако отдел кадров работодателя ежегодно уменьшает полагающееся количество дней отпуска, аргументируя это тем, что сотрудник «фактически не отработал» расчетный период. В подтверждение приводится, например, что в прошлом году работник брал 3 дня отпуска без сохранения заработной платы и 5 дней находился на больничном, в связи с чем при расчете применяется понижающий коэффициент.

С юридической точки зрения, право на ежегодный отпуск возникает не с начала календарного года, а с момента трудоустройства — за каждый отработанный рабочий год (12 месяцев работы у данного работодателя). Для определения количества дней отпуска, на которое работник вправе претендовать за неполный рабочий год, используется понятие стажа работы, дающего право на отпуск. В этот стаж, по общему правилу, включаются периоды фактической работы, а также некоторые иные периоды, когда за работником сохранялось место работы (например, больничные). Отпуска без сохранения заработной платы включаются в стаж только в пределах 14 календарных дней за рабочий год.

Таким образом, юридически значимым является не «фактически отработанное время» как таковое, а стаж, дающий право на отпуск. Действия кадровой службы, выражающиеся в пропорциональном уменьшении количества дней отпуска со ссылкой на неполную отработку времени (из-за больничных и краткосрочных отпусков за свой счет), требуют проверки на соответствие правилам исчисления отпускного стажа. В частности, необходимо установить, были ли дни болезни и 3 дня за свой счет обоснованно исключены из подсчета стажа, либо они, напротив, подлежат включению (больничный — полностью, отпуск за свой счет — в пределах 14 дней за рабочий год). Если эти периоды ошибочно вычтены, то понижающий коэффициент и уменьшение дней отпуска могут быть неправомерными.

Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются не только время фактической работы, но и ряд периодов, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы. В вашей ситуации кадровик ссылается на 5 дней больничного и 3 дня отпуска за свой счет как на основания для уменьшения дней отпуска. Однако больничный лист — это период временной нетрудоспособности, в течение которого за работником сохраняется место работы (ст. 183 ТК РФ), а значит, в силу прямого указания ст. 121 ТК РФ он должен включаться в отпускной стаж. Отпуск за свой счет продолжительностью 3 дня (менее 14 календарных дней) также включается в стаж для основного отпуска, поскольку из него исключаются только дни такого отпуска, превышающие 14 дней в рабочем году. Таким образом, оба этих периода (5 дней больничного и 3 дня за свой счет) не дают основания для пропорционального уменьшения основного отпуска — они полностью входят в стаж, дающий право на полные 28 календарных дней.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются: время фактической работы; время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха; время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине; время предоставляемых
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст.121

Уменьшение основного оплачиваемого отпуска (28 дней) из-за пребывания на больничном или в краткосрочном отпуске за свой счет незаконно. Время нетрудоспособности и отпуск без сохранения зарплаты, не превышающий 14 дней в году, полностью входят в стаж, дающий право на отпуск. Вы имеете право на все 28 календарных дней основного отпуска. В отношении дополнительных 7 дней за вредность ситуация сложнее: в стаж для этого отпуска засчитываются только фактически отработанные во вредных условиях дни, но для пропорционального уменьшения отделу кадров необходимо доказать, что дни вашего отсутствия совпали с днями работы во вредных условиях.

Рекомендуемые действия

• Подайте работодателю официальное письменное заявление на предоставление отпуска полной продолжительностью (28 + 7 дней), сославшись на статью 121 ТК РФ, гарантирующую включение больничного и отпуска за свой счет в пределах 14 дней в отпускной стаж для основного отпуска.
• Потребуйте письменный расчет вашего отпускного стажа с детализацией всех периодов, которые были включены или исключены из него для основного и дополнительного отпуска.
• Если работодатель отказывает, немедленно подайте жалобу в Государственную инспекцию труда вашего региона (ГИТ). Сделать это можно онлайн через сервис «Онлайнинспекция.рф». В жалобе укажите на незаконное применение понижающего коэффициента к основному отпуску.
• После использования всего положенного отпуска, но при получении неполной оплаты, подайте иск в суд о взыскании недоначисленных отпускных и компенсации морального вреда. Срок исковой давности по таким спорам — 1 год с даты выплаты.
• В случае сложностей с получением от работодателя документов или игнорирования ГИТ, проконсультируйтесь с адвокатом по трудовым спорам для подготовки искового заявления.