Директор магазина, являясь единоличным исполнительным органом общества (например, ООО) или лицом, назначенным на должность приказом индивидуального предпринимателя, по умолчанию осуществляет функции работодателя в отношении всех сотрудников. Поскольку в штате отсутствует отдел кадров и, соответственно, должность кадрового работника (инспектора по кадрам, специалиста по персоналу), обязанность по оформлению кадровых документов — приём, перевод, увольнение, ведение и хранение трудовых книжек — ложится либо на самого руководителя, либо на лицо, уполномоченное им приказом (например, бухгалтера или секретаря). В данной ситуации директор объективно является единственным лицом, которое может законно оформить увольнение и внести запись в трудовую книжку, так как иное лицо просто не назначено.
Юридически значимо, что директор магазина (руководитель организации) уже имеет право действовать от имени работодателя без специальной доверенности в силу закона и учредительных документов (устава). Для внесения записей в трудовые книжки ему не требуется отдельное распоряжение или доверенность от самого себя — он автоматически считается лицом, ответственным за ведение, учёт, хранение и выдачу трудовых книжек, если иное прямо не предусмотрено локальным актом. Факт отсутствия в штатном расписании должности «кадровик» не создаёт пробела в правовом регулировании, а, напротив, подтверждает, что обязанность по ведению кадрового делопроизводства — в том числе по заполнению трудовой книжки при увольнении — возлагается на руководителя организации или уполномоченного им сотрудника.
Таким образом, ситуация затрагивает отношения по ведению трудовых книжек (вид кадрового делопроизводства), оформлению прекращения трудового договора и полномочиям руководителя организации. Ключевой вопрос — не в том, может ли директор физически сделать запись (он может), а в том, соблюдён ли формальный порядок возложения на него ответственности за ведение трудовых книжек (наличие письменного распоряжения, локального нормативного акта или утверждённого графика документооборота). В судебной практике и разъяснениях Минтруда РФ сложился правовой подход: если в организации нет специально назначенного приказом (распоряжением) работодателя сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, эту обязанность по умолчанию исполняет руководитель организации, как лицо, представляющее работодателя.
Ключевым для ответа на ваш вопрос является то, кого закон признаёт лицом, уполномоченным вносить записи в трудовую книжку. Прежде всего отметим, что Трудовой кодекс возлагает обязанность ведения трудовых книжек на работодателя. Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника. В вашем случае работодателем является организация (продуктовый магазин) в лице её единоличного исполнительного органа — директора. Несмотря на то, что директор не является кадровиком и отдел кадров отсутствует, он как руководитель организации действует от имени работодателя без доверенности и именно на него возложена обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. Следовательно, директор уже в силу должностных полномочий является лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и ему не требуется специальное распоряжение или доверенность для внесения записи об увольнении.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника... Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 66
В свою очередь, ст. 84.1 ТК РФ устанавливает общий порядок оформления прекращения трудового договора и прямо закрепляет, что в день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Издание приказа (распоряжения) об увольнении и последующее внесение записи в трудовую книжку — это также действия работодателя, которые выполняются его уполномоченными представителями. Директор, издавая приказ о вашем увольнении, действует как работодатель, и именно на основании этого приказа он вправе внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора. Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. ... В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 84.1
Более детально порядок ведения трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Пункт 2 этого приказа повторяет норму ТК РФ о том, что работодатель ведёт трудовые книжки на каждого работника. Таким образом, директор магазина, как руководитель организации-работодателя, является тем лицом, которое непосредственно осуществляет ведение трудовой книжки, включая внесение записей.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника...
— Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, п. 2
Пункт 4 того же приказа прямо перечисляет записи, которые вносятся работодателем, и среди них — запись об увольнении. Поскольку директор является представителем работодателя, он вправе лично вносить такую запись. Отсутствие в штате кадрового работника не изменяет его полномочий — приказы и записи в трудовые книжки делает именно работодатель (его руководитель) либо уполномоченное им лицо (например, сотрудник кадровой службы). Но если кадровика нет, то директор выполняет эту функцию лично, и это законно.
Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждении вносятся в трудовую книжку работодателем.
— Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, п. 4
Наконец, пункты 9 и 10 Приказа № 320н уточняют, что записи вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя, а запись об увольнении — в день увольнения. Директор издаёт приказ об увольнении, и на этом основании вносит запись в трудовую книжку. Именно это и предусмотрено Порядком. Таким образом, директор магазина не только имеет право, но и обязан обеспечить внесение записи об увольнении лично при отсутствии иного уполномоченного лица.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
— Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, п. 9
Записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
— Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 № 320н, п. 10
Исходя из приведённых норм, директор магазина в вашей ситуации действует законно и вправе самостоятельно внести запись об увольнении в вашу трудовую книжку. Если же по каким-либо причинам запись будет внесена лицом, не имеющим на это полномочий (например, другим работником без доверенности), такая запись может быть признана недействительной — для её оспаривания следует обращаться в Государственную инспекцию труда или в суд с требованием об аннулировании записи и восстановлении трудовой книжки в первоначальном виде. Однако в описанных обстоятельствах полномочия директора сомнений не вызывают.
