Иконка поиска
Логотип Все адвокаты
Вопрос
Незаконные увольнения

Обязан ли работник оставлять оригинал диплома работодателю при приеме на работу и хранить его в личном деле

Краткий ответ

Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут

Рекомендуемые действия

  1. 1
    Письменно зафиксируйте требование работодателя оставить оригинал диплома (заявление, переписка, акт).
  2. 2
    Предложите работодателю альтернативу: предъявить оригинал для сверки и передать заверенную копию для личного дела.
  3. 3
    Если оригинал уже удерживают, направьте письменное требование о его возврате как вашей собственности.
  4. 4
    При отказе вернуть диплом или принять копию — подайте жалобу в Государственную инспекцию труда.descriptionЖалоба в Государственную инспекцию труда (свободная форма)
  5. 5
    Параллельно подайте жалобу в Роскомнадзор на избыточную обработку персональных данных.descriptionЖалоба в Роскомнадзор (свободная форма)
  6. 6
    При утрате диплома или бездействии инспекций — подайте иск в районный суд о возврате документа и взыскании убытков.

Документы и доказательства

  • Письменное заявление работодателю о готовности предъявить оригинал диплома и передать заверенную копию для личного дела.
  • Письменное требование о возврате оригинала диплома, если он уже удерживается работодателем.
  • Если работодатель снял и заверил копию диплома при приеме на работу: Копия диплома, заверенная работодателем при приеме на работу, как доказательство факта предъявления.
  • Переписка с работодателем (письма, заявления с отметками о принятии), фиксирующая его требование оставить оригинал.
  • Если трудовой договор заключен и/или издан приказ о приеме на работу: Копия трудового договора и приказа о приеме на работу, подтверждающие факт трудоустройства.
  • Если диплом утрачен и клиент понес расходы на восстановление дубликата: Документы, подтверждающие расходы на восстановление диплома, если он был утрачен работодателем (для иска о возмещении убытков).

  • Срочно: первые шаги

    • При отказе вернуть диплом или принять копию — готовьте жалобу в ГИТ и Роскомнадзор.
    • При утрате диплома работодателем — сразу фиксируйте факт для последующего иска о возмещении убытков.

  • Сроки и риски

    • При отказе вернуть оригинал диплома вы вправе сразу обратиться в суд с иском об истребовании имущества и взыскании убытков (ст. 15 ГК РФ).
    • При утрате диплома работодателем требуйте возмещения расходов на восстановление дубликата и упущенной выгоды.
    • Подайте жалобу в ГИТ и Роскомнадзор — это ускорит возврат документа и повлечет штрафы для работодателя.
    • Зафиксируйте требование работодателя оставить оригинал письменно — это ключевое доказательство нарушения.
    • Не подписывайте документы о передаче оригинала диплома на хранение — это подтвердит ваше согласие на изъятие.
    • Риск: при длительном удержании диплома работодателем вы можете потерять возможность устроиться на другую работу.

  • Чего не делать

    • Не оставляйте оригинал диплома работодателю — закон обязывает лишь предъявить его для сверки и снятия копии.
    • Не подписывайте документы о передаче диплома на хранение — это закрепит незаконное изъятие вашей собственности.
    • Не соглашайтесь на устные договоренности о возврате диплома — фиксируйте отказ работодателя письменно.
    • Не угрожайте работодателю — спокойно ссылайтесь на ч. 3 ст. 65 ТК РФ и ФЗ № 152-ФЗ.
    • Не ждите, пока диплом утеряют — требуйте возврата сразу, до начала работы.
    • Не пытайтесь решить вопрос через неофициальные каналы — обращайтесь в ГИТ и Роскомнадзор.

  • Когда нужен адвокат

    • Обратитесь к адвокату, если работодатель уже удерживает оригинал диплома и отказывается его возвращать.
    • Консультация юриста нужна при отказе в приеме на работу из-за непередачи оригинала диплома.
    • Привлеките адвоката для подготовки иска в суд о возврате диплома и взыскании убытков.
    • Если диплом утерян и требуется доказывать размер упущенной выгоды: Помощь юриста обязательна, если диплом утерян и требуется доказать размер упущенной выгоды.
    • Если гИТ или Роскомнадзор вынесли решение, которое клиент намерен обжаловать: Адвокат потребуется при обжаловании предписания ГИТ или решения Роскомнадзора в суде.
    • Обратитесь к юристу, если работодатель угрожает увольнением или иными санкциями за отказ.

Столкнулись с похожей ситуацией?

Подробно опишите детали, и Нейроадвокат подберёт решение

Развёрнутый ответ Нейроадвоката

Поступающий на работу гражданин (соискатель) при трудоустройстве в коммерческую организацию обязан предъявить работодателю оригинал документа об образовании (диплом) для подтверждения квалификации, однако работодатель выдвигает требование оставить оригинал диплома на постоянное хранение в личном деле, мотивируя это необходимостью оформления. Соискатель отказывается передавать оригинал, ссылаясь на то, что закон требует лишь предъявления документа, а не его изъятия. Из этого следует, что между сторонами возник спор об объеме обязанностей работника при приеме на работу и правомерности удержания работодателем личных документов.

Затронутые правоотношения:

  • Трудовые (оформление приема на работу): определяют перечень документов, которые соискатель обязан предъявить, и устанавливают прямой запрет требовать документы сверх этого перечня, что исключает обязанность оставлять оригинал диплома.
  • По обработке персональных данных: хранение оригинала диплома, содержащего персональные данные, без достижения законной цели обработки является избыточным и нарушает принципы Федерального закона № 152-ФЗ, что дает соискателю право отказаться от такой обработки.
  • Гражданско-правовые (защита права собственности и возмещение убытков): диплом является собственностью гражданина, и его неправомерное удержание или утрата работодателем порождает право требовать возврата документа в натуре либо полного возмещения причиненных убытков.

Юридически значимые обстоятельства, которые решают дело:

  • Статья 65 ТК РФ использует термин «предъявляет», а не «передает» или «сдает на хранение», что прямо указывает на обязанность соискателя лишь продемонстрировать оригинал диплома для сверки и снятия копии, но не оставлять его работодателю.
  • Часть 3 статьи 65 ТК РФ содержит императивный запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных законом, и этот запрет полностью охватывает требование о передаче оригинала диплома на хранение, делая такое требование незаконным.
  • Диплом об образовании не входит в исчерпывающий перечень документов, которые работник обязан оставить у работодателя на весь период работы (в отличие от трудовой книжки или документов воинского учета), следовательно, правовых оснований для его удержания не существует.
  • Цель обработки персональных данных — подтверждение квалификации — полностью достигается изготовлением и заверением копии диплома, поэтому хранение оригинала является избыточным и не соответствующим заявленной цели, что прямо запрещено пунктами 5 и 7 статьи 5 Федерального закона № 152-ФЗ.
  • Даже специальное законодательство о государственной гражданской службе (статья 26 Федерального закона № 79-ФЗ) обязывает гражданина лишь предъявить документ об образовании, а не сдать его на хранение, что подтверждает отсутствие подобной обязанности для работников коммерческих организаций.

Обязан ли работник передавать оригинал диплома на хранение

Ключевой вопрос — как закон формулирует обязанность работника при приёме: передать оригинал документа об образовании во владение работодателя или лишь предъявить его для удостоверения подлинности и снятия копии. Статья 65 ТК РФ в перечне документов при заключении трудового договора употребляет именно глагол «предъявляет», а не «передаёт» или «сдаёт на хранение»:

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: (В редакции Федерального закона от 01.12.2014 № 409-ФЗ) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (
— ч. 1 ст. 65 ТК РФ

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
— ч. 3 ст. 65 ТК РФ

Это означает для вашей ситуации: при поступлении на работу вы обязаны показать работодателю оригинал диплома (чтобы он мог убедиться в наличии требуемого образования и снять с него заверенную копию для личного дела), однако оставлять оригинал у работодателя на хранение вы не обязаны. Запрет требовать документы сверх установленного перечня (ч. 3 ст. 65 ТК РФ) распространяется и на требование передать оригинал диплома: диплом остаётся вашей собственностью, а закон не относит его к документам, которые работник вверяет работодателю на весь период работы (в отличие от трудовой книжки или военного билета). Требование работодателя «хранить оригинал в личном деле» выходит за рамки предъявления и потому неправомерно.

Вывод: законно лишь требование предъявить оригинал диплома и снять/заверить его копию; требование оставить оригинал на хранение в личном деле работодателю неправомерно — вы вправе его не выполнять.

Избыточная обработка и хранение персональных данных: диплом — это ПДн

Документ об образовании содержит персональные данные (ФИО, сведения об обучении), поэтому на него распространяется режим ФЗ № 152-ФЗ. Хранение у работодателя оригинала в течение, по сути, неопределённого срока подпадает под принцип недопустимости избыточной обработки и ограничения срока хранения достижением целей:

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
— п. 5 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
— п. 7 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Применительно к вашему случаю цель обработки персональных данных при поступлении на работу — проверка наличия требуемой квалификации и фиксация её в личном деле. Эта цель полностью достигается изготовлением заверенной работодателем копии диплома; хранение оригинала не является необходимым и потому избыточно по отношению к заявленной цели (п. 5 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ). Бессрочное оставление оригинала сверх целей нарушает и п. 7 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ, требующий уничтожения ПДн по достижении целей обработки.

обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
— п. 1 ст. 86 ТК РФ

Требование оставить оригинал не соответствует и цели обработки, очерченной ст. 86 ТК РФ (обеспечение соблюдения законов, контроль за трудовой деятельностью): она не предполагает безвозмездное изъятие личного документа работника. Работник сохраняет право свободного доступа к своим данным (ст. 89 ТК РФ), однако доступ к оригиналу, удерживаемому работодателем, невозможен, что дополнительно указывает на неправомерность требования.

**Вывод: хранение работодателем оригинала диплома является избыточной обработкой персональных данных (п. 5 и 7 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ), для достижения законной цели достаточно заверенной копии; вы вправе отказаться оставлять оригинал.

Развилка: исключения и особые режимы (госслужба, документы, сдаваемые по закону)

Разберём альтернативную квалификацию — не существует ли случаев, когда оригинал диплома обязан сдаваться на хранение. Даже для государственной гражданской службы, где личные дела ведутся наиболее формализованно, закон говорит о предъявлении документа об образовании:

Гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя: 1) заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы; 2) анкету, предусмотренную статьей 20 3 настоящего Федерального закона; (В редакции Федерального закона от 12.12.2023 № 594-ФЗ) 3) паспорт; 4) трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке , за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые; (В редакции Федерального закона от 31.07.2020 № 268-ФЗ) 5) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета , за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые; (В редакции Федерального закона от 08.06.2020 № 181-ФЗ) 6) свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации; 7) документы воинского учета - для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу; (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 170-ФЗ) 8) документ об образовании и о квалификации;
— ч. 2 ст. 26 ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»

То есть и при поступлении на госслужбу (ФЗ № 79-ФЗ) документ об образовании именно предъявляется, а не остаётся у нанимателя; в личное дело помещается его заверенная копия. Гражданско-правовой договор труда, личные дела коммерческих организаций не предусматривают хранение оригиналов дипломов — правовой основой для помещения документа в личное дело является заверенная копия.

Документы, которые работник по закону действительно оставляет у работодателя, перечислены исчерпывающе: трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ — хранится у работодателя) и документы воинского учета (при воинском учёте — по правилам воинского учёта). Диплом об образовании в этот перечень не входит. Следовательно, требование конкретной фирмы «как в университете с аттестатом» юридически необоснованно: сравнение с учебным заведением неправомерно, поскольку образовательная организация хранит оригинал аттестата как документ зачисления, а работодатель к такой роли законом не наделён.

**Вывод: исключений, обязывающих рядового работника (и даже государственного гражданского служащего) оставлять оригинал диплома на хранение у работодателя, закон не устанавливает; у работодателя хранятся лишь трудовая книжка и документы воинского учета — диплом к ним не относится.

Ответственность работодателя и порядок защиты ваших прав

Если отказ оставить оригинал станет основанием для отказа в приёме на работу или для удержания документа, работодатель нарушает трудовое законодательство и законодательство о персональных данных, что влечёт административную ответственность:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частями 2, 11 - 18 настоящей статьи и статьей 17.13 настоящего Кодекса , если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, -
— ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Квалификация такова: требование документов сверх установленного перечня и избыточная обработка персональных данных образуют состав ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) и ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ (обработка ПДн, несовместимая с целями). Защита прав осуществляется через государственную инспекцию труда:

ведет прием и рассматривает заявления, письма, жалобы и иные обращения граждан о нарушениях их трудовых прав, принимает меры по устранению выявленных нарушений и восстановлению нарушенных прав;
— абз. ст. 356 ТК РФ (полномочия ГИТ)

Порядок действий: письменно (лучше письменно, чтобы зафиксировать факт — для доказательств) зафиксировать требование работодателя и предложить альтернативу — заверенную копию диплома; при отказе работодателя или удержании оригинала обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда по месту нахождения работодателя (ст. 356 ТК РФ) и в Роскомнадзор (как орган по защите прав субъектов персональных данных). При утрате работодателем оригинала диплома, который вы всё же передали, вы вправе взыскать убытки:

Лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере. 2. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).
— ст. 15 ГК РФ, п. 1

Утрата оригинала диплома — реальный ущерб (расходы на восстановление дубликата, на возмещение связанных потерь), взыскиваемый по ст. 15 ГК РФ; судебное взыскание производится в районный суд по месту нахождения работодателя или месту жительства истца в порядке искового производства.

**Вывод: требование оставить оригинал диплома неправомерно; при отказе принять вас на работу или при удержании документа вы вправе жаловаться в ГИТ (ст. 356 ТК РФ) и Роскомнадзор, а при утрате оригинала — взыскать убытки по ст. 15 ГК РФ.

Денежные последствия и принудительное исполнение

Деньги (убытки при утрате оригинала). Если работодатель удержал оригинал диплома и тот был утерян или испорчен, работник вправе требовать полного возмещения убытков по ст. 15 ГК РФ. В состав реального ущерба входят: расходы на восстановление дубликата диплома в учебном заведении (госпошлина, почтовые расходы); расходы на нотариальные услуги по оформлению копий для промежуточных целей; а также упущенная выгода — если из-за отсутствия оригинала диплома работник не смог трудоустроиться и понёс потерю дохода (причинно-следственную связь с утратой документа нужно доказать). Такие требования предъявляются в районный суд по месту нахождения работодателя или жительству истца в порядке искового производства.

Исполнение (возврат оригинала при удержании). Если оригинал диплома уже оказался у работодателя и он отказывается его вернуть, порядок принудительного возврата таков: 1) письменное требование работника вернуть оригинал (заявление на имя руководителя с указанием, что диплом — личная собственность, и ссылкой на ч. 3 ст. 65 ТК РФ); 2) в случае отказа — жалоба в государственную инспекцию труда (ст. 356 ТК РФ), которая вправе выдать работодателю обязательное для исполнения предписание об устранении нарушения (ст. 357 ТК РФ); 3) при неэффективности административного механизма — иск в районный суд об истребовании диплома (виндикационный иск по ст. 301 ГК РФ — истребование собственником имущества из чужого незаконного владения) с последующим исполнительным производством (ФЗ «Об исполнительном производстве»).

**Вывод: в случае удержания оригинала существуют как административный (ГИТ), так и судебный механизм возврата; при утрате документа работодатель обязан возместить реальный ущерб и, при доказанности, упущенную выгоду (ст. 15 ГК РФ).

Нет, вы не обязаны оставлять оригинал диплома работодателю. Закон обязывает вас лишь предъявить его для ознакомления и снятия копии, а требование хранить оригинал в личном деле незаконно.

Вы обязаны принести диплом и показать его сотруднику отдела кадров, чтобы он убедился в подлинности документа и снял с него заверенную копию (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Этим ваша обязанность исчерпывается. Требование передать оригинал на постоянное хранение нарушает прямой запрет требовать от вас документы, не предусмотренные законом (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). Сравнение с университетом некорректно: вуз хранит оригинал аттестата как основание для зачисления, а трудовое законодательство такой обязанности для работодателя не устанавливает. Даже при поступлении на государственную гражданскую службу документ об образовании именно предъявляется, а не сдается на хранение (ч. 2 ст. 26 ФЗ № 79-ФЗ).

Хранение работодателем оригинала диплома является избыточной обработкой ваших персональных данных. Цель проверки квалификации полностью достигается изготовлением заверенной копии, и держать у себя оригинал дольше, чем нужно для этой цели, работодатель не вправе (п. 5 и 7 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ). Обработка персональных данных должна ограничиваться целями соблюдения законов и контроля трудовой деятельности (п. 1 ст. 86 ТК РФ), и бессрочное удержание вашего личного документа в эти цели не входит.

Если работодатель отказывается принимать копию или удерживает оригинал, он совершает административные правонарушения: нарушает трудовое законодательство (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) и обрабатывает персональные данные несовместимым с целями способом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ). В случае утраты переданного вами оригинала работодатель обязан возместить вам реальный ущерб — расходы на восстановление дубликата, а также упущенную выгоду, если из-за отсутствия диплома вы понесете потери в доходах (ст. 15 ГК РФ).

Пошаговые действия

  1. Предложите работодателю альтернативу. Письменно (заявлением на имя руководителя) или устно сообщите, что готовы предъявить оригинал диплома для сверки и передать его заверенную копию для личного дела, сославшись на ч. 1 и ч. 3 ст. 65 ТК РФ. Зафиксируйте факт требования оставить оригинал — сохраните переписку или составьте акт.
  2. Если оригинал уже удерживают — потребуйте возврата. Направьте работодателю письменное заявление с требованием вернуть оригинал диплома как вашу личную собственность, указав на неправомерность его хранения (ч. 3 ст. 65 ТК РФ, п. 5 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ).
  3. При отказе в приеме на работу или отказе вернуть документ — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Подайте жалобу в ГИТ по месту нахождения работодателя (абз. ст. 356 ТК РФ). Опишите ситуацию, приложите копии заявлений и иных доказательств. Инспекция вправе выдать обязательное для исполнения предписание об устранении нарушения.
  4. Параллельно подайте жалобу в Роскомнадзор. Сообщите о нарушении законодательства о персональных данных — избыточной обработке и неправомерном хранении оригинала диплома (п. 5 и 7 ст. 5 ФЗ № 152-ФЗ).
  5. Если административные меры не помогли или диплом утерян — обращайтесь в суд. Подайте иск в районный суд по месту нахождения работодателя или по своему месту жительства:
    • об истребовании оригинала диплома из чужого незаконного владения;
    • о взыскании убытков, причиненных утратой документа (ст. 15 ГК РФ), включая расходы на восстановление дубликата и доказанную упущенную выгоду.