Работник взял отпуск за свой счёт, а потом принёс справку о вызове в правоохранительные органы и требует оплаты: обязан ли работодатель оплатить день и что делать с заявлением

Является ли отсутствие работника исполнением государственных обязанностей или это его отпуск без сохранения зарплаты

Ключевой вопрос — что именно было в тот день. По обстоятельствам дела день был оформлен как отпуск без сохранения заработной платы по письменному заявлению самого работника.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы: участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
— абз. 1 ст. 128 ТК РФ

Здесь прямо сказано: такой отпуск предоставляется по письменному заявлению работника, а его продолжительность определяется по соглашению между работником и работодателем. То есть отсутствие в этот день было оформлено не как «вызов госоргана», а как добровольный отпуск за свой счёт — именно на условиях, о которых стороны договорились. Это время по определению является временем отдыха, свободным от исполнения трудовых обязанностей.

Время отдыха - время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.
— ст. 106 ТК РФ

Напротив, режим исполнения государственных обязанностей — это отдельное основание, при котором работодатель обязан освободить работника от работы, и это не отпуск за свой счёт, а гарантия.

Работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее время. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Государственный орган или общественное объединение, которые привлекли работника к исполнению государственных или общественных обязанностей, в случаях, предусмотренных частью первой настоящей статьи, выплачивают работнику за время исполнения этих обязанностей компенсацию в размере, определенном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации либо решением соответствующего общественного объединения. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 1 ст. 170 ТК РФ

Если бы работник вызывался в правоохранительный орган официально и исполнял там государственные обязанности в рабочее время, применялась бы именно ст. 170 ТК РФ (освобождение от работы с сохранением места работы), а не ст. 128. Разница принципиальна: при ст. 128 день не оплачивается вообще, при ст. 170 — сохраняется место работы и выплачивается компенсация, но не работодателем.

Вывод по вопросу: сама по себе справка о нахождении работника в правоохранительном органе не превращает ранее оформленный отпуск без сохранения зарплаты в исполнение государственных обязанностей автоматически. Однако если будет доказано, что работника вызвали официальной повесткой и он исполнял именно государственные обязанности в рабочее время, квалификация меняется на ст. 170 ТК РФ. Значит, решающее значение имеет, был ли это официальный вызов (повестка по ст. 188 УПК РФ с указанием даты и времени явки), а не добровольная поездка «отметиться». Поскольку заявление работник написал собственноручно и отпуск был оформлен приказом, у работодателя были законные основания считать это отпуском за свой счёт.

Обязан ли работодатель оплатить день, проведённый работником по вызову правоохранительного органа

Даже если исходить из того, что работник действительно исполнял государственные обязанности (был вызван повесткой и находился там 9:00–13:00), обязанность оплатить этот день лежит не на работодателе, а на вызвавшем его государственном органе.

Государственный орган или общественное объединение, которые привлекли работника к исполнению государственных или общественных обязанностей, в случаях, предусмотренных частью первой настоящей статьи, выплачивают работнику за время исполнения этих обязанностей компенсацию в размере, определенном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации либо решением соответствующего общественного объединения. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 2 ст. 170 ТК РФ

Эта норма распределяет бремя расходов однозначно: работодатель лишь освобождает работника от работы с сохранением места, а денежную компенсацию за время исполнения государственных обязанностей выплачивает государственный орган, который работника привлёк. То есть требования работника должны быть адресованы не Вам как работодателю, а тому органу, куда он ездил.

Размер и порядок такой компенсации по уголовному делу, где работник выступал свидетелем или потерпевшим, установлены уголовно-процессуальным законом:

суммы, выплачиваемые работающим и имеющим постоянную заработную плату потерпевшему, свидетелю, их законным представителям, понятым в возмещение недополученной ими заработной платы за время, затраченное ими в связи с вызовом в орган дознания, к следователю, прокурору или в суд; 3) суммы, выплачиваемые не имеющим постоянной заработной платы потерпевшему, свидетелю, их законным представителям, понятым за отвлечение их от обычных занятий; 4) вознаграждение, выплачиваемое эксперту, переводчику, специалисту за исполнение ими своих обязанностей в ходе уголовного судопроизводства, за исключением случаев, когда эти обязанности исполнялись ими в порядке служебного задания; 5) суммы, выплачиваемые адвокату за оказание им юридической помощи в случае участия адвоката в уголовном судопроизводстве по назначению; 6) суммы, израсходованные на демонтаж, хранение, пересылку и перевозку (транспортировку) вещественных доказательств, а также на перевозку (транспортировку) трупов и их частей; (В редакции федеральных законов от 07.06.2013 № 122-ФЗ; от 31.12.2014 № 494-ФЗ) 7) суммы, израсходованные на производство судебной экспертизы в экспертных учреждениях; 8) ежемесячное государственное пособие в размере прожиточного минимума трудоспособного населения в целом по Российской Федерации, выплачиваемое обвиняемому, временно отстраненному от должности в порядке, установленном частью первой статьи 114 настоящего Кодекса;
— п. 2 ч. 2 ст. 131 УПК РФ

Суммы, указанные в части второй настоящей статьи, выплачиваются по постановлению дознавателя, следователя, прокурора или судьи либо по определению суда. 4. Порядок и размеры возмещения процессуальных издержек, за исключением размеров процессуальных издержек, предусмотренных пунктами 2 и 8 части второй настоящей статьи, устанавливаются Правительством Российской Федерации. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.03.2006 № 33-ФЗ) 5. В случаях, установленных настоящим Кодексом, размеры процессуальных издержек, предусмотренных пунктом 1 1 части второй настоящей статьи, определяются судом. (Дополнение частью - Федеральный закон от 11.06.2022 № 181-ФЗ)
— ч. 3 ст. 131 УПК РФ

Из этих норм следует главное для расчёта: работающим лицам, имеющим постоянную зарплату, возмещается недополученная за время вызова заработная плата, и выплата производится по постановлению дознавателя, следователя, прокурора или судьи — то есть орган сам выносит документ о выплате. Именно поэтому справка с печатью — не основание для оплаты работодателем, а документ, подтверждающий факт явки, который работник вправе предъявить следователю для получения выплаты.

Вывод по вопросу: обязанности работодателя оплатить этот день из собственных средств не возникает — компенсацию за время исполнения государственных обязанностей по ч. 2 ст. 170 ТК РФ и п. 2 ч. 2 ст. 131 УПК РФ выплачивает вызвавший работника государственный орган, а не Вы. Работнику следует разъяснить, что за возмещением недополученной зарплаты за 9:00–13:00 он обращается в тот орган, который его вызывал (по его постановлению). Единственное, что обязан сделать работодатель, — освободить работника от работы на это время с сохранением места работы; вопрос оплаты за счёт работодателя законом не предусмотрен ни при каком варианте квалификации.

Можно ли «отменить» заявление об отпуске задним числом

Отдельного права в одностороннем порядке аннулировать уже подписанное заявление и изданный приказ закон не устанавливает. Отпуск без сохранения зарплаты возникает из письменного заявления работника и согласованной сторонами продолжительности — то есть из соглашения сторон.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы: участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
— абз. 1 ст. 128 ТК РФ

Поскольку продолжительность определена по соглашению между работником и работодателем, изменение этого условия возможно только по новому согласованию сторон. Задним числом изменить уже состоявшееся предоставление отпуска работник в одностороннем порядке не может: правоотношение уже реализовано, день фактически был отпуском за свой счёт. Другое дело, что если выяснится, что причиной отсутствия был официальный вызов госоргана, стороны вправе добровольно переквалифицировать это отсутствие (оформить освобождение по ст. 170 ТК РФ вместо ст. 128), но это их совместное решение, а не обязанность работодателя.

Вывод по вопросу: «отменить» заявление задним числом работник не вправе — ни действующее законодательство, ни само заявление такого механизма не содержат. Работодателю не следует ни аннулировать уже подписанные документы задним числом, ни переоформлять отпуск в принудительном порядке. Правильно — сохранить первичные документы (заявление с подписью работника и приказ) без изменений задним числом; при обоюдном согласии сторон день можно переквалифицировать в освобождение по ст. 170 ТК РФ новым документом (дополнительным соглашением/новым приказом с текущей даты), но это право, а не обязанность работодателя.

Как поступить работодателю и что делать, если работник не согласен

Спор о том, подлежит ли день оплате, — это индивидуальный трудовой спор, и разрешается он в особом порядке.

Индивидуальный трудовой спор - неурегулированные разногласия между работодателем и работником по вопросам применения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения, локального нормативного акта, трудового договора (в том числе об установлении или изменении индивидуальных условий труда), о которых заявлено в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Индивидуальным трудовым спором признается спор между работодателем и лицом, ранее состоявшим в трудовых отношениях с этим работодателем, а также лицом, изъявившим желание заключить трудовой договор с работодателем, в случае отказа работодателя от заключения такого договора.
— ч. 1 ст. 381 ТК РФ

Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами , если иное не установлено настоящим Кодексом . (В редакции Федерального закона от 31.07.2020 № 246-ФЗ)
— ст. 382 ТК РФ

В судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям работника, работодателя или профессионального союза, защищающего интересы работника, когда они не согласны с решением комиссии по трудовым спорам либо когда работник обращается в суд, минуя комиссию по трудовым спорам, а также по заявлению прокурора, если решение комиссии по трудовым спорам не соответствует трудовому законодательству и иным актам, содержащим нормы трудового права. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Непосредственно в судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям: работника - о восстановлении на работе независимо от оснований прекращения трудового договора, об изменении даты и формулировки причины увольнения, о переводе на другую работу, об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы, о неправомерных действиях (бездействии) работодателя при обработке и защите персональных данных работника , о компенсации морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями (бездействием) работодателя ; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 05.04.2021 № 74-ФЗ) работодателя - о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, если иное не предусмотрено федеральными законами. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Непосредственно в судах рассматриваются также индивидуальные трудовые споры: об отказе в приеме на работу;
— абз. 1 ч. 1 ст. 391 ТК РФ

Значит, если договориться с работником не удастся, он вправе обратиться либо в комиссию по трудовым спорам, либо сразу в суд (а также в государственную инспекцию труда). В небольшой организации КТС может не создаваться — тогда спор идёт в суд. При этом важно уложиться в сроки:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы . (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) При наличии спора о компенсации морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его трудовых прав, требование о такой компенсации может быть заявлено в суд одновременно с требованием о восстановлении нарушенных трудовых прав либо в течение трех месяцев после вступления в законную силу решения суда, которым эти права были восстановлены полностью или частично.
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) При наличии спора о компенсации морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его трудовых прав, требование о такой компенсации может быть заявлено в суд одновременно с требованием о восстановлении нарушенных трудовых прав либо в течение трех месяцев после вступления в законную силу решения суда, которым эти права были восстановлены полностью или частично. (Дополнение частью - Федеральный закон от 05.04.2021 № 74-ФЗ) Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных частями первой, второй, третьей и четвертой настоящей статьи, они могут быть восстановлены судом. (В редакции федеральных законов от 03.07.2016 № 272-ФЗ, от 05.04.2021 № 74-ФЗ)
— ч. 2 ст. 392 ТК РФ

Для требований об оплате (невыплате) действует годичный срок, для прочих трудовых споров — три месяца. Пока работник к Вам не обратился за выплатой или не подал жалобу/иск, действовать принудительно не нужно.

Отдельно о риске для работодателя: если бы он незаконно задерживал причитающуюся работнику выплату, наступала бы ответственность.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя. (Статья в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ)
— ч. 2 ст. 236 ТК РФ

Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, - (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 221-ФЗ ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 7. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 6 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
— ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Но эта ответственность касается действительно причитающихся работнику сумм. Поскольку по данному дню обязанность оплаты за счёт работодателя законом не установлена, оснований для начисления процентов по ст. 236 ТК РФ и для ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ у Вас не возникает — при условии, что сам отпуск оформлен правильно и в табеле день отражён корректно.

Вывод по вопросу: поступить следует так: (1) письменно (служебной запиской/уведомлением) разъяснить работнику, что день оформлен как отпуск без сохранения зарплаты по его заявлению и оплате работодателем не подлежит, а за возмещением недополученного заработка за время вызова ему следует обратиться в вызвавший его государственный орган (ч. 2 ст. 170 ТК РФ, п. 2 ч. 2 ст. 131 УПК РФ); (2) сохранить без изменений первичные документы — заявление и приказ; (3) при несогласии работника — предложить урегулировать спор через КТС или суд (ст. 381–382, 391 ТК РФ), помня о годичном сроке по требованиям об оплате (ч. 2 ст. 392 ТК РФ). Если стороны по обоюдному согласию решат переоформить день как освобождение по ст. 170 ТК РФ, это возможно только новым документом, а не задним числом. Обязанности оплатить этот день за счёт работодателя ни при квалификации по ст. 128 ТК РФ, ни при квалификации по ст. 170 ТК РФ не возникает.

Какие документы подтверждают основание отсутствия и какова роль справки

Состав доказательств зависит от того, какую квалификацию защищает сторона. Отпуск без сохранения зарплаты подтверждается письменным заявлением работника и приказом работодателя; именно эти документы фиксируют согласованное основание отсутствия.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы: участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
— абз. 1 ст. 128 ТК РФ

Что же касается официального вызова, то его надлежащим подтверждением служит повестка, а не справка «о нахождении».

Свидетель, потерпевший вызывается на допрос повесткой, в которой указываются, кто и в каком качестве вызывается, к кому и по какому адресу, дата и время явки на допрос, а также последствия неявки без уважительных причин. 2. Повестка вручается лицу, вызываемому на допрос, под расписку либо передается с помощью средств связи. В случае временного отсутствия лица, вызываемого на допрос, повестка вручается совершеннолетнему члену его семьи либо передается администрации по месту его работы или по поручению следователя иным лицам и организациям, которые обязаны передать повестку лицу, вызываемому на допрос. 3. Лицо, вызываемое на допрос, обязано явиться в назначенный срок либо заранее уведомить следователя о причинах неявки. В случае неявки без уважительных причин лицо, вызываемое на допрос, может быть подвергнуто приводу либо к нему могут быть применены иные меры процессуального принуждения, предусмотренные статьей 111 настоящего Кодекса. 4. Лицо, не достигшее возраста шестнадцати лет, вызывается на допрос через его законных представителей либо через администрацию по месту его работы или учебы. Иной порядок вызова на допрос допускается лишь в случае, когда это вызывается обстоятельствами уголовного дела. 5. Военнослужащий, гражданин, проходящий военные сборы, гражданин, пребывающий в добровольческом формировании, вызываются на допрос через командование воинской части. (В редакции Федерального закона от 28.12.2024 № 507-ФЗ)
— ч. 1 ст. 188 УПК РФ

Из этой нормы следует: официальный вызов оформляется повесткой, в которой указываются, кто и в каком качестве вызывается, дата и время явки, и повестка вручается под расписку (либо передаётся администрации по месту работы). Именно повестка доказывает, что явка была обязательной и в рабочее время. Справка с печатью, выданная позже, факт вызова не подтверждает — она лишь удостоверяет, что лицо там находилось. При этом сам факт явки к следователю порождает право на возмещение недополученной зарплаты именно из бюджета:

суммы, выплачиваемые работающим и имеющим постоянную заработную плату потерпевшему, свидетелю, их законным представителям, понятым в возмещение недополученной ими заработной платы за время, затраченное ими в связи с вызовом в орган дознания, к следователю, прокурору или в суд; 3) суммы, выплачиваемые не имеющим постоянной заработной платы потерпевшему, свидетелю, их законным представителям, понятым за отвлечение их от обычных занятий; 4) вознаграждение, выплачиваемое эксперту, переводчику, специалисту за исполнение ими своих обязанностей в ходе уголовного судопроизводства, за исключением случаев, когда эти обязанности исполнялись ими в порядке служебного задания; 5) суммы, выплачиваемые адвокату за оказание им юридической помощи в случае участия адвоката в уголовном судопроизводстве по назначению; 6) суммы, израсходованные на демонтаж, хранение, пересылку и перевозку (транспортировку) вещественных доказательств, а также на перевозку (транспортировку) трупов и их частей; (В редакции федеральных законов от 07.06.2013 № 122-ФЗ; от 31.12.2014 № 494-ФЗ) 7) суммы, израсходованные на производство судебной экспертизы в экспертных учреждениях; 8) ежемесячное государственное пособие в размере прожиточного минимума трудоспособного населения в целом по Российской Федерации, выплачиваемое обвиняемому, временно отстраненному от должности в порядке, установленном частью первой статьи 114 настоящего Кодекса;
— п. 2 ч. 2 ст. 131 УПК РФ

Вывод по вопросу: надлежащим доказательством «вызова» является повестка (ч. 1 ст. 188 УПК РФ) или иной официальный документ о явке, а не справка о нахождении. Справка полезна лишь как подтверждение факта явки для получения выплаты от государственного органа (п. 2 ч. 2 ст. 131 УПК РФ). Для работодателя же основанием отсутствия остаётся заявление работника и приказ, которые и следует сохранить.

Варианты действий работодателя (альтернативы)

У работодателя есть два законных сценария, и выбор между ними зависит от того, подтверждён ли официальный вызов.

Ветка А — официального вызова нет (работник написал заявление, повестки не было). Действует ст. 128 ТК РФ: день — отпуск за свой счёт, оплате работодателем не подлежит.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы: участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
— абз. 1 ст. 128 ТК РФ

Государственный орган или общественное объединение, которые привлекли работника к исполнению государственных или общественных обязанностей, в случаях, предусмотренных частью первой настоящей статьи, выплачивают работнику за время исполнения этих обязанностей компенсацию в размере, определенном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации либо решением соответствующего общественного объединения. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 2 ст. 170 ТК РФ

Сохраняем заявление и приказ без изменений, работнику разъясняем, что за возмещением он вправе обратиться в вызвавший его орган (ч. 2 ст. 170 ТК РФ).

Ветка Б — официальный вызов подтверждён повесткой. Тогда отсутствие правильнее квалифицировать по ст. 170 ТК РФ, но и в этом случае работодатель не платит: освобождает от работы с сохранением места, а компенсацию выплачивает государственный орган.

Работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами эти обязанности должны исполняться в рабочее время. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Государственный орган или общественное объединение, которые привлекли работника к исполнению государственных или общественных обязанностей, в случаях, предусмотренных частью первой настоящей статьи, выплачивают работнику за время исполнения этих обязанностей компенсацию в размере, определенном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации либо решением соответствующего общественного объединения. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 1 ст. 170 ТК РФ

Поскольку продолжительность отпуска по ст. 128 ТК РФ определяется по соглашению сторон, изменение уже оформленного дня возможно только по обоюдному согласию сторон новым документом, а не задним числом:

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы: участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
— абз. 1 ст. 128 ТК РФ

Вывод по вопросу: при любом из двух сценариев обязанности работодателя оплатить день не возникает — разница только в основании освобождения от работы. По ветке А сохраняем документы как есть; по ветке Б при обоюдном согласии сторон переквалифицируем день в освобождение по ст. 170 ТК РФ новым документом (без переписывания заявления и приказа задним числом) и направляем работника за компенсацией в вызвавший его государственный орган (ч. 2 ст. 170 ТК РФ, п. 2 ч. 2 ст. 131 УПК РФ). Спор при несогласии работника решается в комиссии по трудовым спорам или в суде (ст. 382, 391 ТК РФ); по требованию об оплате — годичный срок (ч. 2 ст. 392 ТК РФ).