Должны ли предупредить об удержании переплаты отпускных за прошлый аванс и можно ли убрать дни дополнительного отпуска

Правомерен ли зачёт «авансового» отпуска и удержание переплаты спустя годы

Базовое правило: перечень оснований удержаний из заработной платы закрыт и установлен законом, а не волей работодателя.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
— ст. 137 ТК РФ

Здесь важно: удержание «за неотработанные дни отпуска» закон допускает только при увольнении работника до окончания рабочего года, в счёт которого отпуск уже получен. Вы продолжаете работать, увольнения нет — значит, этого основания у работодателя сейчас не существует вовсе. «Авансовый» отпуск 9-летней давности к тому же относится к иному рабочему году, а требование о возврате предъявлено вне месячного срока, установленного ст. 137 ТК РФ, и без вашего согласия.

Ключевое правило для «переплаты»: излишне выплаченную зарплату (в том числе отпускные) взыскать с работника нельзя, кроме трёх исключений — счетная ошибка, вина работника в невыполнении норм труда/простое (по решению органа по трудовым спорам), неправомерные действия работника, установленные судом.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
— ч. 4 ст. 137 ТК РФ

Ни одно из этих исключений в вашей ситуации не названо: авансовый отпуск — это не «счётная ошибка» (под ней понимается арифметическая ошибка, а не сознательное предоставление отпуска авансом, тем более что вы указали — сотрудникам «никто не объяснял»). Следовательно, сама «переплата» взысканию (в том числе путём зачёта в счёт будущего отпуска) не подлежит.

Общий размер удержаний ограничен законом (ст. 138 ТК РФ):

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы. Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
— ст. 138 ТК РФ

Пояснение к цифрам в норме: 70% из той же статьи относятся только к удержаниям по исполнительным документам (алименты, возмещение вреда здоровью, ущерб от преступления и т.п.), а не к вашему случаю. Для «обычных» удержаний применяется предел 20% (50% — лишь в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами). «Переплата» отпускных к таким случаям не относится.

Если бухгалтерия фактически «вычитает» дни из оплачиваемого отпуска, это удержание, которое при отсутствии законного основания недопустимо в любом размере.

Позиция Верховного Суда подтверждает строгий подход:

Согласно ст. 137 ТК удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных данным Кодексом и иными федеральными законами, а именно: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счѐт заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращѐнного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое; при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счѐт которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п.8 ч.1 ст.77 или пп. 1, 2 или 4 ч.1 ст.81, пп.1, 2, 5, 6 и 7 ст.83 ТК. Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе, при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счѐтной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое; если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
— п. 5 Обзора судебной практики ВС РФ от 15.09.2010

Вывод: зачёт работодателем авансового отпуска 9-летней давности и удержание «переплаты» без вашего письменного согласия неправомерны. Работодатель не вправе «списать» этот долг за счёт уменьшения вашего отпуска. Задолженность (если она вообще осталась) могла быть погашена отпусками за последующие 9 лет и, во всяком случае, уже не подлежит взысканию. Кроме того, любое удержание невозможно без вашего согласия и в нарушение 20%-го лимита (ст. 138 ТК РФ).

Может ли работодатель в одностороннем порядке уменьшить отпуск против графика

График отпусков обязателен для обеих сторон, а о времени начала отпуска работник извещается под роспись не позднее чем за две недели:

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом
— ст. 123 ТК РФ

Это прямой ответ на ваш вопрос: да, вас должны были известить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Замена полного отпуска на «частичный с отдачей долга» — это изменение согласованной в графике продолжительности, а график обязателен и для работодателя. Обратите внимание: отказ от извещения/несоблюдение срока даёт вам право требовать переноса отпуска:

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
— ч. 2 ст. 124 ТК РФ

Разделение отпуска на части и уменьшение его продолжительности возможны только по соглашению сторон, отзыв из отпуска — только с вашего согласия:

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия , за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом . Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
— ч. 1–2 ст. 125 ТК РФ

Вы дополнительное соглашение не подписывали, график не менялся — значит, какого-либо соглашения об уменьшении отпуска нет, и одностороннее урезание недопустимо. Общее правило: условия договора, ухудшающие положение работника по сравнению с законом, не подлежат применению:

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 2 ст. 9 ТК РФ

Вывод: работодатель не вправе в одностороннем порядке уменьшить ваш отпуск против графика и не вправе оставить вас без извещения под роспись за две недели. Если вас не известили либо известили о сокращённом отпуске — вы вправе по письменному заявлению требовать переноса отпуска (ч. 2 ст. 124 ТК РФ) либо предоставления отпуска в полном объёме по графику.

Затрагивает ли «отдача долга» только сентябрь — нарушение равенства

Отпуск предоставляется по единому графику, и ограничение прав в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами, запрещено:

Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 02.07.2013 № 162-ФЗ) Не являются дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральным законом, либо обусловлены особой заботой государства о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите, либо установлены настоящим Кодексом или в случаях и в порядке, которые им предусмотрены, в целях обеспечения национальной безопасности, поддержания оптимального баланса трудовых ресурсов, содействия в приоритетном порядке трудоустройству граждан Российской Федерации и в целях решения иных задач внутренней и внешней политики государства. (В редакции федеральных законов от 23.07.2013 № 204-ФЗ; от 01.12.2014 № 409-ФЗ) Лица, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере труда, вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда.
— ст. 3 ТК РФ

Если «долг» вычитают только у тех, кто идёт в сентябре, а у остальных — нет, это признак непоследовательного и произвольного применения, дискриминирующего часть работников по обстоятельству, не связанному с их деловыми качествами. Такое различие не может считаться законным без объективного основания.

Вывод: выборочное урезание отпуска только для сентябрьских отпускников — дополнительный признак неправомерности. Это нарушение принципа равенства, и работник, считающий себя подвергшимся дискриминации, вправе обратиться в суд с требованием о восстановлении нарушенных прав и компенсации морального вреда.

Можно ли «убрать» дни дополнительного отпуска за стаж

Дополнительные отпуска предоставляются по закону либо могут устанавливаться работодателем в локальном акте/коллективном договоре; порядок и условия их предоставления определяются именно договором и локальными актами:

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
— ст. 116 ТК РФ

Также действует общее правило о недопустимости условий, снижающих уровень гарантий работника:

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 2 ст. 9 ТК РФ

Отсюда вытекает следующая логика. Если дополнительный отпуск за стаж установлен федеральным законом либо закреплён в вашем трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте, то изменение его продолжительности требует соблюдения того же порядка, что и его установление, — то есть односторонним решением работодателя оно не производится. Если же такой отпуск ничем из перечисленного не предусмотрен, то обязанности его предоставлять у работодателя нет.

Вывод: для ответа необходимо свериться с источником, устанавливающим дополнительный отпуск за стаж (федеральный закон / трудовой договор / коллективный договор / локальный акт). Если такой источник есть — урезание в одностороннем порядке неправомерно. Если источника нет — работодатель дополнительный отпуск предоставлять не обязан, и «убрать» ему нечего.

Была ли обязательна процедура 9 лет назад (увольнение и приём в тот же день)

Формальное «увольнение и приём в тот же день» при сохранении той же работы и структуры — это фактически изменение работодателя, а не воля работника прекратить трудовые отношения. Если перевод к другому работодателю оформлен по согласованию, непрерывность стажа сохраняется, и именно стаж влияет на право на дополнительный отпуск и его продолжительность (ст. 116 ТК РФ). Заявления «по собственному желанию», написанные по принуждению, юридически не выражают свободную волю работника.

Это важно по двум причинам: (1) если стаж за 9 лет непрерывен, дополнительный отпуск за выслугу рассчитывается суммарно и его нельзя «обнулить»; (2) сам «аванс» отпускных при переходе — следствие не ваших действий, а оформления работодателем, что исключает «неправомерные действия работника, установленные судом» (исключение из ч. 4 ст. 137 ТК РФ).

Вывод: принудительное увольнение и приём в тот же день не создают у вас долга как такового; стаж при переходе к другому работодателю сохраняется, а дополнительный отпуск за выслугу исчисляется исходя из совокупного стажа. Оспорить сам факт «перехода» спустя 9 лет сложно (сроки ст. 392 ТК РФ), но использовать эти обстоятельства как довод против начисления «долга» — можно.

Денежные последствия и сроки: компенсация, моральный вред и защита

Если из-за удержания вам выплатили отпускные не в полном размере или задержали выплату, работодатель обязан уплатить проценты:

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ст. 236 ТК РФ

Обязанность уплатить эту денежную компенсацию возникает независимо от вины работодателя, поэтому при любом незаконном удержании/недоплате вы вправе требовать проценты за каждый день задержки.

Моральный вред возмещается по решению суда:

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ст. 237 ТК РФ

Сроки обращения в суд: по спорам о невыплате/неполной выплате отпускных — 1 год; по иным трудовым спорам — 3 месяца со дня, когда вы узнали о нарушении; при уважительных причинах срок восстанавливается судом:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы . (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) При наличии спора о компенсации морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его трудовых прав, требование о такой компенсации может быть заявлено в суд одновременно с требованием о восстановлении нарушенных трудовых прав либо в течение трех месяцев после вступления в законную силу решения суда, которым эти права были восстановлены полностью или частично. (Дополнение частью - Федеральный закон от 05.04.2021 № 74-ФЗ) Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных частями первой, второй, третьей и четвертой настоящей статьи, они могут быть восстановлены судом.
— ст. 392 ТК РФ

Практически это означает: общий спор об отпуске — 3 месяца, но требование именно о недоплаченных суммах отпускных — 1 год со дня установленного срока выплаты. Срок запускается заново для каждой выплаты; при незаконности удержания вы вправе заявить и о процентах, и о моральном вреде.

Работник защищает права всеми способами; в суд можно идти, минуя комиссию по трудовым спорам, а по недоплатам — напрямую:

В судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям работника, работодателя или профессионального союза, защищающего интересы работника, когда они не согласны с решением комиссии по трудовым спорам либо когда работник обращается в суд, минуя комиссию по трудовым спорам, а также по заявлению прокурора, если решение комиссии по трудовым спорам не соответствует трудовому законодательству и иным актам, содержащим нормы трудового права. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Непосредственно в судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям: работника - о восстановлении на работе независимо от оснований прекращения трудового договора, об изменении даты и формулировки причины увольнения, о переводе на другую работу, об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы, о неправомерных действиях (бездействии) работодателя при обработке и защите персональных данных работника , о компенсации морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями (бездействием) работодателя ; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 05.04.2021 № 74-ФЗ) работодателя - о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, если иное не предусмотрено федеральными законами. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Непосредственно в судах рассматриваются также индивидуальные трудовые споры: об отказе в приеме на работу; лиц, работающих по трудовому договору у работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, и работников религиозных организаций; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) лиц, считающих, что они подверглись дискриминации.
— ст. 391 ТК РФ

Каждый имеет право защищать свои трудовые права и свободы всеми способами, не запрещенными законом. Основными способами защиты трудовых прав и свобод являются: самозащита работниками трудовых прав; защита трудовых прав и законных интересов работников профессиональными союзами; федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; (В редакции федеральных законов от 18.07.2011 № 242-ФЗ, от 28.06.2021 № 220-ФЗ) судебная защита. (Статья в редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Глава 57. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ (НАДЗОР) И ВЕДОМСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ, СОДЕРЖАЩИХ НОРМЫ ТРУДОВОГО ПРАВА (Наименование в редакции федеральных законов от 18.07.2011 № 242-ФЗ, от 28.06.2021 № 220-ФЗ)
— ст. 352 ТК РФ

Надзорный орган — государственная инспекция труда — рассматривает жалобы и принимает меры к восстановлению нарушенных прав:

ведет прием и рассматривает заявления, письма, жалобы и иные обращения граждан о нарушениях их трудовых прав, принимает меры по устранению выявленных нарушений и восстановлению нарушенных прав;
— абз. 13 ст. 356 ТК РФ

Ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства установлена административным штрафом:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Вывод: при незаконном удержании вам причитаются недоплаченные суммы отпускных, проценты по ст. 236 ТК РФ (не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день), компенсация морального вреда (ст. 237 ТК РФ) и штраф работодателю по ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаться можно письменно в ГИТ (ст. 356 ТК РФ), в прокуратуру и в суд; по денежным требованиям — 1 год, по остальным спорам об отпуске — 3 месяца.

Какими документами работник подтверждает свою позицию

Спор об отпуске и удержаниях — спор о фактах: продолжительность отпуска и наличие/размер «долга» подтверждаются документами, а бремя подтверждения законности удержания лежит на работодателе (ст. 137, 138 ТК РФ). Работник вправе запросить связанные с работой документы и получить копии безвозмездно:

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11.
— ч. 1 ст. 62 ТК РФ

Расчётный листок содержит сведения об основаниях удержаний:

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате. (Часть в редакции Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ) Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за пятнадцать календарных дней до дня выплаты заработной платы. (В редакции федеральных законов от 04.11.2014 № 333-ФЗ, от 26.07.2019 № 231-ФЗ) Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором. Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ) Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
— ч. 1 и абз. посл. ст. 136 ТК РФ

Практически: у вас должны быть график отпусков на текущий год, трудовой договор и дополнительные соглашения, приказ об отпуске, расчётные листки. Через письменное заявление работодателю запросите копии приказа об отпуске, расчётных листков за спорный период и документа, которым оформлено уменьшение отпуска либо удержание.

Вывод: первым шагом подайте письменное заявление о выдаче копий документов, связанных с работой (в том числе расчётных листков с указанием оснований удержаний). Отсутствие документа, которым работодатель обосновывает уменьшение отпуска или удержание, и отсутствие вашего согласия подтверждают неправомерность его действий.