Расчет отпускных дней и дополнительных отпусков за работу с 1 марта 2023 года: как учесть больничные и периоды отпусков

Как определяются рабочие годы и «сдвигаются» ли они из-за больничных и отпусков

Отпуска считаются не за календарный год, а за рабочий год — 12-месячный период, отсчитываемый от даты приёма на работу. У вас первый рабочий год: 01.03.2023–29.02.2024, второй — 01.03.2024–28.02.2025, третий — 01.03.2025–28.02.2026.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
— ч. 1–4 ст. 122 ТК РФ

Отсюда главное: отпуск «за 2023–2024 год», который вы брали с 10.02.2024 по 26.03.2024, — это отпуск за первый рабочий год (он начался 01.03.2023), причём право на него возникло уже через 6 месяцев работы, то есть с 01.09.2023. Отпускные 12 дней в августе 2024 года — уже за второй рабочий год (с 01.03.2024), а отпуск с 21.07.2025 — за третий (с 01.03.2025).

Теперь ключевой момент — сдвигается ли граница рабочего года из-за больничных и отпусков:

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются: время фактической работы; время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха; время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине; (В редакции Федерального закона от 25.11.2013 № 317-ФЗ) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года
— ч. 1 ст. 121 ТК РФ

То есть в стаж для основного отпуска входит и время фактической работы, и всё время, когда за вами сохранялось место работы: ежегодные оплачиваемые отпуска, выходные и нерабочие праздничные дни, а также периоды временной нетрудоспособности (в том числе по уходу за больным ребёнком) — они прямо подпадают под формулировку «время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы» (абз. 3 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
— абз. 3 ч. 1 ст. 121 ТК РФ

Поэтому ваши больничные 07–11.10.2024 (5 дней) и 24.02–07.03.2025 (12 дней) не вычитаются из стажа и не сдвигают границы рабочих годов. Сдвиг произошёл бы только в двух случаях, перечисленных в ч. 2 ст. 121 ТК РФ:

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются: время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 настоящего Кодекса; время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста
— ч. 2 ст. 121 ТК РФ

Это значит: если у вас были отпуска без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней в течение рабочего года или отпуск по уходу за ребёнком — соответствующие дни из стажа исключаются и рабочий год удлиняется на их количество. Если таких периодов не было (по вашим данным их нет), рабочие годы остаются неизменными: 01.03.2023, 01.03.2024, 01.03.2025.

Вывод: ваш «период» считается от даты приёма — 01.03.2023; рабочие годы: 01.03.2023–29.02.2024, 01.03.2024–28.02.2025, 01.03.2025–28.02.2026; больничные по ребёнку и ежегодные отпуска входят в стаж и границы рабочих годов не сдвигают. Сдвиг возможен только при наличии отпусков без сохранения зарплаты свыше 14 дней за рабочий год либо отпуска по уходу за ребёнком — если они были, границы рабочих годов (а значит и «цена» дополнительных отпусков) смещаются на число этих дней.

Основной отпуск: 28 календарных дней за каждый рабочий год, без пропорционального уменьшения

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работающим инвалидам продолжительностью не менее 30 календарных дней. (Дополнение частью - Федеральный закон от 08.08.2024 № 268-ФЗ)
— ч. 1 ст. 115 ТК РФ

Основной отпуск — 28 календарных дней за каждый рабочий год и он не «зарабатывается» пропорционально: закон не предусматривает уменьшения основного отпуска за неполный рабочий год (пропорция допустима только при выплате компенсации при увольнении, ст. 127 ТК РФ). Спорить с кадровиками нужно именно об этом: «365 : 28» для основного отпуска не применяется.

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
— ст. 120 ТК РФ

Отсюда два практических правила для вашего случая: (1) все отпуска считаются в календарных днях (рабочие дни не пересчитываются); (2) нерабочие праздничные дни, попавшие внутрь отпуска (например, 8 марта, 1 мая, 9 мая, 12 июня, 4 ноября), в число дней отпуска не включаются — отпуск на эти дни удлиняется. Дополнительные отпуска при этом суммируются с основным: по вашему трудовому договору полный годовой «пакет» — 28 + 8 + 7 = 43 календарных дня.

Прикидка по вашим данным (если отпуска предоставлялись полностью за соответствующий рабочий год): за 1-й рабочий год — 43 дня, из них использовано в феврале–марте 2024 г. 46 календарных дней (10.02–26.03.2024, с учётом того, что 23 февраля и 8 марта — праздничные дни, в число дней отпуска не входят), то есть за 1-й год отпуск переиспользован примерно на 3 дня; за 2-й рабочий год — 43 дня, использовано 12 дней в августе 2024 г., остаток ≈ 31 день; за 3-й рабочий год (с 01.03.2025) на 21.07.2025 стаж ≈ 4 месяца 20 дней, что даёт право на 28 : 12 × 4 = 9,33 ≈ 9 дней основного отпуска (округление — в пользу работника).

Вывод: за каждый полностью отработанный рабочий год вам положено 28 календарных дней основного отпуска целиком, независимо от больничных и отпусков; пропорциональный расчёт применим только к неполному текущему рабочему году и к дополнительным отпускам. Требуйте от кадров справку-расчёт по каждому рабочему году отдельно: сколько положено (28/8/7), сколько предоставлено и за какой рабочий год.

Дополнительный отпуск «за условия» (7 дней): закон требует считать только фактически отработанное во вредных условиях время, а не «365 : 7»

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2, 3 или 4 степени либо опасным условиям труда. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, указанным в части первой настоящей статьи, составляет 7 календарных дней
— ч. 1–2 ст. 117 ТК РФ

Семь дней — это минимальная законная продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда (для классов 3.2–3.4 и 4), и она устанавливается трудовым договором на основании СОУТ. Формула «365 : 7 = 52 дня на один день отпуска» законом не предусмотрена — это не более чем бытовой пересчёт, и он неверен.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
— ч. 3 ст. 121 ТК РФ

Вот настоящая норма о пропорциональности: в стаж для дополнительного отпуска за вредность включается только фактически отработанное в таких условиях время. То есть из стажа исключаются не только дни болезни и отпуска, но и любые дни, когда вы фактически не работали во вредных условиях (в том числе отпуск, больничный, простой, обучение). Отсюда корректный расчёт за неполный рабочий год: 7 : 12 × (число полных месяцев, в которых вы фактически работали во вредных условиях). Полный месяц — тот, где во вредных условиях отработано не менее половины рабочих дней месяца (это стандартный приём, применяемый по аналогии с правилами подсчёта стажа для дополнительных отпусков). Округление производится в пользу работника.

Два важных ограничения в вашу защиту:

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами
— ч. 1–2 ст. 116 ТК РФ

Во-первых, дополнительные отпуска «за условия» и «за отдалённость» — это отпуска, установленные ст. 116 ТК РФ и иными федеральными законами, а не «милость» работодателя; их порядок и условия определяются коллективным договором/локальным актом, но не могут быть хуже закона.

Разрешая споры, возникшие в связи с предоставлением работникам ежегодных дополнительных отпусков, необходимо учитывать, что право на такие отпуска имеют работники, перечисленные в части первой статьи 116 27 Кодекса, а также другие категории работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, коллективными договорами или локальными нормативными актами (статья 116 ТК РФ). При этом следует иметь в виду, что в силу статей 5 и 8 Кодекса положения коллективных договоров или соглашений, а также локальных нормативных актов, регулирующие условия и порядок предоставления ежегодных дополнительных отпусков, ухудшающие по сравнению с законодательством о дополнительных отпусках положение работников (например, установление меньшей, чем в соответствующем законодательном акте продолжительности дополнительного отпуска), не могут применяться судом.
— п. 58 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2

Во-вторых, Пленум Верховного Суда РФ прямо указал: локальные акты и договоры, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о дополнительных отпусках (например, устанавливающие меньшую продолжительность), судом не применяются. Значит, если ваш трудовой договор или положение об отпусках позволяет «дробить» 7 дней по формуле, дающей в итоге меньше 7 дней за полный год работы, — эта формула не подлежит применению.

Вывод: 7 дней за условия труда за каждый полный рабочий год — минимум по закону; при неполном рабочем годе дни считаются пропорционально фактически отработанному во вредных условиях времени (7 : 12 × число полных таких месяцев), а не «365 : 7». Ссылку кадровиков на «52 отработанных дня за 1 день» требуйте заменить письменным расчётом по каждому рабочему году с указанием месяцев фактической работы во вредных условиях и результата СОУТ.

Дополнительный отпуск «за отдалённость» (8 дней): это «северный» отпуск, и он не дробится по формуле «365 : 8»

дополнительный отпуск продолжительностью: в районах Крайнего Севера - 24 календарных дня; (В редакции Федерального закона от 22.08.2004 № 122-ФЗ) в приравненных к ним местностях - 16 календарных дней; (В редакции Федерального закона от 22.08.2004 № 122-ФЗ) в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, - 8 календарных дней
— ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1

8 календарных дней — это ровно та продолжительность дополнительного отпуска, которая установлена законом для работающих в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате (для Крайнего Севера — 24 дня, для приравненных местностей — 16 дней). То есть «отпуск за отдалённость» из вашего договора — это северная гарантия, а не произвольная надбавка работодателя.

Правовое значение: (1) это отпуск, установленный федеральным законом, поэтому уменьшать его произвольно нельзя — ни «365 : 8», ни локальным актом (п. 58 Постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004, цитата в блоке 3); (2) по смыслу ст. 14 Закона РФ № 4520-1 он, как и основной отпуск, считается за рабочий год и в стаж для него включается время работы с сохранением места работы (отпуска, больничные). Оговорка «пропорционально отработанному времени» в трудовом договоре правомерна только для неполного рабочего года: за полный год — все 8 дней, за неполный — 8 : 12 × число полных месяцев стажа.

Развилка по статусу местности (решающий факт): если ваша местность относится к районам Крайнего Севера — вам положено 24 дня, если к приравненным местностям — 16 дней; договорные 8 дней в этом случае занижены и подлежат пересмотру (улучшение возможно и по соглашению, но не ухудшение). Если же это «остальные районы Севера» с районным коэффициентом и процентной надбавкой — 8 дней соответствует закону. Проверьте по своему населённому пункту перечень районов Крайнего Севера и приравненных местностей.

Вывод: 8 дней «за отдалённость» — это северный дополнительный отпуск по ст. 14 Закона РФ № 4520-1; за полный рабочий год он предоставляется полностью, пропорционально — только за неполный рабочий год, а «365 : 8» незаконно. Если ваша местность — Крайний Север или приравненные местности, требуйте 24 или 16 дней соответственно.

Процедура: график отпусков, заявление, расчётный листок и срок выплаты отпускных

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
— ч. 1–3 ст. 123 ТК РФ

Очередность отпусков определяется графиком, который обязателен и для работодателя, и для работника; о начале отпуска вас должны были известить под роспись не позднее чем за две недели. Если отпуск с 21.07.2025 предоставлен вам не в полном объёме (не включены положенные дополнительные дни), это нарушение графика и вашего права — требуйте письменно предоставить оставшиеся дни, а не «переносить» их по устной договорённости.

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника: 1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; 2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; 3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний; 4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
— ч. 1 ст. 136 ТК РФ (в части оплаты отпуска)

Вы вправе требовать письменный расчёт: расчётный листок должен содержать составные части выплаты — сколько дней и по какому среднему заработку оплачено. Это ваш главный инструмент, чтобы увидеть, за какой рабочий год и сколько дней начислено.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
— абз. 8 ч. 9 ст. 136 ТК РФ

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска; при нарушении этого срока наступает денежная ответственность работодателя (см. блок 8).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней)
— ч. 4 ст. 139 ТК РФ

Средний дневной заработок для отпускных = начисленная за 12 предшествующих календарных месяцев зарплата, делённая на 12 и на 29,3 (с учётом исключаемых периодов — блок 6). Для отпуска с 21.07.2025 расчётный период — июль 2024 — июнь 2025.

Вывод: запросите письменно (ст. 62 ТК РФ) приказы об отпусках, справку-расчёт по каждому рабочему году и расчётные листки, сверьте даты извещения (за 2 недели) и дату выплаты отпускных (за 3 дня). Нарушение любого из этих сроков — самостоятельное основание для жалобы в ГИТ и требования процентов по ст. 236 ТК РФ.

Деньги: как считаются отпускные и почему больничные «уменьшают» сумму

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если: а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации; б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
— п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

При расчёте среднего заработка из расчётного периода исключается время и суммы: периоды сохранения среднего заработка (в том числе прошлые отпуска) и периоды получения пособия по временной нетрудоспособности. То есть ваши больничные по ребёнку (октябрь 2024 г., февраль–март 2025 г.) и прошлогодние отпускные не входят ни в числитель, ни в знаменатель.

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3) , умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 10.07.2014 № 642) Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце
— абз. 2–3 п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

Для неполностью отработанных месяцев законный порядок такой: 29,3 делится на число календарных дней месяца и умножается на число календарных дней, приходящихся на отработанное время. Отпускные = средний дневной заработок × число дней отпуска. Именно так — и никак не «365 : 7».

Отдельно про «365 : 7»: эта формула путает две разные величины — стаж для дополнительного отпуска (считается в месяцах фактической работы во вредных условиях, блок 3) и средний дневной заработок (считается по п. 10 Положения № 922). Ни та, ни другая не исчисляется через деление года на число дней отпуска.

Развилка по сумме: если в расчётном периоде были месяцы без заработка (например, длительный больничный), средний заработок считается по фактически начисленному; если отпускные выплачены меньше — разница взыскивается с процентами по ст. 236 ТК РФ (блок 8). Если работодатель доплачивает до среднего заработка по локальному акту, проверьте, что доплата включена.

Вывод: сумма отпускных проверяется по формуле: зарплата за 12 месяцев (без отпускных и больничных) : (29,3 × полные месяцы + дни в неполных месяцах) × дни отпуска. Требуйте письменный расчёт по этой формуле; любое начисление «по коэффициенту 365 : 7» незаконно.

Накопленные дни: компенсация деньгами, запрет замены «вредного» отпуска и расчёт при увольнении

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией , если иное не предусмотрено настоящим Кодексом . (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 273-ФЗ) При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом
— ч. 1–3 ст. 126 ТК РФ

Если у вас накопились дни свыше 28 календарных дней за год (а у вас это как раз дополнительные 8 + 7 = 15 дней), часть, превышающая 28 дней каждого годового отпуска, по письменному заявлению может быть заменена денежной компенсацией. Но есть прямой запрет: дополнительный отпуск за вредные условия труда деньгами не заменяется (кроме случая увольнения). Значит, при желании получить деньги за переработку дней вы можете претендовать на компенсацию части основного отпуска и «северного» отпуска, но не «вредного».

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска. При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.
— ч. 1 ст. 127 ТК РФ

При увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска — включая все рабочие годы и «вредные» дни. Это важно как «страховка»: даже если работодатель сейчас не даёт дни, при увольнении они должны быть оплачены.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ч. 1 ст. 62 ТК РФ

Чтобы проверить, ничего ли не «потерялось», запросите письменно копии приказов о приёме, об отпусках, справки о заработной плате и периоде работы — работодатель обязан выдать их в течение трёх рабочих дней безвозмездно. Отказ выдать документы — самостоятельное нарушение.

Вывод: дни свыше 28 за каждый рабочий год можно частично обменять на деньги (кроме дней «за вредность»); при увольнении компенсируются все неиспользованные дни без исключения. Сначала получите документы по ст. 62 ТК РФ и сверьте по ним количество дней по каждому рабочему году.

Если откажут: куда жаловаться, сроки и денежные последствия

Каждый имеет право защищать свои трудовые права и свободы всеми способами, не запрещенными законом. Основными способами защиты трудовых прав и свобод являются: самозащита работниками трудовых прав; защита трудовых прав и законных интересов работников профессиональными союзами; федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; (В редакции федеральных законов от 18.07.2011 № 242-ФЗ, от 28.06.2021 № 220-ФЗ) судебная защита.
— ч. 1–2 ст. 352 ТК РФ

Законные способы: жалоба в государственную инспекцию труда (федеральный государственный контроль/надзор), обращение в профсоюз, суд, самозащита. Практический порядок: (1) письменное заявление работодателю с требованием предоставить конкретные дни за конкретный рабочий год и выдать расчёт (ст. 62 ТК РФ); (2) при отказе или молчании — жалоба в ГИТ и прокуратуру; (3) спор о днях и суммах — в суд (районный суд по месту нахождения работодателя, ст. 24 ГПК РФ), работники по трудовым спорам освобождены от госпошлины (ст. 393 ТК РФ).

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (
— ч. 1–2 ст. 392 ТК РФ

Сроки: по спору о предоставлении дней отпуска — 3 месяца со дня, когда узнали о нарушении (то есть фактически с даты отказа/непредоставления дней); по невыплате или неполной выплате отпускных и иных причитающихся сумм — 1 год со дня установленного срока выплаты. Пропущенные по уважительным причинам сроки восстанавливаются судом.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

Деньги: за задержку отпускных (в том числе недоплаты из-за неправильно посчитанных дней) работодатель обязан уплатить проценты — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчёта; вина работодателя не требуется.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Ответственность: нарушение трудового законодательства влечёт предупреждение или штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.; повторное нарушение — штраф до 20 000 руб. для должностных лиц либо дисквалификация.

Вывод: последовательность — письменное заявление и требование расчёта (3 рабочих дня на выдачу документов), затем жалоба в ГИТ (и прокуратура), затем суд: 3 месяца по спору о днях отпуска, 1 год по недоплаченным суммам; одновременно требуйте проценты по ст. 236 ТК РФ и указывайте в жалобе на состав правонарушения по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Денежные последствия спора: проценты, моральный вред и освобождение от госпошлины

Спор с работодателем об отпускных днях и их оплате — это индивидуальный трудовой спор частноправового характера (работодатель — юридическое лицо, не орган власти и не бюджетный фонд), поэтому к нему применимы меры имущественной ответственности работодателя перед работником.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

Проценты (денежная компенсация) — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм (в том числе недоплаченных отпускных из-за неправильно посчитанных дней) за каждый день задержки, и эта обязанность возникает независимо от вины работодателя.

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. Глава 39. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА
— ст. 237 ТК РФ

Кроме имущественных требований вы вправе требовать компенсацию морального вреда за неправомерные действия работодателя (занижение дней, задержка оплаты) — размер определяет суд независимо от имущественного ущерба.

При обращении в суд с иском по требованиям, вытекающим из трудовых отношений, в том числе по поводу невыполнения либо ненадлежащего выполнения условий трудового договора, носящих гражданско-правовой характер, работники освобождаются от оплаты пошлин и судебных расходов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ст. 393 ТК РФ

При обращении в суд по трудовым требованиям работники освобождаются от уплаты госпошлины и судебных расходов, что делает обращение в суд бесплатным.

Вывод: помимо самих дней отпуска и доначисленных отпускных вы можете взыскать: (1) проценты по ст. 236 ТК РФ за каждый день задержки/недоплаты; (2) компенсацию морального вреда по ст. 237 ТК РФ; при этом суд обойдётся без госпошлины (ст. 393 ТК РФ).