Можно ли передать основное средство (принтер, сканер) библиотекарю, который не является материально ответственным лицом?

Можно ли передать основное средство работнику, не являющемуся материально ответственным лицом

Да, можно. ТК РФ не запрещает передавать имущество работодателя в пользование работнику, который не оформлен как материально ответственное лицо (МОЛ). Юридический статус «пользователя» и «материально ответственного лица» — это разные правовые институты: назначение МОЛ (заключение с ним договора о полной материальной ответственности) требуется только для ценностей, «непосредственно обслуживаемых» работником, и только по должностям, включённым в закрытый перечень. Для оргтехники (принтер, сканер) назначение МОЛ не требуется, однако пределы ответственности такого работника принципиально иные.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
— ст. 241 ТК РФ

Полная материальная ответственность — это исключительный режим, возлагаемый лишь в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ или федеральными законами. Для работника, которому техника передана просто в пользование без такого установленного законом основания, действует общее правило ограниченной ответственности в пределах среднего месячного заработка.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами. Работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного правонарушения. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 27.11.2017 № 359-ФЗ)
— ст. 242 ТК РФ

Кроме того, материальная ответственность работника в принципе исключается при ряде обстоятельств, и работодатель обязан обеспечить надлежащие условия хранения вверенного имущества.

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику
— ст. 239 ТК РФ

Вывод: закреплять основное средство (принтер, сканер) за библиотекарем, не оформленным как МОЛ, можно — законного запрета нет. Фактически это «закрепление за ответственным пользователем», а не назначение МОЛ. Его ответственность за сохранность будет ограниченной (ст. 241 ТК РФ).

Можно ли оформить библиотекаря МОЛ и заключить с ним договор о полной материальной ответственности за принтер/сканер

Заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности допустимо только с работниками, чья должность включена в утверждаемый перечень.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части первой статьи 243 настоящего Кодекса), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество
— ст. 244 ТК РФ

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы указанных договоров утверждаются
— ч. 2 ст. 244 ТК РФ

Как видно из процитированной нормы, круг категорий работников, с которыми «могут заключаться» такие договоры, закрыт перечнем, утверждаемым уполномоченным органом. Этот перечень — Перечень № 85 Минтруда РФ.

Лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек. II Работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги. Работы, связанные с осуществлением: депозитарной деятельности; экспертизы, проверки подлинности и иной проверки, а также уничтожения в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и/или Минфином России бланков; операций по купле, продаже, разрешению на оплату и иных форм и видов оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операций с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживанием клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операций по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей;
— Раздел I Перечня, утв. Постановлением Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002, п. 2

В Перечне № 85 из библиотечной сферы поименованы только «методисты кафедр, деканатов» и «заведующие секторами библиотек» — но не рядовые библиотекари. Следовательно, должность «библиотекарь» отсутствует в закрытом перечне, и договор о полной индивидуальной МО с ним заключён быть не может.

Отдельно: принтер и сканер — это оргтехника, используемая работником для выполнения трудовой функции, а не «денежные, товарные ценности», которые работник «непосредственно обслуживает или использует» в смысле ч. 1 ст. 244 ТК РФ. Поэтому предметное условие для договора о полной МО также отсутствует.

Последствие несоблюдения правил заключения договора прямо разъяснено Пленумом ВС РФ: работодатель обязан доказать «соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности», и только при доказанной правомерности заключения бремя опровержения вины переходит на работника.

размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности. Если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, последний обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. 5. Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (статья 239 ТК РФ). К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для 3 предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. 6.
— п. 4 Постановления Пленума ВС РФ № 52 от 16.11.2006

Единственными законными основаниями полной ответственности без договора остаются недостача ценностей, «полученных по разовому документу» (п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) либо умышленное причинение ущерба/причинение его в состоянии опьянения (п. 3, 4 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). Оргтехника, переданная для штатного использования, под «полученные по разовому документу ценности» не подпадает.

недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу; 3) умышленного причинения ущерба; 4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда; 6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом; (В редакции Федерального закона от 27.11.2017 № 359-ФЗ) 7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 03.08.2018 № 315-ФЗ) 8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ

Если же технику нужно передать группе сотрудников отдела, единственный допустимый законом способ полной ответственности — коллективная (бригадная) по ст. 245 ТК РФ со всеми членами коллектива, но и она вводится только за работы из Перечня № 85, к которым использование оргтехники не относится.

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины. При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.
— ст. 245 ТК РФ

Вывод: оформлять библиотекаря как МОЛ именно ради полной ответственности за принтер/сканер нельзя — должность отсутствует в Перечне № 85 (ч. 2 ст. 244 ТК РФ, Перечень № 85), а оргтехника не является ценностью, «непосредственно обслуживаемой» работником. Такой договор не создаст полной ответственности.

Каковы пределы и порядок взыскания при порче/утрате оргтехники работником, не оформленным МОЛ

Если закреплённый за библиотекарем принтер/сканер будет повреждён или утрачен и будет установлена его вина, работодатель вправе требовать возмещения, но в ограниченном размере и с соблюдением процедуры.

Во-первых, работодатель обязан провести проверку для установления размера ущерба до принятия решения о его возмещении.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба
— ст. 247 ТК РФ

Размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым по рыночным ценам на день причинения ущерба, но не ниже стоимости по данным бухгалтерского учёта с учётом износа — то есть для оргтехники это, как правило, незначительная остаточная стоимость.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества
— ст. 246 ТК РФ

Во-вторых, взыскание ограничено средним месячным заработком работника, а порядок зависит от суммы: до одного среднемесячного заработка — по распоряжению работодателя (в течение месяца со дня окончательного установления размера ущерба), свыше — только через суд. Это применимо именно к работнику, не несущему полной материальной ответственности.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд. Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.
— ст. 248 ТК РФ

В-третьих, закрепление техники за работником в любом случае стоит документально оформить (приказом о закреплении, актом приёма-передачи, записью в инвентарной карточке) — это зафиксирует факт вступления техники в его пользование и облегчит доказывание вины конкретного работника. Для бюджетных учреждений культуры действуют правила аналитического учёта основных средств на инвентарных карточках (Инструкция по бюджетному учёту, утв. Приказом Минфина РФ № 25н), согласно которым на каждый объект ОС открывается инвентарная карточка, а имущество числится за лицом, у которого оно находится; актуальный порядок закрепления ОС за МОЛ для казённых/бюджетных учреждений установлен ведомственными инструкциями Минфина по бухгалтерскому учёту, применяемыми в редакции, действующей для конкретного типа учреждения.

Итог по вопросу: работать с техникой без оформления МОЛ можно; это главный законный и рабочий вариант для библиотекаря. Риск работодателя — невозможность взыскать полную стоимость техники, только средний месячный заработок виновного работника (и то через соблюдение процедуры проверки, а при сумме свыше среднемесячного заработка — только через суд). Чтобы максимально застраховать учреждение, закрепление оформляют приказом и актом приёма-передачи, а ответственным за сохранность в хозяйственных целях можно назначить заведующего сектором библиотеки или сотрудника, должность которого входит в Перечень № 85.