Кто должен оформлять приходные и расходные кассовые ордера и обязан ли кассир подписывать документы, составленные бухгалтером без его участия?

Кто обязан оформлять и подписывать кассовые ордера

Кассовые операции оформляются унифицированными документами — приходным кассовым ордером 0310001 и расходным кассовым ордером 0310002.

4.1. Кассовые операции, за исключением размена банкнот, монеты Банка России одного номинала на банкноты, монету Банка России другого номинала, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001 , расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы)
— п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

Указание прямо разграничивает две операции: оформление документа и его подписание.

4.2. Кассовые документы оформляются: главным бухгалтером; бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер); руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера)
— п. 4.2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

1. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись
   — п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

То есть составлять (формировать) ордер может бухгалтер; но подписывают готовый документ оба — и бухгалтер, и кассир:

4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем
— п. 4.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

При этом подписывают они разные экземпляры: бухгалтер — тот, что идёт в бухгалтерию, кассир — квитанцию/свой экземпляр, и только после фактического приёма или выдачи денег. Ключевое следствие для клиента: закон НЕ требует, чтобы ордера составлял именно кассир. Оформление ордеров бухгалтером само по себе правомерно и соответствует п. 4.2 Указания. Неправомерно другое: когда бухгалтер в ордере проставляет фамилию кассира и требует подписи, не передав кассиру ни денег по этому ордеру, ни возможности сверить документ. Ордер отражает реальную кассовую операцию, а не «оформительскую» работу бухгалтерии.

Обязан ли кассир проверять ордера, составленные бухгалтерией

Указание возлагает на кассира проверку ордера именно перед операцией, а не «потом объясняться»:

5.1. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении приходного кассового ордера 0310001 на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных
— п. 5.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

А в конце дня кассир обязан сверить фактические деньги в кассе с данными кассовых документов и кассовой книгой:

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004 , и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью
— абз. 1 п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

Эти нормы дают ответ на реплику «проверяй за ними, что они напечатали»: обязанность проверить ордер у кассира действительно есть, и она прямо закреплена в п. 5.1 и абз. 1 п. 4.6 Указания. Но проверка по смыслу норм — это сверка перед операцией: наличие подписи бухгалтера, правильность суммы цифрами и прописью, соответствие фактически принятым деньгам. Проверить ордер можно только тогда, когда есть с чем сверять — сама кассовая операция и фактическая сумма. Требование «под быстро подписать пачку ордеров, потому что выручку уже надо сдавать», лишает проверку юридического смысла.

Обязан ли работодатель дать кассиру доступ к кассовой программе

Указание допускает применение технических средств (компьютера и программного обеспечения) для оформления документов и прямо говорит об обеспечении защиты от несанкционированного доступа:

4.7. Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями
— п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

Право доступа к кассовой программе — это условие труда, которое создаёт работодатель. Работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей:

обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей; обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности; выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с настоящим Кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами; вести коллективные переговоры, а также заключать коллективный договор в порядке, установленном настоящим Кодексом; предоставлять представителям работников полную и достоверную информацию, необходимую для заключения коллективного договора, соглашения и контроля за их выполнением; знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; своевременно выполнять предписания федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
— абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ

А равно — создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда:

Работодатель обязан в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда
— ч. 2 ст. 189 ТК РФ

При этом по п. 4.4 Указания кассир должен быть снабжён печатью (штампом) и образцами подписей уполномоченных лиц:

4.4. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции
— п. 4.4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

Поэтому два порядка законны и оба на работодателе: либо кассиру дают доступ в программу, и он сам формирует и подписывает ордера, либо ордера формирует бухгалтер, но тогда кассиру обеспечивают реальную возможность сверить каждый ордер с фактическим остатком/суммой до подписания. Требовать подпись, не давая ни доступа, ни времени на сверку, — это перекладывание на кассира ответственности за сбои в организации работы, которые он не создавал.

Вывод. Оформлять ордера вправе бухгалтер (п. 4.2 Указания 3210-У) — это не нарушение как таковое. Но подписывает ордер кассир только как участник соответствующей кассовой операции и только после реальной сверки (п. 4.3, 4.6, 5.1 Указания). Работодатель обязан обеспечить либо доступ кассира к кассовой программе, либо условия для реальной проверки каждого ордера (ст. 22, 189 ТК РФ). Требование подписывать пачку ордеров «на бегу», не дав ни доступа, ни времени на проверку, законом не подкреплено, и кассир вправе не подписывать документ, содержание которого он не может сверить с фактической кассовой операцией.

Материальная ответственность кассира: когда она наступает и как связана с подписью

Полная материальная ответственность кассира по общему правилу наступает лишь при наличии вины и прямого действительного ущерба, а привлечение к ней обусловлено специальными основаниями.

Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба. Глава 38. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТОДАТЕЛЯ ПЕРЕД РАБОТНИКОМ
— ст. 233 ТК РФ

Кассиры включены в Перечень должностей, с которыми работодатель может заключать договор о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение № 1 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85), но сама по себе должность «кассир» автоматически полную ответственность не создаёт — нужен письменный договор. Полный размер ответственности применяется, в частности, за недостачу ценностей, вверенных работнику по специальному договору или разовому документу:

1. недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу; 3) умышленного причинения ущерба; 4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда; 6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом; (В редакции Федерального закона от 27.11.2017 № 359-ФЗ) 7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 03.08.2018 № 315-ФЗ) 8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
   — п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ

Принципиально важно для клиента: вина — обязательное условие, а обязанность работодателя обеспечить надлежащие условия хранения вверенного имущества прямо исключает ответственность работника при её неисполнении:

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику
— ст. 239 ТК РФ

Бремя доказывания размера ущерба лежит на работодателе (ст. 233 ТК РФ). Кроме того, до взыскания работодатель обязан провести проверку причин ущерба и истребовать у работника письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ). Это означает: если недостача возникла из-за ошибки бухгалтера в ордере, который кассир не мог проверить (нет доступа к программе, ордер принесён перед сдачей выручки), вины кассира нет — и привлекать его к полной ответственности за такую недостачу нельзя. Подпись, поставленная без реальной возможности сверить документ, не создаёт «безусловной» вины.

Вправе ли кассир отказаться подписать непроверенный ордер

Отказ от подписи под непроверенным документом — это не отказ от исполнения трудовых обязанностей, а отказ от работы, которую в таких условиях выполнить надлежаще невозможно. Закон предусматривает формы самозащиты:

В целях самозащиты трудовых прав работник, известив работодателя или своего непосредственного руководителя либо иного представителя работодателя в письменной форме, может отказаться от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором, а также отказаться от выполнения работы, которая непосредственно угрожает его жизни и здоровью, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами
— ч. 1 ст. 379 ТК РФ

Извещение работодателя в письменной форме — условие правомерности такой самозащиты; работодатель не вправе этому препятствовать (ст. 380 ТК РФ). Кассир, сообщивший в письменной форме, что не может подписать ордер из-за отсутствия доступа к программе и времени на сверку, действует в рамках ст. 379 ТК РФ, а не нарушает трудовую дисциплину.

Риск дисциплинарной ответственности и как его снять

Дисциплинарное взыскание возможно лишь за виновное неисполнение обязанностей: ст. 192 ТК РФ определяет проступок как «неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей». Обязанность подписывать любой принесённый документ без проверки на кассира законом не возложена; п. 5.1 Указания, наоборот, обязывает кассира проверять ордер, а не слепо удостоверять его. Поэтому отказ подписать ордер, который невозможно сверить с фактической операцией, при письменном извещении работодателя не образует виновного проступка. А вот при быстром подписании непроверенных ордеров работник добровольно создаёт доказательство «принятия» кассовой операции, которой фактически не проводил, — и именно на этой подписи позже строится требование о недостаче.

Вывод. Материальная ответственность кассира наступает только при наличии вины и договора о полной ответственности (ст. 233, 239, 243 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85). Недостача от ошибки бухгалтера, которую кассир не мог предотвратить, вины кассира не образует; неисполнение работодателем обязанности обеспечить надлежащие условия хранения вверенного имущества исключает ответственность (ст. 239 ТК РФ). От подписания непроверенного ордера кассир вправе отказаться, известив работодателя письменно (ст. 379, 380 ТК РФ); такой отказ не является дисциплинарным проступком по ст. 192 ТК РФ.

Что делать: претензия работодателю, обращение в ГИТ, судебный спор

Первый шаг — письменное обращение к руководителю (возможно, с копией главному бухгалтеру), в котором изложить: не имею доступа к кассовой программе, ордера формирует бухгалтер за моей фамилией, подписывать пачку ордеров без реальной сверки не могу; прошу либо предоставить доступ и обеспечить формирование ордеров мной, либо обеспечить условия для проверки каждого ордера до подписания (сверка с фактической суммой). Такое заявление фиксирует, что кассир не уклоняется от работы, а требует надлежащих условий, — это снимает риск дисциплинарного взыскания и создаёт доказательство для дальнейших инстанций. Работодатель обязан рассматривать обращения о нарушениях и принимать меры (ст. 22 ТК РФ), а также исполнять предписания надзорных органов.

Если работодатель не реагирует — жалоба в государственную инспекцию труда. Основные способы защиты трудовых прав включают федеральный государственный контроль (надзор) и судебную защиту:

Сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора. При этом договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем - выше, чем это предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами. Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения стороны этого договора от материальной ответственности, предусмотренной настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
— ст. 232 ТК РФ

Полномочие ГИТ по рассмотрению таких обращений прямо закреплено:

ведет прием и рассматривает заявления, письма, жалобы и иные обращения граждан о нарушениях их трудовых прав, принимает меры по устранению выявленных нарушений и восстановлению нарушенных прав
— абз. 14 ч. 1 ст. 356 ТК РФ

ГИТ вправе выдать предписание об устранении нарушений, а работодатель обязан его исполнить и устранить нарушение. Сроки для обращения по индивидуальному трудовому спору — общий (ст. 392 ТК РФ); для требования о признании незаконным дисциплинарного взыскания — 3 месяца со дня, когда работник узнал о применении взыскания (для увольнения — 1 месяц).

Вывод. Рекомендуемый порядок: (1) письменная претензия руководителю с требованием либо дать доступ к кассовой программе, либо обеспечить реальную проверку ордеров до подписания; (2) при бездействии — жалоба в территориальную государственную инспекцию труда (ст. 352, 356 ТК РФ), жалоба обязывает ГИТ провести проверку и при выявлении нарушений выдать предписание; (3) при споре (дисциплинарное взыскание, попытка взыскать недостачу) — суд в порядке ст. 391, 392 ТК РФ. Все три инстанции разбирают одно и то же нарушение: неисполнение работодателем обязанности обеспечить надлежащие условия для работы кассира, предусмотренной ст. 22, 189 ТК РФ и п. 4.2–4.4, 5.1 Указания Банка России № 3210-У.

Доказательства, альтернативные варианты и порядок исполнения

Доказательства. Чтобы позиция кассира была защищена, ключевые факты нужно зафиксировать: (1) отсутствие доступа к кассовой программе — письменным обращением к руководителю с просьбой предоставить доступ (само обращение и отсутствие ответа доказывают, что доступ не предоставлялся); (2) возложение обязанности оформлять ордера бухгалтером за подписью кассира — должностной инструкцией, приказом о порядке ведения кассовых операций и распорядительным документом, которым определён кассир (п. 4 Указания 3210-У требует ознакомить кассира с должностными правами и обязанностями под роспись); (3) факт подписания непроверенных ордеров «на бегу» — кассовыми документами с датами и временем, служебной перепиской. Бремя доказывания размера ущерба и наличия оснований ответственности лежит на работодателе (ст. 233 ТК РФ), а до взыскания он обязан провести проверку и истребовать письменное объяснение (ст. 247 ТК РФ); работник вправе знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их (ч. 3 ст. 247 ТК РФ).

Альтернативы. Возможны два законных варианта организации работы, выбор между которыми — прерогатива работодателя, но с обязательным соблюдением прав кассира: (а) по п. 4.2 Указания 3210-У включить кассира в распорядительный документ как лицо, оформляющее кассовые документы, и предоставить доступ к программе — тогда кассир сам формирует и подписывает ордера; (б) оставить оформление ордеров за бухгалтером, но обеспечить кассиру реальную сверку каждого ордера с фактической операцией до подписания (п. 4.6, 5.1 Указания). Изменение должностных обязанностей (например, возложение работы в кассовой программе) — это изменение определённых сторонами условий трудового договора, которое оформляется письменным соглашением сторон (ст. 72 ТК РФ); в одностороннем порядке без согласия работника оно недопустимо, кроме порядка ст. 74 ТК РФ.

Исполнение. Решение реализуется последовательно: письменное требование работодателю с чёткой формулировкой (дать доступ либо обеспечить сверку), затем при бездействии — жалоба в государственную инспекцию труда (ст. 352, 356 ТК РФ), которая проводит проверку и выдаёт обязательное для исполнения предписание; при споре — обращение в суд. Общий срок обращения в суд по индивидуальному трудовому спору — три месяца со дня, когда работник узнал о нарушении своего права (ч. 1 ст. 392 ТК РФ); по спорам об увольнении — один месяц, по спорам о невыплате зарплаты — один год (ч. 2 ст. 392 ТК РФ).

Вывод. Для защиты позиции кассиру следует немедленно направить письменное обращение руководителю (фиксирующее отсутствие доступа и невозможность проверки) и сохранить копию; при бездействии — жалоба в ГИТ, затем суд. Законны оба варианта организации работы (доступ кассира к программе либо сверка ордеров до подписания); выбор делает работодатель, но изменение трудовых обязанностей кассира требует его письменного согласия (ст. 72 ТК РФ).

Сроки обращения в суд и порядок исполнения требования

Сроки защиты прав кассира закреплены в ст. 392 ТК РФ:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) При наличии спора о компенсации морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его трудовых прав, требование о такой компенсации может быть заявлено в суд одновременно с требованием о восстановлении нарушенных трудовых прав либо в течение трех месяцев после вступления в законную силу решения суда, которым эти права были восстановлены полностью или частично. (Дополнение частью - Федеральный закон от 05.04.2021 № 74-ФЗ) Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных частями первой, второй, третьей и четвертой настоящей статьи, они могут быть восстановлены судом. (В редакции федеральных законов от 03.07.2016 № 272-ФЗ, от 05.04.2021 № 74-ФЗ)
— ч. 2 ст. 392 ТК РФ

Применение к ситуации. Поскольку речь идёт не об увольнении и не о зарплате, а о нарушении права на надлежащие условия работы (требование подписывать непроверенные ордера, отказ дать доступ к кассовой программе), действует общий трёхмесячный срок — со дня, когда кассир узнал или должен был узнать о нарушении (например, с момента, когда ему в очередной раз принесли пачку ордеров на подпись без доступа к программе и без времени на сверку). Нарушение носит длящийся характер: каждое новое требование подписать непроверенный документ формирует самостоятельный факт, от которого отсчитывается срок. Источник: ч. 1 ст. 392 ТК РФ.

Порядок исполнения последовательный и единый во всех случаях: (1) письменное обращение к руководителю (требование дать доступ либо обеспечить сверку до подписания); (2) при отказе/бездействии — жалоба в государственную инспекцию труда, которая обязана её рассмотреть и при выявлении нарушений принять меры и выдать обязательное предписание (ст. 352, 356 ТК РФ); (3) при споре о дисциплинарном взыскании или о взыскании недостачи — обращение в суд в пределах трёхмесячного срока (ст. 392 ТК РФ). Органы и сроки во всех блоках одинаковы: ГИТ — досудебный надзорный орган; суд — по индивидуальному трудовому спору, срок 3 месяца (1 месяц при увольнении, 1 год по выплатам).

Вывод. Для требований кассира о надлежащих условиях работы и оспаривания навязанного подписания ордеров действует общий трёхмесячный срок обращения в суд (ч. 1 ст. 392 ТК РФ), исчисляемый с момента, когда она узнала о нарушении. До суда спор решается через письменное обращение к работодателю и жалобу в ГИТ (ст. 352, 356 ТК РФ); привлечение к дисциплинарной ответственности правомерно только при виновном неисполнении обязанностей (ст. 192 ТК РФ).