Должен ли кадровик платить штраф ПФР за несвоевременную сдачу сведений после увольнения, если в трудовом договоре это не указано

Кто является субъектом ответственности за просрочку сведений — организация, а не кадровик

Обязанность представить сведения о приёме и увольнении возложена законом на страхователя — организацию-работодателя, а не на конкретного сотрудника.

Страхователи представляют предусмотренные пунктами 2 - 6 настоящей статьи сведения для индивидуального (персонифицированного) учета в органы Фонда по месту своей регистрации
— ч. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ

Срок по приёму и увольнению — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

в случаях приема на работу, приостановления и возобновления действия трудового договора в соответствии со статьей 351 7 Трудового кодекса Российской Федерации , увольнения зарегистрированного лица - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений.
— п. 5 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ

За нарушение срока санкция применяется «к страхователю» в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо (10 человек × 500 руб. = 5 000 руб.):

За непредставление страхователем в установленный срок либо представление им неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных пунктами 2 и 2 1 статьи 11 настоящего Федерального закона (за исключением сведений, предусмотренных подпунктом 4 указанного пункта) , к такому страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.
— ч. 3 ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ

Личная административная ответственность должностного лица за такие сведения — отдельная норма, и размер там иной (300–500 руб., а не 5 000 руб.):

Непредставление в установленный законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования срок либо отказ от представления в территориальные органы Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации оформленных в установленном порядке сведений (документов), необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования , а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, - (В редакции федеральных законов от 01.04.2020 № 90-ФЗ, от 14.07.2022 № 238-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.
— ст. 15.33.2 КоАП РФ, п. 1

Вывод: штраф 5 000 руб. — это финансовая санкция, наложенная на организацию-страхователя по ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ. Обязанность уплатить её лежит на организации. Лично вас к уплате этой суммы в бюджет никто обязать не может; требование «оплатить штраф» — это по существу требование возместить работодателю его расходы, которое оценивается по правилам главы 39 ТК РФ.

Входила ли сдача этих сведений в ваши трудовые обязанности

Трудовая функция определяется договором, и работодатель не вправе требовать работы, договором не обусловленной:

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
— ст. 56 ТК РФ

Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Статья 60 1 . Работа по совместительству Работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 настоящего Кодекса. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 60 2 . Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса). Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.
— ст. 60 ТК РФ

Однако у вас в договоре есть оговорка «составлять и направлять другую установленную отчётность, не указанную выше», а обязанность добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные договором, прямо закреплена:

Работник обязан: добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка
— ст. 21 ТК РФ

Значит, довод «это вообще не моя работа» и отсылка к ст. 60 ТК РФ у вас не сработают: сдача отчётности в СФР охватывается вашей трудовой функцией (кадровое делопроизводство + «другая установленная отчётность»). Но это лишь одна из предпосылок материальной ответственности — сама по себе она не порождает обязанности платить.

Вывод: сдача сведений о принятых/уволенных входила в круг ваших трудовых обязанностей, поэтому взыскание с вас возможно в принципе — но только при доказанности вины, противоправности и причинной связи, в пределах среднего месячного заработка и с соблюдением процедуры.

Является ли уплаченный штраф «прямым действительным ущербом» и каков предел ответственности

Материальная ответственность работника наступает только при виновном противоправном поведении и только за прямой действительный ущерб:

Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
— ст. 233 ТК РФ

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
— ст. 238 ТК РФ

Уплаченный организацией штраф может квалифицироваться как прямой действительный ущерб (суммы, выплаченные работодателем третьим лицам, допустимо взыскивать с работника):

Под ущербом, причиненным работником третьим лицам, следует понимать все суммы, которые выплачены работодателем третьим лицам в счет возмещения ущерба. При этом необходимо иметь в виду, что работник может нести ответственность лишь в пределах этих сумм и при условии наличия причинно-следственной связи между виновными действиями (бездействием) работника и причинением ущерба третьим лицам.
— п. 15 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52

Но действует жёсткий предел — средний месячный заработок работника:

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
— ст. 241 ТК РФ

Полная ответственность возможна только по основаниям ст. 243 ТК РФ, а договор о полной ответственности с кадровиком заключается лишь при непосредственном обслуживании денежных/товарных ценностей:

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части первой статьи 243 настоящего Кодекса), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
— ст. 244 ТК РФ

Ссылка работодателя на п. 6 ч. 1 ст. 243 ТК РФ (административное правонарушение) к вам неприменима — наказание назначено организации, а не вам:

1. причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом; (В редакции Федерального закона от 27.11.2017 № 359-ФЗ) 7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 03.08.2018 № 315-ФЗ) 8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
   — п. 6 ч. 1 ст. 243 ТК РФ

Вывод: уплаченный работодателем штраф может быть прямым действительным ущербом, но ваша ответственность ограничена средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ); полная ответственность по п. 6 ч. 1 ст. 243 ТК РФ неприменима, поскольку постановление вынесено в отношении организации, а не вас.

Доказывание вины и причинной связи: кто фактически сдавал отчётность

Бремя доказывания всего состава (противоправность, вина, причинная связь, размер) лежит на работодателе:

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
— п. 4 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52

Для ваших фактов это критично: отчёт отправлял главный бухгалтер со своего компьютера, то есть просрочку фактически допустил другой работник. Пока работодатель не докажет, что именно ваше бездействие (не подготовили/не передали сведения вовремя) привело к просрочке, элемент причинной связи отсутствует. Обстоятельства, исключающие ответственность, включают неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий:

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
— ст. 239 ТК РФ

Если у вас не было доступа к отправке (ЭЦП/логин у бухгалтерии, отправка закреплена за главбухом приказом или инструкцией), это аргумент об отсутствии вашей вины и о ненадлежащей организации работодателем процесса сдачи отчётности.

Вывод: взыскание возможно только если работодатель докажет вашу вину, противоправность и причинную связь; при отправке отчёта главбухом со своего компьютера и отсутствии у вас доступа к сдаче эти элементы не доказаны — самостоятельное основание для отказа в иске.

Процедура и сроки взыскания с бывшего работника

Перед взысканием работодатель обязан провести проверку и письменно истребовать объяснение:

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным.
— ст. 247 ТК РФ

Поскольку вы уволились, удержать из зарплаты ничего нельзя — удержания допускаются только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ и иными ФЗ, и возмещение ущерба работодателю в этот перечень не входит:

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях; для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.
— ст. 137 ТК РФ

Единственный путь — суд, с соблюдением месячного срока на распоряжение и годичного срока на иск:

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
— ст. 248 ТК РФ

Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных частями первой, второй, третьей и четвертой настоящей статьи, они могут быть восстановлены судом. (В редакции федеральных законов от 03.07.2016 № 272-ФЗ, от 05.04.2021 № 74-ФЗ)
— ч. 4 ст. 392 ТК РФ

Спор рассматривает районный суд как индивидуальный трудовой спор, даже после увольнения:

По этим же правилам рассматриваются дела по искам работодателей, предъявленным после прекращения действия трудового договора, о возмещении ущерба, причиненного работником во время его действия, которые, как следует из части второй статьи 381 ТК РФ, являются индивидуальными трудовыми спорами.
— п. 1 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52

Попытка работодателя назвать требование «убытками по ГК РФ» — это обход главы 39 ТК РФ: спор всё равно квалифицируется как трудовой (п. 1 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52), поэтому действуют предел среднего месячного заработка и годичный срок.

Вывод: с бывшего работника сумма взыскивается только через районный суд; работодатель обязан был провести проверку с истребованием письменного объяснения, а иск — подать в течение года со дня обнаружения ущерба. Удержать 5 000 руб. из расчёта при увольнении или из иных выплат работодатель не вправе — такое удержание незаконно и возвращается (в том числе в суде), с жалобой в ГИТ/прокуратуру. Итог: обязать вас платить штраф в административном порядке нельзя; взыскать его работодатель может только по решению суда, лишь при доказанности вашей вины, противоправности и причинной связи, в пределах среднего месячного заработка и в годичный срок; при отправке отчёта главбухом шансы работодателя невелики, добровольно платить вы не обязаны.