Что делать, если подписал документы инвентаризации за материально ответственного сотрудника с его устного согласия, а он заявил в прокуратуру, что не подписывал и согласия не давал

Юридическая природа подписанных вами документов и дефект инвентаризации

Инвентаризационная опись и акт — это первичные учетные документы, оформляющие факт хозяйственной жизни. Их обязательные реквизиты установлены законом.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
   — ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ

Обязательным реквизитом документа являются подписи лиц, ответственных за оформление факта, с указанием фамилий и инициалов, позволяющих их идентифицировать.

1. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
   — ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 2

В отношении инвентаризации специальный порядок конкретизирован: описи подписывают именно члены инвентаризационной комиссии и именно материально ответственные лица, причём участие МОЛ в проверке фактического наличия имущества обязательно.

2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.
— п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49

2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. 2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. 2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
— п. 2.8 Методических указаний № 49

Это означает: подпись, проставленная вами ЗА работника, не идентифицирует материально ответственное лицо, чья подпись требуется по правилам. Учетный документ, в котором подпись МОЛ отсутствует, а вместо неё стоит подпись постороннего лица, не отвечает требованию о наличии подписи лица, ответственного за оформление факта (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402), и п. 2.10 Методических указаний № 49. Такой документ дефектен, и именно через этот дефект уволенный работник — если ему предъявят недостачу — сможет оспорить результаты инвентаризации как доказательства ущерба.

Вывод: подписанные вами за работника опись и акт юридически дефектны как первичные учетные документы применительно к подписи МОЛ; они не создают достоверного доказательства того, что работник лично участвовал в проверке и принял имущество. Это главная слабость позиции работодателя, а также отправная точка всех рисков для вас лично.

Может ли ваша подпись быть оправдана «устным согласием» работника (представительство)

Инвентаризационная опись и расписка МОЛ — это не гражданско-правовая сделка, а первичный учетный документ и отражение личного трудового участия работника. Нормы о представительстве к ней применимы лишь по аналогии и не «легализуют» подпись задним числом. По общему правилу сделка, совершенная от имени другого лица, создаёт права и обязанности для представляемого только при полномочии.

1. Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.).
   — п. 1 ст. 182 ГК РФ

Если полномочия отсутствовали, сделка считается совершённой от имени и в интересах того, кто её совершил, пока представляемый прямо её не одобрит.

1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении. (Пункт в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. 3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков. Убытки не подлежат возмещению, если при совершении сделки другая сторона знала или должна была знать об отсутствии полномочий либо об их превышении. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ)
   — п. 1 ст. 183 ГК РФ

Устное согласие работника, даже подкреплённое перепиской «всё нормально, не тяни», не заменяет установленную законом обязанность МОЛ собственноручно подписать опись и дать расписку (п. 2.4, 2.10 Методических указаний № 49). Более того, сама расписка МОЛ по своей функции удостоверяет, что имущество проверено комиссией в его присутствии и принято им на хранение — это личное действие, которое нельзя заменить чужой подписью. Поэтому ссылка на «устное согласие» не делает документ надлежащим: добросовестное (с точки зрения работника) согласие не исцеляет нарушение порядка инвентаризации, установленного для защиты и работника, и работодателя.

Вывод: устное согласие работника, даже подтверждённое перепиской, не придаёт вашей подписи юридической силы подписи МОЛ и не устраняет дефект документа. Оно может лишь повлиять на оценку вашего умысла в публично-правовом плане (следующий блок), но не «реабилитирует» документ.

Уголовно-правовые и административные риски вашей подписи

Проставление подписи за другое лицо в первичном учетном документе потенциально подпадает под оценку по ст. 327 УК РФ (подделка официального документа) и, при вашем статусе должностного лица, по ст. 292 УК РФ (служебный подлог).

1. Подделка официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования или сбыт такого документа либо изготовление в тех же целях или сбыт поддельных государственных наград Российской Федерации, РСФСР, СССР, штампов, печатей или бланков - наказываются ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.
   — ч. 1 ст. 327 УК РФ

Пленум ВС разъяснил, что понимается под подделкой документа для целей ст. 327 УК.

Подделкой официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, и подделкой паспорта гражданина или удостоверения, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в частях 1 и 2 статьи 327 УК РФ соответственно признаются как незаконное изменение отдельных частей такого подлинного официального документа путем подчистки, дописки, замены элементов и др., искажающее его действительное содержание, так и изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, в том числе с использованием подлинных бланка, печати, штампа. Указанные в статье 327 УК РФ документы признаются поддельными (в том числе подложными), если установлено наличие в них перечисленных признаков. 9. Признавая лицо виновным в использовании заведомо поддельного удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей (часть 3 статьи 327 УК РФ), суд должен установить, какие именно права мог предоставить этому лицу или иным лицам или фактически предоставил данный поддельный документ либо от каких обязанностей мог освободить или освободил (например, предъявление поддельного диплома об образовании, медицинской книжки для трудоустройства, предъявление поддельного водительского удостоверения инспектору дорожно-патрульной службы для подтверждения права управления транспортным средством и освобождения от административной ответственности). 10.
— п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 17.12.2020 № 43

1. Служебный подлог, то есть внесение должностным лицом, а также государственным служащим или муниципальным служащим, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности
   — ч. 1 ст. 292 УК РФ

Служебный подлог (ст. 292 УК) вменяется только должностному лицу либо государственному/муниципальному служащему — то есть требует специального субъекта; рядовой продавец таким субъектом не является. По ст. 327 УК ключевой вопрос — является ли инвентаризационная опись (акт) «официальным документом, предоставляющим права или освобождающим от обязанностей». Инвентаризационная опись имеет внутрихозяйственное значение: она удостоверяет остатки и служит для бухгалтерского учёта, но сама по себе, как правило, не предоставляет прав и не освобождает от обязанностей третьих лиц. На административном уровне действует ст. 19.23 КоАП.

1. Подделка документа, удостоверяющего личность, подтверждающего наличие у лица права или освобождение его от обязанности, а равно подделка штампа, печати, бланка, их использование, передача либо сбыт, за исключением случаев, предусмотренных частями 3 и 4 настоящей статьи, - (В редакции Федерального закона от 23.11.2024 № 402-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на юридических лиц в размере от сорока тысяч до восьмидесяти тысяч рублей
   — ч. 1 ст. 19.23 КоАП РФ

Обратите внимание: ч. 1 ст. 19.23 КоАП РФ в актуальной редакции устанавливает штраф именно для юридических лиц, а не для граждан-работников, поэтому применительно к вам лично как физическому лицу состав этой статьи напрямую не срабатывает, если вы не действовали как должностное лицо организации.

Ключевым смягчающим фактором для вас является именно отсутствие умысла на подделку в корыстных целях: вы действовали по просьбе работника, который письменно (в переписке) подтвердил согласие. Отсутствие умысла на подделку и на использование документа в качестве подложного существенно снижает уголовно-правовые риски, но не исключает административно-дисциплинарную реакцию работодателя.

Вывод: риск уголовной ответственности по ст. 327/292 УК невелик, но не нулевой и зависит от вашего статуса (должностное лицо?) и того, признает ли проверяющий опись официальным документом; главная защита — фиксация отсутствия корыстного умысла и наличие переписки о согласии. По ст. 19.23 КоАП как физическое лицо-работник вы, как правило, не отвечаете — штрафу подлежит юрлицо.

Ваша личная трудовая ответственность (дисциплинарная и материальная)

Работодатель вправе применить к вам дисциплинарное взыскание за нарушение трудовых обязанностей (подпись чужой рукой в учётном документе).

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348 11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7, 7 1 или 8 части первой статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
— ст. 192 ТК РФ

Процедура взыскания: до применения взыскания работодатель обязан затребовать письменное объяснение, взыскание применяется в ограниченные сроки.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
— ч. 1 ст. 193 ТК РФ

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание, за исключением дисциплинарного взыскания за несоблюдение ограничений и запретов, неисполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о противодействии коррупции, не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения.
— ч. 3, 4 ст. 193 ТК РФ

Если работодатель усмотрит в ваших действиях виновные действия, дающие основание для утраты доверия, он может применить увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (на что прямо указывает ч. 3 ст. 192 ТК), поскольку речь идёт о работнике, непосредственно обслуживающем товарно-материальные ценности, и о подделке документов, оформляющих эти ценности.

Материальная ответственность перед работодателем возможна только при виновном противоправном поведении, причинившем прямой действительный ущерб.

Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
— ст. 233 ТК РФ

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Часть. (Утратила силу - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ст. 238 ТК РФ

По общему правилу вы отвечаете лишь в пределах среднего месячного заработка; полная материальная ответственность — только при наличии письменного договора о полной ответственности и вверенных ценностей, умысла либо установленного приговором/постановлением правонарушения.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
— ст. 241 ТК РФ

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях: 1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей; 2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
— п. 1, 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ

Важнейший момент: чтобы взыскать с вас ущерб, работодатель обязан провести проверку, установить размер ущерба и причину его возникновения, а также истребовать ваше письменное объяснение.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.
— ст. 247 ТК РФ

Взыскание в пределах среднего заработка — по распоряжению работодателя в месячный срок; сверх этого — только через суд.

Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
— ст. 248 ТК РФ

Вывод: вам грозят дисциплинарное взыскание (вплоть до увольнения по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК — утрата доверия) и материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка при доказанной вине и прямом действительном ущербе; полная материальная ответственность возможна лишь при наличии письменного договора о полной МО либо умысла/приговора. Если договора о полной МО с вами нет и умысла не было — взыскание ограничено средним заработком и только по процедуре ст. 247–248 ТК.

Как вести себя при проверке прокуратуры и как закрепить переписку

Заявление уволенного работника в прокуратуру влечёт проверку по правилам Федерального закона «О прокуратуре».

В органах прокуратуры в соответствии с их полномочиями разрешаются заявления, жалобы и иные обращения, содержащие сведения о нарушении законов. Решение, принятое прокурором, не препятствует обращению лица за защитой своих прав в суд.
— п. 1 ст. 10 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации»

Практическая рекомендация: давать объяснения письменно, по существу и без признания вины в подделке — изложить факты: работник устно попросил подписать, торопился, дал согласие, что подтверждается перепиской; умысла на причинение вреда не было. Вы вправе пользоваться ст. 51 Конституции РФ (не свидетельствовать против себя), однако полный отказ от объяснений в рамках прокурорской проверки по факту подлога может быть учтён не в вашу пользу — разумнее дать фактические объяснения без квалификации своих действий.

Переписка в мессенджере — это письменное доказательство, допустимое в гражданском процессе: письменными доказательствами признаются материалы в форме цифровой записи, полученные посредством электронной связи.

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи). (В редакции Федерального закона от 23.06.2016 № 220-ФЗ ) 2. Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию. Если копии документов представлены в суд в электронном виде, суд может потребовать представления подлинников этих документов.
— ч. 1 ст. 71 ГПК РФ

Суд оценивает такие доказательства по общему правилу — относимость, допустимость, достоверность.

Суд принимает только те доказательства, которые имеют значение для рассмотрения и разрешения дела.
— ч. 1 ст. 59 ГПК РФ

Обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами.
— ст. 60 ГПК РФ

1. Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств. 2. Никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы. 3. Суд оценивает относимость, допустимость, достоверность каждого доказательства в отдельности, а также достаточность и взаимную связь доказательств в их совокупности. 4. Результаты оценки доказательств суд обязан отразить в решении, в котором приводятся мотивы, по которым одни доказательства приняты в качестве средств обоснования выводов суда, другие доказательства отвергнуты судом, а также основания, по которым одним доказательствам отдано предпочтение перед другими. 5. При оценке документов или иных письменных доказательств суд обязан с учетом других доказательств убедиться в том, что такие документ или иное письменное доказательство исходят от органа, уполномоченного представлять данный вид доказательств, подписаны лицом, имеющим право скреплять документ подписью, содержат все другие неотъемлемые реквизиты данного вида доказательств. 6. При оценке копии документа или иного письменного доказательства суд проверяет, не произошло ли при копировании изменение содержания копии документа по сравнению с его оригиналом, с помощью какого технического приема выполнено копирование, гарантирует ли копирование тождественность копии документа и его оригинала, каким образом сохранялась копия документа. 7.
   — ч. 1, 2 ст. 67 ГПК РФ

Чтобы закрепить переписку как достоверное доказательство именно согласия работника, используйте ст. 64 ГПК (обеспечение доказательств до возбуждения дела) либо нотариальное удостоверение.

Лица, участвующие в деле, имеющие основания опасаться, что представление необходимых для них доказательств окажется впоследствии невозможным или затруднительным, могут просить суд об обеспечении этих доказательств.
— ч. 1 ст. 64 ГПК РФ

Практически: нотариальный осмотр переписки (протокол осмотра с указанием абонентских номеров, дат, текста) либо ходатайство в суд об обеспечении доказательств. Плюс сохранение метаданных (номер телефона работника, аккаунт), скриншотов без редактирования.

Вывод: при проверке давайте письменные фактические объяснения без признания вины, опираясь на переписку; переписку надёжно закрепите нотариальным осмотром или через обеспечение доказательств по ст. 64 ГПК — иначе её доказательственная сила уязвима. Помните, что факт «устного согласия» работника, даже доказанный, смягчает вашу вину, но не устраняет дефект самого документа инвентаризации.

Последствия для работодателя и возможность взыскать недостачу: развилки

Поскольку подпись МОЛ на описи отсутствует (заменена чужой), а участие МОЛ в проверке является обязательным, результат инвентаризации может быть признан недействительным.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
— п. 2.3 Методических указаний № 49

Это ключевая «защитная ветка» в пользу уволенного работника: без надлежаще оформленной описи, подписанной МОЛ, работодателю будет крайне затруднительно доказать размер недостачи и вину работника, поскольку бремя доказывания размера ущерба лежит на работодателе.

Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
— ст. 233 ТК РФ

Развилка по работнику-МОЛ: если договор о полной материальной ответственности с ним был заключён и ценности были ему вверены, работодатель вправе требовать полного возмещения недостачи, но только доказав её надлежащими документами инвентаризации.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях: 1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей; 2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
— п. 1, 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ

Если же результатов инвентаризации (в силу дефекта подписи) суд не примет как доказательство, взыскание с уволенного работника недостачи, скорее всего, не состоится. Параллельно у работодателя возникает вопрос и к вам: вы своим действием создали риск утраты доказательственной базы, то есть могли причинить работодателю вред в виде невозможности взыскания.

Практический вариант исправления: провести повторную (внеплановую) инвентаризацию с участием работника до подписания им документов об увольнении либо зафиксировать передачу остатков актом приёма-передачи, подписанным обеими сторонами. Но после увольнения и подачи заявления в прокуратуру вернуть работника к подписанию документов добровольно маловероятно.

Вывод: дефект подписи играет на руку уволенному работнику и ослабляет работодателя, при этом перекладывает риск на вас. Если вы — МОЛ (договор о полной ответственности заключён), последствия для вас серьёзнее; если вы рядовой работник без договора о полной МО — взыскание с вас ограничено средним месячным заработком и требует доказанной вины. Рекомендуется инициировать повторную инвентаризацию/акт приёма-передачи, чтобы восстановить учёт и снизить ваши риски.