Процедура инвентаризации прямо запрещает вносить данные без фактической проверки. Согласно пункту 3.17 тех же Методических указаний, инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания в присутствии материально ответственного лица. Не допускается вносить в описи данные об остатках со слов ответственных лиц или по данным учета без проверки. Руководство, предлагая вам «формально» подписать инвентаризацию за прошлый год, нарушает этот запрет, так как вы не имеете возможности подтвердить фактическое наличие имущества на ту дату. Подписание такой описи создаст видимость, что вы подтверждаете остатки, которые на самом деле могли быть иными.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
— Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», п. 3.17
Полная материальная ответственность за недостачу вверенного имущества возникает только при наличии специального письменного договора о полной материальной ответственности. В силу статьи 244 Трудового кодекса РФ такие договоры заключаются с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно обслуживающими денежные, товарные ценности или иное имущество. Статья 243 ТК РФ устанавливает, что материальная ответственность в полном размере возлагается на работника, в частности, в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных по разовому документу. Поскольку вы фактически имущество не принимали, не проводили инвентаризацию и не подписывали акт приема-передачи, вы не можете считаться лицом, которому это имущество было надлежащим образом вверено. Следовательно, даже если вы подпишете договор о полной материальной ответственности сейчас, он не будет иметь обратной силы на период, предшествующий фактическому принятию вами ценностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях: ... 2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 243
Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (пункт 2 части первой статьи 243 настоящего Кодекса), то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 244
Общий принцип материальной ответственности закреплён в статье 238 ТК РФ: работник обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества или ухудшение его состояния. Однако для возложения такой ответственности работодатель обязан установить размер ущерба и его причину. Статья 247 ТК РФ прямо предписывает работодателю до принятия решения о взыскании ущерба провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, истребовать от работника письменное объяснение. Работник имеет право знакомиться со всеми материалами проверки. Подписание инвентаризационной описи за прошлый год без проверки лишит вас возможности оспорить данные, зафиксированные в ней, и создаст основание для последующего взыскания ущерба, если выявится недостача, которую, возможно, допустил предыдущий сотрудник.
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 238
До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт. Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном настоящим Кодексом.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 247
Внутренний документ, который работодатель предлагает составить (о том, что вы данные ТМЦ не принимали и не отвечаете), не имеет юридической силы освобождения от возможной ответственности, если вы поставите подпись на инвентаризационной описи. В соответствии со статьей 246 ТК РФ размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, а основанием для взыскания является доказанная недостача. Если вы подпишете опись, вы фактически подтвердите, что принимаете на себя ответственность за числящееся по учету имущество, так как подпись на описи будет свидетельствовать о том, что вы, как материально ответственное лицо, подтверждаете наличие ценностей. Внутренний акт о непринятии может рассматриваться как доказательство того, что вы не должны отвечать за недостачу, возникшую до вашего прихода, но только если он не противоречит подписанной вами инвентаризационной описи. На практике суды оценивают совокупность документов, и подпись в описи, содержащей данные об остатках, может перевесить подобный внутренний документ. Кроме того, такой акт не освободит вас от обязанности возместить ущерб, если недостача возникнет уже в период вашей работы после формального подписания описи, так как вы будете считаться принявшим ценности в том объёме, который указан в описи.
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 246
Более того, в силу статьи 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается, в частности, в случае неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Непроведение обязательной инвентаризации при смене МОЛ и отсутствие надлежащей передачи имущества — это как раз пример неисполнения работодателем своих обязанностей. Если работодатель сам создал ситуацию, в которой вы не имеете возможности достоверно определить, какое имущество и в каком состоянии вам передано, это может служить основанием для исключения вашей ответственности, поскольку ущерб может возникнуть из-за отсутствия надлежащей фиксации остатков на момент вашего вступления в должность.
Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 239
Наконец, порядок взыскания ущерба, установленный статьёй 248 ТК РФ, требует, чтобы размер ущерба был окончательно установлен, и если сумма превышает средний месячный заработок, взыскание возможно только через суд. Формальное подписание инвентаризационной описи без фактической проверки может быть признано судом недействительным, если вы докажете, что подпись была поставлена под давлением или в условиях введения в заблуждение, но лучше избежать этой ситуации вовсе. Ваша позиция — требовать проведения фактической инвентаризации с вашим участием и подписывать только те описи, которые составлены на основании реального пересчёта. Предложенный работодателем внутренний документ о непринятии ценностей может дополнительно зафиксировать вашу добросовестность, но он не должен использоваться как подмена реальной инвентаризации.
