Как самозанятой нанять сменщика для продажи сладкой ваты: договор и оплата

В какой форме самозанятая вправе привлекать подменного сменщика: трудовой договор запрещён, ГПХ допустим

Специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД) построен на запрете привлечения наёмных работников по трудовым договорам. Прямо это закреплено в определении профессионального дохода:

Профессиональный доход - доход физических лиц от деятельности, при ведении которой они не имеют работодателя и не привлекают наемных работников по трудовым договорам, а также доход от использования имущества.
— п. 7 ст. 2 ФЗ № 422-ФЗ «О НПД»

Ключевое слово здесь — «по трудовым договорам». Запрет распространяется именно на наёмных работников в трудовых отношениях, а не на гражданско-правовые отношения с другими самозанятыми или физическими лицами. Соответственно, заключить трудовой договор со сменщицей самозанятая не вправе, а вот договор гражданско-правового характера (оказания услуг) — может.

Последствие нарушения прямо оговорено: плательщик, у которого появляются работники, с которыми он состоит в трудовых отношениях, утрачивает право на режим:

лица, имеющие работников, с которыми они состоят в трудовых отношениях; 5) лица, ведущие предпринимательскую деятельность в интересах другого лица на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров, если иное не предусмотрено пунктом 6 настоящей части; 6) лица, оказывающие услуги по доставке товаров с приемом (передачей) платежей за указанные товары в интересах других лиц, за исключением оказания таких услуг при условии применения налогоплательщиком зарегистрированной продавцом товаров контрольно-кассовой техники при расчетах с покупателями (заказчиками) за указанные товары в соответствии с действующим законодательством о применении контрольно-кассовой техники; 7) лица, применяющие иные специальные налоговые режимы или ведущие предпринимательскую деятельность, доходы от которой облагаются налогом на доходы физических лиц, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 статьи 15 настоящего Федерального закона; 8) налогоплательщики, у которых доходы, учитываемые при определении налоговой базы, превысили в текущем календарном году 2,4 миллиона рублей; 9) лица, осуществляющие майнинг цифровой валюты, а также реализацию (приобретение) цифровой валюты. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 29.11.2024 № 418-ФЗ) Статья 5. Порядок и условия начала и прекращения применения специального налогового режима 1.
— п. 4 ч. 2 ст. 4 ФЗ № 422-ФЗ «О НПД»

Для вас это значит: если отношения со сменщицей будут оформлены как трудовые (даже скрыто), вы потеряете статус плательщика НПД, а налоговый орган снимет вас с учёта как переставшего удовлетворять требованиям ст. 4:

Снятие налогоплательщика с учета в налоговом органе осуществляется в случае отказа от применения специального налогового режима, а также в случаях, если физическое лицо прекращает удовлетворять требованиям части 2 статьи 4 настоящего Федерального закона, при представлении в налоговый орган через мобильное приложение "Мой налог" заявления о снятии с учета.
— ч. 12 ст. 5 ФЗ № 422-ФЗ «О НПД»

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. 2. Правила настоящей главы применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, за исключением услуг, оказываемых по договорам, предусмотренным главами 37, 38, 40, 41, 44, 45, 46, 47, 49, 51, 53 настоящего Кодекса. Статья 780. Исполнение договора возмездного оказания услуг Если иное не предусмотрено договором возмездного оказания услуг, исполнитель обязан оказать услуги лично. Статья 781. Оплата услуг 1. Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг. 2. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг. 3. В случае, когда невозможность исполнения возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, заказчик возмещает исполнителю фактически понесенные им расходы, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг. Статья 782. Односторонний отказ от исполнения договора возмездного оказания услуг 1.
— п. 1 ст. 779 ГК РФ

Таким образом, единственно законная форма для привлечения сменщицы в вашем статусе — гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг (ГПХ), при котором сменщица не является вашим работником и не подчинена правилам внутреннего трудового распорядка.

Вывод: вам нужно оформить со сменщицей договор возмездного оказания услуг (ГПХ) на разовые подмены, а не трудовой договор — иначе вы утратите право на применение НПД (ставка 4 %/6 % вместо подоходного налога и страховых взносов).

Как легально платить сменщице: статус самозанятой (4 %) против обычного физического лица (НДФЛ 13 %)

Есть два законных способа оплачивать услуги сменщицы, и они сильно различаются по налоговой нагрузке и оформлению.

Вариант 1 — сменщица зарегистрирована как плательщик НПД (рекомендуемый). Если знакомая пройдёт регистрацию через приложение «Мой налог» (ст. 5 «Порядок и условия начала и прекращения применения специального налогового режима» — постановка на учёт на основании заявления через это приложение), то с выплачиваемой вами суммы она заплатит налог всего 4 %, поскольку вы — физическое лицо:

4 процента в отношении доходов, полученных налогоплательщиками от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) физическим лицам; 2) 6 процентов в отношении доходов, полученных налогоплательщиками от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) индивидуальным предпринимателям для использования при ведении предпринимательской деятельности и юридическим лицам.
— ст. 10 ФЗ № 422-ФЗ «О НПД», п. 4

Плательщик НПД освобождается от НДФЛ в отношении облагаемых НПД доходов, и по этим доходам у него не возникает обязанности представлять декларацию:

Физические лица, применяющие специальный налоговый режим, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения налогом на профессиональный доход (далее - налог). 9. Индивидуальные предприниматели, применяющие специальный налоговый режим, не признаются налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, за исключением налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией (включая суммы налога, подлежащие уплате при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области). 10. Индивидуальные предприниматели, применяющие специальный налоговый режим, не освобождаются от исполнения обязанностей налогового агента, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах. 11. Индивидуальные предприниматели, указанные в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Налогового кодекса Российской Федерации , не признаются плательщиками страховых взносов за период применения специального налогового режима. Статья 3. Информационный обмен с налоговыми органами (Наименование в редакции Федерального закона от 28.06.2022 № 206-ФЗ) 1.
— п. 8 ст. 2 ФЗ № 422-ФЗ «О НПД»

Налоговая декларация по налогу в налоговые органы не представляется. Статья 14. Порядок передачи сведений при произведении расчетов 1. При произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог" и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику), если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом. Состав передаваемых сведений о расчетах и порядок их передачи через мобильное приложение "Мой налог" устанавливаются порядком использования мобильного приложения "Мой налог". 2.
— ст. 13 ФЗ № 422-ФЗ «О НПД», п. 4

При расчётах со сменщицей важно, что чеки формирует она сама через «Мой налог» и передаёт вам как заказчику:

При произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог" и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику)
— ч. 1 ст. 14 ФЗ № 422-ФЗ «О НПД»

Для вас как для заказчика таких услуг это максимально выгодно: вам не нужно удерживать НДФЛ, платить страховые взносы и представлять отчётность — вся налоговая нагрузка (4 %) лежит на ней, а вы просто оплачиваете счёт по её чеку.

Вариант 2 — сменщица обычное (незарегистрированное) физическое лицо. Тогда вы, как наниматель по ГПХ, становитесь для неё налоговым агентом по НДФЛ и обязаны с её вознаграждения удержать 13 % и перечислить в бюджет, а она — задекларировать доход. Это заметно дороже и отчётно: вместо 4 % в бюджет уходит 13 % («на руки» сменщица получит меньше того, что вы фактически потратите).

Вывод: юридически правильный и выгодный способ — предложить сменщице зарегистрироваться плательщицей НПД (бесплатно, через «Мой налог»), после чего оплачивать её работу по договору ГПХ с оформлением чека через приложение, с налоговой нагрузкой 4 % вместо 13 % НДФЛ.

Как защитить договор ГПХ от переквалификации в трудовой и сохранить статус НПД

Главный риск описанной схемы — признание гражданско-правового договора фактически трудовыми отношениями. Закон прямо это запрещает:

Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается. (Дополнение частью - Федеральный закон от 28.12.2013 № 421-ФЗ) (Статья в редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 16. Основания возникновения трудовых отношений Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с настоящим Кодексом. В случаях и порядке, которые установлены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, или уставом (положением) организации, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате: (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) избрания на должность; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности; назначения на должность или утверждения в должности; направления на работу уполномоченными в соответствии с федеральным законом органами в счет установленной квоты; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) судебного решения о заключении трудового договора; абзац; (Утратил силу - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) признания отношений, связанных с использованием личного труда и возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями.
— ч. 2 ст. 15 ТК РФ

Статьёй 19.1 ТК РФ установлено, что признание отношений трудовыми возможно по заявлению исполнителя, по предписанию госинспектора труда или по решению суда, причём неустранимые сомнения толкуются в пользу наличия трудовых отношений:

Признание отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями может осуществляться: лицом, использующим личный труд и являющимся заказчиком по указанному договору, на основании письменного заявления физического лица, являющегося исполнителем по указанному договору, и (или) не обжалованного в суд в установленном порядке предписания государственного инспектора труда об устранении нарушения части второй статьи 15 настоящего Кодекса; судом в случае, если физическое лицо, являющееся исполнителем по указанному договору, обратилось непосредственно в суд, или по материалам (документам), направленным государственной инспекцией труда, иными органами и лицами, обладающими необходимыми для этого полномочиями в соответствии с федеральными законами. В случае прекращения отношений, связанных с использованием личного труда и возникших на основании гражданско-правового договора, признание этих отношений трудовыми отношениями осуществляется судом. Физическое лицо, являвшееся исполнителем по указанному договору, вправе обратиться в суд за признанием этих отношений трудовыми отношениями в порядке и в сроки, которые предусмотрены для рассмотрения индивидуальных трудовых споров. Неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений.
— ч. 1 и 4 ст. 19.1 ТК РФ

Неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений. Если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии в порядке, установленном частями первой - третьей настоящей статьи, были признаны трудовыми отношениями, такие трудовые отношения между работником и работодателем считаются возникшими со дня фактического допущения физического лица, являющегося исполнителем по указанному договору, к исполнению предусмотренных указанным договором обязанностей. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 28.12.2013 № 421-ФЗ) Статья 20. Стороны трудовых отношений Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, вступать в трудовые отношения в качестве работников имеют право лица, достигшие возраста шестнадцати лет, а в случаях и порядке, которые установлены настоящим Кодексом, - также лица, не достигшие указанного возраста. (В редакции федеральных законов от 23.07.2013 № 204-ФЗ; от 01.12.2014 № 409-ФЗ) Работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.
— ч. 4 ст. 19.1 ТК РФ

Верховный Суд в постановлении Пленума № 15 от 29.05.2018 закрепил перечень признаков, по которым суд различает трудовые отношения от гражданско-правовых. Это, в частности, личное выполнение заранее обусловленной трудовой функции под контролем и управлением работодателя, подчинение графику работы (сменности), предоставление инструментов и периодические выплаты, являющиеся основным источником дохода исполнителя:

К характерным признакам трудовых отношений в соответствии со статьями 15 и 56 ТК РФ относятся: достижение сторонами соглашения о личном выполнении работником определенной, заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя; подчинение работника действующим у работодателя правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности); обеспечение работодателем условий труда; выполнение работником трудовой функции за плату.
— п. 17 Постановления Пленума ВС РФ № 15 от 29.05.2018

Для вас это переводится в конкретные правила оформления, которые резко снижают риск переквалификации:

• оформляйте договор на каждую конкретную подмену (или по разовым заявкам), а не на бессрочную основу с постоянным графиком;
• не устанавливайте в договоре подчинение вашему графику, внутреннему распорядку и не требуйте обязательного личного присутствия по жёсткому расписанию — формулируйте договор как оказание услуги по заданию (например, «обслуживание покупателей на торговой точке в согласованные сторонами даты»);
• оплачивайте за оказанную услугу (результат), а не фиксированной ставкой за отработанные часы/смены; не допускайте, чтобы эти выплаты были для сменщицы её единственным и основным источником дохода;
• сменщица работает на своём оборудовании и по своему усмотрению организует процесс, а не как вы подчинённый вам работник;
• фиксируйте разовый характер: заявка на подмену, акт об оказании услуг по каждой подмене.

Если отношения будут признаны трудовыми, вы потеряете право на НПД (п. 4 ч. 2 ст. 4 ФЗ № 422-ФЗ — лица, имеющие работников в трудовых отношениях, не вправе применять режим), а налоговый орган снимет вас с учёта со всеми доначислениями по общей системе.

Вывод: соблюдение гражданско-правовой формы — разовый характер, оплата за результат, отсутствие подчинения графику и внутреннему распорядку, наличие актов по каждой подмене — является решающим условием для сохранения вами статуса самозанятой и права на ставку НПД.

Согласие арендодателя торгового места в ТЦ на доступ сменщицы

Отдельный пласт — отношения с арендодателем точки в торговом центре, на которую оформлена аренда. Гражданский кодекс устанавливает, что арендатор вправе предоставлять арендованное имущество в пользование (поднаём) третьим лицам и передавать свои права по договору аренды только с согласия арендодателя:

Арендатор вправе с согласия арендодателя сдавать арендованное имущество в субаренду (поднаем) и передавать свои права и обязанности по договору аренды другому лицу (перенаем), предоставлять арендованное имущество в безвозмездное пользование, а также отдавать арендные права в залог и вносить их в качестве вклада в уставный капитал хозяйственных товариществ и обществ или паевого взноса в производственный кооператив, если иное не установлено настоящим Кодексом, другим законом или иными правовыми актами. В указанных случаях, за исключением перенайма, ответственным по договору перед арендодателем остается арендатор. Договор субаренды не может быть заключен на срок, превышающий срок договора аренды. К договорам субаренды применяются правила о договорах аренды
— п. 2 ст. 615 ГК РФ

Применительно к вашей ситуации это означает: если условием вашего договора аренды (или регламента ТЦ / правил внутреннего распорядка комплекса) предусмотрен запрет или требование согласования доступа третьих лиц к торговому месту, то допуск сменщицы на точку без соответствующего согласия может быть расценён арендодателем как нарушение договора, вплоть до претензий и расторжения аренды.

С этой оговоркой работа сменщицы на вашей точке в качестве вашего контрагента по ГПХ сама по себе закону не противоречит (запрета в законе нет — ограничение исходит исключительно из условий арендного договора).

Вывод: перед тем как привлекать сменщицу, проверьте ваш договор аренды и правила ТЦ на предмет порядка доступа третьих лиц к торговому месту и при наличии там требования согласования — заранее согласуйте подмены с арендодателем, чтобы избежать претензий. Категорически не рекомендуется оформлять отношения с замещающим лицом без учёта этого условия, так как в споре с арендодателем вы будете стороной, нарушающей договор.

Исполнение договора со сменщицей: личное оказание услуги и оплата по акту

По договору возмездного оказания услуг исполнитель по общему правилу оказывает услуги лично — это дополнительно отсекает попытки трактовать сменщицу как «нанятого работника», у которого вы можете контролировать каждый шаг, и одновременно фиксирует, что перед вами именно лично работающий контрагент, а не наёмный персонал:

Если иное не предусмотрено договором возмездного оказания услуг, исполнитель обязан оказать услуги лично.
— ст. 780 ГК РФ

{b1}

Оплата производится в сроки и порядке, согласованные сторонами в договоре:

Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг. 2. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг. 3. В случае, когда невозможность исполнения возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, заказчик возмещает исполнителю фактически понесенные им расходы, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг.
— ст. 781 ГК РФ, п. 1

Для вашей ситуации это означает два практических правила:

• в договоре укажите, что услуга оказывается сменщицей лично (либо, при необходимости, с правом привлечения ею третьих лиц — но по умолчанию лично, и лучше оставить именно личный характер);
• предусмотрите, что оплата производится после подписания акта об оказании услуг за конкретную смену/подмену, то есть оплачивается результат (фактически отработанная и принятая вами услуга), а не заранее фиксированная ставка за «часы по графику».

Вывод: фиксация в договоре личного оказания услуги, оплаты за результат по акту выполненных услуг и свободно согласованных сроков оплаты — обязательные элементы, которые одновременно делают отношения корректным ГПХ и снижают риск переквалификации в трудовые.

Если знакомая не хочет регистрироваться самозанятой: ГПХ с обычным физическим лицом и НДФЛ

Если сменщица отказывается от регистрации плательщиком НПД, отношения можно оформить тем же гражданско-правовым договором, но налоговые последствия меняются радикально. Налоговыми агентами по НДФЛ признаются, в частности, лица, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доход (ст. 226 НК РФ); это означает, что выплачивая вознаграждение обычному физическому лицу по ГПХ, вы должны исчислить и удержать НДФЛ.

Для доходов физических лиц — нерезидентов и резидентов — ставка НДФЛ с вознаграждения по гражданско-правовому договору составляет 13 % (п. 1 ст. 224 НК РФ), а при годовом доходе свыше установленного порога применяется повышенная часть ставки. То есть экономия по сравнению со сменщицей-самозанятой (4 % вместо 13 %) отсутствует, плюс появляются обязанности по удержанию, перечислению и отчётности по форме 6-НДФЛ, которых у вас при работе с плательщицей НПД нет.

Дополнительный риск в этой ветке: если вы систематически платите «на руки» обычному физлицу без оформления и удержания НДФЛ, а фактически речь идёт об отношениях с регулярным графиком, это одновременно усиливает признаки трудовых отношений (что грозит утратой вами права на НПД по п. 4 ч. 2 ст. 4 ФЗ № 422-ФЗ) и влечёт ответственность за неисполнение обязанностей налогового агента.

Вывод: если знакомая не регистрируется самозанятой, вы всё равно вправе пользоваться её подменой по договору ГПХ, но обязаны удержать и перечислить НДФЛ 13 % с её вознаграждения как налоговый агент; это дороже и отчётнее, поэтому регистрация сменщицы плательщицей НПД остаётся предпочтительным вариантом.