Как работодателю внести запись в трудовую книжку и издать приказ, если суд установил факт трудовых отношений, а работник не выходит на связь и не подаёт заявление

Основание оформления: заявление работника не требуется — основанием является вступившее в силу решение суда

Ключевая ошибка кадровиков — считать, что приём оформляется только «по заявлению». Заявление работника в перечне оснований возникновения трудовых отношений не фигурирует.

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с настоящим Кодексом. В случаях и порядке, которые установлены трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, или уставом (положением) организации, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате: (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) избрания на должность; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности; назначения на должность или утверждения в должности; направления на работу уполномоченными в соответствии с федеральным законом органами в счет установленной квоты; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) судебного решения о заключении трудового договора; абзац; (Утратил силу - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) признания отношений, связанных с использованием личного труда и возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями.
— абз. 6 ч. 2 ст. 16 ТК РФ

Решение суда об установлении факта трудовых отношений прямо названо в законе наряду с трудовым договором как основание, по которому возникают трудовые отношения («судебного решения о заключении трудового договора», «признания отношений… трудовыми отношениями»). С момента вступления решения в силу отношения существуют в силу закона, и заявление работника для их дальнейшего оформления не нужно — заявление лишь фиксировало бы волю работника, которую суд уже установил.

Вступившее в законную силу решение суда обязательно для работодателя:

Вступившие в законную силу судебные постановления, а также законные распоряжения, требования, поручения, вызовы и обращения судов являются обязательными для всех без исключения органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, должностных лиц, граждан, организаций и подлежат неукоснительному исполнению на всей территории Российской Федерации.
— ч. 2 ст. 13 ГПК РФ

Таким образом, неучастие работника — не препятствие и не основание ничего не делать: обязанность оформить отношения лежит на работодателе и обеспечена принудительной силой судебного акта. Уклонение от надлежащего оформления образует состав административного правонарушения:

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
— ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

Вывод: основанием для оформления является само вступившее в законную силу решение суда; заявление работника на приём не требуется. Работодатель обязан издать приказ и внести записи самостоятельно, а уклонение от оформления наказуемо по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Какой документ составить и как оформить приказ: «по решению суда»

Отдельного «акта» закон для этой ситуации не предусматривает: оформление приёма производится приказом, а не актом.

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
— ч. 1 ст. 68 ТК РФ

По действующей редакции приём оформляется трудовым договором, а приказ издаётся на его основании. Поскольку отношения установлены решением суда (приравнены законом к заключённому трудовому договору — см. блок 1), приказ издаётся на основании этого решения; содержание приказа должно соответствовать условиям, установленным судом (должность — продавец, период 12.03.2023–20.08.2024).

В графе 4 трудовой книжки указывается документ-основание записи, и Порядок № 320н прямо допускает в качестве такого основания не только приказ, но и «иное решение работодателя»:

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
— п. 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н

Практический вывод: в приказе в строке «Основание» указывается: «Решение [наименование суда] от [дата] по делу № [номер], вступившее в законную силу [дата]». Формулировка «на основании решения суда» допустима, но должна быть конкретизирована реквизитами суда, даты и номера дела — абстрактное «по решению суда» без реквизитов недостаточно.

Вывод: отдельный «акт» не нужен; оформляется приказ о приёме (а при необходимости — и приказ о прекращении), в котором основанием указывается конкретное решение суда с реквизитами и датой вступления в силу.

Какими датами издавать приказ и делать записи в трудовой книжке

Записи в трудовую книжку вносятся по календарным датам фактических событий, а не по дате судебного акта. Порядок № 320н предписывает, что в графе 2 указывается дата приёма на работу:

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
— п. 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н

Аналогично для увольнения — в графе 2 указывается дата увольнения (последний день работы):

в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
— п. 15 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н

Дата увольнения по общему правилу — последний день работы (п. 16 Порядка № 320н). То есть в трудовой книжке продавца должны появиться две записи:

• «12.03.2023 — принят на должность продавца» (графа 2 — 12.03.2023; графа 4 — реквизиты приказа и решения суда);
• «20.08.2024 — уволен по собственному желанию либо по иному основанию, установленному судом» (графа 2 — 20.08.2024). Если работник ушёл по своей инициативе, применяется основание по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ:

Основаниями прекращения трудового договора являются: 1) соглашение сторон (статья 78 настоящего Кодекса); 2) истечение срока трудового договора (статья 79 настоящего Кодекса), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения; 3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса); 4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 настоящего Кодекса); 5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность); 6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией, с изменением типа государственного или муниципального учреждения (статья 75 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 02.04.2014 № 55-ФЗ) 7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 настоящего Кодекса); 8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73 настоящего Кодекса);
— п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Сам приказ: закон не устанавливает специальной даты его издания. Безопасно издать приказ датой вступления решения в законную силу (либо датой фактического предъявления его к исполнению) — это дата возникновения обязанности оформить отношения. Дата издания приказа не превращает запись в книжке в «запись датой приказа»: в графе 2 книги ставится именно дата приёма/увольнения (12.03.2023 и 20.08.2024), а в графе 4 — дата и номер приказа.

Вывод: приказ издаётся датой вступления решения в законную силу (или датой обращения его к исполнению); запись о приёме в графе 2 датируется 12.03.2023, запись об увольнении — 20.08.2024, то есть датами фактических событий, а не датой решения суда. Реквизиты приказа и решения указываются в графе 4.

Чего ещё потребует ситуация: фиксация отказа от ознакомления, уведомление о книжке, сведения в СФР

Фиксация отказа от ознакомления необходима, чтобы зафиксировать неучастие работника. Прямой аналог — правило об ознакомлении с приказом о прекращении договора:

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
— ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ

Хотя норма адресована приказу о прекращении договора, тем же способом (запись на приказе либо отдельный акт) фиксируется невозможность довести до работника любой кадровый документ. Составьте акт, в котором два-три работника подтверждают: работник уведомлялся (с приложением доказательств), на связь не выходит, от ознакомления и от подписи уклонился, трудовую книжку не предоставил.

Если работник не приносит трудовую книжку — новая книга оформляется по письменному заявлению работника:

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку
— ч. 5 ст. 65 ТК РФ

Раз заявления нет, а бумажная книга у вас отсутствует, записи по-прежнему обеспечиваются через сведения о трудовой деятельности, которые работодатель формирует и передаёт независимо от действий работника:

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.
— ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ

Если бумажная книга у работника и он её не возвращает, направьте ему уведомление о необходимости получить книжку либо дать согласие на пересылку по почте (по аналогии с правилами ст. 84.1 ТК РФ); с момента направления уведомления снижается риск ответственности за задержку.

Сведения в СФР — самостоятельная обязанность работодателя, не зависящая от работника: страхователь представляет сведения о каждом работающем лице, включая периоды работы:

Страхователь представляет о каждом работающем у него лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера) следующие сведения и документы: (В редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ) 1) страховой номер индивидуального лицевого счета; 2) фамилию, имя и отчество; 3) периоды работы (деятельности)
— пп. 3 п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ

Решение суда устанавливает правоотношения, поэтому работодатель подаёт (уточняет) ЕФС-1 со сведениями о приёме и увольнении продавца.

При выплате зарплаты — если зарплата за период не начислялась и не выплачивалась, либо право на неё признано решением суда, действует правило о процентах:

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

Вывод: кроме приказа работодателю следует составить акт о невозможности ознакомить работника с приказом и о его уклонении от подписи (с доказательствами уведомлений); направить уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на пересылку (или вести учёт через сведения по ст. 66.1 ТК РФ); подать/уточнить сведения о приёме и увольнении в СФР. Заявление работника ни для одного из этих действий не требуется; при невыплате зарплаты и расчёта начисляются проценты по ст. 236 ТК РФ.

Зависимость порядка оформления от содержания решения и принудительное исполнение

Оформление зависит от того, что именно записано в резолютивной части решения.

Ветка А — суд только установил факт трудовых отношений. Тогда работодатель оформляет приказ и записи сам, руководствуясь ст. 16, 68 ТК РФ и Порядком № 320н (блоки 1–3): решение выступает основанием, приравненным к заключённому трудовому договору. Дополнительного «предписания» в решении не требуется.

Ветка Б — суд прямо обязал работодателя заключить трудовой договор, издать приказ, внести запись, выплатить суммы. Тогда решение — акт, обязывающий совершить определённые действия, и оно исполняется руководителем организации в установленный срок:

Вступившие в законную силу судебные постановления, а также законные распоряжения, требования, поручения, вызовы и обращения судов являются обязательными для всех без исключения органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, должностных лиц, граждан, организаций и подлежат неукоснительному исполнению на всей территории Российской Федерации.
— ч. 2 ст. 13 ГПК РФ

Если суд установил право работника на суммы, которые работодатель не начислил, это охватывается механизмом ст. 236 ТК РФ (блок 4): проценты начисляются на не начисленные своевременно суммы, если право на них признано вступившим в силу решением суда.

Если работодатель уклоняется — работник (или судебный пристав) вправе требовать принудительного исполнения; неисполнение вступившего в силу судебного акта влечёт ответственность, предусмотренную федеральным законом (ч. 3 ст. 13 ГПК РФ). Бездействие кадровиков — это не «нейтральная позиция», а нарушение с риском административной и иной ответственности.

Вывод: при любой редакции резолютивной части работодатель обязан оформить отношения; различается лишь объём (только приказ и записи либо ещё и прямо указанные судом действия и выплаты). При уклонении решение исполняется принудительно, а виновные должностные лица несут ответственность.