Как оформить трудовой договор с иностранным гражданином: разрешения, патенты и порядок действий

Право физического лица (не ИП) нанять иностранца и требуемое разрешение (патент)

Физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, признаётся работодателем строго в одной цели — для личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства.

физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (далее - работодатели - физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями). Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами. (В редакции Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ) Заключать трудовые договоры в качестве работодателей имеют право физические лица, достигшие возраста восемнадцати лет, при условии наличия у них гражданской дееспособности в полном объеме, а также лица, не достигшие указанного возраста, - со дня приобретения ими гражданской дееспособности в полном объеме.
— ч. 5 ст. 20 ТК РФ

Это значит: нанять иностранца вы вправе только для личных, домашних и иных подобных нужд (няня, домработница, личный водитель, садовник, уход, репетитор ваших детей, строительство/ремонт личного жилья). Если цель работы связана с вашей предпринимательской деятельностью, такой договор вы заключать как обычное физлицо не вправе — это уже деятельность ИП/юрлица.

Что касается разрешительного документа со стороны работника, то для иностранца, прибывшего в Россию в безвизовом порядке, таким документом является патент на осуществление трудовой деятельности, работа именно у физических лиц на этом основании прямо предусмотрена законом:

1. В порядке, установленном настоящей статьей, исчисляется сумма и уплачивается налог на доходы физических лиц от осуществления трудовой деятельности по найму в Российской Федерации на основании патента, выданного в соответствии с Федеральным законом от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" (далее в настоящей статье - патент), следующими категориями иностранных граждан, осуществляющих такую деятельность: 1) иностранные граждане, осуществляющие трудовую деятельность по найму у физических лиц для личных, домашних и иных подобных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности; 2) иностранные граждане, осуществляющие трудовую деятельность по найму в организациях и (или) у индивидуальных предпринимателей, а также у занимающихся частной практикой нотариусов, адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, и других лиц, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой. 2. Фиксированные авансовые платежи по налогу уплачиваются за период действия патента в размере 1 200 рублей в месяц с учетом положений пункта 3 настоящей статьи. 3.
   — пп. 1 п. 1 ст. 227.1 НК РФ

Ключевая развилка по виду документа зависит от гражданства (после «если»):

• Иностранец из безвизовой страны (Таджикистан, Узбекистан, Киргизия, Армения, Казахстан, Беларусь, Молдова, Украина и др.) — нужен патент (действует в пределах субъекта РФ, где выдан). Без патента нанимать его как простого работника по найму нельзя.
• Иностранец из визовой страны — патент ему не выдают; нужен иной документ (разрешение на работу либо РВП/вид на жительство), а порядок привлечения иной и, как правило, требует разрешения на привлечение иностранных работников.

Работодатель-физлицо само разрешение на привлечение иностранной рабочей силы для личных нужд не оформляет (это требование установлено для приёма визовых иностранцев юрлицами), но обязан проверить наличие у работника действующего патента — в конкретном субъекте РФ, где он будет трудиться.

Вывод: нанять иностранца для личных/домашних нужд вы вправе, но строго при наличии у него действующего патента, выданного в вашем регионе; патент нанимать не нужно — его оформляет сам иностранец, а вы обязаны лишь проверить его наличие и соответствие региону.

Форма договора и обязательные условия

Договор с работником-иностранцем заключается только в письменной форме, а по набору условий — с дополнительными обязательными сведениями, которых нет в обычном договоре.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией). (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— абз. ч. 4 ст. 303 ТК РФ

Помимо общих обязательных условий (место работы, трудовая функция, дата начала, оплата, режим, условия труда), для иностранца в договор дополнительно включаются сведения о разрешительном документе:

Наряду со сведениями, предусмотренными частью первой статьи 57 настоящего Кодекса, в трудовом договоре с работником, являющимся иностранным гражданином или лицом без гражданства, указываются сведения о: разрешении на работу или патенте, выданных в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации (далее - разрешение на работу или патент), за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства; разрешении на временное проживание, разрешении на временное проживание в целях получения образования, выданных в соответствии с законодательством о правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно проживающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства;
— ст. 327.2 ТК РФ

То есть в договоре с временно пребывающим безвизовым иностранцем должна быть указана ссылка на патент (его реквизиты — серия, номер, дата выдачи, срок действия, регион). Это не факультатив, а обязательное требование — отсутствие таких сведений делает договор ненадлежаще оформленным и создаёт риск при проверке.

Что касается медицинского обеспечения, иностранец при приёме предъявляет полис ДМС (или действующий договор работодателя с медорганизацией), и реквизиты полиса также отражаются в договоре:

Наряду с документами, предусмотренными статьей 65 настоящего Кодекса, при заключении трудового договора поступающие на работу иностранный гражданин или лицо без гражданства предъявляют работодателю: договор (полис) добровольного медицинского страхования, действующий на территории Российской Федерации, за исключением случаев, если работодатель заключает с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг работнику, являющемуся высококвалифицированным специалистом , и случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации высококвалифицированным специалистом . Договор (полис) добровольного медицинского страхования либо заключенный работодателем с медицинской организацией договор о предоставлении платных медицинских услуг работнику, являющемуся высококвалифицированным специалистом , должен обеспечивать оказание такому работнику первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме; (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) разрешение на работу или патент, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - при заключении трудового договора с временно пребывающими в Российской Федерации иностранным гражданином или лицом без гражданства;
— ст. 327.3 ТК РФ

Отдельно учтите: как работодатель-физлицо (не ИП) вы не ведёте трудовую книжку работника и не вносите в неё записи — документом, подтверждающим период работы у вас, служит сам письменный договор:

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме. (Статья в редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Глава 48 1 . Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, и у работодателей - некоммерческих организаций (Дополнение главой - Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 29.12.2020 № 477-ФЗ)
— ч. 2 ст. 309 ТК РФ

Вывод: договор должен быть письменным и, сверх общих условий, содержать сведения о патенте иностранца (для безвизового) и о полисе ДМС; трудовая книжка вами не ведётся — подтверждающим документом является сам договор.

Обязательные процедуры: регистрация договора и уведомление МВД

Помимо самого договора, закон возлагает на вас две обязательные процедуры, несоблюдение которых влечёт отдельные штрафы.

1. Регистрация договора в органе местного самоуправления по месту вашего жительства — в уведомительном порядке.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией). (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— абз. ч. 4 ст. 303 ТК РФ

Иных ссылок на регистрационную процедуру в процитированных нормах нет, но само требование регистрировать договор с работником в органе местного самоуправления по месту жительства установлено прямо (ч. 4 ст. 303 ТК РФ) и является обязанностью именно работодателя — физлица, не являющегося ИП.

2. Уведомление МВД о заключении и о прекращении договора — в срок не более трёх рабочих дней с даты заключения/расторжения, в территориальный орган МВД по субъекту, где иностранец трудится:

работодатель или заказчик работ (услуг), привлекающие и использующие для осуществления трудовой деятельности иностранного гражданина, обязаны уведомлять территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел в субъекте Российской Федерации, на территории которого данный иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность, о заключении и прекращении (расторжении) с данным иностранным гражданином трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения или прекращения (расторжения) соответствующего договора. 1.1. Конституционность приведенных законоположений оспаривает гражданка А.А.Викторова, которая, будучи индивидуальным предпринимателем, 21 апреля 2017 года приняла на работу в качестве водителя гражданина Республики Таджикистан и заключила с ним соответствующий трудовой договор, о чем своевременно уведомила в электронной форме Отделение по вопросам трудовой миграции Управления по вопросам миграции Министерства внутренних дел по Чувашской Республике.
— абз. 1 п. 8 ст. 13 ФЗ № 115-ФЗ

Таким образом, вы обязаны подать уведомление в подразделение по вопросам миграции МВД (по месту работы иностранца) в течение 3 рабочих дней после подписания договора, и повторно — в тот же срок — после его прекращения или расторжения.

Вывод: после подписания договора сделайте два обязательных действия: (1) зарегистрируйте договор в органе местного самоуправления по месту вашего жительства; (2) в течение трёх рабочих дней уведомите подразделение МВД по вопросам миграции о заключении договора (и столько же — о его прекращении).

Налог (НДФЛ) и иные платежи

Иностранец, работающий у физлица по патенту, платит НДФЛ особым способом — через фиксированные авансовые платежи, размер которых с 2015 г. составляет 1200 руб./мес с индексацией и региональным коэффициентом:

Фиксированные авансовые платежи по налогу уплачиваются за период действия патента в размере 1 200 рублей в месяц с учетом положений пункта 3 настоящей статьи. 3. Размер фиксированных авансовых платежей, указанный в пункте 2 настоящей статьи, подлежит индексации на коэффициент-дефлятор, установленный на соответствующий календарный год, а также на коэффициент, отражающий региональные особенности рынка труда (далее в настоящей статье - региональный коэффициент), устанавливаемый на соответствующий календарный год законом субъекта Российской Федерации. В случае, если региональный коэффициент на очередной календарный год законом субъекта Российской Федерации не установлен, его значение принимается равным 1. 4. Фиксированный авансовый платеж по налогу уплачивается налогоплательщиком по месту осуществления им деятельности на основании выданного патента до дня начала срока, на который выдается (продлевается), переоформляется патент. При этом в платежном документе налогоплательщиком указывается наименование платежа "Налог на доходы физических лиц в виде фиксированного авансового платежа". 5. Общая сумма налога с доходов налогоплательщиков, указанных в подпункте 1 пункта 1 настоящей статьи, исчисляется ими с учетом уплаченных фиксированных авансовых платежей за период действия патента применительно к соответствующему налоговому периоду. 6.
— п. 2, 6 ст. 227.1 НК РФ

На практике это означает, что сам иностранец заранее ежемесячно вносит авансовый платёж по патенту, а работодатель-физлицо (не являясь ИП) не выступает налоговым агентом по таким доходам в обычном порядке — налог считается уплаченным этими фиксированными платежами. При этом обязанность уплачивать страховые взносы и иные обязательные платежи на работника-физлица возложена на работодателя отдельной нормой:

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией). (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— абз. ч. 4 ст. 303 ТК РФ

То есть как работодатель-физлицо вы обязаны уплачивать страховые взносы (ОПС/ОМС/ВНиМ по общим тарифам) с выплат иностранцу и представлять сведения персонифицированного учёта в Социальный фонд России.

Вывод: НДФЛ за иностранца уплачивается им самим в виде фиксированных авансовых платежей по патенту; вы как работодатель-физлицо обязаны уплачивать страховые взносы с его вознаграждения и сдавать персонифицированную отчётность.

Ответственность: штрафы за найм без патента и за неуведомление

Нарушения в этой сфере влекут административную ответственность именно работодателя — в том числе гражданина, нанимающего иностранца для личных нужд.

Найм иностранца без патента (или вне региона патента, по профессии, не указанной в патенте):

1. Привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства при отсутствии у этих иностранного гражданина или лица без гражданства разрешения на работу либо патента, если такие разрешение либо патент требуются в соответствии с федеральным законом, либо привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства по профессии (специальности, должности, виду трудовой деятельности), не указанной в разрешении на работу или патенте, если разрешение на работу или патент содержит сведения о профессии (специальности, должности, виде трудовой деятельности), либо привлечение иностранного гражданина или лица без гражданства к трудовой деятельности вне пределов субъекта Российской Федерации, на территории которого данному иностранному гражданину или лицу без гражданства выданы разрешение на работу, патент или разрешено временное проживание, - (В редакции федеральных законов от 19.05.2010 № 86-ФЗ; от 24.11.2014 № 357-ФЗ; от 29.06.2015 № 199-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати пяти тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот пятидесяти тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток. (В редакции федеральных законов от 22.06.2007 № 116-ФЗ; от 23.07.2013 № 207-ФЗ) 2.
   — ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ

Для гражданина штраф по ч. 1 — от 2 до 5 тыс. руб. Но обратите внимание: в городах федерального значения и двух «московских» областях штрафы повышены (ч. 4 ст. 18.15).

Неуведомление МВД (или нарушение формы/порядка уведомления) о заключении/прекращении договора:

Неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления территориального органа федерального органа исполнительной власти, осуществляющего федеральный государственный контроль (надзор) в сфере миграции, о заключении или прекращении (расторжении) трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с иностранным гражданином в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты заключения, прекращения (расторжения) договора, если такое уведомление требуется в соответствии с федеральным законом, - (В редакции федеральных законов от 02.07.2013 № 162-ФЗ; от 23.07.2013 № 207-ФЗ; от 24.11.2014 № 357-ФЗ; от 23.06.2016 № 222-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от тридцати пяти тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от четырехсот тысяч до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток. (В редакции федеральных законов от 22.06.2007 № 116-ФЗ; от 23.07.2013 № 207-ФЗ) 4. Нарушения, предусмотренные частями 1 - 3 настоящей статьи, совершенные в городе федерального значения Москве или Санкт-Петербурге либо в Московской или Ленинградской области, - влекут наложение административного штрафа на граждан в размере от пяти тысяч до семи тысяч рублей; на должностных лиц - от тридцати пяти тысяч до семидесяти тысяч рублей;
— ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ

Для гражданина штраф по ч. 3 — от 2 до 5 тыс. руб. (в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — выше, по ч. 4).

Важно: ответственность за каждое нарушение может суммироваться (отдельно за отсутствие патента, отдельно за неуведомление), а систематический найм иностранцев без разрешительных документов в ряде случаев квалифицируется как по нескольким эпизодам.

Вывод: корректное оформление — это не формальность: найм без патента грозит штрафом от 2 до 5 тыс. руб. (для физлица), а пропуск уведомления МВД — отдельным штрафом в том же диапазоне (в столичных регионах суммы выше).

Прекращение договора при окончании/аннулировании патента

Для договора с иностранцем предусмотрены дополнительные основания прекращения, которых нет у россиян, — в том числе окончание срока действия патента.

окончание срока действия разрешения на работу или патента, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - в отношении временно пребывающих в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства; 6) окончание срока действия разрешения на временное проживание, разрешения на временное проживание в целях получения образования , за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - в отношении временно проживающих в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства; (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 349-ФЗ) 7) окончание срока действия вида на жительство в Российской Федерации, за исключением случаев, установленных федеральными законами или международными договорами Российской Федерации, - в отношении постоянно проживающих в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства;
— п. 5 ч. 1, ч. 2 ст. 327.6 ТК РФ

Практически это означает: если патент иностранца истёк (или аннулирован, приостановлен), трудовой договор подлежит прекращению — по такому основанию (п. 5 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ) с соблюдением месячного срока, установленного ч. 2 той же статьи. То есть работодатель прекращает договор по истечении одного месяца со дня наступления обстоятельства (истечения срока патента), а не автоматически в день истечения.

Одновременно при прекращении договора вы обязаны в течение трёх рабочих дней уведомить МВД (см. блок о процедурах) — неуведомление о прекращении наказывается так же, как о заключении.

Вывод: следите за сроком действия патента работника: его истечение или аннулирование — самостоятельное основание прекратить договор (в течение месяца со дня обстоятельства), после чего нужно в трёхдневный срок уведомить МВД.