Как ИП оформить сотрудника онлайн через госуслуги: трудовой договор, уведомления, налоги

Может ли ИП заключить трудовой договор с продавцом и как он оформляется

ИП — индивидуальный предприниматель — в силу ст. 56 ТК РФ является полноценным работодателем наравне с организацией и заключает с работником трудовой договор.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 05.05.2014 № 116-ФЗ) Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. Статья 56 1 . Запрещение заемного труда Заемный труд запрещен. Заемный труд - труд, осуществляемый работником по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем физического лица или юридического лица, не являющихся работодателем данного работника. Особенности регулирования труда работников, направленных временно работодателем к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала), устанавливаются главой 53 1 настоящего Кодекса. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 05.05.2014 № 116-ФЗ) Статья 57.
— ст. 56 ТК РФ

Из этого следует, что препятствий к тому, чтобы взять продавца «по закону», у вас нет: ИП прямо назван работодателем, а значит, обязан обеспечить условия труда и платить зарплату в полном размере.

Форма договора — только письменная, в двух экземплярах, один из которых передаётся работнику под подпись.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, - не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ;
— ст. 67 ТК РФ

То есть договор вам придётся составить самому (типовой бланк — не обязателен, но удобен), а факт передачи работнику его экземпляра нужно заверить подписью работника на вашем экземпляре — иначе нечем будет подтвердить, что вы свои обязанности исполнили.

Обязательные реквизиты и условия договора перечислены в ст. 57 ТК РФ.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор; сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица; идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; место и дата заключения трудового договора. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения; трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).
— ст. 57 ТК РФ

Для договора с продавцом это означает: укажите ФИО и адрес продавца, ваш ИНН как работодателя-ИП, место работы (магазин), трудовую функцию («продавец», конкретный вид работы), дату начала работы, условия оплаты труда (оклад/ставка) и режим рабочего времени, если он отличается от общих правил. Отсутствие каких-то из этих пунктов не делает договор незаключённым, но их придётся вносить отдельным соглашением (ст. 57 ТК РФ).

Вывод: ИП вправе и обязан оформить продавца именно трудовым договором, а не только «по факту». Договор составляется письменно в двух экземплярах с обязательными реквизитами и условиями по ст. 57 ТК РФ; составлять его можно самостоятельно, обязательной типовой формы нет (кроме случая ст. 309.2 ТК РФ, см. блок 6).

Обязателен ли приказ о приёме и как оформляется приём

Приём на работу оформляется трудовым договором; приказ — право, а не обязанность работодателя.

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. (В редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ) Часть. (Утратила силу - Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ) При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 69. Медицинский осмотр при заключении трудового договора (Наименование в редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 25.11.2013 № 317-ФЗ) Обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 25.11.2013 № 317-ФЗ) Статья 70. Испытание при приеме на работу При заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.
— ст. 68 ТК РФ

С 2021 года приказ о приёме стал необязательным документом: достаточно заключённого трудового договора (если приказ всё же издаёте — его содержание должно совпадать с договором). Здесь же закреплена ваша обязанность до подписания договора ознакомить продавца под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами, непосредственно связанными с его работой.

Поскольку продавец — штатная позиция, вам также важно учитывать режим труда: у работодателя-физлица режим работы и отпуска определяются по соглашению с работником, но не хуже норм ТК.

Режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков определяются по соглашению между работником и работодателем - физическим лицом. При этом продолжительность рабочей недели не может быть больше, а продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем установленные настоящим Кодексом.
— ст. 305 ТК РФ

Для магазина это означает: рабочие дни, выходные и отпуск вы определяете по согласованию с продавцом, однако рабочая неделя не может быть длиннее, а отпуск — короче установленных ТК РФ минимумов.

Вывод: отдельного «заявления о приёме» и обязательного приказа закон теперь не требует — приём оформляется трудовым договором (приказ — по желанию). Но до подписания договора работника нужно под роспись ознакомить с локальными актами, а режим работы и отпуск согласовать в договоре с учётом минимумов ТК РФ.

Трудовая книжка и запись о работе у ИП

Для ИП-работодателя ведение трудовых книжек — не право, а прямая обязанность.

Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) . (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме. (Статья в редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Глава 48 1 . Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, и у работодателей - некоммерческих организаций (Дополнение главой - Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 29.12.2020 № 477-ФЗ)
— ст. 309 ТК РФ

Ключевое отличие от работодателя — обычного физлица: тот не имеет права делать записи в трудовых книжках, а подтверждает стаж самим договором; ИП же обязан вести книжки в общем порядке. Именно поэтому ваша цель «с записью в трудовую» достижима и обязательна к исполнению.

Если продавец устраивается впервые, книжку оформляете именно вы как работодатель.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета. (В редакции федеральных законов от 01.04.2019 № 48-ФЗ, от 16.12.2019 № 439-ФЗ, от 14.07.2022 № 240-ФЗ) В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) . (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ ) (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Статья 66. Трудовая книжка Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
— ст. 65 ТК РФ

При приёме впервые вы заводите бумажную трудовую книжку; если у работника ещё не открыт индивидуальный лицевой счёт в СФР — подаёте сведения для его регистрации. Этот же результат (дублирование сведений в электронном виде) реализуется через обязанность формировать сведения о трудовой деятельности.

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законом информация. В случаях, установленных настоящим Кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
— ст. 66.1 ТК РФ

Это значит, что параллельно с записью в бумажную трудовую (или вместо неё, если работник выбрал электронный формат) вы обязаны передавать сведения в СФР — иначе стаж работника не будет учтён в информационных ресурсах Фонда.

Документы, которые работник предъявляет при приёме, перечислены в ст. 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе персонифицированного учёта (СНИЛС), документы воинского учёта — для военнообязанных; требовать что-то сверх предусмотренного законом запрещено.

Вывод: запись в трудовую книжку для вашего продавца обязательна — ИП ведёт трудовые книжки на каждого работника (ст. 309 ТК РФ). Если продавец трудоустраивается впервые, книжку оформляете вы; параллельно нужно подавать сведения о трудовой деятельности в СФР. От работника вы вправе потребовать только документы из ст. 65 ТК РФ.

Обязательно ли уведомлять о приёме на работу (СФР и военкомат)

По СФР: сведения о приёме на работу вы представляете в Фонд по месту своей регистрации в составе персонифицированного учёта.

Страхователи представляют предусмотренные пунктами 2 - 6 настоящей статьи сведения для индивидуального (персонифицированного) учета в органы Фонда по месту своей регистрации, а сведения, предусмотренные пунктом 8 настоящей статьи, - в налоговые органы в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах. 2. Страхователь представляет о каждом работающем у него лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера) следующие сведения и документы: (В редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ) 1) страховой номер индивидуального лицевого счета; 2) фамилию, имя и отчество; 3) периоды работы (деятельности), в том числе периоды работы (деятельности), включаемые в стаж для определения права на досрочное назначение пенсии или на повышение фиксированной выплаты к пенсии; 4) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные пунктом 2 1 статьи 6 настоящего Федерального закона; 5) дату заключения, дату прекращения и иные реквизиты договора гражданско-правового характера и периоды выполнения работ (оказания услуг) по такому договору; (В редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ) 6) сведения, предусмотренные частью 4 статьи 9 Федерального закона "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" ; 7) документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости;
— п. 1 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ

По воинскому учёту: ИП (лицо, производящее выплаты) наряду с организациями ведёт воинский учёт работников и направляет в военкомат сведения о принятых на работу гражданах, подлежащих воинскому учёту.

направляют в течение 5 дней со дня принятия (поступления) или увольнения (отчисления) граждан с работы (из образовательных организаций) в соответствующие военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных организаций ). В случае необходимости, а для призывников в обязательном порядке, в целях постановки на воинский учет по месту жительства или месту пребывания, в том числе не подтвержденным регистрацией по месту жительства и (или) месту пребывания, либо уточнения необходимых сведений, содержащихся в документах воинского учета, оповещают граждан о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления либо возможности направления необходимых сведений в военный комиссариат в электронной форме с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) ; (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 16.04.2008 № 277, от 15.10.2014 № 1054, от 06.02.2020 № 103, от 25.07.2023 № 1211) б) направляют в 2-недельный срок по запросам соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;
— подп. «а» п. 32 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719

Срок направления сведений о принятии на работу и об увольнении гражданина, подлежащего воинскому учёту, — 5 дней (подп. «а» п. 32 Положения о воинском учёте).

Нужность этого уведомления зависит от статуса работника: на воинском учёте состоят не все.

Граждане обязаны состоять на воинском учете, за исключением граждан: освобожденных от исполнения воинской обязанности в соответствии с настоящим Федеральным законом; проходящих военную службу; (В редакции Федерального закона от 30.11.2011 № 343-ФЗ) абзац; (Утратил силу - Федеральный закон от 24.06.2023 № 269-ФЗ) женского пола, не имеющих военно-учетной специальности; постоянно проживающих за пределами Российской Федерации. 1 1 . Порядок и особенности воинского учета граждан, проходящих службу в войсках национальной гвардии Российской Федерации, Государственной противопожарной службе, органах внутренних дел, органах принудительного исполнения Российской Федерации, таможенных органах Российской Федерации, органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, следственных органах и учреждениях Следственного комитета Российской Федерации, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных званий (классных чинов прокурорских работников), определяются Положением о воинском учете, утверждаемым Правительством Российской Федерации. (В редакции Федерального закона от 24.07.2024 № 215-ФЗ) 1 2 . Постановка на воинский учет, снятие с воинского учета и внесение изменений в документы воинского учета граждан, обязанных состоять на воинском учете, осуществляются путем внесения сведений о них в Реестр воинского учета.
— ч. 1 ст. 8 ФЗ от 28.03.1998 № 53-ФЗ

Это означает: по продавцу-мужчине призывного возраста или военнообязанному уведомление военкомата в 5-дневный срок обязательно; по женщине, не имеющей военно-учётной специальности, и по лицу, освобождённому от воинской обязанности, воинский учёт не ведётся — уведомлять по ним не требуется. Статус подтверждается документами воинского учёта, предъявляемыми при приёме (ст. 65 ТК РФ).

Вывод: законом предусмотрены два адресных уведомления: (1) сведения о приёме подаются в СФР в составе персонифицированного учёта (п. 1 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ) и (2) если продавец подлежит воинскому учёту — в течение 5 дней сообщение в военный комиссариат (подп. «а» п. 32 Положения о воинском учёте). Обязанность информировать военкомат зависит от статуса работника, установленного по его документам воинского учёта.

Налоги и отчётность ИП за работника (НДФЛ и страховые взносы)

Как работодатель вы становитесь налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов.

российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации; (Дополнение подпунктом - Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ)
— п. 1 ст. 226 НК РФ

Это означает, что с дохода продавца (зарплаты) вы обязаны исчислить и удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет — отдельного «согласия» работника не требуется, обязанность возложена законом.

Параллельно вы становитесь плательщиком страховых взносов в связи с выплатами работнику.

Плательщиками страховых взносов (далее в настоящей главе - плательщики) признаются следующие лица, являющиеся страхователями в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования: 1) лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам: организации; индивидуальные предприниматели; физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями; 2) индивидуальные предприниматели, адвокаты, медиаторы, нотариусы, занимающиеся частной практикой, арбитражные управляющие, оценщики, патентные поверенные и иные лица, занимающиеся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой (далее - плательщики, не производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам). (В редакции Федерального закона от 30.11.2016 № 401-ФЗ) 2. Если плательщик относится одновременно к нескольким категориям, указанным в пункте 1 настоящей статьи, он исчисляет и уплачивает страховые взносы отдельно по каждому основанию.
— п. 1 ст. 419 НК РФ

При этом важно: как ИП вы платите взносы по двум основаниям — за себя (фиксированные) и с выплат работнику; закон прямо предписывает исчислять и уплачивать их отдельно по каждому основанию.

Отчётность по взносам и персонифицированным сведениям.

Плательщики, указанные в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса (за исключением физических лиц, производящих выплаты, указанные в подпункте 3 пункта 3 статьи 422 настоящего Кодекса), в том числе являющиеся налогоплательщиками, отнесенными к категории крупнейших, представляют по форме, формату и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, в налоговый орган по месту нахождения организации и по месту нахождения обособленных подразделений организации, которым организацией открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, по месту жительства физического лица, производящего выплаты и иные вознаграждения физическим лицам: (В редакции Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ) расчет по страховым взносам - не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом; персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц, - не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.
— п. 7 ст. 431 НК РФ

Для микробизнеса это означает: ежемесячно (не позднее 25-го числа) вы сдаёте персонифицированные сведения о работнике, а также расчёт по страховым взносам; для одной численности это стандартный объём с отчётностью в электронной форме.

Отчётность по НДФЛ.

Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту учета по формам, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов: расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев - не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом; (В редакции Федерального закона от 19.12.2023 № 611-ФЗ) документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных и удержанных налоговым агентом за этот налоговый период по каждому физическому лицу (за исключением случаев, при которых могут быть переданы сведения, составляющие государственную тайну), - не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
— п. 2 ст. 230 НК РФ

То есть за продавца вы сдаёте расчёт сумм НДФЛ за I квартал, полугодие, 9 месяцев (не позднее 25-го числа) и за год (не позднее 25 февраля), а также сведения о доходах физлица — не позднее 25 февраля. При численности до 10 человек возможна сдача на бумаге.

Отдельно отмечу привязку обязанностей к спецрежиму: если вы применяете патентную систему, отчётность по НДФЛ и взносам за наёмных работников подаётся в налоговый орган по месту постановки на учёт в связи с этой деятельностью (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Вывод: да, налоги и отчётность за продавца вы ведёте сами. Вы обязаны удерживать НДФЛ как налоговый агент и платить страховые взносы с выплат работнику (дополнительно к своим ИП-взносам), сдавая персонифицированные сведения (не позднее 25-го числа ежемесячно), расчёт по взносам и отчётность по НДФЛ (не позднее 25-го числа по кварталам и 25 февраля по итогам года). Всё это сдаётся через налоговый орган, а не через «Госуслуги».

Можно ли всё оформить онлайн и можно ли отказаться от локальных актов

Электронный кадровый документооборот для работодателя-ИП предусмотрен, и доступ к платформе обеспечивается в том числе через портал госуслуг.

Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем: Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - цифровая платформа "Работа в России") в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе "Работа в России" обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - единая система идентификации и аутентификации); информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее - информационная система работодателя). Порядок взаимодействия цифровой платформы "Работа в России" и единого портала государственных и муниципальных услуг в соответствии с положениями настоящей статьи и статьи 22 3 настоящего Кодекса устанавливается Правительством Российской Федерации.
— ст. 22.1 ТК РФ

Однако электронный документооборот имеет законодательные границы: часть документов в него не включается.

Положения настоящей статьи и статей 22 2 и 22 3 настоящего Кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем: Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - цифровая платформа "Работа в России") в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к цифровой платформе "Работа в России" обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - единая система идентификации и аутентификации);
— ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ

Из этого следует, что трудовую книжку, сведения о трудовой деятельности и документы по инструктажам вести только в электронном виде нельзя — по ним сохраняется бумажный порядок. Это и есть причина, по которой приём полностью «в онлайн» не реализуется, хотя договор и ознакомления в электронной форме допустимы.

Для впервые устраивающихся на работу (без стажа на 31.12.2021) согласие на ЭДО не требуется, а отсутствие у работника электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме — работодатель несёт расходы на её получение.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи) либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые в соответствии с частями пятой и шестой настоящей статьи не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 настоящего Кодекса, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Ознакомление лица, поступающего на работу, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 настоящего Кодекса, может осуществляться в электронной форме.
— ст. 22.2 ТК РФ

Это означает практически: принять продавца без своей электронной подписи вы обязаны, обеспечив его подписью за свой счёт.

Развилка по локальным актам: микропредприятие вправе от них отказаться, закрепив условия в договоре по типовой форме.

Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель - некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312 9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель - некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Глава 49. ОСОБЕННОСТИ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДА НАДОМНИКОВ
— ст. 309.2 ТК РФ

Если ваш ИП отвечает критериям микропредприятия, локальные акты (правила внутреннего распорядка, положение об оплате) можно не принимать, включив соответствующие условия в договор по типовой форме Правительства РФ.

Вывод: полностью «одним кликом через Госуслуги» приём не оформляется: онлайн (ЭДО) допустим для договора и ознакомлений, но трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности закон из электронного оборота исключает (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Подтверждение этому — прямое исключение, установленное законом; отдельные детали реализации режима ЭДО через платформу «Работа в России» определяются подзаконными актами. Как микропредприятие вы вправе отказаться от локальных актов, закрепив условия в договоре по типовой форме.

Ответственность ИП за неоформление и ненадлежащее оформление приёма

Рискованно полагаться на «оформлю потом»: фактическое допущение продавца к работе без надлежащего договора наказывается.

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей. 5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 3 или 4 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц - дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей. 6.
— ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

Для ИП-нарушителя штраф по этой части — от 5 000 до 10 000 рублей; при повторном аналогичном нарушении — от 30 000 до 40 000 рублей (ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ). Помимо этого, если отношения фактически трудовые, но оформлены как гражданско-правовые, ИП грозит и более широкий набор мер: ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 1 000 до 5 000 рублей за любое иное нарушение трудового законодательства (например, за работу без ознакомления с локальными актами либо без ведения трудовой книжки).

Страхователи представляют предусмотренные пунктами 2 - 6 настоящей статьи сведения для индивидуального (персонифицированного) учета в органы Фонда по месту своей регистрации, а сведения, предусмотренные пунктом 8 настоящей статьи, - в налоговые органы в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах. 2. Страхователь представляет о каждом работающем у него лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера) следующие сведения и документы: (В редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ) 1) страховой номер индивидуального лицевого счета; 2) фамилию, имя и отчество; 3) периоды работы (деятельности), в том числе периоды работы (деятельности), включаемые в стаж для определения права на досрочное назначение пенсии или на повышение фиксированной выплаты к пенсии; 4) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные пунктом 2 1 статьи 6 настоящего Федерального закона; 5) дату заключения, дату прекращения и иные реквизиты договора гражданско-правового характера и периоды выполнения работ (оказания услуг) по такому договору; (В редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ) 6) сведения, предусмотренные частью 4 статьи 9 Федерального закона "О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" ; 7) документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости;
— п. 1 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ

Кроме административной ответственности, неоформленный (или ненадлежаще оформленный) трудовой договор лишает вас доказательств исполнения обязанностей перед СФР, а работник получает право взыскать заработную плату, компенсацию за задержку и признать отношения трудовыми — поэтому «уведомления» и кадровые документы надо оформлять своевременно, а не задним числом.

Вывод: за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора ИП наказывается штрафом 5 000–10 000 рублей (при повторе — 30 000–40 000 рублей) по ст. 5.27 КоАП РФ, а за иные кадровые нарушения — предупреждением или штрафом 1 000–5 000 рублей. Это дополнительно подтверждает: оформлять приём нужно сразу и полно.