Как заключить трудовой договор задним числом, если сотрудник уже работал: указание даты начала работы и последствия для отчетности в СФР и налоговую

Возникли ли трудовые отношения до подписания договора и в какой срок его нужно оформить

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, - не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 28.12.2013 № 421-ФЗ) При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 2 ст. 67 ТК РФ

Значит, договор с сотрудником, который уже работает с начала месяца, юридически УЖЕ существует — он считается заключённым с даты фактического допуска. Задним числом «заключать» ничего не нужно: нужно оформить письменный документ, подтверждающий отношения, возникшие ранее. Срок — три рабочих дня со дня фактического допуска; если он пропущен (а при работе «с начала месяца» он почти наверняка пропущен), вы находитесь в состоянии длящегося нарушения.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен. (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ) Фактическое допущение работника к работе без ведома или поручения работодателя либо его уполномоченного на это представителя запрещается. (Дополнение частью - Федеральный закон от 28.12.2013 № 421-ФЗ)
— ч. 3 ст. 16 ТК РФ

Факт допуска должен быть именно с ведома или по поручению работодателя (руководителя, его заместителя, начальника отдела и т.п.), иначе допуск запрещён и работодатель может отказываться признать отношения трудовыми — тогда риски иные (см. блок 4). При работающем сотруднике с оформленным доступом на территорию/в систему это доказывается легко, поэтому защитная версия «мы его не допускали» для вас нерабочая.

Обязанность по надлежащему оформлению трудовых отношений с работником (заключение в письменной форме трудового договора) по смыслу части первой статьи 67 ТК РФ возлагается на работодателя. Если трудовой договор не был оформлен надлежащим образом, но при этом работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя, то трудовой договор считается заключенным и работодатель или его уполномоченный представитель обязан не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения к работе оформить трудовой договор в письменной форме (часть третья статьи 16, часть вторая статьи 67 ТК РФ). Невыполнение данной обязанности в названный срок свидетельствует об уклонении работодателя от оформления трудового договора. Под ненадлежащим оформлением трудового договора для целей применения части 4 статьи 5.27 КоАП РФ следует понимать отсутствие в данном договоре тех сведений и (или) условий, которые предусмотрены частями первой и второй статьи 57 ТК РФ, а также включение в трудовой договор условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (часть вторая статьи 9 ТК РФ).
— п. 10 Постановления Пленума ВС РФ от 23.12.2021 № 45

Для практики важно: Пленум ВС РФ прямо связывает пропуск трёхдневного срока с уклонением от оформления, то есть с составом ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, и разъясняет, что «ненадлежащее оформление» — это ещё и отсутствие в договоре обязательных сведений/условий либо включение условий, снижающих гарантии. Поэтому нельзя «закрыть вопрос» формальной бумажкой с неполными условиями.

Вывод: письменный трудовой договор оформляется сейчас, но в нём фиксируется, что отношения возникли с даты фактического допуска; трёхдневный срок оформления уже нарушен, что само по себе образует риск по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (блок 4).

Какие даты ставить в договоре: дата заключения и дата начала работы

место и дата заключения трудового договора. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения; трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов; (В редакции федеральных законов от 28.02.2008 № 13-ФЗ; от 03.12.2012 № 236-ФЗ) дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора
— абз. 5 ч. 1 и абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ

Закон различает два самостоятельных реквизита: «место и дата заключения трудового договора» (сведения) и «дата начала работы» (обязательное условие). Именно поэтому обе даты в договоре должны быть, и они могут не совпадать.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя
— ч. 1 ст. 61 ТК РФ

Учитывая, что работник уже приступил к работе, договор вступил в силу не со дня подписания, а со дня фактического допуска. Отсюда правильная конструкция документа: дата заключения — фактическая дата подписания (сегодняшняя), дата начала работы — дата фактического допуска (начало месяца). Ставить «задним числом» дату подписания нельзя: это создание документа с недостоверной датой, тогда как законный механизм легализации уже прошедшего периода — именно указание фактической даты начала работы при реальной дате подписания.

Датой заключения трудового договора в таком случае будет являться дата фактического допущения работника к работе. Неоформление работодателем или его уполномоченным представителем, фактически допустившими работника к работе, в письменной форме трудового договора в установленный статьей 67 ТК РФ срок, вопреки намерению работника оформить трудовой договор, может быть расценено судом как злоупотребление со стороны работодателя правом на заключение трудового договора (статья 22 ТК РФ).
— п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15

Пленум ВС РФ прямо называет датой заключения договора при фактическом допуске дату фактического допущения. То есть даже если вы подпишете документ сегодня, юридически договор считается заключённым с первого рабочего дня сотрудника — и это как раз то, что нужно для СФР и налоговой: период работы и выплаты попадут в отчётность корректно, без «пустых» дней.

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора
— ч. 1 ст. 68 ТК РФ

Приказ о приёме (если решите его издавать — теперь это право, а не обязанность работодателя) должен соответствовать договору, поэтому в нём также указывается дата начала работы = дата фактического допуска.

Вывод: в договоре указываются обе даты — реальная дата подписания и дата начала работы, равная дате фактического допуска; «задним числом» подписывать документ не следует, поскольку юридический эффект («договор заключён с даты допуска») достигается через условие о дате начала работы. Если клиент настаивает на проставлении прошедшей даты подписания — это документ с недостоверными сведениями, и его использование в отчётности повышает риски (блок 4).

Взносы, НДФЛ и отчётность в СФР и ФНС: с какой даты и что уже нарушено

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса, если иное не предусмотрено настоящей статьей, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса): 1) в рамках трудовых отношений
— п. 1 ст. 420 НК РФ

Объект обложения взносами — выплаты «в рамках трудовых отношений», а не «по подписанному договору». Поскольку отношения возникли по факту допуска (ч. 3 ст. 16 ТК РФ, ч. 2 ст. 67 ТК РФ), вся зарплата, начисленная сотруднику с начала месяца, облагается взносами и НДФЛ в обычном порядке — независимо от того, что письменный договор подписали позже.

Сумма страховых взносов, исчисленная для уплаты за календарный месяц, подлежит уплате в срок не позднее 28-го числа следующего календарного месяца. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ) 4. Плательщики обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений (за исключением указанных в подпункте 3 пункта 3 статьи 422 настоящего Кодекса), сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты. (В редакции Федерального закона от 30.11.2016 № 401-ФЗ) 5. Сумма страховых взносов, подлежащая перечислению, исчисляется в рублях и копейках. 6. Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование исчисляются плательщиками страховых взносов, указанными в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса, в виде единой суммы, если иное не установлено настоящей статьей. (В редакции федеральных законов от 14.07.2022 № 239-ФЗ, от 04.08.2023 № 427-ФЗ) 6 1 .
— п. 3 и абз. 1 п. 7 ст. 431 НК РФ

расчет по страховым взносам - не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом; персонифицированные сведения о физических лицах, включающие персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц, - не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим
— абз. 2 п. 7 ст. 431 НК РФ

Это означает: взносы за отработанный период подлежат уплате до 28-го числа следующего месяца, РСВ — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, персонифицированные сведения — ежемесячно до 25-го. Если сотрудник работал с начала месяца, а в уже сданных формах его не было, у вас занижена база (или не показаны выплаты), то есть недоимка по взносам и нарушение срока подачи сведений.

Страхователь (за исключением случая, если страхователь применяет специальный налоговый режим "Автоматизированная упрощенная система налогообложения") представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера) сведения о сумме заработка (дохода), в том числе на который начислялись страховые взносы, сумме начисленных страховых взносов в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах. (В редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ) 9.
— п. 8 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ

Дополнительный (электронный персонифицированный) блок — подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в СФР. Срок его подачи жёсткий:

в случаях приема на работу, приостановления и возобновления действия трудового договора в соответствии со статьей 351 7 Трудового кодекса Российской Федерации , увольнения зарегистрированного лица - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений
— подп. 2 п. 5 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ

Из этой нормы виден ключевой отчётный риск: сведения о приёме (подраздел 1.1 ЕФС-1, кадровые мероприятия) должны были быть представлены не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (или иного документа, оформляющего отношения). Оформляя договор/приказ сейчас, вы подадите подраздел 1.1 с опозданием — за это предусмотрен финансовый штраф по ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ (несвоевременное представление сведений персонифицированного учёта).

Порядок действий для корректного закрытия периода:

1. начислить зарплату за фактически отработанный период, удержать НДФЛ, исчислить взносы (единый тариф 30% / свыше предельной базы 15,1%, п. 3 ст. 425 НК РФ);
2. подать уточнённый РСВ / персонифицированные сведения, включив сотрудника с даты фактического допуска;
3. подать подраздел 1.1 ЕФС-1 (приём) с датой приёма = датой фактического допуска.

Вывод: с точки зрения взносов и НДФЛ оформление договора «задним числом» юридически ничего не меняет — выплаты облагаются с первого дня работы в любом случае; чтобы легализовать период, нужно доначислить взносы/НДФЛ и подать корректные (уточнённые) РСВ и ЕФС-1 с датой приёма, равной дате фактического допуска. Если этого не сделать — образуются недоимка (пени и штраф по ст. 122 НК РФ) и нарушения сроков отчётности (ст. 119 НК РФ, ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ).

Ответственность: что грозит за неоформление и за недостоверные даты

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей
— ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

Пропуск трёхдневного срока оформления договора (и тем более работа весь месяц без договора) — это уклонение от оформления трудового договора. Штраф для юрлица 50–100 тыс. руб., для должностного лица 10–20 тыс. руб. Если нарушение совершено повторно, применяется ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц — дисквалификация от 1 до 3 лет). Здесь же уместно вспомнить, что «под ненадлежащим оформлением» Пленум ВС РФ понимает и отсутствие обязательных условий (п. 10 Постановления № 45) — то есть важно заполнить договор полностью, а не «минимальной» редакцией.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Отдельный риск проставления прошлой даты подписания: документ, составленный с недостоверной датой, при представлении в СФР/ФНС может быть квалифицирован как искажение сведений персонифицированного учёта либо как основание для доначислений со штрафом по ст. 122 НК РФ (занижение базы). Напротив, оформление договора с реальной датой подписания и фактической датой начала работы — законный способ фиксации уже возникших отношений, поэтому никакой фиктивной даты не требуется и она вам не нужна.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

Не забывайте о смежном денежном последствии для работника: если зарплата за отработанный период выплачена с задержкой (или ещё не выплачена), работодатель обязан уплатить компенсацию по ст. 236 ТК РФ — она не зависит от того, подписан ли договор, поскольку отношения возникли по факту допуска.

Вывод: основная ответственность — ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 100 тыс. руб. на юрлицо, повторно — дисквалификация руководителя), а в налоговой части — пени и штрафы по ст. 75, 119, 122 НК РФ и штраф по ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ за несвоевременный ЕФС-1; проставление фиктивной даты договора эти риски не снимает, а лишь добавляет риск квалификации документов как недостоверных. Своевременное и полное оформление отношения «с даты фактического допуска» — единственный способ минимизировать последствия.

Развилка: если работодатель не признаёт отношений или сотрудник уже не работает

Если сотрудник фактически работал, но работодатель отказывается оформлять отношения (или вы сомневаетесь, был ли допуск «с ведома» работодателя), ситуация решается иначе — не через «заключение задним числом», а через признание факта трудовых отношений.

В силу ч. 3 ст. 16 ТК РФ и ч. 2 ст. 67 ТК РФ отношения уже возникли, если допуск был с ведома или по поручению работодателя; если же работника допустил не уполномоченный на это сотрудник, а работодатель отказывается признать отношения — для самого такого сотрудника предусмотрена самостоятельная ответственность по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф 10–20 тыс. руб.), а у лица, фактически работавшего, возникает спор об установлении факта трудовых отношений, который разрешается в суде (применительно к ст. 19.1 ТК РФ и с учётом того, что датой заключения договора в таком случае суд также определит дату фактического допущения — п. 20 Постановления Пленума ВС РФ № 15).

Для работодателя, который хочет всё оформить добровольно (ваш случай), этот блок означает: «признавать» и «заключать задним числом» ничего не нужно — нужно оформить отношения письменно с датой начала работы, равной дате фактического допуска, что и будет надлежащим устранением нарушения.

Отдельный практический вопрос — если сотрудник уже уволен/ушёл: тогда письменный договор «для отчётности» не заключается, а период отражается в отчётности и персонифицированном учёте на основании факта работы (сведения о приёме и увольнении, суммы выплат), при необходимости — дополняется уточнённым РСВ и ЕФС-1; отношения при этом подтверждаются табелями, расчётными документами, накладными, перепиской.

Вывод: при добровольном оформлении (договор с датой начала работы = датой допуска) «заднее число» в смысле фиктивной даты подписания не требуется; если же работодатель отказывается признавать отношения, вопрос переходит в плоскость установления факта трудовых отношений (суд, ГИТ), а не «заднего» оформления документа.