Может ли в штатном расписании быть должность «Ведущий специалист» без должности «Специалист»?

Вправе ли работодатель включить в штатное расписание только «ведущего специалиста», не имея должности «специалист»

Штатное расписание — это локальный нормативный акт работодателя, а не закрытый перечень должностей, установленный законом. Работодатель принимает такие акты в пределах своей компетенции:

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
— ч. 1 ст. 8 ТК РФ

Право принимать локальные нормативные акты прямо закреплено за работодателем:

принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) создавать объединения работодателей в целях представительства и защиты своих интересов и вступать в них; создавать производственный совет (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) - совещательный орган, образуемый на добровольной основе из числа работников данного работодателя, имеющих, как правило, достижения в труде, для подготовки предложений по совершенствованию производственной деятельности, отдельных производственных процессов, внедрению новой техники и новых технологий, повышению производительности труда и квалификации работников. Полномочия, состав, порядок деятельности производственного совета и его взаимодействия с работодателем устанавливаются локальным нормативным актом. К полномочиям производственного совета не могут относиться вопросы, решение которых в соответствии с федеральными законами отнесено к исключительной компетенции органов управления организации, а также вопросы представительства и защиты социально-трудовых прав и интересов работников, решение которых в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами отнесено к компетенции профессиональных союзов, соответствующих первичных профсоюзных организаций, иных представителей работников.
— абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ

Для вашей ситуации это означает: закон не содержит перечня должностей, которые «обязательно» должны быть в штате, и не устанавливает очерёдности введения должностей («сначала специалист, потом ведущий специалист»). Штатное расписание утверждается самой организацией, поэтому отсутствие в нём должности «специалист» само по себе не является нарушением — начальник в этой части прав. Ограничение иное: локальный акт не должен ухудшать положение работников по сравнению с законодательством, и именно это надо проверять по существу (см. следующие блоки).

Трудовая функция определяется по должности в соответствии со штатным расписанием, а требования к наименованию должности по справочникам предъявляются только в одном случае — когда с должностью связаны льготы, компенсации или ограничения:

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;
— абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ

Отсюда практический тест для вашего учреждения: если с должностью «ведущий специалист» не связано предоставление компенсаций/льгот или ограничений (например, досрочная пенсия, дополнительный отпуск, ограничения на допуск к работе), работодатель свободен в наименовании и структуре штата. Если связано — наименование и квалификационные требования должны соответствовать справочнику или профстандарту, но и тогда это требование к содержанию должности, а не к наличию в штате нижестоящей должности.

Вывод по вопросу 1: Да, это законно. Ни ТК РФ, ни иные процитированные акты не требуют, чтобы должности «специалист» предшествовала в штатном расписании должность «специалист»: перечень должностей — прерогатива работодателя (ст. 8, ст. 22 ТК РФ), а трудовая функция определяется по должности согласно штатному расписанию (ст. 57 ТК РФ). Требовать «сначала ввести специалиста» вы не вправе; законность конкретной структуры штата проверяется только по критериям квалификации, оплаты и льгот.

Обязательные требования к квалификации «ведущего специалиста» и допустимость производной должности без базовой

Квалификационные справочники прямо допускают существование «ведущих специалистов» как производных должностей и объясняют, что их характеристики берутся из характеристики базовой должности:

В ЕКС не включены квалификационные характеристики производных должностей (старших, ведущих специалистов). Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе квалификационных характеристик соответствующих должностей. Должностное наименование "старший" применяется при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Должность "старшего" может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. На работников с должностным наименованием "ведущий" возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству групп исполнителей, создаваемых в структурных подразделениях, с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях. Требования к стажу работы таких работников повышаются на 2-3 года по сравнению с требованиями, предусмотренными для работников, не имеющих должностного наименования "ведущий".
— п. 7 Общих положений ЕКС, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 № 220н

Это ключевая норма по вашему сомнению. Во-первых, ЕКС не содержит отдельной характеристики «ведущего специалиста» — она выводится из характеристики соответствующей базовой должности. Во-вторых, в тексте нормы нет условия о том, что в штате должен быть хотя бы один «неведущий» специалист: для «старшего» прямо допускается установление должности «в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении», а для «ведущего» законодатель формулирует только функциональный критерий (руководитель и ответственный исполнитель по направлению либо координация и методическое руководство групп исполнителей) и повышенный на 2–3 года стаж.

Из этого следует и обратное: если работник занимает должность «ведущий специалист», но фактически не выполняет функций руководителя/ответственного исполнителя по направлению или координатора группы, работодатель формально нарушил критерии применения наименования «ведущий». Это уже не про структуру штата, а про правильность наименования и обоснованность повышенных требований — именно этот аспект имеет смысл проверять, а не наличие «специалиста» в штате.

Квалификация и профстандарты определяются так:

Квалификация работника - уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. Профессиональный стандарт - характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции.
— ст. 195.1 ТК РФ

Для вас это значит, что повышенные требования (стаж на 2–3 года больше) должны быть реально закреплены в трудовом договоре/должностной инструкции ведущего специалиста и подтверждаться документами об образовании и стаже. Если требования завышены относительно фактически поручаемой работы или, наоборот, работник с недостаточным стажем допущен к должности — это спор о квалификации и оплате, а не о структуре штата.

Вывод по вопросу 2: Производная должность «ведущий специалист» без базовой должности «специалист» в штате допустима: квалификационные справочники (п. 7 Общих положений ЕКС) не требуют наличия нижестоящей должности и допускают установление производной должности, а её содержание выводится из характеристики базовой должности. Проверять нужно другое — соответствие фактических обязанностей критериям «ведущего» (руководство направлением/координация группы) и обоснованность повышенных требований к стажу.

Если учреждение бюджетное: отраслевое регулирование оплаты труда и наименований должностей

Если ваше учреждение государственное или муниципальное, свобода штатного расписания ограничена правилами систем оплаты труда — они устанавливаются с учётом ЕКС и профстандартов:

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных стандартов. Указанные справочники и порядок их применения утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
— ч. 8 ст. 143 ТК РФ

Тарифные системы оплаты труда устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Тарифные системы оплаты труда устанавливаются с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих или профессиональных стандартов, а также с учетом государственных гарантий по оплате труда.
— ч. 9 ст. 143 ТК РФ

Конкретный уровень регулирования зависит от уровня учреждения:

Системы оплаты труда (в том числе тарифные системы оплаты труда) работников государственных и муниципальных учреждений устанавливаются: в федеральных государственных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; в государственных учреждениях субъектов Российской Федерации - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации; в муниципальных учреждениях - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
— ч. 1 ст. 144 ТК РФ

Практический смысл: если в вашем учреждении (или в отраслевом приказе учредителя / акте субъекта РФ) должность «ведущий специалист» отнесена к определённой профессиональной квалификационной группе и окладу, а фактически работник выполняет работу базового «специалиста», это может давать основание требовать пересмотра оклада/выплат — но не основание требовать введения в штат должности «специалист». Отсутствие должности в штате законно; неправильная тарификация — нет.

Вывод по вопросу 3: Для бюджетного учреждения структура штата по-прежнему определяется работодателем, но оклады и наименования должны соответствовать системе оплаты труда учреждения, установленной с учётом ЕКС/профстандартов (ч. 1 ст. 144, ч. 8–9 ст. 143 ТК РФ, акты учредителя и субъекта РФ). Если ведущему специалисту поручена работа базового специалиста без компенсации — предметом спора должна быть оплата труда, а не отсутствие должности «специалист» в штатном расписании.

Что делать, если структура штата затронула ваши условия труда, и куда обращаться

Если работодатель решил переименовать/перевести вас с «ведущего специалиста» на иную должность, он не может сделать это произвольно — изменение определённых сторонами условий трудового договора допускается по инициативе работодателя только при определённых причинах:

В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя
— ч. 1 ст. 74 ТК РФ

То есть ссылка лишь на «изменение штатного расписания» без причин организационного или технологического характера (структурная реорганизация производства и т.п.) недостаточна для одностороннего изменения вашей трудовой функции и оклада. Если же меняется только структура штата без затрагивания вашего договора — ваши права не нарушены и спорить не о чем.

Порядок досудебной проверки: вы вправе получить копии связанных с работой документов:

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ч. 1 ст. 62 ТК РФ

Затем — обращение в государственную инспекцию труда, которая обязана рассматривать обращения о нарушениях трудовых прав:

ведет прием и рассматривает заявления, письма, жалобы и иные обращения граждан о нарушениях их трудовых прав, принимает меры по устранению выявленных нарушений и восстановлению нарушенных прав;
— абз. 14 ч. 1 ст. 356 ТК РФ

Инспектор вправе выдать обязательное для исполнения предписание:

предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;
— абз. 5 ч. 1 ст. 357 ТК РФ

Если нарушения не подтвердятся, ГИТ откажет; тогда остаётся суд — индивидуальный трудовой спор рассматривается судом, в том числе минуя комиссию по трудовым спорам:

В судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям работника, работодателя или профессионального союза, защищающего интересы работника, когда они не согласны с решением комиссии по трудовым спорам либо когда работник обращается в суд, минуя комиссию по трудовым спорам, а также по заявлению прокурора, если решение комиссии по трудовым спорам не соответствует трудовому законодательству и иным актам, содержащим нормы трудового права.
— ст. 391 ТК РФ

Сроки: по спору о переименовании должности/изменении условий — три месяца с момента, когда узнали о нарушении; по невыплате — один год:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы .
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Вывод по вопросу 4: Единый маршрут: письменное заявление о выдаче копий штатного расписания (в части вашего подразделения), должностной инструкции и приказов (ст. 62 ТК РФ) → жалоба в ГИТ (ст. 356, 357 ТК РФ) → при отказе или отсутствии результата иск в районный суд (ст. 391, 392 ТК РФ) в трёхмесячный срок. Однако самостоятельного требования «ввести в штат должность специалист» закон не даёт — предметом жалобы/иска может быть только конкретное нарушение: неправомерное изменение условий вашего договора (ст. 74 ТК РФ), неверная тарификация/оплата либо несоответствие наименования должности квалификационным требованиям.

Риски: ответственность работодателя за дефекты штатного расписания и наименований должностей

Нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность, является несоблюдение обязательных требований трудового законодательства:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Соответственно, риски возникают не от самого факта отсутствия «специалиста» в штате (это не нарушение), а от смежных дефектов: несоответствие наименования должности справочнику/профстандарту там, где с должностью связаны льготы или ограничения (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ), установление оклада ниже предусмотренного системой оплаты труда учреждения, неверное оформление перевода (ст. 74 ТК РФ). Именно эти обстоятельства инспектор труда квалифицирует по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., на юридических лиц от 30 000 до 50 000 руб.

Вывод по вопросу 5: Риск ответственности работодателя по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в вашей ситуации возникает не из-за отсутствия должности «специалист» в штатном расписании (это правомерно), а только при наличии конкретного нарушения: неправильное наименование должности при связанных с ней льготах/ограничениях, неверная тарификация или незаконное изменение условий трудового договора. Для вас практически значим именно этот «смежный» дефект — его и стоит фиксировать при обращении в ГИТ.