Как получить справку о работе отца на оборонном заводе в 1942 году для оформления звания «Ветеран труда», если отдел кадров требует запрос на бланке организации

Законность требования отдела кадров направлять запрос «на бланке организации» и «обычной почтой»

Отдел кадров предприятия-правопреемника фактически отказывается выдать вам справку, ссылаясь на необходимость официального запроса «на бланке организации». Такого требования закон для заявителя-гражданина не устанавливает. Юридически обязанный субъект — само предприятие:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет
   — ч. 3 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

Это ключевая норма: именно организация, у которой находятся архивные документы, обязана бесплатно предоставить вам архивную справку или копию документов, если справка связана с социальной защитой (пенсионное обеспечение, получение льгот) — а оформление звания «Ветеран труда», безусловно, к таковым относится. Обязанность лежит на организации, а не на вас, и никакого «бланка организации» для заявителя-гражданина законом не установлено.

Требование направлять запрос исключительно «обычной почтой» также неправомерно — той же нормой прямо допускается обращение в электронной форме:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет
   — ч. 3 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

«Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет»

Для допуска в читальный зал архива и для обращения за справкой вообще достаточно личного заявления в простой письменной форме (аналогичный подход установлен ведомственным актом для архивов). Для заявителя достаточно указать свои данные и содержание запроса; отдельная «организация», «бланк» или «официальный запрос» от юридического лица законом от гражданина не требуются.

Вывод: требование отдела кадров направить запрос «на бланке организации» и «обычной почтой» не основано на законе. Достаточно вашего личного заявления в свободной письменной форме, направленного в том числе простым почтовым отправлением или в электронной форме. Отказ принять такое заявление или невыдача запрошенной справки неправомерны.

Куда направлять запрос: правопреемник или архив, и доступ к данным отца

Вопрос, у кого физически находятся документы завода 1942 года, решается по правилам передачи архивных документов при реорганизации/ликвидации организаций.

1. При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами. 7. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела. (В редакции федеральных законов от 18.06.2017 № 127-ФЗ; от 28.12.2017 № 435-ФЗ) 8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. 9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций
   — ч. 6, 9 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

Если оборонный завод был государственной (или муниципальной) организацией и позднее преобразован с изменением формы собственности — архивные документы передаются правопреемнику либо на временное хранение по договору с архивом. Если же завод-предшественник не существует, а нынешнее предприятие не является его правопреемником, документы по личному составу должны были поступить в государственный или муниципальный архив:

1. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив
   — ч. 8 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

Отсюда следует практический вывод: если нынешнее предприятие не является правопреемником завода 1942 года, либо у него реально нет документов (что нередко для периода войны), запрос следует направлять не в отдел кадров, а в государственный (областной/муниципальный) архив по месту нахождения организации-предшественника — именно там должны храниться документы по личному составу.

Доступ к данным отца. Сведения о работе — это сведения о частной жизни (личная тайна), доступ к ним ограничен 75 годами:

1. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов
   — ч. 3 ст. 25 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

Поскольку данные относятся к 1942 году, указанный 75-летний срок со дня создания документа уже истёк (1942 + 75 = 2017), и ограничение на доступ к сведениям о частной жизни отца снято. Если отец жив — требуется либо его собственное заявление, либо ваше заявление с доверенностью; если отец умер — вы как наследник вправе получить эти сведения, подтвердив родство (свидетельством о рождении/документами о наследовании).

Вывод: направляйте запрос туда, где реально находятся документы, — правопреемнику либо в государственный/муниципальный архив. Ограничение доступа по 75-летнему сроку для данных 1942 года уже истекло, поэтому отказ со ссылкой на «тайну персональных данных» неправомерен; при необходимости приложите документы о родстве (если отец умер) либо доверенность/согласие (если жив).

Платность/бесплатность справки и средства защиты при отказе

Справка о работе, необходимая для оформления звания «Ветеран труда» (получение льгот и компенсаций), выдаётся бесплатно — это прямо следует из уже процитированной нормы:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет
   — ч. 3 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

Платные услуги допускаются законом лишь как дополнительная возможность для организаций/архивов (ч. 4 ст. 26), но не распространяются на обязательную выдачу справок, связанных с социальной защитой граждан:

1. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов
   — ч. 4 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

Если предприятие или архив неправомерно отказывает в выдаче справки, затягивает либо выдаёт заведомо недостоверные сведения, это образует состав административного правонарушения:

Неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату в связи с поступившим от него адвокатским запросом, и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации - (В редакции Федерального закона от 02.06.2016 № 160-ФЗ ) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей
— ст. 5.39 КоАП РФ, п. 2

Кроме того, если во внесудебном порядке получить справку или восстановить документы невозможно, факт работы отца в определённый период и на определённом предприятии может быть установлен судом в порядке особого производства — и именно наличие трудовой книжки отца служит ключевым доказательством:

1. Суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. 2. Суд рассматривает дела об установлении: 1) родственных отношений; 2) факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении; 6) факта владения и пользования недвижимым имуществом; 7) факта несчастного случая; 8) факта смерти в определенное время и при определенных обстоятельствах в случае отказа органов записи актов гражданского состояния в регистрации смерти; 9) факта принятия наследства и места открытия наследства; 10) других имеющих юридическое значение фактов
   — ст. 264 ГПК РФ, п. 1

Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов
— ст. 265 ГПК РФ, п. 2

Вывод: справка для целей социальной защиты (оформление звания «Ветеран труда») должна выдаваться бесплатно, плату требовать неправомерно. При отказе вы вправе: (1) обжаловать действия должностного лица и добиваться привлечения к ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ; (2) обратиться в районный суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы отца, приложив трудовую книжку как доказательство и указав цель — оформление звания «Ветеран труда».

Категория «Ветеран труда» и достаточность трудовой книжки отца

Работа отца в 1942 году токарем на оборонном заводе важна не сама по себе, а как основание для отнесения его к категории лиц, начавших трудовую деятельность в несовершеннолетнем возрасте в годы Великой Отечественной войны:

1. награжденные орденами или медалями СССР или Российской Федерации, либо удостоенные почетных званий СССР или Российской Федерации, либо награжденные почетными грамотами Президента Российской Федерации или удостоенные благодарности Президента Российской Федерации, либо награжденные ведомственными знаками отличия за заслуги в труде (службе) и продолжительную работу (службу) не менее 15 лет в соответствующей сфере деятельности (отрасли экономики) и имеющие трудовой (страховой) стаж, учитываемый для назначения пенсии, не менее 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин или выслугу лет, необходимую для назначения пенсии за выслугу лет в календарном исчислении; лица, начавшие трудовую деятельность в несовершеннолетнем возрасте в период Великой Отечественной войны и имеющие трудовой (страховой) стаж не менее 40 лет для мужчин и 35 лет для женщин
   — пп. 2 п. 1 ст. 7 ФЗ № 5-ФЗ «О ветеранах»

Для этой категории закон не требует ни орденов/медалей, ни ведомственных знаков отличия — достаточно самого факта начала трудовой деятельности в несовершеннолетнем возрасте в период ВОВ и общего трудового (страхового) стажа не менее 40 лет для мужчин. Если отец в 1942 году был несовершеннолетним и впоследствии наработал 40 лет стажа, он попадает под эту категорию, и подтверждением факта работы является, прежде всего, запись в его трудовой книжке.

При этом сам порядок и условия присвоения звания устанавливает регион:

1. Порядок и условия присвоения звания "Ветеран труда" определяются законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации
   — п. 4 ст. 7 ФЗ № 5-ФЗ «О ветеранах»

Это означает, что перечень документов (нужна ли именно архивная справка либо достаточно трудовой книжки), а также орган, присваивающий звание (обычно орган соцзащиты субъекта РФ), определяются законом вашего субъекта РФ. В большинстве регионов трудовая книжка, подтверждающая факт работы в годы ВОВ, является достаточным документом, а архивная справка нужна лишь как дополнительное подтверждение при её наличии.

Вывод: ваш отец при начале работы в несовершеннолетнем возрасте в 1942 году и наличии 40 лет стажа относится к льготной категории без наград. Запись в трудовой книжке — основное и, как правило, достаточное доказательство; архивная справка носит уточняющий характер. Конкретный перечень документов и порядок присвоения звания проверяйте по закону вашего субъекта РФ (орган соцзащиты по месту жительства отца).