Порядок введения электронного документооборота: требуется ли письменное согласие работника
Закон устанавливает строгий порядок введения ЭДО: работодатель вправе перейти на него только на основании локального нормативного акта с учётом мнения профсоюза, содержащего перечень электронных документов и срок уведомления, причём дата введения не ранее истечения срока уведомления (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и который содержит: сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот; порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости); перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот; срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
— ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ
Для действующих работников переход на ЭДО осуществляется только с письменного согласия работника; его отсутствие признаётся отказом от взаимодействия, причём право дать согласие позже сохраняется (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ):
Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
— ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ
Это означает для вашей ситуации: если вы не подписывали письменного согласия на взаимодействие через электронную систему, работодатель не вправе считать вас «переведённым» на ЭДО, и требовать от вас подачи заявлений только электронно — неправомерно.
Работодатель также обязан уведомить вас о переходе на ЭДО и о вашем праве согласиться (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ):
Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным частью второй настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
— ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ
Исключение из общего правила письменного согласия — только для лиц, принятых после 31.12.2021 и не имевших трудового стажа по состоянию на 31.12.2021 (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ):
При подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться: усиленная квалифицированная электронная подпись; усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства; простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (далее для целей настоящей статьи - простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).
— ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ
Развилка по факту: если вы приняты на работу после 31.12.2021 и на 31.12.2021 у вас не было трудового стажа — ваше письменное согласие на ЭДО действительно не требуется, и обязательная электронная подача заявлений в отношении вас могла бы быть правомерной. Если же вы работаете давно (имели стаж до 31.12.2021) — без вашего письменного согласия переход на ЭДО незаконен.
Итог по вопросу № 1: для работников, работающих до введения ЭДО и не дававших письменного согласия (имеющих стаж на 31.12.2021), введение обязательной электронной подачи заявлений без согласия и без надлежащего ЛНА неправомерно.
Правомерность отказа принимать письменные (бумажные) заявления
Отказ работодателя принимать бумажные заявления от работника, не давшего согласия на ЭДО, нарушает гарантированное ТК РФ право подавать заявления в письменной форме. Трудовой кодекс прямо предусматривает письменную форму ряда заявлений: о расторжении договора по собственному желанию (ч. 1 ст. 80 ТК РФ):
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.
— ч. 1 ст. 80 ТК РФ
и об отпуске без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ):
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
— ч. 1 ст. 128 ТК РФ
ЭДО не отменяет письменную форму как таковую: заявление с работником, осуществляющим взаимодействие через ЭДО, действительно может направляться в электронном виде (ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ):
Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот в соответствии с настоящей статьей
— ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ
но это право только для тех, кто перешёл на ЭДО. Для работника, не дававшего согласия, отказ принять бумажное заявление означает ущемление его права, закреплённого в ст. 80, 62 ТК РФ.
Более того, законодатель прямо закрепил, что даже заявление о выдаче документов, связанных с работой, работник может подать в письменной форме (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ):
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство
— ч. 4 ст. 8 ТК РФ
Для фактического увольнения особенно важен момент: приказ об увольнении исключён из сферы ЭДО (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
Положения настоящей статьи и статей 22 2 и 22 3 настоящего Кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
— ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ
Это значит, что увольнение и связанные с ним документы в любом случае оформляются в установленном порядке независимо от ЭДО.
Итог по вопросу № 2: работодатель не вправе отказываться принимать письменное (бумажное) заявление от работника, который не дал согласия на ЭДО; такой отказ нарушает ст. 80, 62, 128 ТК РФ и является нарушением трудового законодательства.
Последствия для работодателя и способы защиты работника
Если работодатель вводит ЭДО с нарушениями, совершает нарушение трудового законодательства. Локальный акт, ухудшающий положение работника или принятый без учёта мнения профсоюза, не подлежит применению (ч. 4 ст. 8 ТК РФ):
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство
— ч. 4 ст. 8 ТК РФ (ч. 4 ст. 8 ТК РФ: нормы локальных актов, ухудшающие положение работников либо принятые без соблюдения порядка учёта мнения представительного органа, не подлежат применению; применяется трудовое законодательство)
Нарушение трудового законодательства влечёт административную ответственность — предупреждение или штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Работник вправе требовать компенсации морального вреда за неправомерные действия работодателя (ст. 237 ТК РФ):
Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. Глава 39. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА
— ст. 237 ТК РФ
Способы защиты: работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда, наделённую контрольными полномочиями (ст. 357 ТК РФ):
Государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право: (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 18.07.2011 № 242-ФЗ, от 28.06.2021 № 220-ФЗ) в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения контрольных (надзорных) мероприятий организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, работодателей - физических лиц; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 18.07.2011 № 242-ФЗ, от 28.06.2021 № 220-ФЗ) запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, иных организаций и безвозмездно получать от них документы, включая материалы фотосъемки, аудио- и видеозаписи, информационные базы, банки данных и иные носители информации, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;
— ст. 357 ТК РФ
и/или в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трёх месяцев со дня, когда узнал о нарушении права (ст. 392 ТК РФ):
Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы . (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) При наличии спора о компенсации морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его трудовых прав, требование о такой компенсации может быть заявлено в суд одновременно с требованием о восстановлении нарушенных трудовых прав либо в течение трех месяцев после вступления в законную силу решения суда, которым эти права были восстановлены полностью или частично.
— ст. 392 ТК РФ
Итог по вопросу № 3: при нарушении прав (например, отказе принять бумажное заявление об увольнении, повлёкшем последствия) работник может: (1) подать жалобу в ГИТ — для привлечения работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; (2) обратиться в суд в течение 3 месяцев (по спорам об увольнении — 1 месяц) с требованием о защите прав и компенсации морального вреда. Рекомендую письменно зафиксировать факт отказа (заявление подать под отметку о вручении или направить ценным письмом с описью) — это обеспечит доказательства на случай спора.
