Может ли учебный центр заключить ученический договор, если сотрудник отказался подписывать согласие на обработку персональных данных

Может ли учебный центр заключить ученический договор и зачислить на обучение без согласия на обработку ПД

Ключевой вопрос: является ли согласие на обработку ПД обязательным условием зачисления и заключения ученического договора.

Прямым ответом служит п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ: согласие субъекта требуется не во всех случаях — обработка ПД, необходимая для заключения и исполнения договора, стороной которого является субъект, допускается без согласия:

1. обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие
   — п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Для исполнения ученического договора (учёт обучающегося, ведение личного дела, организация учебного процесса, начисление стипендии) обработка данных является необходимой для исполнения договора и потому законна без отдельного согласия.

Важно: сам текст п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ прямо запрещает ставить заключение договора в зависимость от «бездействия» субъекта (в том числе от дачи соответствующего согласия на обработку):

а также положения, допускающие в качестве условия заключения договора бездействие субъекта персональных данных ; (В редакции федеральных законов от 21.12.2013 № 363-ФЗ, от 03.07.2016 № 231-ФЗ, от 14.07.2022 № 266-ФЗ) 6) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно; 7) обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, в том числе в случаях, предусмотренных Федеральным законом "О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности и о внесении изменений в Федеральный закон "О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях", либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных; (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 231-ФЗ) 8) обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
— п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ (запрет обусловливания договора)

То есть учебный центр не вправе обусловливать зачисление исключительно подписанием согласия на обработку ПД — это прямо ограничило бы права субъекта в обход закона. Согласие по своей природе является добровольным (ч. 1 ст. 9):

1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным . Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме
   — ч. 1 ст. 9 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Следовательно, письменный отказ сотрудника подписать согласие на обработку ПД не является законным препятствием для заключения ученического договора и зачисления: те персональные данные, которые обрабатываются в целях исполнения ученического договора, обрабатываются на основании п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ независимо от согласия.

Квалифицируйте данные по целям: если учебный центр собирается обрабатывать ПД только в целях организации и проведения обучения (личное дело обучающегося, допуск к занятиям, начисление стипендии, оформление квалификации) — согласие не требуется. Если же ПД обрабатываются для иных, не связанных с договором целей (публикация фото/видео, размещение в открытых источниках, маркетинговые рассылки) — для таких целей согласие обязательно, и при отказе обрабатывать их нельзя.

Вывод по вопросу 1: академический центр вправе принять работника на обучение и подписать ученический договор, даже если тот отказался подписать согласие на обработку ПД, поскольку обработка ПД, необходимая для исполнения ученического договора, допускается без согласия (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ). Отказ от согласия сам по себе не является основанием отказа в зачислении — напротив, обусловливание зачисления отказом/согласием субъекта законом прямо запрещено. Однако ПД, обрабатываемые вне целей исполнения договора (публикации, маркетинг), требуют отдельного согласия, и без него такие данные обрабатывать нельзя.

Правомерность обработки ПД работника в рамках одной организации (ученический договор)

Ситуация осложнена тем, что учебный центр находится в структуре организации, в которой работает ученик, то есть оператором, скорее всего, выступает организация-работодатель либо её структурное подразделение. Здесь задействован двойной правовой режим.

Во-первых, для работника организации обработка его ПД допустима на основании трудового законодательства именно в целях содействия получению образования (п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК РФ):

1. обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы
   — п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

То есть работодатель вправе обрабатывать ПД своего работника в целях его обучения — это прямо указанная законом цель обработки, не требующая отдельного согласия сверх установленного.

Во-вторых, статус учебного центра как структурного подразделения организации не меняет правовой квалификации: и ученический договор, и обработка ПД в целях обучения осуществляются организацией-работодателем (её подразделением). Передача ПД работника в пределах одной организации у одного работодателя допускается в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник ознакомлен под роспись:

осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций; не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции; передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— абз. 5 ст. 88 ТК РФ

Если же учебный центр является самостоятельным юридическим лицом (отдельным оператором), обмен данными о работнике оформляется поручением обработки по договору; исполнитель по поручению оператора не обязан получать отдельное согласие субъекта (ч. 4 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ — см. блок 4).

Вывод по вопросу 2: если учебный центр — структурное подразделение организации-работодателя, обработка ПД работника в целях его обучения законна и без отдельного согласия (п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК РФ, п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ), а передача данных в пределах организации оформляется локальным актом (абз. 5 ст. 88 ТК РФ). Если учебный центр — отдельное юридическое лицо, потребуется проверить наличие самостоятельного законного основания обработки по п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ либо оформить поручение на обработку.

Условия заключения ученического договора и последствия отказа

Ученический договор с работником данной организации — это отдельный институт трудового права (гл. 32 ТК РФ), форма и содержание которого не связаны с согласием на обработку ПД.

Работодатель-юридическое лицо вправе заключать ученический договор как с лицом, ищущим работу, так и с работником данной организации, при этом договор с работником является дополнительным к трудовому договору (ст. 198 ТК РФ):

Работодатель - юридическое лицо (организация) имеет право заключать с лицом, ищущим работу, или с работником данной организации ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 02.07.2013 № 185-ФЗ) Ученический договор с работником данной организации является дополнительным к трудовому договору.
— ст. 198 ТК РФ

Содержание ученического договора определяется ст. 199 ТК РФ (квалификация, обязанности сторон, срок, оплата):

Ученический договор должен содержать: наименование сторон; указание на конкретную квалификацию, приобретаемую учеником; обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором; обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной квалификацией проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре; срок ученичества; размер оплаты в период ученичества. (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) Ученический договор может содержать иные условия, определенные соглашением сторон.
— ст. 199 ТК РФ

Форма — письменная, в двух экземплярах (ч. 2 ст. 200 ТК РФ):

Ученический договор заключается в письменной форме в двух экземплярах.
— ч. 2 ст. 200 ТК РФ

Ни одна из перечисленных обязательных составляющих ученического договора не включает и не предполагает согласие на обработку ПД как условие его заключения. Перечень обязательных условий договора в ст. 199 ТК РФ является исчерпывающим в части существенных условий; согласие на обработку ПД в этот перечень не входит.

Практические последствия. Основной риск для учебного центра — административная ответственность за обработку ПД без согласия в случаях, когда согласие должно быть получено (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных статьей 17.13 настоящего Кодекса, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, - (В редакции Федерального закона от 11.06.2021 № 206-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до пятнадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до семисот тысяч рублей
— ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ

Для целей исполнения ученического договора согласие по закону не требуется (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ), поэтому обработка таких данных законна и штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ к ней неприменим. Ответственность наступает только за обработку ПД вне целей договора (например, публикация фото/видео, передача третьим лицам вне случаев, предусмотренных законом) без согласия.

Вывод по вопросу 3: ученический договор с работником организации заключается в письменной форме по правилам гл. 32 ТК РФ; подписание отдельного согласия на обработку ПД не входит в перечень обязательных условий договора (ст. 199 ТК РФ). При обработке ПД только в целях исполнения ученического договора отсутствие согласия не влечёт ответственности по ст. 13.11 КоАП; такая обработка законна на основании п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ и п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК РФ. Рекомендуется в документации разделить цели обработки: для целей исполнения договора (допустимо без согласия) и для иных целей (фото/публикации/маркетинг — только при наличии добровольного согласия).

Документальное оформление: локальный акт, фиксация отказа, альтернативная ветка при отдельном ЮЛ

Доказательства и процедура (исполнение). Чтобы исключить любые споры, работодателю следует закрепить порядок обработки ПД обучающихся письменным локальным актом (политикой) и ознакомить работников с ним под роспись. Это прямое требование трудового законодательства (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ):

1. работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
   — п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Письменный отказ сотрудника от подписания согласия полезно зафиксировать актом об отказе (в присутствии свидетелей/комиссии), однако важно понимать: этот отказ не блокирует зачисление, поскольку для целей исполнения ученического договора согласие по закону не требуется (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ). Локальный акт должен разграничить цели обработки: (а) данные, необходимые для исполнения ученического договора — обрабатываются без согласия; (б) данные для иных целей (фото, публикации, маркетинг) — только при наличии отдельного добровольного согласия.

Альтернативная ветка (учебный центр — отдельное юридическое лицо). Если учебный центр является самостоятельным оператором / самостоятельным ЮЛ, а не структурным подразделением организации, обмен данными о работнике между организацией-работодателем и учебным центром оформляется поручением на обработку по договору. По ч. 4 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ исполнитель по поручению оператора не обязан получать отдельное согласие субъекта на обработку:

1. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного или муниципального контракта, либо путем принятия государственным органом или муниципальным органом соответствующего акта (далее - поручение оператора). Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные настоящим Федеральным законом, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом. В поручении оператора должны быть определены перечень персональных данных, перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели их обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных, требования, предусмотренные частью 5 статьи 18 и статьей 18 1 настоящего Федерального закона, обязанность по запросу оператора персональных данных в течение срока действия поручения оператора, в том числе до обработки персональных данных, предоставлять документы и иную информацию, подтверждающие принятие мер и соблюдение в целях исполнения поручения оператора требований, установленных в соответствии с настоящей статьей, обязанность обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 настоящего Федерального закона, в том числе требование об уведомлении оператора о случаях, предусмотренных частью 3 1 статьи 21 настоящего Федерального закона. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ) 4. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
   — ч. 3, 4 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ (поручение обработки)

Вывод по вопросу 4: независимо от статуса учебного центра (структурное подразделение либо отдельное ЮЛ) зачисление и заключение ученического договора допустимы без согласия на обработку ПД в части данных, необходимых для исполнения договора. При статусе «отдельное ЮЛ» либо передаче данных учебному центру законодательство допускает оформление поручения на обработку, при котором согласие субъекта не требуется. Рекомендуется утвердить локальный акт о порядке обработки ПД (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ), разграничить цели обработки и документально зафиксировать отказ работника, не рассматривая его как основание отказа в зачислении.