Кто несёт ответственность за непредоставление военного билета при приёме на работу: кадровик или сотрудник, если кадровик не заметил штамп в паспорте?

Обязанность работодателя (кадровика) проверять документы воинского учёта при приёме на работу

Ключевой момент: обязанность по проверке наличия и подлинности документов воинского учёта прямо и детально возложена на работодателя (на сотрудников, осуществляющих воинский учёт в организации), а не на работника. Это не «желание» кадровика, а установленная подзаконным актом обязанность.

В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы (учебы) работники, осуществляющие воинский учет в организациях: (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 06.02.2020 № 103) а) проверяют у граждан, принимаемых на работу, наличие и подлинность военных билетов (временных удостоверений, выданных взамен военных билетов), справок взамен военных билетов или удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, в том числе в форме электронного документа, а также подлинность записей в них, наличие мобилизационных предписаний (для военнообязанных при наличии в военных билетах или в справках взамен военных билетов отметок об их вручении), персональных электронных карт (при наличии в документах воинского учета отметок об их выдаче), отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания, наличие отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к воинской обязанности, жетонов с личными номерами Вооруженных Сил Российской Федерации (для военнообязанных при наличии в военном билете отметки об их вручении); (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 09.10.2019 № 1302, от 25.07.2023 № 1211) б) заполняют учетные документы в соответствии с записями в документах воинского учета.
— пп. «а» п. 30 Положения о воинском учёте, утв. ПП РФ № 719 от 27.11.2006

Эта норма прямо требует от работника, осуществляющего воинский учёт в организации, при приёме на работу проверять наличие в паспортах отметок об отношении к воинской обязанности и наличие военных билетов/удостоверений призывника. В описанной ситуации кадровик посмотрела паспорт, где был штамп о воинской обязанности, но не приняла его во внимание и не истребовала военный билет — это прямое невыполнение возложенной на неё обязанности. Именно на стороне работодателя (кадровика как должностного лица) — виновное бездействие, потому что обязанная сторона в этой проверке — работодатель.

Документами воинского учета, на основании которых ведется воинский учет и заполняются документы, указанные в пункте 27 настоящего Положения, являются: а) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в том числе в форме электронного документа, - для призывников; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 25.07.2023 № 1211) б) военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) или справка взамен военного билета - для военнообязанных. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 09.10.2019 № 1302) 29. При осуществлении воинского учета организации исполняют обязанности в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе" . 3. Основными задачами воинского учета являются: а) обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной законодательством Российской Федерации; б) документальное оформление сведений воинского учета о гражданах, состоящих на воинском учете; в) анализ количественного состава и качественного состояния призывных и мобилизационных людских ресурсов для их эффективного использования в интересах обеспечения обороны страны и безопасности государства;
— п. 28 Положения о воинском учёте, утв. ПП РФ № 719 от 27.11.2006

Документом воинского учёта для военнообязанных является военный билет (или справка/временное удостоверение взамен него), а для призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву. То есть перечень документов, которые обязан проверить работодатель, прямо определён. Если гражданин военнообязанный или призывник, работодатель обязан был выявить отсутствие/наличие таких документов — и в силу ст. 65 ТК РФ изъять их копии.

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: (В редакции Федерального закона от 01.12.2014 № 409-ФЗ) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; (В редакции Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— ст. 65 ТК РФ

Правовая конструкция такова: обязанность предъявить документы воинского учёта (для военнообязанных и призывников) действительно установлена для работника (ст. 65 ТК РФ), однако обязанность проверить, истребовать и отразить эти документы возложена на работодателя через п. 30 Положения № 719. Если работник имеет штамп воинской обязанности в паспорте, работодатель не вправе ссылаться на «недогадливость работника» — от него как от профессиональной стороны прямо требуется обращать внимание на такие отметки.

Вывод по вопросу: за то, что военный билет не был предъявлен и проверен при приёме, ответственность в первую очередь лежит на работодателе — на кадровике как должностном лице, на которое возложено ведение кадрового/воинского учёта, а через него — на организации в целом. Работник, который предъявил паспорт (с имеющимся штампом) и не знал о необходимости отдельного предъявления военного билета, не совершает виновного нарушения обязанностей по воинскому учёту.

Административная ответственность работодателя за непредставление сведений о принятом на работу военнообязанном

Развилка применяемых статей КоАП важна: работодатель обязан не только проверить документы при приёме, но и в течение 5 дней направить в военный комиссариат сведения о принятом на работу военнообязанном. За неисполнение этой обязанности наступает административная ответственность должностного лица.

направляют в течение 5 дней со дня принятия (поступления) или увольнения (отчисления) граждан с работы (из образовательных организаций) в соответствующие военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных организаций ). В случае необходимости, а для призывников в обязательном порядке, в целях постановки на воинский учет по месту жительства или месту пребывания, в том числе не подтвержденным регистрацией по месту жительства и (или) месту пребывания, либо уточнения необходимых сведений, содержащихся в документах воинского учета, оповещают граждан о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления либо возможности направления необходимых сведений в военный комиссариат в электронной форме с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) ; (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 16.04.2008 № 277, от 15.10.2014 № 1054, от 06.02.2020 № 103, от 25.07.2023 № 1211) б) направляют в 2-недельный срок по запросам соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;
— пп. «а» п. 32 Положения о воинском учёте, утв. ПП РФ № 719 от 27.11.2006

Сама обязанность направлять сведения в военкомат в течение 5 дней со дня принятия на работу — установлена пп. «а» п. 32 Положения № 719. Если кадровик не истребовала военный билет и не поставила гражданина на воинский учёт в организации, то и сведения в военкомат по установленной форме не направлены — это прямой состав нарушения.

Непредставление или несвоевременное представление должностными лицами государственных органов или организаций в установленном федеральным законом порядке сведений, необходимых для ведения воинского учета, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей
— ст. 21.4 КоАП РФ

За непредставление/несвоевременное представление должностными лицами организаций сведений, необходимых для ведения воинского учёта, предусмотрен административный штраф от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо (кадровика / ответственного за воинский учёт). Это самая значительная санкция конкретно за данное упущение.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3 , 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Дополнительно, если нарушение затрагивает требования трудового законодательства о приёме на работу, возможна ответственность организации по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей). Однако основной и специальной нормой для данного случая является именно ст. 21.4 КоАП РФ.

Вывод по вопросу: именно работодатель (организация) и конкретно должностное лицо — кадровик/ответственный за воинский учёт — несут административную ответственность за то, что при приёме военнообязанного работника его документы воинского учёта не были проверены, а сведения о приёме не направлены в военкомат. Если работодатель ранее привлекался за аналогичное нарушение, размеры штрафов возрастают.

Ответственность самого работника (военнообязанного) и дисциплинарная ответственность кадровика

Для полноты картины нужно ответить, может ли вообще понести ответственность сам работник. В законе такой общий состав, как «непредъявление военного билета при приёме на работу», не предусмотрен.

1. Неявка гражданина без уважительной причины в указанные в повестке военного комиссариата время и место либо по вызову иного органа, осуществляющего воинский учет, - влечет наложение административного штрафа в размере от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей. 2. Несообщение гражданином в установленном федеральным законом порядке в военный комиссариат или орган, осуществляющий первичный воинский учет, об изменении семейного положения, образования, места работы (учебы) или должности - влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей. 2.1. Несообщение гражданином в установленном федеральным законом порядке в военный комиссариат или орган, осуществляющий первичный воинский учет, сведений о переезде на новое место пребывания, не подтвержденное регистрацией, либо неявка в военный комиссариат в установленный федеральным законом срок в случае переезда на новое место пребывания, не подтвержденное регистрацией, - влечет наложение административного штрафа в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей. (часть 2.1 введена Федеральным законом от 07.07.2025 N 202-ФЗ) 3.
   — ч. 1 ст. 21.5 КоАП РФ

Статья 21.5 КоАП РФ наказывает гражданина за неявку по повестке (штраф 10–30 тыс.), за несообщение об изменении семейного положения, образования, места работы (штраф 1–5 тыс.) и иные конкретные действия, перечисленные в ней. Непредставление военного билета работодателю при приёме на работу в этот перечень не входит. Кроме того, у работника нормально отсутствует активная обязанность «самому вручить военный билет» — по общему правилу, если работодатель не запросил документ, работник не несёт за это ответственности, тем более что он предъявил паспорт с соответствующим штампом (добросовестность). Если же военный билет у такого лица вовсе отсутствует (потерян, утрачен), ответственность могла бы наступать по ст. 21.7 КоАП за утрату, но это другой состав и к данной ситуации отношения не имеет.

Что касается кадровика внутри организации — у него возникает дисциплинарная ответственность перед работодателем.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348 11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7, 7 1 или 8 части первой статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 28.02.2008 № 13-ФЗ, от 03.12.2012 № 231-ФЗ ) Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
— ст. 192 ТК РФ

Если кадровик по должностной инструкции обязана вести кадровый/воинский учёт и не исполнила эту обязанность (не проверила документы воинского учёта), работодатель вправе применить к ней дисциплинарные взыскания — замечание, выговор, а вплоть до увольнения по соответствующим основаниям, предусмотренным самим Трудовым кодексом для неисполнения возложенных обязанностей. Тяжесть проступка учитывается.

Вывод по вопросу: административной ответственности за непредъявление военного билета при приёме на работу работник не несёт — такого состава в КоАП нет. Максимум, что грозит работнику, — административная ответственность за конкретные действия из ст. 21.5 (неявка по повестке, несообщение об изменении места работы), но они к описанной ситуации, где вина работника отсутствует, не применяются. Кадровик же несёт административную ответственность по ст. 21.4 КоАП (штраф 40–50 тыс.) и дисциплинарную по ст. 192 ТК РФ. Совокупно «по вине сильнее» на стороне работодателя: именно на нём лежат обязанности по проверке и направлению сведений в военкомат.

Сроки устранения, доказательства вины и альтернативы работодателя

Что касается сроков: обязанность направить сведения в военкомат возникает в течение 5 дней со дня принятия на работу (пп. «а» п. 32 Положения № 719, процитирован выше). Если нарушение уже допущено, работодатель вправе устранить его, направив сведения в военкомат с опозданием, — это не снимает полностью состав ст. 21.4 КоАП за несвоевременность, но исключает длящееся бездействие. Для военнообязанных и призывников оформление воинского учёта постфактум (заполнение личной карточки формы Т-2, внесение в журнал воинского учёта) всё равно обязательно.

По доказательствам: ключевой документ, определяющий, на ком лежит вина в неисполнении обязанности по приёму документов воинского учёта, — это должностная инструкция кадровика и/или приказ о назначении ответственного за ведение воинского учёта. Если такие обязанности прямо закреплены за конкретным работником (кадровиком), именно он совершает административное правонарушение по ст. 21.4 КоАП как должностное лицо, а организация отвечает как юридическое лицо. Если ответственный за воинский учёт не назначен вообще — это отдельное нарушение организации (отсутствие системы воинского учёта), и вина переносится на руководителя.

Альтернативы работодателя по устранению последствий: (1) немедленно направить сведения о принятом на работу военнообязанном в военкомат; (2) оформить и внести карточку формы Т-2 и учесть гражданина в журнале воинского учёта; (3) для кадровика, допустившего упущение, применить меры дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор, а вплоть до увольнения по соответствующим основаниям, предусмотренным этой статьёй). Работник в этой ситуации правового риска практически не несёт, вменять ему ответственность за непредъявление военного билета оснований нет. Процитированная выше ст. 192 ТК РФ прямо допускает применение дисциплинарных взысканий за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.

Вывод: ответственность за непредоставление военного билета при приёме на работу несёт работодатель — прежде всего конкретное должностное лицо (кадровик/ответственный за воинский учёт) как по административной линии (ст. 21.4 КоАП, штраф 40–50 тыс. руб.), так и по дисциплинарной (ст. 192 ТК РФ). Организация как юридическое лицо отвечает за отсутствие/ненадлежащее ведение воинского учёта. Работник, добросовестно предъявивший паспорт со штампом, административной ответственности за непредъявление военного билета не несёт — такого состава в КоАП РФ нет.