Можно ли взять домой документ о сборе персональных данных, обязан ли подписывать все пункты и как проверить, что не лишнее?

Обязан ли работник подписывать документ о персональных данных и обязан ли работодатель дать его изучить

Да, у вас есть право свободно решать, давать ли согласие: согласие на обработку персональных данных даётся «свободно, своей волей и в своем интересе» и должно быть «конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным». Это прямо означает, что нельзя подписывать документ «на бегу», не понимая его содержания, и что отказ в подписании — это ваше право, а не нарушение.

Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным . Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ) 2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона. 3.
— ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ

Кроме того, работник вправе получить полную информацию об обработке своих данных и бесплатный доступ к ним, включая копии записей. Отсюда следует ключевой для вашей ситуации вывод: работодатель обязан обеспечить вам возможность ознакомиться с документом — в том числе получить его копию для спокойного изучения дома, а немотивированный отказ «изучать только на месте» и не давать на руки противоречит праву на доступ и на полную информацию.

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; определение своих представителей для защиты своих персональных данных; доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору; (В редакции Федерального закона от 25.11.2013 № 317-ФЗ) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
— ст. 89 ТК РФ

Обработка должна ограничиваться заранее определёнными законными целями и не быть избыточной. Это критерий, по которому вы оцениваете каждый пункт: если данные не нужны для конкретной цели (например, для исполнения ваших обязанностей сторожа), их требование незаконно.

Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных. 3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой. 4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. 5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. 6. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных. 7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
— п. 2, 5 ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ

Вывод: Вы вправе не подписывать документ, пока не изучите его, вправе потребовать выдать вам копию (или сделать фотоснимок) для изучения дома со ссылкой на ст. 89 ТК РФ и ч. 1 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ, и вправе вообще отказаться от подписания — молчание и бездействие согласием не являются, а заставить подписать согласие закон не позволяет.

Какие пункты обязательны, а какие можно исключить: паспорт, адрес, телефон

Работодатель может обрабатывать только те данные, которые соответствуют целям обработки и не являются избыточными. Объём данных определяется целями: для сторожa детского сада это фамилия, имя, отчество, паспортные данные (для идентификации и оформления трудового договора), ИНН/СНИЛС, адрес и телефон (для связи). Эти данные обычно обоснованы трудовыми целями и исключить их нельзя.

при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации , настоящим Кодексом и иными федеральными законами; 3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение; 4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 99-ФЗ) 5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
— п. 2 ст. 86 ТК РФ

Однако работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения, относящиеся к специальным категориям персональных данных (раса, национальность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь), а также данные о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности — кроме случаев, прямо предусмотренных законом. Также не допускается запрашивать информацию о состоянии здоровья, кроме сведений о возможности выполнять трудовую функцию.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: 1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) 2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации , настоящим Кодексом и иными федеральными законами; 3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
— ст. 86 ТК РФ

Соответственно, если в документе есть пункты о здоровье, вероисповедании, национальности, политических взглядах, составе семьи, сведениях о доходах супруга и т.п. — эти пункты вы вправе не подписывать, потребовать их исключения либо представить заявление о несогласии. Работник вправе требовать исключения данных, обработанных с нарушением закона, и заявить письменное несогласие при отказе работодателя это сделать.

1. работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
   — п. 8 ст. 86 ТК РФ

Вывод: Паспорт, адрес, телефон и базовые идентификационные данные в трудовых целях — обоснованы. Пункты о здоровье, убеждениях, национальности, членстве в организациях, если они не нужны для работы сторожем, вы можете вычеркнуть или не подписывать; на отказ работодателя исключить такие данные вы вправе подать письменное заявление о несогласии.

Передача данных «куда-то» третьим лицам

Работодатель не вправе сообщать ваши персональные данные третьей стороне без вашего письменного согласия — кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью или прямо предусмотрено законом. Передача в коммерческих целях без письменного согласия запрещена. Передача в пределах одной организации допускается только в соответствии с локальным актом, с которым работник ознакомлен под роспись.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
— ст. 88 ТК РФ

Значит, формулировка «данные могут передаваться третьим лицам» без указания, кому именно и зачем, — недостаточна и незаконна. Согласие должно быть конкретным: вы вправе знать наименование и адрес лиц, которым могут быть раскрыты данные, и цели передачи.

Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей: 1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором; 2) правовые основания и цели обработки персональных данных; 3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных; 4) наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона; 5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом; 6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; 7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом; 8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных; 9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; 9 1 ) информацию о способах исполнения оператором обязанностей, установленных статьей 18 1 настоящего Федерального закона;
— ч. 7 ст. 14 Федерального закона № 152-ФЗ

Если работодатель передал данные без вашего письменного согласия, вы вправе требовать блокирования неправомерно обрабатываемых данных; оператор обязан прекратить неправомерную обработку в срок не более трёх рабочих дней с момента выявления и уничтожить данные, если обеспечить правомерность невозможно.

В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по запросу субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц. 2.
— ч. 1, 3 ст. 21 Федерального закона № 152-ФЗ

Вывод: Пункт о передаче данных третьим лицам подписывать не обязательно, если в нём не названы конкретные получатели и цель передачи. Вы вправе потребовать расшифровки (кому и зачем), а при отказе — не подписывать этот пункт либо оформить отдельное ограниченное согласие. Если данные уже переданы без письменного согласия — обращайтесь в Роскомнадзор и требуйте блокирования обработки.

Могут ли уволить или наказать за отказ подписать и как защищаться

Отказ от подписания согласия на обработку персональных данных сам по себе не является дисциплинарным проступком: согласие по закону даётся свободно, а отказ работника от реализации права не может быть основанием взыскания. Дисциплинарное взыскание возможно только за неисполнение трудовых обязанностей, а не за отказ подписать документ, которым вы распоряжаетесь по своему усмотрению.

Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным . Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ) 2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона. 3.
— ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ

Если работодатель, напротив, нарушает правила обработки данных, он несёт ответственность: виновные лица привлекаются к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 07.05.2013 № 99-ФЗ) Раздел IV. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Глава 15. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
— ст. 90 ТК РФ

Административная ответственность за обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законом, либо несовместимую с целями сбора, установлена ст. 13.11 КоАП РФ: штраф для граждан от 10 000 до 15 000 руб., для должностных лиц — от 50 000 до 100 000 руб., для юридических лиц — от 150 000 до 300 000 руб.; повторное нарушение влечёт повышенные штрафы.

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частями 2, 11 - 18 настоящей статьи и статьей 17.13 настоящего Кодекса , если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, - (В редакции федеральных законов от 11.06.2021 № 206-ФЗ, от 30.11.2024 № 420-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до пятнадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей; на юридических лиц - от ста пятидесяти тысяч до трехсот тысяч рублей. (В редакции федеральных законов от 24.02.2021 № 19-ФЗ, от 30.11.2024 № 420-ФЗ) 1 1 . Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на должностных лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей. (В редакции Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ) (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ) 2.
— ч. 1, 2 ст. 13.11 КоАП РФ

Вывод: Уволить или наказать вас только за отказ подписать согласие нельзя. Если же вы обнаружили нарушение (избыточные данные, передача без согласия, отказ выдать документ), вы вправе обратиться с жалобой в Роскомнадзор (уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных) и в государственную инспекцию труда, а также в суд. Подать заявление можно в районный суд по месту нахождения работодателя. Сроки обращения в суд по трудовым спорам — три месяца со дня, когда вы узнали о нарушении, по спорам об увольнении — один месяц (ст. 392 ТК РФ).

Конкретные действия: как потребовать документ и защитить свои права

Поскольку согласие даётся свободно и должно быть информированным, а работник вправе получить полную информацию и копии записей, вам следует действовать письменно, чтобы зафиксировать и факт требования, и (в случае отказа) нарушение.

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; определение своих представителей для защиты своих персональных данных; доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору; (В редакции Федерального закона от 25.11.2013 № 317-ФЗ) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
— ст. 89 ТК РФ

Первое, что нужно сделать, — подать работодателю письменное заявление с просьбой выдать копию документа (или разрешить сфотографировать его) для изучения дома, со ссылкой на ст. 89 ТК РФ и ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 152-ФЗ. В заявлении также укажите, какие пункты вы просите расшифровать или исключить (передача третьим лицам — кому и зачем; данные о здоровье, убеждениях и т.п.).

Субъект персональных данных имеет право на получение сведений, указанных в части 7 настоящей статьи, за исключением случаев, предусмотренных частью 8 настоящей статьи. Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав. 2. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. 3. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения оператором запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
— ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 152-ФЗ

Если работодатель отказывает или требует подписать немедленно — вы вправе не подписывать и зафиксировать отказ (например, направлением второго экземпляра заявления с отметкой о вручении либо заказным письмом с описью). Отказ работодателя исключить избыточные данные даёт вам право заявить письменное несогласие с обоснованием.

1. работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
   — п. 8 ст. 86 ТК РФ

При отказе выдать документ или при неправомерной обработке вы обращаетесь: (1) в Роскомнадзор — с жалобой на нарушение порядка обработки персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ предусматривает штрафы для нарушителя), (2) в государственную инспекцию труда, (3) в суд. Обращение с иском — в районный суд по месту нахождения работодателя.

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частями 2, 11 - 18 настоящей статьи и статьей 17.13 настоящего Кодекса , если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, - (В редакции федеральных законов от 11.06.2021 № 206-ФЗ, от 30.11.2024 № 420-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до пятнадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей; на юридических лиц - от ста пятидесяти тысяч до трехсот тысяч рублей. (В редакции федеральных законов от 24.02.2021 № 19-ФЗ, от 30.11.2024 № 420-ФЗ) 1 1 . Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на должностных лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей. (В редакции Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ) (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ) 2.
— ч. 1, 2 ст. 13.11 КоАП РФ

Вывод: Направьте работодателю письменное заявление о выдаче копии документа и об исключении избыточных пунктов; при отказе — не подписывайте, зафиксируйте отказ и подайте жалобу в Роскомнадзор и ГИТ, а при необходимости — иск в районный суд.

Как зафиксировать отказ выдать документ (доказательства)

Специальной нормы, предписывающей способ фиксации отказа работодателя выдать документ, в законодательстве нет — доказывание строится по общему правилу: каждая сторона должна подтвердить обстоятельства, на которые ссылается. Поэтому ваша задача — создать письменные доказательства факта обращения и отказа.

Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав. 2. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. 3. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором в течение десяти рабочих дней с момента обращения либо получения оператором запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
— ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 152-ФЗ

Практически надёжными способами фиксации являются: (1) письменное заявление в двух экземплярах, на котором представитель работодателя ставит отметку о получении (входящий номер, дата, подпись); при отказе принять — направить заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения; (2) запрос копии документа в порядке ч. 1 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ, на который оператор обязан ответить в течение десяти рабочих дней — отсутствие ответа само по себе становится доказательством нарушения; (3) аудио-/видеозапись разговора (с предупреждением о записи — разумная осторожность), переписка по электронной почте.

Вывод: Чтобы впоследствии что-то доказать, требуйте документ и фиксируйте отказ письменно: заказное письмо с описью, второй экземпляр заявления с отметкой о вручении либо запрос по ч. 1 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ, на который работодатель обязан ответить за десять рабочих дней.