Обязан ли работник подавать заявление на отгул только через электронную систему или можно написать от руки, если нет электронной подписи

Может ли работодатель требовать заявления только в электронном виде

Закон допускает введение электронного документооборота (ЭДО) у работодателя, но только в особом порядке и не как приказ «сверху», а с гарантиями для работника. Базовое право работодателя принять решение о введении ЭДО и требование оформить его локальным нормативным актом с учетом мнения профсоюза:

Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и который содержит: сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот; порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости); перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот; срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления. Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, и может предусматривать: сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
— ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ

Это означает: сама по себе электронная подача заявлений не запрещена, но она может стать для вас обязательной лишь при соблюдении трёх условий — (а) издан локальный нормативный акт, (б) он принят с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке ст. 372 ТК РФ, (в) работники уведомлены о переходе и о дате введения ЭДО. Насколько это важно для добровольности вашего участия:

Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи. Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
— ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ

Ключевой вывод из этой нормы: переход на взаимодействие через ЭДО возможен только с письменного согласия работника. Нет письменного согласия — считается, что работник отказался от такого взаимодействия, и заставить его нельзя. Раз вашу рукописную форму перестали принимать без вашего согласия на электронный формат, требование работодателя выходит за рамки ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ.

Работодатель обязан уведомить каждого работника о переходе и о праве дать согласие:

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, предусмотренным частью второй настоящей статьи, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.
— ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ

То есть простая ссылка кадровиков «пишите в системе» не заменяет процедуры уведомления с разъяснением права согласиться или отказаться — без такого уведомления обязать вас электронной формой нельзя.

Обратите внимание: даже если ЭДО введён законно, отказ от него и отсутствие электронной подписи не могут служить основанием для увольнения или иных гонений:

Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота (за исключением случая, указанного в части седьмой настоящей статьи) либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.
— ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ

Для работника, не давшего согласия на ЭДО, прямо предусмотрена бумажная альтернатива — работодатель обязан бесплатно выдавать документы на бумаге:

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые в соответствии с частями пятой и шестой настоящей статьи не дали согласия на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, документы, связанные с их работой у данного работодателя, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
— ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ

Указанные нормы нацелены именно на защиту работника, не желающего переходить на «цифру». Поскольку вы письменного согласия на ЭДО не давали, требование подавать заявления об отгулах исключительно через систему и отказ принимать бумажный документ неправомерны: у вас сохраняется право подать обычное письменное заявление.

Вывод: работодатель не вправе обязать вас подавать заявления только электронно, если вы не давали письменного согласия на ЭДО и не были надлежаще уведомлены; требование «иначе только под электронную подпись» незаконно. Бумажное (рукописное) заявление вы подавать вправе, а отказ его принять — нарушение ваших прав.

Обязательно ли иметь электронную подпись

Кадровики увязывают электронную подачу с наличием электронной подписи, но закон не требует от работника иметь какую-либо одну «обязательную» подпись. Видов подписей несколько:

1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).
   — ч. 1 ст. 5 63-ФЗ

Что такое простая электронная подпись (по сути — код или пароль в системе):

1. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. 3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая: 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи. 4. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам: 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом. (В редакции Федерального закона от 30.12.2015 № 445-ФЗ) 5. При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным настоящим Федеральным законом, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.
   — ч. 2 ст. 5 63-ФЗ

Для кадровых заявлений, не относящихся к прямо перечисленным в ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ (заключение трудового договора, увольнение, материальная ответственность и т.п.), работник может использовать в том числе простую электронную подпись:

При подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться: усиленная квалифицированная электронная подпись; усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства; простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи
— ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ

Значит, требование «только под электронную подпись» юридически неверно: если работодатель всё же использует систему, для заявлений об отгулах достаточно простой электронной подписи, правила применения которой определяются соглашением сторон. При этом закон об ЭП прямо указывает, что простая и неквалифицированная подписи признаются равнозначными собственноручной только в случаях, установленных законом или соглашением сторон:

1. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее - соглашения между участниками электронного взаимодействия). Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона
   — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ

И ещё важное для вас: расходы на получение и использование электронной подписи работника несёт работодатель, а не работник:

Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ) Статья 22 3 . Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
— ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ

Поэтому аргумент «нет подписи — не принимаем» несостоятелен: закон перекладывает на работодателя обеспечение ЭП, если он настаивает на электронном формате. Если ваша учётная запись в системе защищена лишь логином/паролем, это уже простая электронная подпись по смыслу ч. 2 ст. 5 63-ФЗ.

Вывод: обязанности «иметь электронную подпись» у вас нет. Если работодатель настаивает на электронном формате, он обязан сам обеспечить вас подписью за свой счёт; для заявлений об отгулах достаточно простой электронной подписи. Отсутствие подписи не лишает вас права сдать бумажное заявление.

Что делать, если настаивают на своём: локальный акт, отказ, жалоба

Если работодатель ссылается на «внутренний порядок», проверьте правомерность этого порядка. Локальный акт, ухудшающий положение работников или принятый с нарушением процедуры учета мнения профсоюза, не подлежит применению:

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.
— ч. 4 ст. 8 ТК РФ

Сходное правило для трудовых договоров и соглашений:

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.
— ч. 2 ст. 9 ТК РФ

Порядок учета мнения профсоюза при принятии локального акта:

Работодатель в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.
— ч. 1 ст. 372 ТК РФ

Практический смысл: если ЭДО введён «явочным порядком» — без учета мнения профсоюза или если электронный порядок лишает вас возможности сдать заявление на бумаге, — такой локальный акт в этой части не подлежит применению, и вы вправе исходить из обычного письменного порядка. Сама процедура введения ЭДО привязана к ст. 372 ТК РФ (см. ч. 2 ст. 22.2), поэтому её нарушение — самостоятельное основание оспорить требование.

За вами сохраняется право использовать электронную подачу, если вы сами этого захотите: направленные через систему заявления считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после направления:

Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, способами, указанными в части восьмой настоящей статьи, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления
— ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ

Как действовать, если заявление всё же не принимают: заявление на отгул вы подаёте в связи с правом на отдых за ранее отработанные дни — по желанию работника вместо двойной оплаты предоставляется другой день отдыха:

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
— ч. 4 ст. 153 ТК РФ

День отдыха может быть использован в течение года либо присоединён к отпуску:

День отдыха, указанный в части четвертой настоящей статьи, по желанию работника может быть использован в течение одного года со дня работы в выходной или нерабочий праздничный день либо присоединен к отпуску
— ч. 5 ст. 153 ТК РФ

Бумажное заявление следует подать способом, фиксирующим дату (канцелярия/секретариат с отметкой о приёме на вашем экземпляре, либо направление почтой с уведомлением и описью вложения, либо через систему, если она есть). Отказ принять заявление фиксируется тем же способом.

Контроль и жалоба: федеральная инспекция труда осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства:

В соответствии с возложенными на нее задачами федеральная инспекция труда реализует следующие основные полномочия: (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) осуществляет федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства
— ст. 356 ТК РФ

Нарушение трудового законодательства влечёт административную ответственность работодателя:

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
   — ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Сроки: если нарушение не устранено, в суд по индивидуальному трудовому спору можно обратиться в течение трёх месяцев со дня, когда вы узнали о нарушении права:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Компенсация морального вреда при неправомерных действиях работодателя:

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ст. 237 ТК РФ

Итог: при отказе принять бумажное заявление вы вправе обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда (и/или прокуратуру) либо в суд, одновременно заявив требование о компенсации морального вреда; срок обращения в суд — три месяца.

Ветка: если ЭДО введён законно и вы даёте согласие

Если локальный акт об ЭДО издан правомерно, вы уведомлены и сами письменно согласились на электронное взаимодействие, то для заявлений, охваченных ЭДО, действует электронный порядок, и требование работодателя подавать их через систему становится правомерным. Но и тогда: бумажная форма по-прежнему обязательна для документов, прямо исключённых из ЭДО (трудовые книжки, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и т.п. — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), а расходы на ЭП несёт работодатель. Важно: право дать согласие сохраняется и в дальнейшем, а его отсутствие не может быть основанием для увольнения (ч. 5, 8 ст. 22.2 ТК РФ).

Вывод: требование работодателя правомерно только при законном локальном акте об ЭДО и вашем письменном согласии; при отсутствии хотя бы одного из этих условий вы вправе сдавать бумажное заявление, а отказ его принять обжалуется в ГИТ (ст. 356 ТК РФ), прокуратуру либо суд в течение трёх месяцев (ст. 392 ТК РФ) с требованием о компенсации морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Риски для работника и как их минимизировать

Главный риск при отстаивании права — попытка работодателя «наказать» вас за отказ от электронной подачи. Но дисциплинарное взыскание возможно только за дисциплинарный проступок — неисполнение трудовых обязанностей:

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным пунктами 5, 6, 9 или 10 части первой статьи 81, пунктом 1 статьи 336 или статьей 348 11 настоящего Кодекса, а также пунктом 7, 7 1 или 8 части первой статьи 81 настоящего Кодекса в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 28.02.2008 № 13-ФЗ, от 03.12.2012 № 231-ФЗ ) Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
— ч. 1 ст. 192 ТК РФ

Подача заявления об отгуле в письменной форме не является дисциплинарным проступком: закон прямо закрепляет за работником право не давать согласие на ЭДО и запрещает увольнять или наказывать за его отсутствие (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ — см. выше). Поэтому привлечение к дисциплинарной ответственности за сдачу бумажного заявления неправомерно и само по себе может быть обжаловано.

Второй риск — работодатель сошлётся на локальный акт, с которым вас «должны были» ознакомить. Однако обязанность знакомить работника под роспись с локальными актами лежит на работодателе:

знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; своевременно выполнять предписания федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, уплачивать штрафы, наложенные за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права; (В редакции федеральных законов от 18.07.2011 № 242-ФЗ, от 28.06.2021 № 220-ФЗ) рассматривать представления соответствующих профсоюзных органов, иных избранных работниками представителей о выявленных нарушениях трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, принимать меры по устранению выявленных нарушений и сообщать о принятых мерах указанным органам и представителям; создавать условия, обеспечивающие участие работников в управлении организацией в предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами и коллективным договором формах; обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей; осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами;
— абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК РФ

Если локальный акт об ЭДО вам под роспись не вручался, ссылаться на него как на обязательный для вас нельзя. Кроме того, вы уведомлялись о переходе с разъяснением права на согласие/отказ (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ) — при отсутствии такого уведомления и письменного согласия электронный порядок для вас не действует.

Третий риск — пропустить срок обращения за защитой. Напоминаю сквозной срок: три месяца со дня, когда вы узнали или должны были узнать о нарушении права (ч. 1 ст. 392 ТК РФ), — он одинаков для обращения в суд независимо от того, за какой «отгул» идёт спор.

Итог по рискам: подача бумажного заявления сама по себе дисциплинарным проступком не является; работодатель не может законно наказать вас за отказ от ЭДО при отсутствии вашего письменного согласия и надлежащего ознакомления с локальным актом. Чтобы обезопасить себя, фиксируйте факт подачи заявления (отметка на вашем экземпляре, почта с описью) и соблюдайте трёхмесячный срок обращения в суд при споре.