Будет ли идти трудовой стаж, если работаю без трудовой книжки, а оформляют по трудовому договору?

Обязан ли работодатель завести трудовую книжку работнику, впервые поступающему на работу

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
— абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ

Норма прямо устанавливает: трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) работник предъявляет при приёме на работу во всех случаях, кроме одного — когда трудовой договор заключается впервые. Для клиента, у которого никогда не было официального места работы и книжки нет, это как раз тот самый случай: предъявлять ему нечего, и отсутствие книжки не является ни нарушением с его стороны, ни препятствием для приёма.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
— ч. 4 ст. 65 ТК РФ

Ключевая для клиента норма: при первичном заключении трудового договора трудовую книжку оформляет сам работодатель — то есть ведение книжки является обязанностью работодателя, а не работника. Исключение («если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом книжка не оформляется») как раз и охватывает нынешнюю ситуацию: для лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, книжка в бумажном виде не заводится, а сведения ведутся электронно (см. вопрос 2). Кроме того, если на клиента ещё не открыт индивидуальный лицевой счёт, работодатель обязан сам подать в Социальный фонд сведения для его регистрации. Требование паспорта, СНИЛС и ИНН со стороны кафе — законно: СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учёта) прямо назван в перечне ст. 65 ТК РФ, а ИНН — это сведения, необходимые работодателю как налоговому агенту.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
— абз. 8 ст. 65 ТК РФ

Работодатель не вправе требовать документы сверх установленного перечня. Это отсекает риск, что под «оформлением без книжки» клиенту навяжут лишние условия, но при этом подтверждает: требование только паспорта, СНИЛС и ИНН — правомерно и вписывается в законную процедуру приёма.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации , иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).
— п. 2 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н

Подзаконный Порядок Минтруда повторяет правило: книжка ведётся на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней, если работа основная, — кроме случаев, когда в силу ТК РФ или иного федерального закона книжка на работника не ведётся (не оформляется). Именно такое исключение действует для клиента как для «первичного» работника: бумажная книжка ему не заводится правомерно.

Вывод: отсутствие бумажной трудовой книжки у клиента — законная ситуация, а не признак того, что работа «неофициальная». Работодатель при первичном приёме обязан либо оформить книжку, либо (по действующим правилам для впервые поступающих на работу) вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и зарегистрировать клиента в системе персонифицированного учёта, подав сведения в Социальный фонд. Требование паспорта, СНИЛС и ИНН правомерно; иных документов кафе требовать не вправе.

Идёт ли трудовой (страховой) стаж при «оформлении без трудовой книжки»

Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.
— ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ

Даже без бумажной книжки работодатель обязан формировать в электронном виде информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и передавать её в Социальный фонд России (СФР) для хранения. То есть «оформление без книжки» означает не отсутствие учёта, а иной (электронный) способ учёта — сведения о работе клиента формируются и хранятся в информационных ресурсах СФР.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
— абз. 1 ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ

Закон прямо говорит, что сведения о трудовой деятельности используются, в частности, для исчисления трудового стажа работника. Значит, стаж клиента при таком оформлении считается и фиксируется — просто не на бумаге, а в электронном реестре СФР.

Страхователь представляет о каждом работающем у него лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера) следующие сведения и документы: (В редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ) 1) страховой номер индивидуального лицевого счета; 2) фамилию, имя и отчество; 3) периоды работы (деятельности), в том числе периоды работы (деятельности), включаемые в стаж для определения права на досрочное назначение пенсии или на повышение фиксированной выплаты к пенсии; 4) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные пунктом 2 1 статьи 6 настоящего Федерального закона;
— подп. 3, 4 п. 2 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ

На работодателя возложена обязанность представлять в СФР по каждому работающему лицу его страховой номер лицевого счёта, ФИО, периоды работы и сведения о трудовой деятельности. Эти сведения и образуют электронный аналог записей в книжке.

В страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории Российской Федерации лицами, указанными в части 1 статьи 4 настоящего Федерального закона, при условии, что за эти периоды начислялись или уплачивались страховые взносы в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации
— ч. 1 ст. 11 ФЗ № 400-ФЗ

Для страхового стажа (влияющего на пенсию) решающее значение имеет не бумажная книжка, а начисление или уплата страховых взносов за период работы. Это означает для клиента важный практический акцент: стаж «работает» на него тогда, когда кафе реально отражает его как работника и платит за него взносы, а не только подписывает договор на бумаге.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.
— ч. 3 ст. 16 ТК РФ

Дополнительная защита: трудовые отношения возникают и при фактическом допущении к работе с ведома или по поручению работодателя, даже если договор не оформлен надлежащим образом. Поэтому сам факт, что клиента допустили к работе в кафе, уже порождает трудовые отношения.

Вывод: при оформлении через трудовой договор (даже без бумажной книжки) трудовой стаж и страховой стаж клиента формируются — работодатель обязан вести электронные сведения о его трудовой деятельности и передавать их в СФР, а также уплачивать страховые взносы. Бумажная книжка для зачёта стажа не требуется. Стаж «зачтётся» при условии, что работодатель фактически отразит клиента в СФР и уплатит взносы.

Как потом подтверждать стаж, если в книжке ничего не написано

предоставлять бесплатно зарегистрированному лицу по его обращению сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете (в части его индивидуального лицевого счета), включая информацию о результатах инвестирования средств пенсионных накоплений, о сумме средств пенсионных накоплений, учтенных в специальной части индивидуального лицевого счета или на пенсионном счете накопительной пенсии зарегистрированного лица, включая информацию о сумме дохода от инвестирования средств пенсионных накоплений, не подлежащего передаче в случае удовлетворения заявления зарегистрированного лица о досрочном переходе, или сумме убытка, не подлежащего гарантийному восполнению в случае удовлетворения заявления зарегистрированного лица о досрочном переходе, и о сумме средств пенсионных накоплений, переведенных в состав средств пенсионных резервов в качестве единовременного взноса по договору долгосрочных сбережений, а также в разделе "Сведения о трудовой деятельности" по формам, утверждаемым уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, при личном обращении зарегистрированного лица в территориальный орган Фонда или в форме электронного документа, порядок оформления которого устанавливается Правительством Российской Федерации, с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг;
— абз. 6 ст. 16 ФЗ № 27-ФЗ, п. 2

Фонд обязан бесплатно предоставлять зарегистрированному лицу по его обращению сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счёте, в том числе в разделе «Сведения о трудовой деятельности» — при личном обращении в территориальный орган Фонда или в электронной форме через единый портал госуслуг. Это и есть основной для клиента документ, которым он сможет подтвердить периоды работы при отсутствии записей в бумажной книжке.

Периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. В случае если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, периоды работы подтверждаются документами, указанными в пунктах 11 - 17 1 настоящих Правил.
— п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства № 1015

Порядок подтверждения стажа для пенсии построен так, что основным источником являются сведения индивидуального (персонифицированного) учёта; только если они неполны или отсутствуют, стаж подтверждается документами. Для клиента это означает: если кафе добросовестно подаст сведения в СФР, подтверждать стаж «бумагой» не потребуется — всё будет в его лицевом счёте.

В случае если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, периоды работы подтверждаются документами, указанными в пунктах 11 - 17 1 настоящих Правил. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 24.10.2023 № 1772) 11. Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее - трудовая книжка). При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. 12. В случае если трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором
— п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства № 1015

Если же сведений в лицевом счёте не окажется, закон прямо называет, чем подтверждается работа: при отсутствии трудовой книжки принимаются письменные трудовые договоры, справки работодателей, выписки из приказов, лицевые счёта и ведомости на выдачу зарплаты. А если книжка не ведётся вовсе, периоды работы подтверждаются письменным трудовым договором (п. 12 Правил). Отсюда практический вывод для клиента: свой экземпляр трудового договора с кафе, расчётные листки, приказы о приёме нужно сохранять — это его «бумажный» резерв подтверждения стажа.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя: в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении в день прекращения трудового договора.
— ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ

Дополнительная гарантия: работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать сведения о трудовой деятельности за период работы у него — в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении — в день прекращения договора. Клиент в любой момент может письменно потребовать у кафе такую выписку и сверить её со своими данными.

Вывод: подтверждать стаж клиент будет прежде всего выпиской из своего индивидуального лицевого счёта в СФР (лично или через госуслуги). Резервный способ — собственный экземпляр письменного трудового договора, справки работодателя, расчётные документы. Дополнительно клиент вправе письменно требовать у работодателя сведения о трудовой деятельности (в течение 3 рабочих дней, при увольнении — в день увольнения).

Ветка 1: кафе заключит трудовой договор — права и стаж клиента защищены

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя.
— ч. 1 ст. 61 ТК РФ

Трудовой договор вступает в силу со дня подписания либо со дня фактического допущения к работе с ведома или по поручению работодателя. Это значит, что с первого же дня работы в кафе (даже до подписания бумаг) отношения считаются трудовыми.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе
— ч. 2 ст. 67 ТК РФ

Если договор не оформлен в письменной форме, но работник приступил к работе с ведома работодателя, договор считается заключённым, а работодатель обязан оформить его письменно не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения. Для клиента это означает: затягивание с бумагами — нарушение со стороны кафе, а не основание считать работу «неофициальной».

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
— ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора установлена административная ответственность: штраф на должностных лиц 10 000–20 000 руб., на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования ЮЛ, — 5 000–10 000 руб., на юридических лиц — 50 000–100 000 руб. Это рычаг воздействия на кафе, если оно будет тянуть с оформлением.

Вывод по ветке 1: если кафе действительно заключит трудовой договор, клиент получит полноценные трудовые отношения, электронные сведения о работе и страховой стаж; а задержка с письменным оформлением дает клиенту право требовать оформления (в т.ч. через государственную инспекцию труда) и влечёт для кафе административный штраф.

Ветка 2: кафе оформит не трудовой, а гражданско-правовой договор (или «самозанятость») — стаж и защита

Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
— ч. 2 ст. 15 ТК РФ

Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения (постоянная личная работа под управлением и контролем работодателя, подчинение правилам внутреннего распорядка), не допускается. Поэтому, если фактически клиент будет работать как официант/повар по графику под контролем администратора, а ему предложат договор подряда или услуги либо статус самозанятого, такая подмена незаконна — и впоследствии отношения могут быть признаны трудовыми.

Периоды работы по договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, подтверждаются указанным договором, оформленным в соответствии с гражданским законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, и документом работодателя об уплате обязательных платежей. При этом продолжительность периода работы, включаемого в страховой стаж, определяется согласно сроку действия договора гражданско-правового характера, соответствующему периоду уплаты обязательных платежей. В случае если срок действия договора не установлен, продолжительность указанного периода определяется исходя из периода уплаты обязательных платежей. 14. Периоды работы по авторским и лицензионным договорам подтверждаются указанными договорами, оформленными в соответствии с гражданским законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, и документом территориального органа Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации или территориального налогового органа об уплате обязательных платежей. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 24.03.2023 № 471) 15. Периоды работы у отдельных граждан по договорам (домашние работницы, няни, секретари, машинистки и др.)
— п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства № 1015

Если же будет заключён именно гражданско-правовой договор (подряда/услуг), период работы подтверждается самим договором и документом об уплате обязательных платежей, а продолжительность зачитываемого стажа определяется по сроку договора, соответствующему периоду уплаты взносов. Для клиента это означает: по договору ГПХ стаж идёт только при реально уплаченных за него страховых взносах (на вознаграждения по ГПХ страховые взносы на ОПС начисляются), но период засчитывается пропорционально уплате и без защиты, характерной для трудового договора.

Вывод по ветке 2: работать с кафе по договору ГПХ или в статусе самозанятого для клиента невыгодно и рискованно: страховой стаж по такому варианту зависит от фактической уплаты взносов, а не от факта работы, и лишён полной трудовой защиты. Если по факту это постоянная работа под контролем кафе, клиент вправе настаивать на заключении именно трудового договора; подмена ГПХ недопустима и влечёт для кафе административный штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (см. ветку 1).