Работодатель удерживает паспорт: законно ли это и куда жаловаться, если не отдаёт

Законно ли удерживать паспорт и обязан ли работодатель вернуть его немедленно

Паспорт — основной документ, удостоверяющий личность, и он всегда должен находиться у самого гражданина: закон закрепляет именно обязанность гражданина хранить свой паспорт и не предусматривает ни одного случая, когда паспорт может храниться у частного лица (директора магазина, «отдела кадров» торговой точки и т.п.).

1. Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (далее именуется - паспорт). Паспорт обязаны иметь все граждане Российской Федерации (далее именуются - граждане), достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации. 10. Выдача и замена паспортов производятся Министерством внутренних дел Российской Федерации и его территориальными органами по месту жительства, по месту пребывания или по месту обращения граждан в порядке, определяемом Министерством внутренних дел Российской Федерации. Одновременно с паспортом гражданам, достигшим возраста 14 лет, а также лицам, приобретшим гражданство Российской Федерации, за исключением лиц, подававших заявление о приеме в гражданство Российской Федерации в дипломатические представительства или консульские учреждения Российской Федерации, вручается издание Конституции Российской Федерации (в актуальной редакции). (Пункт в редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.2021 № 761) 11. Для получения паспорта гражданин представляет: заявление по форме, установленной Министерством внутренних дел Российской Федерации ; (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 28.03.2008 № 220;
   — п. 1 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828

1. Гражданин обязан бережно хранить паспорт. Об утрате паспорта гражданин должен незамедлительно заявить в территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации . (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779; от 07.07.2016 № 644) До оформления нового паспорта гражданину по его просьбе выдается территориальным органом Министерства внутренних дел Российской Федерации временное удостоверение личности, форма которого устанавливается Министерством внутренних дел Российской Федерации . (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779; от 28.03.2008 № 220; от 07.07.2016 № 644) 18. Лица, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации либо в отношении которых отменено решение о приобретении гражданства Российской Федерации , обязаны сдать паспорта в территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации по месту жительства или месту пребывания, а лица, проживающие за пределами Российской Федерации, - в дипломатическое представительство или в консульское учреждение Российской Федерации в государстве пребывания, которые пересылают их в территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации по последнему месту жительства или месту пребывания этих лиц на территории Российской Федерации. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779, от 07.07.2016 № 644, от 15.07.2021 № 1205) 19.
   — п. 17 Положения о паспорте гражданина РФ

Из этих норм прямо следует: паспорт нельзя «оставить на дозаполнение документов», и возврат документа не может быть поставлен в зависимость от того, когда директору «понадобится дозаполнить бумаги в понедельник». Единственный случай, когда паспорт может физически находиться не у гражданина, — это сдача его в орган МВД при выдаче/замене паспорта либо при утрате (п. 17 Положения). То есть всякий частный держатель паспорта (директор магазина) владеет им незаконно; требование вернуть паспорт подлежит немедленному исполнению, и никакие «незавершенные кадровые документы» основанием для отказа быть не могут.

Следующая норма очерчивает границы того, что вообще вправе требовать работодатель:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; (В редакции Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
— абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета. (В редакции федеральных законов от 01.04.2019 № 48-ФЗ, от 16.12.2019 № 439-ФЗ, от 14.07.2022 № 240-ФЗ) В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) . (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ ) (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Статья 66.
— ч. 3 ст. 65 ТК РФ

Трудовой кодекс допускает получение работодателем паспорта только для просмотра при заключении трудового договора и прямо запрещает требовать документы помимо перечисленных в законе. Это значит, что оставление паспорта у директора на 5 дней (и фактически бессрочно) — не предусмотренная законом процедура: работодатель не вправе ни хранить паспорт работника/соискателя, ни обуславливать его возврат какими-либо действиями.

Вывод по вопросу: удержание паспорта директором магазина незаконно в любом случае, независимо от того, принята жена на работу или только подаёт документы. Паспорт должен быть возвращён немедленно по первому требованию; для его получения достаточно прийти (лучше — с двумя свидетелями или с диктофоном) и письменно потребовать возврата. Если директор заявляет, что паспорт утерян, — это лишь меняет алгоритм: он всё равно обязан сообщить, что документа у него нет, отдать письменные объяснения, а жена заявляет об утрате в ОМВД и получает временное удостоверение личности с последующим оформлением нового паспорта (п. 17 Положения).

Правовое значение отсутствия трудового договора: ветка «жена — уже работник» и ветка «жена — только соискатель»

Здесь есть развилка, влияющая на инструменты: если трудовой договор уже заключён (хотя бы фактическим допущением), у жены появляется дополнительный, «рабочий» инструментарий; если она только соискатель — защита строится на общих нормах (Положение о паспорте, ГК, УК, КоАП).

Ветка «уже работник»:

Работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре. Заявление работника о возмещении ущерба направляется им работодателю. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.
— ст. 235 ТК РФ

Статья 235 ТК РФ позволяет требовать возмещения ущерба, причинённого имуществу работника, в полном объёме, с обязательным рассмотрением заявления работодателем в 10-дневный срок. Ущерб здесь может быть прямым: расходы на фото на паспорт, госпошлину за выдачу нового паспорта, оплату проезда, вынужденные расходы из-за отсутствия документа.

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. Глава 39. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА
— ст. 237 ТК РФ

Статья 237 ТК РФ дополняет ст. 235: неправомерные действия работодателя (в т.ч. незаконное удержание паспорта) дают работнику право на компенсацию морального вреда, размер которого при споре определяет суд независимо от имущественного ущерба.

Также работодатель как оператор обязан обеспечить защиту персональных данных (в т.ч. паспортных) от неправомерного использования или утраты именно за свой счёт:

1. защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 88. Передача персональных данных работника При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
   — п. 7 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 07.05.2013 № 99-ФЗ) Раздел IV. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Глава 15. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.
— ч. 1 ст. 90 ТК РФ

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
— ст. 88 ТК РФ

Статья 88 ТК РФ прямо запрещает передавать персональные данные работника (включая паспортные) третьим лицам без письменного согласия работника, что очерчивает границу правомерной обработки его данных и подтверждает: оставлять паспорт «на дозаполнение» и тем более передавать его данные куда-либо без согласия работодатель не вправе.

Ветка «только соискатель»: нормы ст. 235, 237 ТК РФ и гл. 14 ТК РФ не применяются, и требования придётся строить на общих нормах — возврат вещи (ст. 301 ГК РФ), возмещение вреда по правилам гл. 59 ГК РФ, ответственность по ст. 19.1 КоАП РФ / ст. 330 УК РФ.

Вывод по вопросу: удержание паспорта незаконно в обеих ветках, но в ветке «работник» добавляются материальная ответственность работодателя по ст. 235 ТК РФ (заявление о возмещении ущерба — 10 дней на ответ, затем суд), компенсация морального вреда по ст. 237 ТК РФ и защита персональных данных по ст. 86, 88, 90 ТК РФ; в ветке «соискатель» те же деньги взыскиваются как вред и убытки по ГК РФ. Поскольку факт заключения договора клиентом не уточнён, безопаснее действовать сразу в обоих направлениях: письменно потребовать возврата паспорта и одновременно запросить документы об оформлении (заявление о приёме, договор) — их отсутствие само по себе указывает на то, что законных оснований держать паспорт нет.

Куда обращаться, если паспорт не возвращают: полиция, прокуратура, Роструд

Наиболее быстрый и сильный рычаг — заявление в полицию. Директор либо удерживает документ, либо потерял его, а в обоих случаях его поведение содержит признаки правонарушения. Границы ответственности заданы так:

Самоуправство, то есть самовольное, вопреки установленному законом или иным нормативным правовым актом порядку совершение каких-либо действий, правомерность которых оспаривается организацией или гражданином, если такими действиями причинен существенный вред, - наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев. (В редакции федеральных законов от 08.12.2003 № 162-ФЗ; от 07.03.2011 № 26-ФЗ; от 07.12.2011 № 420-ФЗ) 2. То же деяние, совершенное с применением насилия или с угрозой его применения, - наказывается принудительными работами на срок до пяти лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до пяти лет. (В редакции Федерального закона от 07.12.2011 № 420-ФЗ)
— ч. 1 ст. 330 УК РФ

1. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, - наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. (В редакции Федерального закона от 07.12.2011 № 420-ФЗ) 2. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа - наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. (В редакции федеральных законов от 08.12.2003 № 162-ФЗ; от 06.05.2010 № 81-ФЗ; от 07.12.2011 № 420-ФЗ) 3. Похищение акцизных марок, специальных марок или знаков соответствия, защищенных от подделок, - (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 365-ФЗ) наказывается штрафом до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на тот же срок.
   — ч. 1 ст. 325 УК РФ

Самоуправство — это самовольное, вопреки установленному порядку осуществление своего действительного или предполагаемого права (в т.ч. «права удержать паспорт до оформления документов»), и оно наказуемо, если причинён существенный вред; при отсутствии существенного вреда то же деяние квалифицируется как административное правонарушение:

Самоуправство, то есть самовольное, вопреки установленному федеральным законом или иным нормативным правовым актом порядку осуществление своего действительного или предполагаемого права, не причинившее существенного вреда гражданам или юридическим лицам, за исключением случаев, предусмотренных статьей 14.9 1 настоящего Кодекса, - (В редакции Федерального закона от 13.07.2015 № 250-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей. (В редакции Федерального закона от 22.06.2007 № 116-ФЗ)
— ст. 19.1 КоАП РФ

При этом важно понимать: состав ч. 1 ст. 325 УК РФ (похищение, сокрытие официального документа из корыстной или иной личной заинтересованности) и особенно ч. 2 ст. 325 УК РФ (похищение у гражданина паспорта) применимы, если документ не просто оставили на хранение, а удерживают/изымают вопреки воле владельца или скрывают его. Заявление в полицию следует подавать по факту незаконного удержания/утраты паспорта, прямо указывая все значимые даты и обстоятельства: когда передан, кем, почему, на какой срок обещали вернуть, сколько и сколько раз не возвращали.

Порядок работы полиции по такому заявлению жёстко регламентирован:

Дознаватель, орган дознания, следователь, руководитель следственного органа обязаны принять, проверить сообщение о любом совершенном или готовящемся преступлении и в пределах компетенции, установленной настоящим Кодексом, принять по нему решение в срок не позднее 3 суток со дня поступления указанного сообщения. При проверке сообщения о преступлении дознаватель, орган дознания, следователь, руководитель следственного органа вправе получать объяснения, образцы для сравнительного исследования, истребовать документы и предметы, изымать их в порядке, установленном настоящим Кодексом, назначать судебную экспертизу, принимать участие в ее производстве и получать заключение эксперта в разумный срок, производить осмотр места происшествия, документов, предметов, трупов, освидетельствование, требовать производства документальных проверок, ревизий, исследований документов, предметов, трупов, привлекать к участию в этих действиях специалистов, давать органу дознания обязательное для исполнения письменное поручение о проведении оперативно-розыскных мероприятий. (В редакции Федерального закона от 04.03.2013 № 23-ФЗ) 1 1 .
— ч. 1 ст. 144 УПК РФ (срок проверки сообщения)

То есть полиция обязана принять и проверить сообщение и принять решение (возбудить дело или отказать) не позднее 3 суток; этот срок может продлеваться по правилам закона. По результату вам обязаны сообщить.

Параллельно можно обратиться в прокуратуру (надзор за соблюдением законов) и в государственную инспекцию труда, если жена уже работник — ТК РФ даёт Роструду полномочия по контролю за исполнением трудового законодательства:

Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1 1 настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 1 1 . Письменное обращение, поступившее высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения. (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Статья 13. Личный прием граждан 1. Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан. 2.
— ч. 1 ст. 12 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Письменное обращение в любой государственный орган рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

Вывод по вопросу: подавайте заявление о незаконном удержании/утрате паспорта в ОМВД по месту нахождения магазина (лично, обязательно с отметкой о принятии, либо через дежурную часть). Полиция обязана рассмотреть его в срок до 3 суток. Если паспорт удерживается директором по своей воле и это причинило вред (срыв трудоустройства, расходы, необходимость восстанавливать документ) — ставится вопрос о ст. 330 УК РФ, если изъят/скрыт вопреки воле — о ст. 325 УК РФ; при отсутствии существенного вреда — ст. 19.1 КоАП РФ. Одновременно (или при бездействии полиции) — жалоба в прокуратуру и обращение в инспекцию труда (при наличии трудового отношения); срок ответа по письменному обращению — 30 дней.

Риски утечки и неправомерного использования паспортных данных, восстановление документа

Отсутствие паспорта у гражданина на длительный срок создаёт практические риски: невозможность в полной мере удостоверять личность при оформлении документов, банковских операциях, поездках. Именно поэтому паспорт нельзя оставлять у посторонних лиц, а при утрате закон предписывает немедленный алгоритм действий.

Персональные данные — объект охраны, а работодатель обязан обеспечить их защиту:

1. защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 88. Передача персональных данных работника При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
   — п. 7 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
— ст. 88 ТК РФ

Любые операции с данными паспорта законны только в заявленных целях; передача данных третьим лицам без письменного согласия работника запрещена ст. 88 ТК РФ. За нарушение наступает ответственность:

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 07.05.2013 № 99-ФЗ) Раздел IV. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Глава 15. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.
— ч. 1 ст. 90 ТК РФ

Если документ утрачен, закон прямо предписывает порядок действий:

1. Гражданин обязан бережно хранить паспорт. Об утрате паспорта гражданин должен незамедлительно заявить в территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации . (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779; от 07.07.2016 № 644) До оформления нового паспорта гражданину по его просьбе выдается территориальным органом Министерства внутренних дел Российской Федерации временное удостоверение личности, форма которого устанавливается Министерством внутренних дел Российской Федерации . (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779; от 28.03.2008 № 220; от 07.07.2016 № 644) 18. Лица, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации либо в отношении которых отменено решение о приобретении гражданства Российской Федерации , обязаны сдать паспорта в территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации по месту жительства или месту пребывания, а лица, проживающие за пределами Российской Федерации, - в дипломатическое представительство или в консульское учреждение Российской Федерации в государстве пребывания, которые пересылают их в территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации по последнему месту жительства или месту пребывания этих лиц на территории Российской Федерации. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779, от 07.07.2016 № 644, от 15.07.2021 № 1205) 19.
   — п. 17 Положения о паспорте гражданина РФ

До оформления нового паспорта гражданину по его просьбе выдается территориальным органом Министерства внутренних дел Российской Федерации временное удостоверение личности, форма которого устанавливается Министерством внутренних дел Российской Федерации . (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779; от 28.03.2008 № 220; от 07.07.2016 № 644) 18. Лица, у которых прекратилось гражданство Российской Федерации либо в отношении которых отменено решение о приобретении гражданства Российской Федерации , обязаны сдать паспорта в территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации по месту жительства или месту пребывания, а лица, проживающие за пределами Российской Федерации, - в дипломатическое представительство или в консульское учреждение Российской Федерации в государстве пребывания, которые пересылают их в территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации по последнему месту жительства или месту пребывания этих лиц на территории Российской Федерации. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.12.2006 № 779, от 07.07.2016 № 644, от 15.07.2021 № 1205) 19.
— абз. 2 п. 17 Положения о паспорте гражданина РФ

Вывод по вопросу: как только стало ясно, что паспорт не возвращают или он мог быть утерян, жена подаёт заявление об утрате паспорта в ОМВД (по месту жительства/пребывания) — до оформления нового паспорта по её просьбе выдаётся временное удостоверение личности (абз. 2 п. 17 Положения). Это восстановит её возможность удостоверять личность и защитит от чужих действий с документом. Дополнительно целесообразно: заказать через Госуслуги или бюро кредитных историй сведения о том, кто запрашивал её кредитную историю, и проверить, не зарегистрированы ли на её имя посторонние операции. Всю переписку и заявления к директору сохранять — они потребуются при требовании о возмещении вреда.

Возврат паспорта: гражданско-правовые требования и денежные последствия

Если директор паспорт не отдаёт, у жены есть самостоятельное гражданско-правовое требование — истребовать принадлежащую ей вещь из чужого незаконного владения:

Собственник вправе истребовать свое имущество из чужого незаконного владения.
— ст. 301 ГК РФ

Собственник вещи вправе требовать её возврата у незаконного владельца. Паспорт — не обычная вещь: суд может обязать ответчика передать документ либо, если он утрачен, возместить расходы на его восстановление. Подсудность здесь определяется общим правилом:

Иск предъявляется в суд по месту жительства ответчика. Иск к организации предъявляется в суд по адресу организации. (Статья в редакции Федерального закона от 28.11.2018 № 451-ФЗ ) Статья 29. Подсудность по выбору истца 1. Иск к ответчику, место жительства которого неизвестно или который не имеет места жительства в Российской Федерации, может быть предъявлен в суд по месту нахождения его имущества или по его последнему известному месту жительства в Российской Федерации. 2. Иск к организации, вытекающий из деятельности ее филиала или представительства, может быть предъявлен также в суд по адресу ее филиала или представительства. (В редакции Федерального закона от 28.11.2018 № 451-ФЗ ) 3. Иски о взыскании алиментов и об установлении отцовства могут быть предъявлены истцом также в суд по месту его жительства. 4. Иски о расторжении брака могут предъявляться также в суд по месту жительства истца в случаях, если при нем находится несовершеннолетний или по состоянию здоровья выезд истца к месту жительства ответчика представляется для него затруднительным. 5. Иски о возмещении вреда, причиненного увечьем, иным повреждением здоровья или в результате смерти кормильца, могут предъявляться истцом также в суд по месту его жительства или месту причинения вреда. 6.
— ст. 28 ГПК РФ, п. 3

Иск предъявляется в суд по месту жительства (нахождения) ответчика; к организации-работодателю — по её адресу.

Денежные последствия незаконного удержания/утраты паспорта:

Вред, причиненный личности или имуществу гражданина, а также вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред. Законом обязанность возмещения вреда может быть возложена на лицо, не являющееся причинителем вреда. Законом или договором может быть установлена обязанность причинителя вреда выплатить потерпевшим компенсацию сверх возмещения вреда. Законом может быть установлена обязанность лица, не являющегося причинителем вреда, выплатить потерпевшим компенсацию сверх возмещения вреда. (В редакции Федерального закона от 28.11.2011 № 337-ФЗ) 2. Лицо, причинившее вред, освобождается от возмещения вреда, если докажет, что вред причинен не по его вине. Законом может быть предусмотрено возмещение вреда и при отсутствии вины причинителя вреда. 3. Вред, причиненный правомерными действиями, подлежит возмещению в случаях, предусмотренных законом. В возмещении вреда может быть отказано, если вред причинен по просьбе или с согласия потерпевшего, а действия причинителя вреда не нарушают нравственные принципы общества.
— п. 1 ст. 1064 ГК РФ

Если гражданину причинен моральный вред (физические или нравственные страдания) действиями, нарушающими его личные неимущественные права либо посягающими на принадлежащие гражданину нематериальные блага, а также в других случаях, предусмотренных законом, суд может возложить на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда. (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 142-ФЗ) При определении размеров компенсации морального вреда суд принимает во внимание степень вины нарушителя и иные заслуживающие внимания обстоятельства. Суд должен также учитывать степень физических и нравственных страданий, связанных с индивидуальными особенностями гражданина, которому причинен вред. (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 142-ФЗ) Статья 152. Защита чести, достоинства и деловой репутации 1. Гражданин вправе требовать по суду опровержения порочащих его честь, достоинство или деловую репутацию сведений, если распространивший такие сведения не докажет, что они соответствуют действительности. Опровержение должно быть сделано тем же способом, которым были распространены сведения о гражданине, или другим аналогичным способом. По требованию заинтересованных лиц допускается защита чести, достоинства и деловой репутации гражданина и после его смерти. 2. Сведения, порочащие честь, достоинство или деловую репутацию гражданина и распространенные в средствах массовой информации, должны быть опровергнуты в тех же средствах массовой информации.
— ст. 151 ГК РФ, п. 2

Если удерживаемый или утраченный документ причинил имущественный вред (расходы на фото, госпошлину, проезд, утрату заработка из-за невозможности трудоустроиться), он возмещается по ст. 1064 ГК РФ; нравственные страдания дают основание для компенсации морального вреда по ст. 151 ГК РФ. Проценты по ст. 395 ГК РФ на стоимость самого документа не начисляются, так как паспорт не является денежным обязательством, однако они применимы к денежным требованиям в случае просрочки возмещения присуждённых сумм:

В случаях неправомерного удержания денежных средств, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате подлежат уплате проценты на сумму долга. Размер процентов определяется ключевой ставкой Банка России, действовавшей в соответствующие периоды. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором. (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 315-ФЗ) 2. Если убытки, причиненные кредитору неправомерным пользованием его денежными средствами, превышают сумму процентов, причитающуюся ему на основании пункта 1 настоящей статьи, он вправе требовать от должника возмещения убытков в части, превышающей эту сумму. 3. Проценты за пользование чужими средствами взимаются по день уплаты суммы этих средств кредитору, если законом, иными правовыми актами или договором не установлен для начисления процентов более короткий срок. 4. В случае, когда соглашением сторон предусмотрена неустойка за неисполнение или ненадлежащее исполнение денежного обязательства, предусмотренные настоящей статьей проценты не подлежат взысканию, если иное не предусмотрено законом или договором. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ) 5. Начисление процентов на проценты (сложные проценты) не допускается, если иное не установлено законом. По обязательствам, исполняемым при осуществлении сторонами предпринимательской деятельности, применение сложных процентов не допускается, если иное не предусмотрено законом или договором.
— п. 1 ст. 395 ГК РФ

Вывод по вопросу: при отказе вернуть паспорт направьте письменное требование (претензию) директору и в адрес организации с указанием: вернуть паспорт в конкретный срок, а при утрате — предоставить письменные объяснения и возместить расходы на восстановление. При неисполнении — иск в суд по месту нахождения ответчика: требование о возврате документа (ст. 301 ГК РФ), возмещение убытков (ст. 1064, 15 ГК РФ) и компенсация морального вреда (ст. 151 ГК РФ). Если трудовое отношение подтвердится — дополнительно заявление о возмещении ущерба по ст. 235 ТК РФ (10 дней на ответ работодателя, затем суд) и компенсация морального вреда по ст. 237 ТК РФ.

Условия применения защиты: статус жены, сбор доказательств и фактическое исполнение

Практический результат зависит от трёх вещей, которые клиент пока не уточнил, — и по каждой есть развилка.

1. Статус (условия применения). Если трудовой договор уже заключён или жена фактически допущена к работе — применимы «рабочие» механизмы: возмещение ущерба по ст. 235 ТК РФ, компенсация морального вреда работнику по ст. 237 ТК РФ и обращение в инспекцию труда:

Работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре. Заявление работника о возмещении ущерба направляется им работодателю. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.
— ст. 235 ТК РФ

могут быть отнесены: объяснения лица, в отношении которого ведется производство по делу, показания лица, фактически допущенного к работе, и свидетелей, письменные доказательства (в частности, оформленный лицу, фактически допущенному к работе, пропуск на территорию работодателя; журнал регистрации прихода-ухода 7 работников на работу; графики работы (сменности); журнал вводного инструктажа об ознакомлении работника с техникой безопасности; ведомости выдачи денежных средств; заполняемые или подписываемые лицом, фактически допущенным к работе, товарные накладные, счета- фактуры, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах; распоряжение (приказ) работодателя о списке сотрудников, выполняющих трудовую функцию дистанционно; переписка сторон, в том числе по электронной почте; электронные документы, систематический обмен которыми осуществляется между работником, работодателем, другими сотрудниками, в том числе при дистанционной работе посредством электронной почты, зарегистрированной на домене работодателя для работника, либо удаленного доступа к рабочему столу служебного компьютера, документы, подтверждающие обмен задачами и результатами их контроля в сервисных программах, используемых работодателем, отчеты в конце установленного рабочего дня и т.п.);
— п. 11 Постановления Пленума ВС РФ от 23.12.2021 № 45

Статья 237 ТК РФ позволяет работнику требовать денежной компенсации морального вреда от неправомерных действий работодателя; если договор ещё не заключён — эти статьи неприменимы, и защита строится на общих нормах (ст. 301, 1064, 151 ГК РФ).

2. Доказательства. Факт передачи и удержания паспорта нужно фиксировать любыми допустимыми доказательствами: письменные отметки, переписка, свидетели, аудиозаписи. Судебная практика прямо относит к доказательствам по таким делам:

третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов. Представление доказательств является процессуальной обязанностью сторон (статья 56 ГПК РФ). Участие в судебном заседании, дача объяснений по делу являются формой доказательств, подлежащих оценке и проверке судом, рассматривающим данное дело. Указанные доказательства при этом не могут быть предметом повторного исследования и опровержения в другом судебном процессе по иску о защите чести и достоинства. Объяснения адвоката, данные при рассмотрении гражданского дела по иску А. к И. о защите чести и достоинства, по смыслу статьи 68 ГПК РФ, являются источником получения доказательств, которые проверялись и оценивались судом при рассмотрении указанного дела. Таким образом, в соответствии с действующим процессуальным законодательством сведения, по поводу которых возник спор, не могут быть оспорены в порядке, предусмотренном статьей 152 ГК РФ, поскольку они были предметом рассмотрения по другому гражданскому делу. Судом при рассмотрении данного гражданского дела названное обстоятельство принято во внимание не было. Кроме того, суд не учел, что в судебном заседании сторонам предоставляются равные процессуальные возможности по отстаиванию своих прав и законных интересов, включая реальную возможность довести свою позицию до сведения суда, поскольку только при этом условии реализуется право на судебную защиту, которая должна быть справедливой, полной и эффективной20.
— п. 17 Обзора судебной практики ВС РФ от 16.03.2016

{c20}

В этих разъяснениях перечислены именно те средства доказывания, которые доступны в вашей ситуации: объяснения сторон, показания свидетелей, переписка (в т.ч. электронная/в мессенджерах), аудио- и видеозаписи. Поэтому сохраните переписку с директором («паспорт понадобится в понедельник»), заручитесь свидетелями передачи и присутствия при разговорах; запись собственного разговора можно представить суду наравне с другими доказательствами.

3. Фактическое исполнение. Если директор не возвращает паспорт добровольно — письменное требование с отметкой о вручении и предупреждением об обращении в полицию и суд. При утрате — заявление в ОМВД об утрате паспорта и получение временного удостоверения личности (абз. 2 п. 17 Положения). При отказе возместить расходы — иск по месту нахождения ответчика (ст. 301, 15, 1064, 151 ГК РФ; для работника — ст. 235, 237 ТК РФ), затем принудительное исполнение через ФССП.

Вывод по вопросу: если жена уже оформляется/работает — заявление в государственную инспекцию труда и требование по ст. 235, 237 ТК РФ; если только соискатель — иск по ГК РФ и заявление в полицию. В любом случае: сразу зафиксировать доказательства (скриншоты переписки, свидетели, письменное требование), подать заявление о незаконном удержании/утрате паспорта в ОМВД по месту нахождения магазина (рассмотрение — до 3 суток), при утрате — получить временное удостоверение личности; при отказе — иск в районный суд по месту нахождения ответчика (возврат документа, возмещение убытков, компенсация морального вреда) с последующим принудительным исполнением через ФССП.