Обязательно ли указывать больничные в характеристике с прошлого места работы и насколько права кадровик

Обязан ли работодатель указывать больничные в характеристике и «с какого времени» это стало обязательным

Ни Трудовой кодекс, ни иной общедоступный нормативный акт не устанавливают ни обязательной формы характеристики, ни обязательного перечня её сведений, ни тем более требования указывать в ней количество больничных. Список документов, которые работодатель обязан выдать по заявлению, закреплён в ст. 62 ТК РФ — «характеристики» как таковой в нём нет, а перечень является открытым («и другое»), однако речь идёт именно о документах, связанных с работой.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

Из этого следует, что «характеристика» — произвольный (служебный, рекомендательный) документ, а не предусмотренный законом обязательный к выдаче бланк. Никакого «момента», с которого указание больничных стало бы обязательным или «важным» элементом характеристики, в законодательстве не существует и не существовало: кадровик выдаёт желаемое за обязательное требование. Более того, включение сведений о больничных в документ, передаваемый новому работодателю, упирается не в «требование реквизита», а в запрет на обработку данных о здоровье.

1. при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации , настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
   — п. 2 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

При определении объёма сведений работодатель обязан руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами — то есть не вправе по собственному усмотрению вносить в характеристику данные, обработка которых законом запрещена. Вывод: обязательного требования указывать больничные в характеристике законодательством не установлено ни «с какого-то времени», ни в настоящее время; заявление кадровика о том, что это «нужный момент», юридически несостоятельно.

Сведения о больничных — специальная категория персональных данных и врачебная тайна

Сведения о временной нетрудоспособности (больничные) — это сведения о состоянии здоровья работника, то есть специальная категория персональных данных, обработка которых по общему правилу запрещена.

Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 2 1 настоящей статьи.
— ч. 1 ст. 10 ФЗ «О персональных данных»

Обработка таких данных допустима только в прямо перечисленных законом случаях, прежде всего — при наличии письменного согласия субъекта.

1. Обработка указанных в части 1 настоящей статьи специальных категорий персональных данных допускается в случаях, если: 1) субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
   — п. 1 ч. 2 ст. 10 ФЗ «О персональных данных»

ТК РФ дополнительно прямо ограничивает работодателя в отношении данных о здоровье: он не имеет права получать и обрабатывать сведения о здоровье, кроме отношения к возможности выполнять трудовую функцию, а при передаче персональных данных третьим лицам — обязан получить письменное согласие работника.

1. работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами;
   — п. 4 ч. 1 ст. 86 ТК РФ

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
— ч. 1 ст. 88 ТК РФ

Именно на это опирается запрет кадровику вносить больничные в характеристику: сведения о периодах нетрудоспособности не относятся к деловым качествам и не нужны новому работодателю для оценки способности выполнять трудовую функцию в общем случае.

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
— ст. 88 ТК РФ (абз. о состоянии здоровья)

Кроме того, сведения о факте обращения за медпомощью и состоянии здоровья составляют врачебную тайну, разглашение которой лицами, узнавшими их при исполнении должностных обязанностей, не допускается без письменного согласия гражданина.

Сведения о факте обращения гражданина за оказанием медицинской помощи, состоянии его здоровья и диагнозе, иные сведения, полученные при его медицинском обследовании и лечении, составляют врачебную тайну.
— ч. 1 ст. 13 ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»

Не допускается разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, в том числе после смерти человека, лицами, которым они стали известны при обучении, исполнении трудовых, должностных, служебных и иных обязанностей, за исключением случаев, установленных частями 3 и 4 настоящей статьи.
— ч. 2 ст. 13 ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»

Разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, другим гражданам, в том числе должностным лицам, в целях медицинского обследования и лечения пациента, проведения научных исследований, их опубликования в научных изданиях, использования в учебном процессе и в иных целях допускается с письменного согласия гражданина или его законного представителя.
— ч. 3 ст. 13 ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»

Вывод: указывая в характеристике сведения о больничных и передавая её новому работодателю, работодатель обрабатывает специальную категорию персональных данных и разглашает сведения, составляющие врачебную тайну, без вашего письменного согласия — это нарушение. Если согласие вами не давалось (что по описанию ситуации так и есть), включение больничных в характеристику неправомерно.

Ответственность работодателя и кадровика за разглашение сведений о здоровье

За незаконную обработку персональных данных (в том числе сведений о здоровье) наступает административная ответственность — независимо от того, что действие работодателя не содержит уголовно наказуемого деяния.

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частями 2, 11 - 18 настоящей статьи и статьей 17.13 настоящего Кодекса , если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, -
— ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Если разглашение сведений о частной жизни (куда относится состояние здоровья) совершено без согласия, а тем более лицом с использованием служебного положения (кадровик), возможна уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ.

Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации , за исключением случаев, предусмотренных статьей 272 1 настоящего Кодекса, - (В редакции федеральных законов от 08.12.2003 № 162-ФЗ , от 30.11.2024 № 421-ФЗ ) наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей
— ч. 1 ст. 137 УК РФ

1. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, - наказываются штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей
   — ч. 2 ст. 137 УК РФ

Кроме того, по нормам ТК РФ виновные привлекаются к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
— ст. 90 ТК РФ

Вывод: включение больничных в характеристику без вашего согласия влечёт для работодателя и кадровика административную ответственность (ст. 13.11 КоАП РФ), а при квалифицирующих признаках — уголовную (ст. 137 УК РФ, в том числе по ч. 2 за использование служебного положения). Это даёт вам рычаг давления: ссылка на эти нормы в письменном требовании обычно отрезвляет кадровика.

Как потребовать характеристику без медицинских сведений и куда жаловаться

Порядок действий: направьте бывшему работодателю письменное заявление (заказным письмом с уведомлением либо с отметкой о принятии) с двумя требованиями — (1) выдать характеристику и (или) копии документов, связанных с работой (справку о периоде работы, копии приказов о приёме и увольнении), и (2) исключить из неё сведения о больничных как сведения о состоянии здоровья, обработка которых без вашего согласия запрещена.

Срок ответа закреплён законом — три рабочих дня.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
— ст. 88 ТК РФ (абз. о состоянии здоровья)

Параллельно вы вправе заявить требование об исключении недопустимых данных.

требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
— ст. 89 ТК РФ

Если кадровик откажет или включит больничные всё равно — защитные маршруты таковы. По факту нарушения трудового законодательства и законодательства о персональных данных — жалоба в государственную инспекцию труда (Роструд) и в Роскомнадзор; по факту возможного состава преступления (разглашение врачебной тайны, ст. 137 УК РФ) — заявление в прокуратуру. Судебная защита — иск в районный суд по месту жительства истца либо по месту нахождения ответчика.

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ст. 237 ТК РФ

Иски о компенсации морального вреда, причиненного вследствие нарушения прав субъекта персональных данных либо трудовых прав, могут предъявляться также в суд по месту жительства истца
— п. 58 Постановления Пленума ВС РФ № 33 от 15.11.2022

Вывод: главное — письменно зафиксировать требование выдать документ без медицинских сведений и дать работодателю трёхдневный срок. Отказ или включение больничных фиксируйте (ответ кадровика, копия выданной характеристики) — это доказательная база для Роструда, Роскомнадзора, прокуратуры или суда.

Денежные последствия и судебные сроки; дискриминационный риск

При незаконной обработке данных о здоровье вы вправе требовать компенсацию морального вреда — закон прямо предусматривает её за неправомерные действия работодателя, а факт причинения вреда и размер суд определяет независимо от имущественного ущерба.

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ст. 237 ТК РФ

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, компенсируется в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора, а в случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда 16 и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба (статья 237 ТК РФ). При разрешении исковых требований о компенсации морального вреда, причиненного повреждением здоровья или смертью работника при исполнении им трудовых обязанностей вследствие несчастного случая на производстве суду в числе юридически значимых для правильного разрешения спора обстоятельств надлежит установить, были ли обеспечены работодателем работнику условия труда, отвечающие требованиям охраны труда и безопасности. Бремя доказывания исполнения возложенной на него обязанности по обеспечению безопасных условий труда и отсутствия своей вины в необеспечении безопасности жизни и здоровья работников лежит на работодателе, в том числе если вред причинен в результате неправомерных действий (бездействия) другого работника или третьего лица, не состоящего в трудовых отношениях с данным работодателем.
— п. 46 Постановления Пленума ВС РФ № 33 от 15.11.2022

Обратиться в суд нужно в пределах трёх месяцев со дня, когда вы узнали о нарушении права.

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Требование о компенсации морального вреда заявляется одновременно с требованием о восстановлении нарушенного права (например, об обязании исправить характеристику), что следует из ч. 3 ст. 392 ТК РФ.

Отдельно подчеркну: передача новому работодателю сведений о больничных создаёт риск дискриминации при приёме на работу — закон запрещает любые ограничения по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, и прямо защищает вас от отказа в трудоустройстве по таким мотивам.

Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав. Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 02.07.2013 № 162-ФЗ) Не являются дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральным законом, либо обусловлены особой заботой государства о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите, либо установлены настоящим Кодексом или в случаях и в порядке, которые им предусмотрены, в целях обеспечения национальной безопасности, поддержания оптимального баланса трудовых ресурсов, содействия в приоритетном порядке трудоустройству граждан Российской Федерации и в целях решения иных задач внутренней и внешней политики государства. (В редакции федеральных законов от 23.07.2013 № 204-ФЗ; от 01.12.2014 № 409-ФЗ) Лица, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере труда, вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда.
— ст. 3 ТК РФ

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 02.07.2013 № 162-ФЗ) Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования.
— ст. 64 ТК РФ

Вывод: помимо административной/уголовной ответственности работодателя, вы вправе взыскать компенсацию морального вреда в районном суде (срок — 3 месяца с момента, когда стало известно о нарушении; по месту вашего жительства либо по месту нахождения ответчика). Если из-за больничных в характеристике новый работодатель откажет вам в трудоустройстве — такой отказ также может быть обжалован в суд как дискриминационный.