Может ли работодатель требовать скан паспорта по электронной почте, если оригинал уже видели и данные есть в анкете

Правомерно ли требовать скан паспорта, если оригинал уже предъявлен

Перечень документов при приёме на работу исчерпывающе ограничен.

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа; (В редакции Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 23.12.2010 № 387-ФЗ) справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 13.07.2015 № 230-ФЗ) В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
— ст. 65 ТК РФ

Из этой нормы следует: паспорт при заключении трудового договора предъявляется работодателю, но никакой обязанности сдавать его копию (скан) и тем более направлять её по электронной почте ТК РФ не устанавливает. Копию паспорта нет оснований требовать применительно к вашей ситуации как «дополнительный документ»: дополнительные документы допустимы лишь когда их необходимость прямо предусмотрена ТК РФ, федеральными законами, указами Президента или постановлениями Правительства (абз. 2 ст. 65 ТК РФ), чего применительно к копии паспорта кандидата в общем случае нет. Сведения о ранее выданных паспортах (когда и почему менялся, кем выдан прежний) вообще не входят ни в перечень ст. 65 ТК РФ, ни в состав сведений, обязательных для заключения трудового договора.

При этом сам паспорт — документ, удостоверяющий вашу личность, и предъявление оригинала при личной встрече полностью выполняет ту цель, ради которой документ истребуется.

Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации (далее именуется - паспорт). Паспорт обязаны иметь все граждане Российской Федерации (далее именуются - граждане), достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории Российской Федерации.
— п. 1 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828

Ваша ситуация со сведениями о прежних паспортах дополнительно перекликается с режимом замены паспорта: сведения о том, когда, по какому основанию и каким органом менялся паспорт, являются персональными данными, а не реквизитами, которые работодатель вправе требовать безусловно.

1. Замена паспорта производится при наличии следующих оснований: достижение 20-летнего или 45-летнего возраста; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 15.07.2021 № 1205) изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества, изменение сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения; изменение пола; непригодность паспорта для дальнейшего использования вследствие нарушения элементов защиты бланка паспорта, в результате которого невозможно установить подлинность такого бланка и обеспечить защиту от изменения нанесенной на него информации, повреждения, нарушающего целостность бланка паспорта (отсутствие страницы или ее части, предназначенной для внесения отметок и (или) записей), и (или) износа (повреждения), при котором невозможно однозначно визуально определить наличие или содержание всех или отдельных указанных в паспорте сведений и реквизитов (фамилия, имя, отчество, дата (число, месяц, год) и (или) место рождения, пол, наименование органа, выдавшего документ, номер или серия документа, дата выдачи документа), машиночитаемой записи либо фотографии; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 15.07.2021 № 1205) обнаружение неточности или ошибочности произведенных в паспорте записей.
   — п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828

Вывод по вопросу 1. Требование прислать скан паспорта по электронной почте при том, что оригинал уже предъявлен, а данные внесены в анкету, не основано на ст. 65 ТК РФ: закон требует только предъявления паспорта, а не предоставления его копии. Обязанности направлять скан (копию) документа у вас нет. Вы вправе ограничиться предъявлением оригинала при личной встрече.

Правомерность сбора и передачи копии паспорта в свете законодательства о персональных данных

Скан паспорта содержит ваши персональные данные, обработка которых подчинена принципу соразмерности.

1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
   — ч. 5 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Передача по электронной почте — это обработка персональных данных (сбор, запись, передача), которая правомерна только при наличии основания.

1. обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; 2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; 3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах; (В редакции Федерального закона от 29.07.2017 № 223-ФЗ ) 3 1 ) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта); (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 29.07.2017 № 223-ФЗ ) 4) обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг; (В редакции Федерального закона от 05.04.2013 № 43-ФЗ ) 5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем.
   — ч. 1 ст. 6 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Согласие на обработку должно быть осознанным, конкретным и отдельным, а его наличие либо наличие иного законного основания обязан доказывать оператор (работодатель).

1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным . Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. Согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иных информации и (или) документов, которые подтверждает и (или) подписывает субъект персональных данных.
   — ч. 1 ст. 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Ключевой момент в вашей ситуации: согласие не может быть вынужденным, а отказ дать согласие не может ставиться в зависимость от заключения договора без законного на то основания. Если вы уже заполнили анкету и предъявили оригинал, то дополнительное требование направить именно скан по электронной почте означает расширение объёма обработки, которое должно быть соразмерно заявленной цели и подтверждаться отдельным информированным согласием либо законным основанием.

Оператор обязан обеспечить безопасность данных, в том числе при передаче.

1. Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
   — ч. 1 ст. 19 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Требование направить скан по обычной (незащищённой) электронной почте, где отправитель не контролирует, кто именно прочитает письмо, создаёт повышенный риск неправомерного доступа, чего вы вправе избегать, настаивая на предъявлении оригинала лично либо на передаче копии по защищённому каналу.

Конфиденциальность данных и ограничение доступа уполномоченными лицами — императивные требования.

Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
— ст. 7 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
— ст. 88 ТК РФ

Вывод по вопросу 2. Направление скана паспорта по электронной почте — это обработка ваших персональных данных, требующая либо вашего свободного информированного согласия, либо иного законного основания. Форсировать такую передачу при уже предъявленном оригинале и заполненной анкете работодатель не вправе: объём данных должен соответствовать целям и не быть избыточным. Вы вправе отказаться от отправки по электронной почте и предложить предъявить оригинал лично либо передать копию защищённым способом.

Можно ли отказаться и ограничиться показом оригинала; как правильно отказать

Обязанности направлять копию паспорта закон не устанавливает, поэтому отказ от отправки скана по e-mail не является нарушением с вашей стороны. Практически корректно:

1. Сослаться на то, что паспорт уже предъявлялся, а все его реквизиты и сведения о прежних паспортах внесены в анкету — цель идентификации достигнута (ст. 65 ТК РФ требует именно предъявления документа).

2. Указать, что скан паспорта содержит ваши персональные данные, и вы не даёте согласия на их передачу по незащищённому каналу электронной почты неизвестному кругу получателей.

3. Предложить альтернативу: предъявление оригинала при личной встрече (что законом и требуется) либо передача копии через защищённый корпоративный канал с фиксацией получателя.

Фиксируйте переписку: требование скана и ваш ответ целесообразно изложить письменно (например, ответным письмом или заявлением с отметкой входящего). Это пригодится, если отказ в приёме придётся обжаловать.

Отдельно отметьте для себя: подтверждение личности по паспорту происходит путём предъявления документа и сверки, а не путём хранения его копии.

16 1 . Гражданин для подтверждения изложенных в паспорте сведений и идентификации его личности ставит личную подпись на второй странице бланка паспорта при его получении, за исключением случаев физической неспособности сделать это.
— абз. 2 п. 15 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828

Вывод по вопросу 3. Отказаться вы вправе: законная процедура — предъявление оригинала паспорта, которое уже состоялось. Отказ сформулируйте письменно, со ссылкой на ст. 65 ТК РФ и на режим персональных данных (ст. 5, 9 ФЗ № 152-ФЗ), и предложите личное предъявление оригинала как законную альтернативу.

Последствия отказа: правомерность отказа в приёме и возможность обжалования

Отказ в заключении трудового договора допустим только по мотивам, связанным с деловыми качествами, и не может основываться на обстоятельствах, не предусмотренных законом.

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Статья 64 1 . Условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы имеют право замещать должности в организациях, если отдельные функции государственного управления данными организациями входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, только с согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных или муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов, которое дается в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
— ч. 6 ст. 64 ТК РФ

Если работодатель откажет вам в приёме со ссылкой на то, что вы не прислали скан паспорта, такой отказ, по общему правилу, не связан с деловыми качествами и может быть оспорен. По письменному требованию работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее семи рабочих дней.

Однако здесь есть развилка, которую следует проверить по конкретной ситуации: для работников кредитных организаций (банков) федеральными законами могут устанавливаться дополнительные требования к приёму и проверке. Если конкретная должность связана с деятельностью, для которой закон прямо требует проверки по базам данных либо предъявления дополнительных сведений, отказ может быть признан правомерным. В вашем вопросе таких специальных требований не приведено, поэтому базовым остаётся общее правило: копия паспорта не входит в обязательный перечень, а её направление по e-mail — не условие деловых качеств.

Если последует письменный отказ — он обжалуется в суд. Подсудность — районный суд по месту нахождения работодателя (его филиала/представительства) либо по вашему месту жительства, при обращении с требованием о признании отказа незаконным и, при наличии оснований, о понуждении заключить трудовой договор и компенсации морального вреда.

Вывод по вопросу 4. Отказ в приёме, мотивированный только непредоставлением скана паспорта, по общему правилу не связан с деловыми качествами и может быть обжалован в суд. Запросите письменную причину отказа (работодатель обязан дать её в течение семи рабочих дней) — она станет доказательством.

Ответственность работодателя за нарушение, санкции и способы защиты

За нарушение правил обработки персональных данных работника установлена многоуровневая ответственность.

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
— ст. 90 ТК РФ

Административная ответственность за обработку персональных данных без законного основания либо несовместимую с целями сбора.

1. Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частями 2, 11 - 18 настоящей статьи и статьей 17.13 настоящего Кодекса , если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, -
   — ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Уголовная ответственность — если сведения о частной жизни (к которым относятся и данные паспорта при их незаконном собирании/распространении) используются противоправно.

1. Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации , за исключением случаев, предусмотренных статьей 272 1 настоящего Кодекса, -
   — ст. 137 УК РФ, п. 1

Право субъекта на защиту, в том числе на возмещение убытков и компенсацию морального вреда.

1. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
   — ч. 2 ст. 17 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Компенсация морального вреда — если обработкой нарушены ваши нематериальные блага.

Если гражданину причинен моральный вред (физические или нравственные страдания) действиями, нарушающими его личные неимущественные права либо посягающими на принадлежащие гражданину нематериальные блага, а также в других случаях, предусмотренных законом, суд может возложить на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда.
— ст. 151 ГК РФ, п. 2

Куда обращаться: уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) рассматривает обращения о соответствии содержания и способов обработки данных целям обработки.

1. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных рассматривает обращения субъекта персональных данных о соответствии содержания персональных данных и способов их обработки целям их обработки и принимает соответствующее решение.
   — п. 2 ч. 3 ст. 23 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Дополнительно можно обратиться в органы прокуратуры (общий надзор за соблюдением законодательства), а в случае утечки/неправомерного распространения — в суд с иском о компенсации морального вреда и возмещении убытков (ч. 2 ст. 17 ФЗ № 152-ФЗ, ст. 151 ГК РФ), а также инициировать вопрос об административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.

Вывод по вопросу 5. Если ваши персональные данные обрабатываются неправомерно или строгая передача по e-mail повлекла утечку, работодатель/оператор несёт административную (ст. 13.11 КоАП РФ), а при незаконном собирании/распространении сведений о частной жизни — уголовную (ст. 137 УК РФ) ответственность, а вы вправе требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда. Обращаться можно в Роскомнадзор, прокуратуру и в районный суд.