Как правильно написать объяснительную об опоздании на работу на 40 минут из-за поломки автобуса и как указать реквизиты руководителя

Обязанность дать объяснительную и её правовое значение: почему от объяснительной нельзя просто уклониться

Требование руководителя юридически опирается на процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, а не на «просьбу». Работодатель обязан затребовать письменное объяснение до издания приказа о взыскании:

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
— ч. 1 ст. 193 ТК РФ

Это значит: объяснительную в любом случае придётся представить (или работодатель составит акт об отказе), но двухдневный срок, установленный нормой, даёт вам право спокойно собрать документы и сформулировать текст, а не писать «на коленке» в день требования. Требуйте, чтобы требование было письменным либо зафиксируйте дату его получения — от неё отсчитываются два рабочих дня.

Одновременно учтите: сам факт непредставления объяснения взыскание не блокирует:

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
— ч. 2 ст. 193 ТК РФ

Поэтому расчёт «промолчу — и привлечь не смогут» не работает; содержательная объяснительная с подтверждающими документами для вас гораздо полезнее, чем отказ.

Что именно вам вменяют, видно из легального определения дисциплинарного проступка и перечня взысканий:

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям.
— ч. 1 ст. 192 ТК РФ

Опоздание на 40 минут — это нарушение правил внутреннего трудового распорядка (обязанность соблюдать дисциплину закреплена в абз. 2, 3 ч. 2 ст. 21 ТК РФ: > Работник обязан: добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) соблюдать трудовую дисциплину;

— абз. 2, 3 ч. 2 ст. 21 ТК РФ, а сами правила поведения определяются ч. 1 ст. 189 ТК РФ: > Дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
— ч. 1 ст. 189 ТК РФ). Однако прогулом (грубым нарушением с увольнением по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) это не является — прогул предполагает отсутствие свыше четырёх часов подряд; в вашем случае максимум, что может быть применено, — замечание или выговор. Угроза «объявим выговор» укладывается в законную вилку ч. 1 ст. 192 ТК РФ, а «уволим за прогул» при 40 минутах опоздания — нет.

Вывод по вопросу: объяснительную давать нужно и в письменном виде (это ваша же защита — документ, фиксирующий вашу версию событий и приложенные доказательства); у вас есть два рабочих дня на её подготовку, а максимально реальное взыскание за 40-минутное опоздание — замечание или выговор, но не увольнение за прогул.

Как оформить объяснительную: шапка, адресат, структура и что приложить

Прямой нормы, которая устанавливает реквизиты объяснительной записки, ТК РФ не содержит; он закрепляет лишь требование к её форме — «письменное объяснение» (ч. 1 ст. 193 ТК РФ, > До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

— ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Поэтому оформление определяют два ориентира: (1) существующие у работодателя локальные акты (правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по делопроизводству), (2) обычная практика организационно-распорядительных документов.

Локальный характер регулирования прямо следует из закона — правила внутреннего трудового распорядка регламентируют в том числе ответственность сторон и меры взыскания:

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
— ч. 4 ст. 189 ТК РФ

Практический вывод по шапке: адресатом объяснительной записки указывается то должностное лицо, которое вправе принять решение о взыскании, — как правило, руководитель организации (директор, заведующий, начальник учреждения). Если объяснение требует ваш непосредственный руководитель (заведующий отделом, заместитель директора), его должность указывается в шапке как адресат, а решение о взыскании всё равно принимает руководитель организации. Точное наименование должности и ФИО берутся из приказа о приёме на работу/трудового договора, с сайта организации или из штатного расписания; при сомнении допустима формулировка «Руководителю [полное наименование организации]» с указанием ФИО из приказа. Ошибка в шапке не лишает документ силы: закон не устанавливает требований к реквизитам, значение имеет ваша подпись и дата.

Структура, которая защищает вас и не создаёт лишних рисков: (1) шапка (кому, от кого — должность, ФИО); (2) заголовок «Объяснительная записка»; (3) факт — дата, время, на сколько опоздали (только то, что уже зафиксировано работодателем, никаких дополнительных признаний); (4) причина — коротко, нейтрально, без оценок и без слова «виновата»: «в связи с технической неисправностью рейсового автобуса и длительным ожиданием такси»; (5) действия по уведомлению работодателя — если вы позвонили/написали руководителю, это ключевой абзац (см. блок 3); (6) приложения — документы, подтверждающие причину; (7) просьба учесть обстоятельства и отсутствие ранее взысканий; (8) дата, подпись.

Чего в тексте быть не должно: слов «опоздала по своей вине», «признаю вину, обязуюсь больше не опаздывать» (это готовое доказательство вины при споре), указаний на личные/семейные обстоятельства, не связанные с причиной, избыточных деталей (какой именно автобус, сколько стояли, во сколько встали), эмоциональных оценок работы руководителя и коллектива.

Обязанность работодателя соблюсти процедуру, а ваша — только представить объяснение: приказ о взыскании объявляется под роспись, и от этой даты отсчитываются сроки обжалования:

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
— ч. 6 ст. 193 ТК РФ

Вывод по вопросу: шапку пишите на руководителя организации (ФИО и должность — по приказу о приёме/уставу), текст стройте по схеме «факт — причина — уведомление руководителя — приложения — просьба учесть обстоятельства», без признания вины и без лишних деталей; оформите два экземпляра и попросите на своём поставить дату и входящий номер (или подпись принявшего).

Уважительность причины и её доказывание: на что опираться в тексте

ТК РФ не содержит перечня уважительных причин нарушения трудовой дисциплины — вопрос решается оценкой конкретных обстоятельств. Ключевой ориентир для суда — принципы соразмерности и справедливости, а также проверка того, исследовал ли работодатель причину:

Суду, рассматривая спор о законности увольнения работника за прогул, надлежит проверить обоснованность признания работодателем причины отсутствия работника на рабочем месте неуважительной исходя из таких общих принципов юридической, а значит, и дисциплинарной ответственности, как справедливость, соразмерность, законность, вина и гуманизм, а также проверить, учитывались ли работодателем при наложении дисциплинарного взыскания тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, предшествующее поведение работника, его отношение к труду. Если увольнение работника произведено работодателем без соблюдения этих принципов юридической ответственности, то такое увольнение не может быть признано правомерным.
— п. 16 Обзора судебной практики ВС РФ от 09.12.2020

Для вашей объяснительной это означает: задача не «доказать уважительность» по формальному списку, а зафиксировать в документе конкретную, внешнюю, объективно подтверждаемую причину (техническая неисправность рейсового автобуса, отсутствие свободных такси) и ваши действия по своевременному уведомлению руководителя. Из приведённой позиции ВС РФ видно, какие обстоятельства работодатель и суд обязаны исследовать: причину неявки, информирование руководителя, тяжесть проступка и предшествующее поведение работника. Именно эти четыре пункта и надо «закрыть» в объяснительной — для этого и нужны приложения.

Обязанность учитывать тяжесть проступка закреплена нормативно:

При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
— ч. 5 ст. 192 ТК РФ

Сорок минут опоздания при подтверждённой транспортной причине и отсутствии взысканий — обстоятельства, которые прямо «работают» на смягчение; их надо назвать в тексте, потому что бремя доказывания их оценки закон возлагает на работодателя, а суд проверяет соблюдение этого требования.

Что приложить: справку/отметку перевозчика о неисправности или отмене рейса (либо расписание и данные маршрута), детализацию (скриншот) заказа такси с временем подачи, детализацию вызовов, подтверждающую звонок руководителю. Если документов нет — укажите это честно и просите учесть обстоятельства; не выдумывайте факты, поскольку заведомо недостоверные сведения в объяснительной подрывают доверие к вашей версии.

Сроки: взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка:

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
— ч. 3 ст. 193 ТК РФ

То есть «держать в запас» угрозу выговора бессрочно работодатель не может — если в течение месяца со дня, когда об опоздании стало известно, приказ не издан, взыскание за этот проступок неприменимо.

Вывод по вопросу: поломка автобуса и отсутствие такси не отнесены законом к безусловно уважительным причинам, но и не исключены из их числа; уважительность оценивается по совокупности — поэтому в объяснительной нужно указать конкретную внешнюю причину, момент и способ уведомления руководителя, отсутствие ранее взысканий и приложить подтверждающие документы; работодатель обязан учесть тяжесть проступка и обстоятельства его совершения, а взыскание может быть наложено только в течение месяца со дня обнаружения проступка.

Денежные последствия: удержания из зарплаты и премия

Опоздание само по себе не даёт права удержать с вас стоимость «потерянного» рабочего времени. Перечень оснований удержаний закрыт:

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
— ч. 1 ст. 137 ТК РФ

Опоздание в этот перечень не входит (оно не аванс, не излишне выплаченная сумма, не неотработанный отпуск). Оплата труда за фактически отработанное время — это не удержание, а расчёт, но «штраф за опоздание» незаконен. Материальная ответственность работника ограничена прямым действительным ущербом:

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
— ч. 1 ст. 238 ТК РФ

Упущенная выгода (недополученная выручка, «сорванные» показатели) с вас не взыскивается, а прямого действительного ущерба от 40-минутного опоздания, как правило, нет вовсе.

Отдельно о премии — в бюджетных организациях это самый вероятный «скрытый» последний шаг. Условия премирования, включая учёт дисциплинарного взыскания, определяются локальным актом:

При установлении систем премирования коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, определяются виды премий и их размеры, сроки, основания и условия выплаты премий работникам, в том числе с учетом качества, эффективности и продолжительности работы, наличия или отсутствия у работника дисциплинарного взыскания и других показателей. При этом в локальном нормативном акте, устанавливающем систему премирования, работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, вправе предусмотреть условие о том, что снижение размера премии работнику в связи с применением к нему дисциплинарного взыскания за совершение дисциплинарного проступка осуществляется в отношении только тех входящих в состав заработной платы работника премий, которые начисляются за период, в котором к работнику было применено соответствующее дисциплинарное взыскание, а размер такого снижения премии не может приводить к уменьшению размера месячной заработной платы работника более чем на 20 процентов.
— ч. 3 ст. 135 ТК РФ

Для вас из этой нормы следуют две вещи: (1) посмотрите положение о премировании/приказ о премиях своего учреждения — если там прямо не предусмотрено снижение премии за дисциплинарное взыскание, произвольное лишение неправомерно; (2) если такое условие есть, снижение допускается только по премиям, начисляемым за период, в котором применено взыскание, и не может уменьшить месячную зарплату более чем на 20 %.

Вывод по вопросу: удержать из зарплаты «за опоздание» нельзя — закрытого перечня оснований ст. 137 ТК РФ опоздание не содержит, а упущенная выгода с работника не взыскивается; лишение или снижение премии возможно только если это прямо предусмотрено локальным актом о премировании, только за период действия взыскания и не более чем на 20 % месячной заработной платы.

Если выговор всё-таки объявят: куда и в какие сроки жаловаться

Взыскание обжалуется двумя путями — в ГИТ и в органы по рассмотрению трудовых споров (КТС/суд):

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
— ч. 7 ст. 193 ТК РФ

В суд можно идти, минуя комиссию по трудовым спорам:

В судах рассматриваются индивидуальные трудовые споры по заявлениям работника, работодателя или профессионального союза, защищающего интересы работника, когда они не согласны с решением комиссии по трудовым спорам либо когда работник обращается в суд, минуя комиссию по трудовым спорам
— ч. 1 ст. 391 ТК РФ

Срок обращения по спору о взыскании (это не спор об увольнении) — три месяца:

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Для практики: в бюджетной организации чаще всего есть выборный профсоюзный орган, а КТС образуется из равного числа представителей работников и работодателя — жалоба в КТС бесплатна и не требует юриста. При обращении в суд работники освобождены от судебных расходов по трудовым требованиям, а бремя доказывания соблюдения процедуры и учёта тяжести проступка лежит на работодателе (это следует из позиции ВС РФ, приведённой в блоке 3). Приказ должен быть объявлен вам под роспись — от даты ознакомления удобно отсчитывать трёхмесячный срок; если от ознакомления вас «оторвали» без оснований, фиксируйте факт (фото, свидетели, обращение в ГИТ).

Вывод по вопросу: при несогласии с выговором вы вправе в течение трёх месяцев со дня, когда узнали о нарушении права (то есть со дня объявления приказа), обратиться в государственную инспекцию труда, в комиссию по трудовым спорам либо сразу в районный суд; в суде доказывать правомерность взыскания обязан работодатель, а вы освобождены от судебных расходов.