Применимое право к вашей ситуации определяется нормами Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Поскольку вы ведете электронную трудовую книжку, ключевое значение имеет специальное регулирование формирования и представления сведений о трудовой деятельности.
Центральной нормой, устанавливающей обязанность работодателя вносить сведения о вашей работе, является ст. 66.1 ТК РФ. Она прямо предписывает работодателю формировать в электронном виде информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представлять ее для хранения в Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Важнейший момент: в отличие от правил ведения бумажной трудовой книжки, данная статья не содержит никакого минимального срока работы (например, «свыше пяти дней»). Следовательно, даже если вы отработали всего 5 дней, а затем уволились, работодатель обязан сформировать и передать сведения о периоде вашей работы.
Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная настоящим Кодексом, иным федеральным законо
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 66.1
Общая норма о бумажных трудовых книжках (ст. 66 ТК РФ) здесь неприменима именно из-за того, что вы перешли на электронный формат. В ст. 66 установлен порог «свыше пяти дней» для обязанности вести трудовые книжки в бумажном виде, но электронная трудовая книжка регулируется специальной ст. 66.1, которая такого ограничения не содержит. Таким образом, по вашей ситуации руководствоваться нужно именно ст. 66.1, а не ст. 66.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 66
Механизм передачи сведений в Пенсионный фонд (ныне — Фонд пенсионного и социального страхования) закреплен в Федеральном законе № 27-ФЗ. В силу ст. 15 этого закона страхователь (то есть ваш работодатель) обязан представлять в органы Фонда сведения о застрахованных лицах (к которым относитесь и вы) в установленные сроки.
Страхователь обязан: в установленный срок представлять органам Фонда сведения о застрахованных лицах, определенные настоящим Федеральным законом.
— Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», ст. 15
Конкретный состав сведений и случаи их представления определены ст. 9 Закона № 27-ФЗ. Согласно ей, страхователь представляет сведения при приеме на работу граждан или при заключении договоров гражданско-правового характера, если в отношении этих физических лиц не открыт индивидуальный лицевой счет. Поскольку у вас такой счет уже открыт (иначе электронная трудовая книжка не велась бы), сведения о вашем приеме на работу также должны быть поданы — но не по этой подстатье, а в рамках ежемесячной отчетности по форме ЕФС‑1 (ранее — СЗВ‑ТД). Тем не менее, сама обязанность представить сведения о факте работы (включая прием и увольнение) прямо следует из общего правила о представлении сведений о застрахованных лицах, работающих у страхователя. Статья 9 фиксирует, что сведения передаются при приеме на работу и при изменении персональных данных, но не исчерпывает всех случаев — они дополняются подзаконными актами, предусматривающими подачу сведений о трудовой деятельности по каждому работнику.
Статья 9. Сведения о застрахованных лицах, представляемые страхователем... 1. Страхователь представляет в соответствующий орган Фонда сведения о работающих у него застрахованных лицах... в следующих случаях: ... при приеме на работу граждан или при заключении с гражданами договоров гражданско-правового характера, если в отношении этих физических лиц не открыт индивидуальный лицевой счет; ... при изменении сведений, предусмотренных подпунктами 2 - 5 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона, о работающих у него застрахованных лицах.
— Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», ст. 9
Порядок представления сведений, в том числе сроки и состав, уточняется ст. 8 Закона № 27-ФЗ. В ней установлено, что сведения представляются страхователями в составе единой формы сведений. Это означает, что работодатель обязан включить запись о вашем приеме и увольнении в очередной отчет (ежемесячно или при увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении). Таким образом, сведения передаются в Фонд автоматически в рамках обязанности по представлению отчетности, и работодатель не может их не передать, даже если вы отработали всего 5 дней.
Статья 8. Общие правила представления сведений для индивидуального (персонифицированного) учета и порядок хранения этих сведений. 1. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета представляются страхователями. ... 2. Страхователь представляет в органы Фонда сведения для индивидуального (персонифицированного) учета (за исключением сведений, предусмотренных пунктом 8 статьи 11 настоящего Федерального закона) в составе единой формы сведений.
— Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», ст. 8
Наконец, при расторжении трудового договора работодатель обязан предоставить вам сведения о трудовой деятельности. Это предусмотрено ст. 84.1 ТК РФ. В день увольнения вам должны выдать либо бумажную трудовую книжку (если бы она велась), либо сформированные сведения о трудовой деятельности — то есть выписку из электронной трудовой книжки. Это дополнительно подтверждает, что запись о вашей работе за 5 дней будет сделана и отражена в ваших сведениях, и вы получите соответствующий документ.
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (указано в последнем предложении статьи).
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 84.1
Что касается вашего возможного желания потребовать не вносить запись о кратком периоде работы, то закон не предоставляет работнику такого права. Обязанность работодателя внести сведения в электронную трудовую книжку является императивной (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 8 и 15 Закона № 27‑ФЗ). Следовательно, работодатель не вправе по просьбе работника игнорировать эту обязанность. Отказ от внесения записи будет нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Таким образом, внесение сведений о работе продолжительностью 5 дней обязательно, они будут переданы в информационную систему Фонда и отобразятся в вашей электронной трудовой книжке.
