В данной ситуации работодатель столкнулся с запросом Фонда социального страхования (ФСС) о предоставлении заверенной копии военного билета работника. Цель запроса — подтверждение нестрахового стажа, то есть периода, когда за работника не уплачивались страховые взносы (например, служба в армии), но который засчитывается в общий стаж для целей социального страхования.
Юридически значимым является то, что военный билет относится к документам, содержащим персональные данные работника (сведения, позволяющие идентифицировать личность, а также информацию о прохождении военной службы). Правоотношения, затронутые в этой ситуации, регулируются несколькими блоками: законодательство о персональных данных (требование согласия на обработку и передачу), трудовое законодательство (обязанности работодателя по ведению кадрового учёта и хранению документов), а также законодательство об обязательном социальном страховании (право ФСС запрашивать документы для исчисления стажа).
Ключевые факты: в организации копии документов из личных дел не хранятся (что само по себе может быть нарушением правил ведения кадрового учёта); работник не давал согласия на передачу его документов; работник находится в отпуске и недоступен; у сотрудника отдела кадров на руках — оригинал военного билета.
Таким образом, основная правовая проблема заключается в коллизии: с одной стороны, существует публично-правовая обязанность работодателя содействовать ФСС в проверке стажа, а с другой — частноправовой запрет на обработку и передачу персональных данных без согласия субъекта (работника). Однако важно понимать, что военный билет не является документом, который работник обязан был оставить у работодателя (как, например, трудовая книжка), и его нахождение у работодателя без согласия работника и без оформленных копий в личном деле может быть признано неправомерным хранением персональных данных.
С точки зрения доказательств, ФСС вправе запрашивать документы, подтверждающие периоды, включаемые в страховой стаж. По общему правилу, подтверждение нестраховых периодов (в том числе службы в армии) осуществляется на основании подлинников военных билетов либо их заверенных копий, но порядок заверения и требования к форме таких копий установлены нормативными актами. В практике ФСС и судов нередко требуется именно оригинал или нотариально заверенная копия, так как обычное заверение работодателем (печатью и подписью) может не приниматься, если у организации нет законных оснований для хранения и заверения такого документа.
Отсутствие согласия работника на передачу данных также является серьёзным правовым препятствием: без него работодатель не вправе раскрывать персональные данные третьим лицам (включая ФСС), кроме случаев, прямо предусмотренных законом. Однако закон может предусматривать обязанность предоставлять сведения для целей обязательного социального страхования, что создаёт ситуацию, требующую разграничения: когда согласие не нужно, а когда необходимо.
Ситуация осложняется тем, что работник недоступен, и оперативно получить его разрешение невозможно. В связи с этим работодатель оказывается в положении, когда он должен действовать либо в ущерб закону (передавая данные без согласия), либо в ущерб интересам работника (если неисполнение запроса ФСС повлечёт отказ в зачёте стажа).
При решении вопроса о предоставлении в ФСС заверенной копии военного билета работника при отсутствии его согласия и его временной недоступности следует прежде всего обратиться к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ), которые устанавливают правовой режим обработки персональных данных, а также к ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), регулирующей передачу персональных данных работника третьим лицам.
Согласно ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, обработка персональных данных допускается, в частности, если она осуществляется с согласия субъекта персональных данных (п. 1), а также если она необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством на оператора функций, полномочий и обязанностей (п. 2). В данной ситуации работодатель выступает как оператор персональных данных и одновременно страхователь по обязательному социальному страхованию. Законодательство о государственном социальном страховании (в частности, Федеральный закон от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» и Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством») возлагает на работодателя обязанность предоставлять в территориальные органы ФСС документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, а также для подтверждения страхового стажа и нестраховых периодов. Подтверждение нестрахового стажа (например, периода прохождения военной службы) требуется для расчета пенсионных прав и пособий — это прямо предусмотрено пенсионным законодательством (Федеральный закон от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»). Следовательно, передача в ФСС заверенной копии военного билета необходима для выполнения работодателем публично-правовых обязанностей, установленных федеральными законами. Такая обработка персональных данных допускается без согласия работника на основании п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, поскольку она требуется для осуществления законных функций оператора.
- Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях: 1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; 2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 6
Военный билет может содержать сведения, относящиеся к специальной категории персональных данных — в частности, отметки о состоянии здоровья (категория годности к военной службе). В силу ст. 10 152-ФЗ обработка специальных категорий персональных данных по общему правилу не допускается, но из этого правила есть исключения. Одно из таких исключений закреплено в п. 2.3 ч. 2 ст. 10 152-ФЗ: обработка допускается, если она осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, пенсионным законодательством Российской Федерации. Поскольку сведения о периодах военной службы и состоянии здоровья, содержащиеся в военном билете, используются для подтверждения нестрахового стажа в целях пенсионного обеспечения (пенсионное законодательство) и для исчисления пособий по социальному страхованию (трудовое законодательство в части регулирования отношений по обязательному социальному страхованию), обработка этой информации работодателем и её передача в ФСС допустима без получения письменного согласия работника.
- Обработка указанных в части 1 настоящей статьи специальных категорий персональных данных допускается в случаях, если:
- субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
2.3) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с ... трудовым законодательством, пенсионным законодательством Российской Федерации;
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 10
Дополнительно ст. 88 ТК РФ устанавливает правило, согласно которому работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Предоставление заверенной копии военного билета в ФСС как раз подпадает под это исключение: федеральные законы об обязательном социальном страховании и пенсионном обеспечении обязывают работодателя направлять такие сведения в уполномоченные органы. Следовательно, передача копии документа в ФСС без согласия работника законна.
не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 88
Что касается способа заверения копии и требований ФСС: закон не обязывает работодателя предоставлять оригинал военного билета. ФСС вправе запросить заверенную копию, а не оригинал. При этом работодатель может самостоятельно заверить копию, снятую с оригинала, — для этого достаточно проставить на копии отметку «Копия верна», подпись уполномоченного лица (руководителя организации или сотрудника отдела кадров) и печать организации (при её наличии). Нотариальное заверение копии не является обязательным, однако оно допустимо и придаёт копии повышенную юридическую силу. Если работодатель решит обратиться к нотариусу, согласие работника также не требуется, поскольку нотариус в силу закона (Основы законодательства РФ о нотариате) вправе удостоверять копии документов при предъявлении оригинала, и такая обработка персональных данных осуществляется нотариусом в рамках возложенных на него публичных функций (п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Таким образом, работодатель может изготовить копию с имеющегося у него оригинала военного билета и заверить её как самостоятельно, так и у нотариуса, и в любом случае предоставить в ФСС.
Норму ст. 18 152-ФЗ в данном контексте следует применить лишь в части, касающейся информирования работника о передаче его данных. Поскольку персональные данные (военный билет) уже находились у работодателя (оригинал был получен от работника ранее при исполнении трудовых обязанностей), то сведения, предусмотренные ч. 3 ст. 18, должны были быть предоставлены работнику до начала обработки. Однако если работодатель ранее не уведомлял работника о планируемой передаче его данных в ФСС, то он обязан это сделать. В силу ч. 4 ст. 18 оператор освобождается от обязанности предоставлять такие сведения, если персональные данные получены не от субъекта, но в данном случае данные получены от самого работника. Тем не менее, поскольку работник временно недоступен (находится в отпуске), и передача данных в ФСС является обязательной в силу закона, уведомление может быть направлено работнику любым доступным способом (по почте, через корпоративные каналы связи) после выхода из отпуска. Закон не устанавливает обязанности получать от работника подтверждение уведомления, достаточно факта направления.
- Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, оператор, за исключением случаев, предусмотренных частью 4 настоящей статьи, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию: ... 4. Оператор освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных сведения, предусмотренные частью 3 настоящей ...
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 18
Итоговые выводы по каждому подвопросу:
-
Работодатель вправе самостоятельно изготовить копию военного билета с оригинала и заверить её у нотариуса (или собственным заверением) для предоставления в ФСС. Согласие работника на это не требуется, так как обработка и передача данных осуществляются в силу закона в целях выполнения публичных обязанностей страхователя.
-
ФСС обязан принять надлежащим образом заверенную копию. Требование оригинала документа допускается лишь при наличии обоснованных сомнений в достоверности копии, однако закон не устанавливает такого права ФСС при подтверждении нестрахового стажа в обычном порядке. Поэтому заверенная копия является достаточным документом.
-
Отсутствие письменного согласия работника на обработку и передачу его персональных данных не препятствует выполнению запроса ФСС, поскольку действуют законные основания, исключающие необходимость согласия (ст. 6, 10 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). Единственное действие, которое требуется от работодателя, — уведомить работника о состоявшейся передаче данных (по ст. 18 152-ФЗ), но это уведомление может быть направлено после того, как работник станет доступным.
-
Поскольку работник находится в отпуске, работодатель может и должен действовать самостоятельно: снять с оригинала имеющегося военного билета копию, заверить её (нотариально или собственной печатью/подписью) и направить в ФСС. Связываться с работником для получения дополнительного согласия не требуется в силу прямого указания закона. После выхода работника из отпуска его следует проинформировать о произведённой передаче данных.
