Иконка поиска
Логотип Все адвокаты
Вопрос
Защита прав работников

Как написать объяснительную о непередаче договоров аренды без финансовых расчетов в бухгалтерию

Краткий ответ

Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут

Рекомендуемые действия

  1. 1
    Подайте письменную заявку в архив на выдачу оригиналов договоров, чтобы зафиксировать дату вашего обращения.descriptionЗаявление на выдачу оригиналов договоров аренды из архива (свободная форма)
  2. 2
    Направьте служебную записку главному бухгалтеру и руководителю о нахождении договоров в архиве и сроке их получения (вторник).
  3. 3
    Составьте объяснительную записку, указав, что регламент учета предписывал передавать только возмездные договоры.descriptionОбъяснительная записка о непередаче безвозмездных договоров аренды в бухгалтерию (свободная форма)
  4. 4
    Укажите в объяснительной, что вы действовали по устным указаниям уволившейся начальницы и сдали оригиналы в архив.
  5. 5
    Подчеркните отсутствие умысла: вы добросовестно следовали буквальному тексту регламента и указаниям руководителя.
  6. 6
    При попытке привлечения к ответственности требуйте соблюдения процедуры по ст. 193 ТК РФ и учета смягчающих обстоятельств.

Документы и доказательства

  • Письменная заявка в архив на выдачу оригиналов договоров безвозмездной аренды с отметкой о дате приема.
  • Копия пункта 5 Регламента учета договоров, где перечислены только возмездные договоры.
  • Служебная записка главному бухгалтеру и текущему руководителю о нахождении договоров в архиве.
  • Объяснительная записка на имя руководителя организации с изложением фактических обстоятельств.
  • Письменное подтверждение (например, от коллег) устных указаний уволившейся начальницы не передавать договоры.
  • Акт приема-передачи оригиналов договоров в бухгалтерию после их получения из архива.

  • Сроки и риски

    • Укажите в объяснительной, что вы добросовестно следовали буквальному содержанию пункта 5 регламента, не упоминавшего безвозмездные договоры.
    • Сообщите, что действовали по устным указаниям уволившейся начальницы, хранившей копии у себя.
    • При попытке привлечения к ответственности требуйте учета смягчающих обстоятельств: неполноты локального акта и устных распоряжений начальницы.

  • Чего не делать

    • Не ссылайтесь в объяснительной на письма Минфина — это не оправдывает непередачу документов в бухгалтерию.
    • Не утверждайте, что договоры без финансовых расчетов не важны для учета — юрист уже разъяснил обратное.
    • Не скрывайте факт сдачи оригиналов в архив — укажите это как объективное техническое препятствие.
    • Не оправдывайтесь неполнотой регламента — признайте, что сделали добросовестный, но ошибочный вывод.
    • Не обещайте предоставить договоры раньше вторника, если архив не может выдать их быстрее.

Столкнулись с похожей ситуацией?

Подробно опишите детали, и Нейроадвокат подберёт решение

Развёрнутый ответ Нейроадвоката

В описанной ситуации сотрудница отдела аренды не передала в бухгалтерию для принятия к учету договоры аренды, по которым арендная плата не взимается (безвозмездные договоры). Сами договоры были сданы в архив, копии находились у уволившейся руководительницы, и в настоящий момент изъять их из архива невозможно. Юридически значимым является установление наличия либо отсутствия у работницы обязанности передавать именно такие договоры в бухгалтерию, а также оценка ее действий в контексте соблюдения внутреннего регламента учета и указаний бывшего руководителя.

Ключевой вопрос — правовая квалификация ситуации: являются ли договоры безвозмездного пользования (ссуды) или договоры аренды с нулевой ставкой объектом бухгалтерского учета, и обязана ли была сотрудница их передавать, даже если внутренний документ (регламент) прямо предписывает передачу только договоров с уплатой арендных платежей. В данном случае затронуты трудовые правоотношения (исполнение работником должностных обязанностей), а также косвенно — бухгалтерский учет и документооборот организации.

Юридически значимы следующие обстоятельства:

  • содержание пункта 5 регламента учета, который не включает безвозмездные договоры в перечень подлежащих передаче;
  • наличие или отсутствие иных внутренних документов (инструкций, приказов, должностной инструкции), закрепляющих за сотрудницей обязанность по передаче любых договоров аренды в бухгалтерию;
  • факт устного указания уволившейся руководительницы не передавать данные договоры (его можно подтвердить, например, показаниями свидетелей или перепиской);
  • квалификация договора как «безвозмездного» (то есть не содержащего условий о финансовых расчетах) — это предмет самостоятельной оценки, так как даже при отсутствии денежных платежей у сторон могут возникать иные обязательства (например, налоговые или по учету объекта аренды), что делает документ юридически значимым для бухгалтерии.
  • временная невозможность изъять оригиналы договоров из архива — это фактическое обстоятельство, но не основание для освобождения от обязанности передать их, если такая обязанность была установлена.

Для обоснования вашей позиции в объяснительной записке необходимо последовательно применить нормы, регулирующие дисциплинарную ответственность и документальное оформление хозяйственных операций. Анализ начнём с общей обязанности работника.

Согласно ст. 21 ТК РФ, работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности. Ваши действия — передача договоров в архив, а не в бухгалтерию — должны оцениваться сквозь призму того, была ли на вас возложена обязанность передавать именно безвозмездные договоры. Если внутренний регламент учета (локальный нормативный акт) прямо не предусматривал такой передачи, то формально вы не нарушили закреплённую трудовым договором или должностной инструкцией обязанность. Однако сама по себе эта статья устанавливает общую рамку: работник действует добросовестно. Вы исходили из буквального содержания регламента, что является проявлением добросовестности.

Работник обязан: добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка; соблюдать трудовую дисциплину; выполнять установленные нормы труда; соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда; бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников; незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранно
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 21

Теперь обратимся к роли локальных нормативных актов. В силу ст. 8 ТК РФ локальные акты не должны ухудшать положение работника по сравнению с законодательством. В вашей ситуации регламент не ухудшал, а, напротив, не устанавливал обязанности по передаче безвозмездных договоров — это пробел, а не прямое предписание. Однако та же статья говорит, что при несоответствии локального акта закону применяются нормы закона. Значит, нужно проверить, не вытекает ли обязанность передавать любые договоры, включая безвозмездные, напрямую из федерального закона.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 8

Ключевая норма, которая обязывает передавать договоры в бухгалтерию, содержится в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Согласно ст. 9 этого закона, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Безвозмездная аренда (договор, по которому арендная плата не взимается) является фактом хозяйственной жизни — он отражает использование имущества и может влиять на налоговые обязательства (например, признание дохода в виде безвозмездно полученных услуг). Следовательно, такой договор является первичным учётным документом. Пункт 3 той же статьи прямо возлагает на лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обязанность обеспечить своевременную передачу первичных документов для регистрации в бухгалтерских регистрах. Вы, работая в отделе аренды, фактически являетесь таким лицом, если оформляли или сопровождали эти договоры. Поэтому даже при отсутствии указания в регламенте закон прямо предписывает передавать договоры в бухгалтерию. Ваше субъективное мнение о том, что «без финансовых расчетов» договор не нужен бухгалтеру, юридически ошибочно — закон не делает исключения для безвозмездных договоров.

Статья 9. Первичные учетные документы

  1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
  2. ... Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
    ... Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, ... в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, ... обязательны для всех работников экономического субъекта.

— Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9

Однако ключевой элемент для привлечения к ответственности — вина. Статья 192 ТК РФ определяет дисциплинарный проступок как неисполнение обязанностей по вине работника. Ваша ситуация характеризуется отсутствием умысла и наличием объективных обстоятельств: неполнота регламента (пробел), устные указания руководителя, невозможность сейчас изъять документы из архива. Это смягчающие обстоятельства, которые должны учитываться при наложении взыскания.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. ... При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 192

Наконец, процедурная гарантия: работодатель обязан запросить письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ), что вы сейчас и делаете. Ваше объяснение должно быть дано в течение двух рабочих дней. Факт невозможности сейчас забрать договоры из архива не является дисциплинарным проступком сам по себе — это техническая задержка, а вина в непередаче ранее была обусловлена незнанием закона и пробелом в регламенте. Объяснительная записка не признаёт вину, а излагает объективную картину.

Статья 193. Порядок применения дисциплинарных взысканий
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельност
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 193

Что касается ссылок на письма Минфина России — в приведённом перечне нормативных актов такие письма отсутствуют. Письма Минфина не являются нормативными правовыми актами, они носят разъяснительный характер. В данном случае они не могут обосновать непередачу договоров, поскольку закон (402-ФЗ) прямо требует оформления и передачи первичных документов на любой факт хозяйственной жизни, включая безвозмездную аренду. В объяснительной записке ссылаться на них нецелесообразно — лучше акцентировать пробел в регламенте и добросовестное заблуждение, вызванное устными указаниями руководителя. Исполнение устных указаний начальника само по себе не освобождает от обязанности соблюдать закон, но может быть учтено как обстоятельство, смягчающее вину, если эти указания были даны в пределах компетенции руководителя. В вашем случае руководительница, уволившись, уже не может подтвердить ваши слова, однако факт хранения копий у неё косвенно свидетельствует, что она знала о договорах и не требовала их передачи в бухгалтерию.

Таким образом, ваша объяснительная должна строиться на следующем правовом аргументе: обязанность передавать безвозмездные договоры прямо не была установлена внутренним регламентом, что привело к добросовестному заблуждению; сейчас вы приняли меры для исправления ситуации (запросили доступ к архиву) и готовы предоставить документы после получения доступа во вторник. Отсутствие вины в форме умысла и наличие объективных причин задержки с выдачей документов исключают дисциплинарную ответственность.

Из анализа ситуации и применимых норм следует, что формальная обязанность передать безвозмездные договоры в бухгалтерию для принятия к учету у вас имелась, поскольку любой договор аренды, включая безвозмездный, оформляет факт хозяйственной жизни и является первичным учетным документом в силу закона. Однако привлечь вас к дисциплинарной ответственности за его непередачу в сложившихся обстоятельствах неправомерно: ваша вина отсутствует, так как вы действовали добросовестно, руководствуясь неполным внутренним регламентом и устными указаниями непосредственного руководителя. Текущая задержка с предоставлением документов по причине их нахождения в архиве также не может считаться дисциплинарным проступком, а является объективным техническим препятствием, о котором вы обязаны незамедлительно уведомить работодателя.

Рекомендуемые действия

  • Немедленно, до написания объяснительной, подайте письменную заявку в архив на выдачу оригиналов конкретных договоров (с указанием номеров и дат), чтобы зафиксировать дату вашего обращения в пределах установленного в организации документооборота.
  • Параллельно в письменной форме (служебной запиской) уведомите главного бухгалтера и своего текущего руководителя о том, что запрошенные договоры находятся в архиве и будут предоставлены сразу после их получения, ориентировочно во вторник, предложив использовать копии из возможных косвенных источников до получения оригиналов.
  • Составьте объяснительную записку на имя руководителя организации, в которой изложите исключительно фактические обстоятельства: регламент учета упоминал только возмездные договоры; вы не передавали безвозмездные договоры, считая, что они не подлежат передаче; оригиналы сданы в архив, копии хранились у уволившейся начальницы, дававшей соответствующие устные указания; в настоящий момент вы уже предприняли действия по истребованию документов из архива и предоставите их незамедлительно.
  • В объяснительной укажите на отсутствие умысла с вашей стороны, добросовестное следование буквальному содержанию внутреннего регламента и исполнение указаний бывшего руководителя — это продемонстрирует отсутствие вашей вины в неисполнении обязанности.
  • При попытке применить дисциплинарное взыскание требуйте от работодателя полного соблюдения процедуры по ст. 193 ТК РФ и настаивайте на учете смягчающих обстоятельств: неполноты локального акта, устных распоряжений начальницы и немедленных действий по исправлению ситуации.

Позиция для объяснительной записки (ключевые тезисы)

  • В соответствии с п. 5 Регламента учета договоров к передаче в бухгалтерию подлежали исключительно договоры, содержащие условие об уплате арендных платежей; безвозмездные договоры в данном пункте не поименованы.
  • На основании буквального толкования указанного пункта вами был сделан добросовестный вывод об отсутствии необходимости их передачи.
  • Ваши действия по помещению оригиналов договоров в архив и хранению копий у непосредственного руководителя полностью соответствовали сложившейся в отделе практике и устным указаниям начальницы, контролировавшей этот процесс.
  • Вы признаете, что договоры безвозмездной аренды, как оформляющие факт хозяйственной жизни, подлежат бухгалтерскому учету, и после уточнения требований готовы их предоставить; невозможность сделать это немедленно вызвана исключительно установленным порядком выдачи документов из архива.
  • В настоящее время вами уже предприняты все зависящие от вас меры для истребования договоров и обеспечения их предоставления в кратчайший возможный срок – во вторник.

Куда обращаться и порядок действий

  • Подайте объяснительную записку тому должностному лицу, которое ее затребовало (руководителю организации либо начальнику отдела кадров), в течение двух рабочих дней с момента получения требования.
  • Убедитесь, что на вашем экземпляре объяснительной проставлена отметка о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего лица).
  • При получении договоров из архива оформите их передачу в бухгалтерию актом приема-передачи или сопроводительной служебной запиской с отметкой бухгалтера о получении — это снимет вопрос о неисполнении обязанности в будущем.

Документы и доказательства

  • Копия вашей объяснительной записки с отметкой о принятии.
  • Копия пункта 5 Регламента учета договоров, не предусматривающего передачу безвозмездных договоров.
  • Копия вашей должностной инструкции для подтверждения, что обязанность по передаче именно безвозмездных договоров в бухгалтерию в ней не зафиксирована.
  • Копии документов, подтверждающих факт сдачи договоров в архив (акт приема-передачи в архив, опись дел).
  • Копия переписки с бывшей руководительницей (при ее наличии), где фигурируют устные договоренности о порядке хранения и непередачи данных договоров в бухгалтерию.
  • Копия заявки в архив и ответа архива с указанием даты возможной выдачи документов (вторник).

Сроки и риски

  • Отказ от дачи объяснений или затягивание с ними не препятствует применению взыскания; напротив, своевременно поданное аргументированное объяснение снижает риск необоснованного наказания.
  • Дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения; если уложиться в эти сроки со сбором смягчающих доказательств, риск взыскания объективно минимален.
  • Основной практический риск — эскалация конфликта с бухгалтерией; он нивелируется незамедлительной коммуникацией и фиксацией сроков получения документов из архива.

Когда нужен адвокат

  • Если работодатель после получения вашей объяснительной, несмотря на приведенные смягчающие обстоятельства, все же издаст приказ о применении дисциплинарного взыскания (замечания или выговора).
  • Если взыскание примут не за задержку предоставления, а за сам факт непередачи документов, проигнорировав ваши доводы об отсутствии вины.
  • Если к вам будут применены иные меры дисциплинарной или материальной ответственности (например, лишение премии или увольнение) с обоснованием, что непередача договоров нанесла ущерб организации.