Иконка поиска
Логотип Все адвокаты
Вопрос
Защита прав работников

Могут ли внести запись в электронную трудовую книжку без моего согласия, если я не подписывал трудовой договор и согласие на обработку данных, но отсканировал паспорт, ИНН и СНИЛС при трудоустройстве

Краткий ответ

Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут

Рекомендуемые действия

  1. 1
    Направьте работодателю заказным письмом с описью вложения требование уничтожить копии ваших паспорта, ИНН и СНИЛС.descriptionТребование об уничтожении копий паспорта, ИНН и СНИЛС (свободная форма)
  2. 2
    Запросите через портал «Госуслуги» выписку из электронной трудовой книжки и сведения индивидуального лицевого счета.
  3. 3
    Подайте жалобу в Роскомнадзор, если работодатель не уничтожит данные в течение 30 дней после получения вашего требования.descriptionЖалоба в Роскомнадзор на отказ работодателя уничтожить персональные данные (свободная форма)
  4. 4
    Сохраните скриншоты переписок с работодателем, подтверждающие факт передачи документов и ваш отказ от трудоустройства.
  5. 5
    Обратитесь в суд с иском о компенсации морального вреда, если обнаружите незаконную запись в ЭТК или отчисления на ИЛС.
  6. 6
    Привлеките адвоката для аннулирования кадровой записи через суд, если работодатель проигнорирует требования и решения Роскомнадзора.

Документы и доказательства

  • Письменное требование работодателю об уничтожении копий ваших паспорта, ИНН и СНИЛС.
  • Почтовая квитанция и опись вложения о направлении требования заказным письмом с уведомлением.
  • Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК) из Социального фонда России.
  • Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета (ИЛС) из Социального фонда России.
  • Скриншоты переписок с работодателем, где вас просили подождать одобрения заявки.
  • Любые ответы или документы, полученные от работодателя после вашего отказа от трудоустройства.

  • Срочно: первые шаги

    • Запросите через портал «Госуслуги» выписку из электронной трудовой книжки, чтобы проверить отсутствие несанкционированных записей.
    • Закажите на «Госуслугах» сведения о состоянии индивидуального лицевого счета в СФР для проверки отчислений.
    • При обнаружении незаконной записи в ЭТК или отчислений — немедленно обратитесь к адвокату.
    • Подайте жалобу в Роскомнадзор, если работодатель проигнорирует ваше требование об уничтожении данных.

  • Сроки и риски

    • Направьте работодателю заказное письмо с требованием уничтожить ваши данные — срок ответа до 30 дней.
    • Основной риск: работодатель может использовать копии ваших документов до получения требования об уничтожении.
    • Несанкционированная запись в электронную трудовую книжку маловероятна, но при её обнаружении немедленно обратитесь к адвокату.
    • При доказанном нарушении прав (например, незаконная запись в ЭТК) вы вправе взыскать компенсацию морального вреда через суд.

  • Чего не делать

    • Не подписывайте никакие документы, включая задним числом, без консультации с юристом.
    • Не передавайте работодателю дополнительные копии документов или оригиналы без письменного согласия.
    • Не удаляйте переписку и не уничтожайте доказательства передачи сканов документов.
    • Не соглашайтесь на устные договоренности о трудоустройстве без подписания трудового договора.
    • Не игнорируйте запрос выписки из электронной трудовой книжки через Госуслуги или СФР.
    • Не откладывайте направление требования об уничтожении данных, если не получили ответа от работодателя.

  • Альтернативные пути

    • Потребуйте от работодателя уничтожить копии ваших документов заказным письмом с описью вложения.
    • Закажите выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» для проверки отсутствия записей.
    • Запросите в Социальном фонде России сведения о состоянии индивидуального лицевого счета.
    • Обратитесь в суд за компенсацией морального вреда только при доказанном нарушении ваших прав.
    • Зафиксируйте переписку с работодателем (скриншоты, аудиозапись) как доказательство вашего отказа от трудоустройства.

Столкнулись с похожей ситуацией?

Подробно опишите детали, и Нейроадвокат подберёт решение

Развёрнутый ответ Нейроадвоката

В данной ситуации произошло следующее: гражданин (кандидат на должность) прошел процедуру отбора у потенциального работодателя, предоставил оригиналы документов для снятия копий — паспорт, ИНН, СНИЛС. Однако ключевые юридические факты, свидетельствующие о возникновении трудовых отношений, отсутствуют: трудовой договор не был подписан, согласие на обработку персональных данных не оформлялось и не подписывалось. Кандидат принял решение отказаться от трудоустройства до фактического начала работы и подписания каких-либо документов.

Юридически значимыми обстоятельствами являются:

  1. Отсутствие подписанного трудового договора — это означает, что трудовые отношения между сторонами не возникли. Без заключения договора работодатель не вправе совершать какие-либо кадровые действия в отношении кандидата, включая внесение записей в трудовую книжку (в том числе электронную).
  2. Отсутствие подписанного согласия на обработку персональных данных — обработка предоставленных копий паспорта, ИНН и СНИЛС без такого согласия является незаконной, так как обработка возможна только с согласия субъекта (кроме случаев, прямо предусмотренных законом, которые в данной ситуации не применимы, поскольку трудовой договор не заключен).
  3. Сканирование документов — передача копий удостоверяющих личность и регистрационных документов сама по себе является фактом передачи персональных данных. У работодателя в этот момент возникла обязанность обеспечить их защиту и не использовать без законных оснований.

Таким образом, затронуты правоотношения в сфере обработки персональных данных (Федеральный закон «О персональных данных») и, потенциально, в сфере труда и занятости (Трудовой кодекс РФ). Ключевая правовая квалификация: действия работодателя, если они имели место после отказа, могли бы представлять собой незаконную обработку персональных данных. Возможность внесения записи в электронную трудовую книжку при отсутствии трудового договора и фактического допуска к работе юридически ничтожна, но технически не исключена из-за риска неправомерных действий со стороны недобросовестных лиц. Главное, что подлежит оценке, — это отсутствие согласия и договора, что делает любые дальнейшие манипуляции с данными кандидата неправомерными.

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», обработка персональных данных допускается в нескольких случаях, в том числе с согласия субъекта и для заключения договора по инициативе субъекта. В вашей ситуации вы предоставили копии паспорта, ИНН и СНИЛС работодателю именно по своей инициативе — для оформления на работу, то есть для заключения трудового договора. Поэтому на момент сканирования документов обработка ваших данных могла осуществляться правомерно в рамках подготовки к заключению договора. Однако после того, как вы приняли решение отказаться от трудоустройства, ваша инициатива прекратилась, и, поскольку письменное согласие на обработку персональных данных у вас не брали (ст. 9 того же закона), у работодателя не осталось законного основания для дальнейшего хранения и использования ваших данных. Более того, п. 1 ст. 9 устанавливает, что согласие должно быть конкретным и сознательным, а у вас его не запрашивали вовсе; в силу п. 3 ст. 9 именно работодатель обязан доказать наличие согласия, которого в данном случае нет.

"1. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях: 1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; ... 5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем."
— Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 6

"Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. 1. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. ... 2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. ... 3. Обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных ... возлагается на оператора."
— Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 9

Что касается возможности внесения записи в электронную трудовую книжку, то здесь ключевое значение имеет ст. 66 Трудового кодекса РФ. Она прямо устанавливает, что работодатель ведет трудовые книжки только на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, при условии, что работа является для работника основной. Поскольку вы не подписали трудовой договор и не приступили к работе, вы не стали работником этого работодателя. Следовательно, ни запись в бумажную, ни запись в электронную трудовую книжку внесена быть не может. Само по себе сканирование документов и намерение оформить договор не создает трудовых отношений.

"Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется)."
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 66

Дополнительно, ст. 67 ТК РФ предусматривает, что трудовой договор считается заключенным, если работник фактически приступил к работе с ведома работодателя. Вы к работе не приступали, поэтому договор не заключен, и ни о какой «заявке», которая могла бы породить запись в трудовой книжке, речи не идет. Даже если работодатель по ошибке или намеренно попытается внести запись, она не будет иметь юридической силы, поскольку отсутствует сам факт трудовых отношений.

"Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе."
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 67

Если работодатель всё же продолжит незаконно обрабатывать или распространять ваши персональные данные, вы вправе требовать компенсации морального вреда на основании ст. 151 ГК РФ, поскольку нарушается ваше личное неимущественное право на неприкосновенность частной жизни. Для привлечения к гражданско-правовой ответственности за причиненный вред подходит и общая норма ст. 1064 ГК РФ, которая возлагает на причинителя вреда обязанность возместить ущерб, если он не докажет отсутствие своей вины. В данном случае незаконная обработка данных без согласия — это виновное действие работодателя.

"Если гражданину причинен моральный вред (физические или нравственные страдания) действиями, нарушающими его личные неимущественные права либо посягающими на принадлежащие гражданину нематериальные блага, а также в других случаях, предусмотренных законом, суд может возложить на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда."
— Гражданский кодекс Российской Федерации, ст. 151

"1. Вред, причиненный личности или имуществу гражданина, а также вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред. 2. Лицо, причинившее вред, освобождается от возмещения вреда, если докажет, что вред причинен не по его вине."
— Гражданский кодекс Российской Федерации, ст. 1064

Для проверки, не были ли ваши данные использованы или не внесена ли запись в электронную трудовую книжку, вы можете обратиться в Социальный фонд России (бывший Пенсионный фонд) за выпиской из индивидуального лицевого счета, где отражаются сведения о трудовой деятельности, а также направить работодателю письменное требование об удалении ваших персональных данных. Если работодатель откажется или проигнорирует требование, вы вправе подать жалобу в Роскомнадзор и обратиться в суд с иском о защите прав субъекта персональных данных.

Трудовые отношения не возникли, так как трудовой договор не подписан, и вы не приступали к работе. Внесение записи в электронную трудовую книжку в такой ситуации неправомерно и технически маловероятно. Поскольку согласие на обработку персональных данных не подписывалось, любое дальнейшее хранение или использование ваших документов после отказа от трудоустройства незаконно.

Рекомендуемые действия

  • Направьте работодателю заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения письменное требование прекратить обработку и уничтожить все копии ваших персональных данных (паспорт, ИНН, СНИЛС).
  • Запросите в Социальном фонде России (через портал Госуслуг или лично в МФЦ/отделении СФР) выписку из электронной трудовой книжки и индивидуального лицевого счета, чтобы убедиться в отсутствии несанкционированных записей.
  • Подайте жалобу в Роскомнадзор для проведения проверки законности обработки ваших данных работодателем, если он не отреагирует на ваше требование.

Куда обращаться и порядок действий

  • Работодатель — первичное обращение для урегулирования в досудебном порядке с требованием уничтожить данные.
  • Роскомнадзор — для возбуждения административного дела за незаконную обработку персональных данных при отсутствии согласия.
  • Суд — для компенсации морального вреда в случае, если будет доказан факт нарушения ваших прав (незаконное использование данных или внесение записи в ЭТК).
  • Социальный фонд России — для получения объективных сведений о состоянии вашего лицевого счета и фактах отчислений.

Документы и доказательства

  • Копия вашего письменного требования работодателю с отметкой о вручении или почтовая квитанция.
  • Скриншоты переписок с работодателем, указывающие на то, что вас просили подождать одобрения заявки.
  • Выписка из электронной трудовой книжки и сведения о состоянии индивидуального лицевого счета из Социального фонда России.
  • Любые ответы или документы, полученные от работодателя после вашего отказа.

Денежные требования

  • Компенсация морального вреда может быть взыскана с работодателя через суд на основании ст. 151 ГК РФ, если вы докажете факт душевных переживаний из-за неправомерных действий (например, несанкционированной записи в ЭТК). Конкретная сумма определяется судом и не зависит от прямого имущественного ущерба.

Сроки и риски

  • Работодатель обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок, не превышающий 30 дней с момента получения вашего требования, если иные сроки не установлены законом или договором.
  • Основной риск — фактическое наличие у работодателя ваших копий и возможность их нецелевого использования до момента получения требования об уничтожении. Наличие незаконной записи в ЭТК маловероятно, но ее появление требует немедленного обращения к адвокату для принудительного аннулирования через суд или надзорные органы.

Когда нужен адвокат

  • Если работодатель проигнорировал ваше требование об уничтожении данных и ответ Роскомнадзора не решил проблему.
  • Если вы обнаружили в электронной трудовой книжке или на индивидуальном лицевом счете запись о трудоустройстве или отчислениях от данного работодателя.
  • Для подготовки и подачи искового заявления о компенсации морального вреда или об аннулировании кадровой записи.