Законно ли требовать СНИЛС и даты рождения жены и детей при заполнении анкеты на работе

Незаконность истребования персональных данных родственников без законных оснований — общий принцип

Исходная позиция: по общему правилу, установленному Трудовым кодексом и Федеральным законом «О персональных данных», работодатель не вправе требовать у работника персональные данные третьих лиц (включая супругу, детей) без согласия этих третьих лиц и без конкретной, установленной законом цели.

Работодатель ограничен и в объёме собираемых персональных данных самого работника, и в целях их обработки. К персональным данным работника относятся сведения только о самом работнике, а не о членах его семьи.

обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) 2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации , настоящим Кодексом и иными федеральными законами; 3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение; 4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами;
— п. 2, 3 ст. 86 ТК РФ

Закон чётко устанавливает: объём и содержание обрабатываемых данных должен определяться Конституцией, ТК РФ и иными федеральными законами. Данные о родственниках в этот перечень не входят.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета. (В редакции федеральных законов от 01.04.2019 № 48-ФЗ, от 16.12.2019 № 439-ФЗ, от 14.07.2022 № 240-ФЗ) В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) . (Дополнение частью - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ ) (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Статья 66.
— ст. 65 ТК РФ (абз. 3)

Это абсолютный запрет на истребование документов, не предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. СНИЛС и даты рождения жены и детей ни одним из этих актов в качестве обязательного документа для работника не предусмотрены.

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. 6. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных. 7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. (Статья в редакции Федерального закона от 25.07.2011 № 261-ФЗ) Статья 6. Условия обработки персональных данных 1. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом.
— п. 5 ст. 5 ФЗ-152 «О персональных данных»

Сбор СНИЛС и дат рождения родственников без конкретной законной цели, прямо установленной федеральным законом, является обработкой избыточных персональных данных.

Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным . Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 266-ФЗ) 2. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 настоящего Федерального закона. 3.
— ч. 1 ст. 9 ФЗ-152 «О персональных данных»

Это ключевая норма: согласие субъекта ПДн (а здесь субъектами являются жена и дети) должно быть дано свободно, своей волей и в своём интересе. Работник не вправе давать согласие за дееспособное лицо — супругу. Вы не являетесь представиником жены в силу закона (в отличие от ребёнка, за которого согласие даёт родитель). Однако и для несовершеннолетнего ребёнка цель обработки должна быть установлена законом.

Вывод: без специальных оснований (допуск к гостайне, антикоррупционное декларирование госслужащего — см. блоки 2 и 3) требование заполнить анкету с данными о СНИЛС и датах рождения жены и детей является незаконным как нарушающее ст. 65, 86 ТК РФ и ст. 5, 9 ФЗ-152.

Развилка: оформление допуска к государственной тайне — законное основание

Если анкета связана с оформлением допуска к государственной тайне, то истребование сведений о близких родственниках (включая супругу и детей) прямо предусмотрено законом.

Оформление допуска должностного лица или гражданина к государственной тайне осуществляется с его согласия и предусматривает: представление собственноручно заполненной и подписанной им анкеты установленной формы, содержащей сведения о нем и его близких родственниках, к которым для целей настоящего Закона относятся супруг (супруга), отец, мать, дети, в том числе усыновленные, усыновители, полнородные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры, а также представление документов, удостоверяющих личность оформляемого лица и подтверждающих указанные в анкете сведения о нем и его близких родственниках; проведение в отношении его полномочными органами проверочных мероприятий в случаях, установленных Правительством Российской Федерации (если иное не установлено Президентом Российской Федерации), в целях выявления оснований, предусмотренных статьей 22 настоящего Закона; ознакомление его с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за нарушение указанного законодательства, а также ограничения его прав в соответствии со статьей 24 настоящего Закона; принятие решения руководителем (уполномоченным им должностным лицом) органа государственной власти, органа публичной власти федеральной территории, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения или организации о допуске оформляемого лица к государственной тайне.
— ст. 21 Закона РФ «О государственной тайне», п. 5

Закон РФ «О государственной тайне» прямо определяет: анкета содержит сведения о близких родственниках — супруге, детях, родителях, братьях и сёстрах. Согласия самих родственников при этом не требуется, поскольку основанием обработки выступает не согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152), а прямое указание закона.

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; 3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах; (В редакции Федерального закона от 29.07.2017 № 223-ФЗ) 3 1 ) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);
— п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ-152 «О персональных данных»

Таким образом, если вы служите и в отношении вас оформляется допуск к государственной тайне (допуск по форме 2 или 3), то требование заполнить анкету установленной формы со сведениями о близких родственниках является законным. Ваш отказ от заполнения анкеты в этом случае влечёт невозможность оформления допуска, что может иметь последствия для прохождения службы.

Важный нюанс: анкета для допуска к гостайне заполняется собственноручно, по форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ от 22.10.1990 № 63 (форма 4). Иные, произвольные анкеты не могут подменять эту форму. Если вам предлагают иную анкету, не связанную с допуском к гостайне — см. блок 1.

Вывод: если анкета связана именно с оформлением допуска к государственной тайне — требование законно. Если допуск уже оформлен, а анкета запрашивается повторно без связи с переоформлением — требование незаконно.

Развилка: государственная гражданская служба и антикоррупционное декларирование

Для государственного гражданского служащего существует специальное регулирование. СНИЛС и ИНН гражданского служащего входят в состав личного дела (подп. «х» и «ц» п. 16 Положения, утв. Указом Президента № 609). Но в отношении родственников закон предусматривает сбор лишь строго определённых сведений.

При обработке персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования: (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 99-ФЗ) 1) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, настоящего Федерального закона, законодательства Российской Федерации в области персональных данных, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им должностных обязанностей и обеспечения сохранности имущества государственного органа; (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 99-ФЗ) 2) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
— ч. 1 ст. 42 ФЗ-79 «О государственной гражданской службе»

Обратите внимание: норма говорит о целях обработки ПДн самого служащего и о том, что данные следует получать у него лично. Данные о членах семьи обрабатываются лишь в целях обеспечения их личной безопасности, но не для произвольного сбора.

персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных; в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах; (В редакции Указа Президента Российской Федерации от 11.03.2021 № 141) г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей; д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами; е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом. 6.
— п. 5 Положения, утв. Указом Президента № 609

Это Положение дублирует требования ст. 42 ФЗ-79. Запрет на обработку данных, не установленных федеральными законами, прямо закреплён в подп. «в».

Ключевой момент для госслужащего: сведения о доходах, об имуществе супруги и несовершеннолетних детей подаются по специальной форме справки (утверждена Указом Президента РФ — форма справки БК), а не через произвольную анкету. СНИЛС и даты рождения супруги и детей в этой справке действительно указываются, но цель сбора строго определена: антикоррупционное декларирование на основании ФЗ «О противодействии коррупции» и Указа Президента № 1065.

Общая анкета (не являющаяся ни справкой о доходах, ни анкетой на допуск к гостайне) с требованием СНИЛС и дат рождения родственников не имеет законных оснований и является избыточной.

Вывод для госслужащего: СНИЛС жены и детей может запрашиваться ТОЛЬКО в составе справки о доходах/расходах (антикоррупционное декларирование) или анкеты на допуск к гостайне. Произвольная анкета «для отдела кадров» с этими данными — незаконна.

Ответственность работодателя и последствия для работника

Административная ответственность:

Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в случаях, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных статьей 17.13 настоящего Кодекса, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством Российской Федерации в области персональных данных требований к составу сведений, включаемых в согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, - (В редакции Федерального закона от 11.06.2021 № 206-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до пятнадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до семисот тысяч рублей. (В редакции Федерального закона от 12.12.2023 № 589-ФЗ) 2 1 . Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на должностных лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от пятисот тысяч до одного миллиона рублей; на юридических лиц - от одного миллиона до полутора миллионов рублей.
— ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ

За обработку ПДн без согласия в случаях, когда оно обязательно, должностное лицо работодателя может быть оштрафовано на сумму от 100 000 до 300 000 рублей (по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). При повторном нарушении — до 500 000 рублей (ч. 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 07.05.2013 № 99-ФЗ) Раздел IV. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Глава 15. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.
— ст. 90 ТК РФ

Работодатель (его должностные лица) несёт также дисциплинарную и материальную ответственность.

Недопустимость дисциплинарного взыскания за отказ:

Отказ работника предоставить сведения, которые работодатель не вправе требовать, является правомерным поведением. Привлечение к дисциплинарной ответственности за такой отказ является незаконным и может быть обжаловано в суд (ст. 391 ТК РФ) или в Государственную инспекцию труда.

Компенсация морального вреда:

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. Глава 39. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА
— ст. 237 ТК РФ

Если неправомерное требование работодателя причинило вам нравственные страдания (стресс, переживания из-за давления руководства), вы вправе требовать компенсацию морального вреда в судебном порядке.

Практические меры защиты:

1. Направить работодателю письменный запрос с требованием указать конкретную норму федерального закона, на основании которой запрашиваются СНИЛС и даты рождения родственников.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) — нарушение ст. 86 ТК РФ.
3. Обратиться с жалобой в территориальный орган Роскомнадзора — нарушение ФЗ-152.
4. Обжаловать незаконное дисциплинарное взыскание (если последует) в суд — срок 3 месяца со дня, когда вы узнали о нарушении (ст. 392 ТК РФ).

Вывод: в случае незаконного сбора данных о родственниках вы имеете право отказаться, и этот отказ не может быть основанием для дисциплинарного взыскания. Работодатель рискует административным штрафом, а вы — можете претендовать на компенсацию морального вреда.